Förslag till utformning av en ombudsmannafunktion inom Svenska Amnesty Underlag till styrelsemöte 1-2 december 2006




Till: Styrelsen
Från: Uppdragsgrupp för intern klagomålshantering
Datum: 15 nov 2006

Förslag till utformning av en ombudsmannafunktion inom Svenska Amnesty

Hur skall ombudsmannaprocessen fungera praktiskt?

A Behovsanalys

Ombudsmannafunktionen inom svenska Amnesty bör inkludera två verksamhetsområden: (1) en uppsökande, d.v.s. informerande och utbildande verksamhet och (2) ett förfarande att ta itu med enskilda fall av diskriminering och trakasserier. Båda verksamhetsområden är tänkta att vara riktade mot medlemmar.

(1) Information och utbildning

      Genom den uppsökande verksamheten skall säkerställas att svenska Amnestys medlemmar får tillfälle att bli informerade och utbildade vad avser diskriminering och trakasserier: vad är diskriminering, vad är trakasserier, hur kan diskriminerande eller trakasserande beteenden undvikas och hur skall dem bemötas, vad är strukturell diskriminering, hur kan strukturell diskriminering förhindras, hur kan ”missförstånd” undvikas, hur kan Amnesty bli mer inkluderande m.m.?

Policydokument
      Ombudsmannafunktionen bör bistå styrelsen med goda råd vid utformningen av förslag till policydokument kring organisationsintern diskriminering och ansvara för upprättandet av uppföljningsrapporter.

Rådgivande funktion
      Delar av organisationen kan av Ombudsmannen få råd vid upprättande av dokument, omorganisation, förberedelse av möten m.m.
(2) Förfarandet
      Ett förfarande att hantera uppkomna fall av diskriminering/trakasserier enligt nedanstående klassiska förvaltningsprocessrättsliga upplägg kommer att administreras och tillämpas av Ombudsmannen och kunna tillgås av varje utsatt medlem.


B Skall ombudsmannafunktionen aktualiseras enbart vid möten eller kunna tillgås konstant?

Vi förespråkar en konstant tillgänglig ombudsmannafunktion för den svenska sektionen.

Ett av syftena med att Amnesty skall ha en intern klagomålshantering är att kunna säkerställa att varje medlem i det interna arbetet lever upp till Amnestys kärnvärderingar, att Amnesty kan garantera att vara en organisation som i alla led är fri från diskriminering och trakasserier , en organisation där den enskildes ideella engagemang kan utvecklas i en skyddad intern miljö med en sträng beteendekodex. Den enskilde medlemmens integritet skall alltid kunna garanteras. För att trygga en sådan arbetsmiljö lär det inte räcka att begränsa ombudsmannainstitutet till större möten, utan det krävs ett kontinuerligt skyddsnät. Ombudsmannen kan på så sätt bygga upp erfarenhet och kunskaper om vilka problem som förekommer samt en handläggningsrutin . Medvetandet om att disciplinära åtgärder kan följa en icke-acceptabel handling bör medföra skärpning.
Vid större möten skall funktionen intensifieras och fysiskt finnas på plats.


C Hur skall uppdraget utformas, vem kan anses vara lämplig såsom ombudsman?

Det skall finnas en ombudsman som är behörig att fatta beslut enligt det nedan beskrivna förfarandet.

Ombudsmannen skall ha en stab till sitt förfogande, förslagsvis en föredragande jurist som svarar för den grundläggande beredningen av ärenden (ev. en av de jurister som är anställda av Amnesty), en icke-jurist, företrädesvis samhällsvetare/informatör som håller i den uppsökande/utbildande verksamheten (även den kan redan finnas anställd hos Amnesty) och en sekreterare.

