Slutrapport från uppdragsgruppen om årsmötets innehåll och form Underlag till styrelsemöte 1-2 december 2006

Till: Styrelsen
Från: Birgitta Grind (sammankallande), Sofia Halth, Erik Jennische, Karolina Ponten och Magnus Öhman
Datum: 11 september 2006

Slutrapport från uppdragsgruppen om årsmötets innehåll och form

1. Inledning

Uppdragets syfte

Syftet för uppdragsgruppen som styrelsen formulerat är att:

1. Se över årsmötets former och innehåll utifrån perspektivet att formerna för beslutsfattandet ska vara lättillgängliga samt uppmuntra och stimulera till så stort deltagande som möjligt både beträffande förberedelser, diskussioner och beslut.
2. Söka hitta former som ökar deltagarnas möjligheter att både före och efter årsmötet förankra diskussioner och beslut samt stimulera till ökat ansvar för sektionens gemensamma beslutsfattande.

1. öka medlemmarnas ansvarstagande för sektionens beslutsfattande
2. öka antalet deltagare på sektionens årsmöten
3. öka intresset för deltagandet i sektionens beslutsfattande

Problembeskrivning

Uppdragsgruppen har i sina diskussioner utgått från ett antal huvudproblem med den form som årsmötet har idag. Analysen kommer dels från de rapporter om årsmötena som inkommit de senaste åren, från gruppens egna upplevelser och från intervjuer med ett tiotal personer i rörelsen. Ytterligare åsikter har inkommit exempelvis via AI-snack och andra informella kanaler.

Den grupp som intervjuades bestod av erfarna årsmötesdeltagare, medlemmar som varit på ett årsmöte men sedan inte återkommit, och mycket engagerade medlemmar utan årsmöteserfarenhet. Frågorna var öppna och betonade positiva och negativa erfarenheter av årsmötet så väl som konkreta tips och förslag.

Utifrån dessa intervjuer och från annan tillgänglig information har vi identifierat de följande problememen medom den nuvarande situationen;

1, Deltagandet på årsmötet har sjunkit de senaste decennierna. Detta är ett problem eftersom besluten får mindre legitimitet när en allt mindre andel av medlemskåren har deltagit i dem. Årsmötet 2006 visade på en uppgång i deltagarantalet (strax under 300, vilket är det högsta sedan 1998). Det är viktigt att vi arbetar för att den trenden ska hålla i sig.

2, En mycket stor andel av deltagarna, 44% i snitt åren 1998-2004, är med för första gången (och mycket tyder på att vid årsmötet i Göteborg i år var en majoritet förstagångsdeltagare) Dessutom återkommer endast en minoritet vid senare årsmöten. Detta innebar problem eftersom kunskaperna om årsmötesarbetet inte bevaras väl i organisationen. Det tyder å ena sidan på att intresset för att delta i stora centrala evenemang och vara en del av beslutsprocessen är stort i medlemskåren, men å andra sidan att deltagarnas förhoppningar med årsmötet kanske inte har infriats till så hög grad att de tycker att det är värt att komma tillbaka. Problemet är alltså att årsmötet inte upplevs som tillräckligt engagerande för att man ska vilja lägga en hel helg och vissa ekonomiska kostnader även nästkommande år.

3, Av de ca 200 deltagarna som närvarat vid de senaste årsmötena är det en relativt liten del som deltar aktivt i årsmötesdebatterna . Inflytandet över debatten begränsas ofta till denna minoritet. Det tyder också på att det finns en tydlig hierarki vid årsmötet vilket gör att deltagare som är där för första gången inte känner att de vågar yttra sig.