Bara juristen som utnämnts till Ombudsman får kallas Ombudsman och får fatta beslut i enskilda ärenden. Fungerar staben väl med hjälp av avlönade medarbetare skulle ombudsmannauppdraget kunna vara ett oavlönat förtroendeuppdrag, i vart fall inledningsvis . Detta garanterar oberoende, men fungerar inte om arbetsbördan med hänsyn till den beredande, uppsökande och rådgivande funktionen blir för tung. Ombudsmannen kommer att få en viktig roll i intern- och medlemsutbildningen, särskilt i början, men denna roll kan utformas så att den fokuserar på att utbilda medlemsutbildare som i sin tur kan föra sina kunskaper vidare. En annan viktig uppgift kan vara att samarbeta med den person på sekretariatet som ansvarar för medlemsutbildningen och ge henne/honom råd om hur diskriminerings- och trakasserifrågor kan inkluderas i medlemsutbildningen. Om, mot förväntan, väldigt många klagomål skulle komma in och behovet av en mera tillgänglig Ombudsman således skulle bli påtagligt bör styrelsen ta ställning till att inrätta en ombudsmannatjänst.

Ombudsmannen bör utnämnas av styrelsen för en period om tre år. Ombudsmannen kan inte åter utnämnas direkt därefter men kan återfå uppdraget efter att andra ombudsmän suttit i två perioder (à tre år). Samma ombudsman får inte inneha ett uppdrag i mer än två perioder.

Ombudsmannen bör vara en erfaren och yrkesverksam jurist. Detta för att beslut om disciplinära åtgärder kräver vana i förvaltnings- och utredningsprocessen, ett periferseende i fråga om andra regelkomplex som nuddas samt förhandlings- och medlingsvana. Enligt vår mening är juristernas arbetsverktyg och arbetsvana särskilt ändamålsenliga i sammanhanget. Kunskaper i diskrimineringsfrågor och arbetsrätt borde därvid anses som meriterande. Bestämmer man sig för att uppdraget skall vara oavlönat bör rekryteringen ske från Amnestys juristgrupp.


D Avgränsning: vad skall kunna klagas på, prövas?

1. Direkt diskriminering : att en medlem missgynnas genom att behandlas sämre än någon annan behandlas, har behandlats eller skulle ha behandlats i en jämförbar situation, om missgynnandet har samband med kön, etnisk tillhörighet, religion eller annan trosuppfattning, sexuell läggning, funktionshinder eller ålder.

2. Indirekt diskriminering: att en medlem missgynnas genom tillämpning av bestämmelser, kriterier eller förfaringssätt som framstår som neutrala men som i praktiken särskilt missgynnar personer med visst kön, viss etnisk tillhörighet, sexuell läggning, visst funktionshinder eller ålder, såvida inte bestämmelserna, kriterierna eller förfaringssätten kan motiveras av berättigade mål och medlen är lämpliga och nödvändiga för att uppnå målet.

3. Trakasserier: Med trakasserier menas ett oönskat beteende som av medlemmen upplevs som kränkande och som har samband med kön, etnisk tillhörighet, sexuell läggning, funktionshinder eller ålder. Med sexuella trakasserier menas ett uppträdande av sexuell natur som av medlem upplevs som kränkande.

4. Instruktion att diskriminera: Ingen representant för Svenska Amnesty får beordra eller instruera en medlem att diskriminera annan medlem.
Om en sådan instruktion följs och därmed får effekt omfattas den av diskrimineringsförbudet. Även en instruktion som inte åtlyds kan innebära diskriminering.
Utpekandet i sig kan innebära en kränkning. Instruktionen kan också leda till uppmärksamhet eller skvaller även om den inte följs.

5. Förbud mot repressalier: Ingen representant för Svenska Amnesty får utsätta en medlem för repressalier på grund av att hon eller han har anmält medlem för diskriminering. Repressalier är om medlems anmälan eller påtalan om diskriminering får negativa följder.

Vissa begreppsdefinitioner enl. SFS 2003:307:
1. etnisk tillhörighet: att någon tillhör en grupp av personer som har samma nationella eller etniska ursprung, ras eller hudfärg,
2. sexuell läggning: homosexuell, bisexuell eller heterosexuell läggning,
3. funktionshinder: varaktiga fysiska, psykiska eller begåvningsmässiga begränsningar av en persons funktionsförmåga som till följd av en skada eller en sjukdom fanns vid födelsen, har uppstått därefter eller kan förväntas uppstå.


E Klagoprocessen

Vem har klagorätt?
Alla medlemmar i Svenska Amnesty, samt den som utan att vara medlem råkar ut för/som anser sig ha utsatts för diskriminering/trakasserier/sexuella trakasserier av en medlem i dennes roll som företrädare för Svenska Amnesty. För anställda i sin roll som anställda finns de statliga ombudsmännen och fackföreningarna som stöd. Anställda såsom anställda undantas således från tillgång till den interna klagomålsprocessen och bör i första hand vända sig till nämnda institutioner för hjälp. Detta innebär för Ombudsmannen att det första steget i handläggningen av ett ärende blir att fastställa i vilken roll en medlem (som också är anställd) har uppfattat sig blivit diskriminerad. Är lagarna tillämpliga, avvisas ärendet p.g.a. bristande klagorätt. Om de institutioner som tillämpar antidiskrimineringslagstiftningen avvisar medlemmens klagomål får denne göra en anmälan till Svenska Amnestys Ombudsman, under förutsättning att medlemmen kan visa att anmälan inte ansågs ogrundad av nämnda institutioner.

Hur definieras medlem?

Medlem är den som har betalat in medlemsavgiften. Har man således glömt att betala medlemsavgiften avseende period, under vilken diskriminering ägt rum, förlorar man sin klagorätt. Avregistrering äger först rum efter avisering och två påminnelser. Vårt förslag är att medlemmen en månad efter att en andra påminnelse blivit skickad inte längre bör kunna få bli part i en klagomålsprocess.

Ärendets anhängiggörande

Anmälan/klagomålet skall göras skriftligen, vara egenhändigt undertecknad och innehålla uppgifter om klagandens namn, medlemsnummer, postadress/kontaktadress och telefonnummer samt uppgifter om motpartens namn och adress/telefon.

I anmälan skall anges vad den klagande anser sig ha utsatts för och de närmare omständigheter som åberopas till stöd för påståendet, gärna så detaljerat som möjligt. Bevis (kan tänkas finnas i form av handlingar, inspelningar, vittnesutsagor) bör bifogas eller omtalas i skrivelsen.

Ansökan tillställs Ombudsmannen. Ombudsmannen skall inte ta upp till prövning ansökan som inte har fog för sig. Det ankommer på Ombudsmannen att avgöra om en anmälan har fog för sig eller om Ombudsmannen annars önskar ta upp ärendet. (detta är en säkerhetsventil för de tillfällen som en anmälan kanske har fog, men av andra skäl inte bör tas upp till utredning).

Om ansökan är ofullständig föreläggs klaganden att avhjälpa bristen med risk för att ärendet annars inte blir utrett.

Handläggning hos Ombudsmannen

Ombudsmannen ansvarar för att ärendet blir utrett.
Ombudsmannen och hans/hennes stab måste ha tillgång till juridiska databaser med tillgång till alldeles färsk svensk och internationell diskrimineringsrättspraxis via Amnesty . Ombudsmannens tolkning av sina instruktioner och de klagomål som han/hon får in skall tolkas i ljuset av den praxis och de förarbeten som finns inom anti-diskrimineringsområdet, inkluderat den internationella.

Ombudsmannen får avgöra om det är till fördel för utredningen om klaganden och motpart skall få personligt företräde inför Ombudsmannen.

Vid företräde inför Ombudsmannen bör tillfälle till medling ges. Medling kan processmässigt likna en muntlig förberedelse i tingsrätten. En protokollförare behövs.

Budgeten bör räcka för att täcka kostnader för klagandens/motpartens resa/uppehälle till ombudsmannen och ev. kostnader för tolk.

Ansökan och bifogade handlingar skall tillställas motparten för yttrande. Motparten föreläggs att svara skriftligen inom viss tid. I yttrandet skall anges om han/hon medger eller bestrider anklagelserna, skäl för inställningen och eventuella motbevis.

Vilka sanktioner har vi för att få in ett yttrande?
    Vid inträde i Svenska Amnesty kan en förbindelse skrivas under innebärande att medlem åtar sig att svara genom yttrande i fall ett dylikt ärende uppkommer/alternativt kan en sådan bestämmelse tas med i stadgarna. Om åtagandet inte följs kan medlemskapet komma att upphöra.