4, Mötesformerna upplevs av många som tråkiga och sega , och främjar inte ett öppet och generöst debattklimat. Vissa medlemmar menar att det finns ett gap mellan å ena sidan medlemskåren och å andra sidan styrelsen och sekretariatet. Inlednings- och rapportpunkterna den första årsmötesdagen 2005 tog t ex tre timmar i plenum, valprocessen två timmar och motionsbehandlingen åtta och en halv plenum- respektive beredningsgrupps- och seminarietimmar. Varken debatterna i plenum, beredningsgrupper eller seminarier präglades av interaktivitet och möjlighet för alla att utrycka sig. Det är viktigt att slå fast att mer tid för en fråga inte nödvändigtvis gör att den behandlas bättre, istället ofta sämre eftersom deltagarna tröttnar på att lyssna.

5, Bristen på fungerande kontinuerlig interndebatt i sektionen gör att få medlemmar har deltagit i några förberedande diskussioner om de frågor som kommer upp på årsmötet. De har därför inte haft chansen att väga de olika argumenten mot varandra under längre tid än de dagar som årsmötet varar. Detta leder till improviserade och ogrundade ställningstaganden. Kopplat till detta är att förankringen av fattade beslut ofta är mycket bristfällig. Det finns allt som oftast inte ens en enkel sammanställning av vad årsmötet kom fram till.

Varför årsmöte?

För att inleda diskussionen började vi med att ställa frågan varför vi ska ha ett årsmöte; vilka är de funktioner som ett årsmöte ska uppfylla? Enligt stadgarna är årsmötet sektionens högsta beslutande organ (artikel 6.4). Stadgarna anger ramarna för årsmötets former och innehåll, bl.a. vilka frågor som måste behandlas och regler för beslut. Däremot lämnar stadgarna stor frihet för hur olika frågor ska beredas och beslutas. Vi upplever att årsmötets former under åren stagnerat men att detta inte beror på stadgarna. Med andra ord: det går att göra årsmötena betydligt mer interaktiva utan att komma i konflikt med sektionens stadgar.

Utifrån årmötesdagordningar och andra dokument så finns det tre huvudsakliga funktioner med mötet:

1. Rapporter ska presenteras för årsmötet, som också beviljar styrelserna ansvarsfrihet.
2. Årsmötet ska välja styrelser, kommittéer och revisorer etc.
3. Årsmötet ska (vartannat år) behandla motioner från medlemmarna och förslag från styrelsen om organisation, verksamhet och policy.

Deltagarna ska vara mer engagerade i sitt arbete för mänskliga rättigheter inom Amnesty när de åker hem från årsmötet än när de kom.

2. Förslag till förändringar

Under var och en av rubrikerna nedan argumenterar vi för hur vi kan förändra årsmötet för att uppnå dessa resultat. En första reform som vi tror skulle underlätta årsmötesorganiserandet mycket är att det skapas t mer genomtänkt system varigenom det distrikt som just genomfört årsmötet kan överlämna erfarenheter till nästa års organisatörer, t.ex. genom att årsmötesgeneralen från året före deltar i planeringsarbetet av nästa årsmöte. En fortlöpande handbok bör även utformas som kan hjälpa det arrangerande distriktet. Beslutet om vilka som ska genomföra årsmötet bör dessutom fattas på styrelsemötet precis före årsmötet före det aktuella, alltså mer än ett år i förväg, så att de nya organisatörerna kan se vad som fungerar bra och inte så bra och inte behöver begå samma misstag.

A. Mer mänskliga rättigheter

Det finns många anledningar att vara medlem i Amnesty. Men utgångspunkten för verksamheten bör vara att allt agerande på det ena eller andra sättet gynnar arbetet för mänskliga rättigheter. Samtidigt som deltagandet på årsmötet har sjunkit de senaste åren, har antalet deltagare på utbildningar ökat. Medlemmarna är med andra ord fullt villiga att lägga både tid och pengar på människorättsaktiviteter.