    Yttrandet kommuniceras till klaganden, även klaganden skall svara inom viss tid (osanktionerat)

    Medlingen, företrädet

    Medlingen genomförs av ombudsmannen och en protokollförare i form av en muntlig förberedelse/förhandling

    Beslut

    Ärendet kan avslutas antingen genom beslut eller avskrivas efter återkallelse eller medling.

    Ett beslut skall motiveras.

    Olika åtgärder kan beslutas om:
      – rekommendation till styrelsen avseende upphörande av medlemskap
      - suspendering uppdrag/ medlemskap
      - varning
      - alltid anonymiserat offentliggörande av beslut på AI:s hemsida, tidning

      Om Ombudsmannen tänker ta beslut att medlemskapet skall upphöra skall denne hänskjuta frågan till styrelsen som omedelbart måste fatta beslut i frågan om man skall stödja ombudsmannen eller gå emot. Om styrelsen önskar gå emot kan en kvalificerad majoritet av styrelsen lindra beslutet till suspendering/varning. I övriga fall torde Ombudsmannen annars bli för vingklippt samtidigt som någon form av kontrollinstans/ventil bör få finnas i varje fall för den mest ingripande åtgärden.

      Alla andra beslut än sådana som innebär upphörande av medlemskap står följaktligen fast utan att styrelsen har möjlighet till ändring.

      Beslutet kan inte överklagas. Förevarande process är redan tidskrävande och noggrann med inbyggd säkerhetsventil genom godkännandekrav från styrelsen i fråga om den mest ingripande åtgärden. En överklagandeprocess är överambitiös.

      4.3 Vid framgångsrik medling avskrivs ärendet efter att man enats om en skrivelse som är undertecknad av båda parter.

      Övrigt

      Några bestämmelser om:

      Tystnadsplikt

      Den som fullgör eller har fullgjort uppdrag som ombudsman och de som medverkar eller har medverkat vid handläggning av ärenden enligt denna förfarandeordning får inte obehörigen röja vad de under uppdraget har erfarit om enskilds personliga förhållanden.

      Jäv

      Ombudsmannen och de övriga som medverkar vid handläggning av ärenden enligt denna förfarandeordning är jäviga att handlägga ärenden:

      1. Om de själva är part eller eljest har del i saken eller av dess utgång kan vänta synnerlig nytta eller skada;
      2. om de med part är eller varit gift eller är i rätt upp- eller nedstigande släktskap eller svågerlag eller är syskon eller är i det svågerlag, att den ene är eller varit gift med den andres syskon, eller om de på liknande sätt är part närstående;
      3. om de till någon, som har del i saken eller av dess utgång kan vänta synnerlig nytta eller skada, står i förhållande, som avses i 2;
      4. om de eller någon honom närstående, som avses i 2, är förmyndare, god man eller förvaltare för part eller eljest parts ställföreträdare;
      5. om de eller någon honom närstående, som sägs i 2, till någon, som har del i saken eller av dess utgång kan vänta synnerlig nytta eller skada, står i förhållande, som avses i 4;
      6. om de är parts vederdeloman, dock ej om parten sökt sak med honom för att göra honom jävig;
      7. om de i annat forum såsom domare eller befattningshavare fattat beslut, som rör saken, eller tagit befattning därmed;
      8. om eljest särskild omständighet föreligger, som är ägnad att rubba förtroendet till deras opartiskhet i ärendet.

      Tolk

      På begäran av den som så önskar tillhandahålls tolk vid företräde inför Ombudsmannen. Det är en subjektiv känsla huruvida man upplever sig kunna uttrycka sig på ett visst språk eller inte och Svenska Amnesty bör gå ett önskemål om tolk tillmötes.

      Dokumentation i akter – Arkivering

      Ombudsmannen bör ha samma dokumentationskrav som inom förvaltningen, med ett diarium o arkiveringsregler. Staben, anställd av Svenska Amnesty, skall ombesörja behövliga kansliuppgifter.

      Malmö, Stockholm och Göteborg den 14 november 2006
      Natalie Glotz Stade
      Linus Kyrklund
      Kerstin Sundman