Årsmötet bör därför genomsyras av intressanta MR-frågor: seminarier, utställningar, filmvisning, aktioner osv. Deltagarna ska känna att deras arbete är viktigt, och att de lär sig något nytt hela tiden. De år som årsmötet kombineras med en MR-konferens kommer det inte att råda brist på just detta. Men mötet bör också utformas så att MR-konferensen gynnar aktivismen hela verksamhetsåret, så att kunskaperna och kontakterna blir användbara i det dagliga människorättsarbetet.

Det är viktigt med en ”röd tråd” som går igenom hela årsmötet, några specifika MR-områden som är aktuella för årsmötet. Dessa ligger sedan till grund för lära-känna-varandra aktiviteter, nätdiskussionerna före årsmötet och seminariediskussionerna. Det viktiga är att de mänskliga rättigheterna aldrig tappas bort. Vi får inte glömma huvudsyftet med att vi är där.

En bra aktivitet skulle vara att låta någon av de tidigare samvetsfångar som varit adopterade av Amnesty att hålla ett öppningsanförande vid mötet. Det skulle sätta närvaro bums. En dröm skulle t.ex. vara att Dawit Isaak får öppningstala på årsmötet 2007. Detta skulle fungera som en riktig kickstart på årsmötet.

De seminarier som genomförs vid MR-konferensen, eller vid de ordinarie årsmötena kan användas mycket aktivare för att rekrytera deltagare till olika nätverk. De som deltar i ett seminarium om t ex dödsstraffet i Kina ska automatiskt hamna i ett nätverk mot dödsstraff.

Frågeställningen hur AI arbetar mot ett visst problem och hur de enskilda grupperna eller distrikten kan använda kunskapen som förmedlats bör finnas med i planeringen av de olika seminarierna.

MR-konferensen bör också resultera i minst en utåtriktad aktivitet som gör att rörelsen syns i stan: en stor offentlig fest som i Göteborg 2006 t.ex. eller att man klär in möteslokalen i taggtråd. En lyckad gemensam aktivitet stärker engagemanget och gemenskapen i organisationen mer än hundra korrekt fattade beslut.

Man kan arbeta mycket med namnskyltarna för att skapa samtalsämnen kring mänskliga rättigheter. På ICM 2005 fick alla personer ett namn på en samvetsfånge som alternativ identitet, för att deltagarna inte skulle glömma vad mötet handlade om. Vid incheckningen kan man också få kombinera färgerna på sin namnskylt för att markera vad man tycker i två viktiga MR-frågor: T.ex., vilket är det viktigaste hotet mot mänskliga rättigheter i Sverige idag? Gul lapp för den restriktiva flyktingpolitiken, grön lapp för våldet mot kvinnor, röd lapp för den massiva ökningen av samvetsfångar i svenska fångläger. Och, hur bekämpar vi bäst mr-brotten i Kina? Svart lapp, genom att identifiera fler samvetsfångar och skicka brev till kinesiska myndigheter, grå lapp genom att kräva att de kinesiska ledarna ställs inför rätta för brott mot mänskligheten, vit lapp genom att Sverige intervenerar militärt. Frågorna, svaren och färgerna kan förstås varieras i oändlighet men poängen är att man skapar ett intressant mr-samtalsämne som deltagarna på mötet kan ta upp med varandra spontant. Ett bra exempel är "färgplupparna" som användes vid abortdiskussionerna i Göteborg.

B. Mer nätverkande

Nätverk är ett modeord, men ganska viktigt. Det innebär i princip en persons kontaktyta gentemot rörelsen, antalet personer man känner och tycker att man kan kontakta utan problem. Ju fler personer medlemmarna känner inom Amnestyrörelsen desto roligare är arbetet, desto viktigare blir organisationen för medlemmarna, och desto ansvarsfullare kommer medlemmarna att vara.

1. Årsmötet och MR-konferensen är de enda återkommande centrala aktiviteterna i organisationen och måste därför användas maximalt för att skapa många kontaktytor där deltagare kan lära känna varandra.

1. En bra presentationsaktivitet i början av årsmötet är viktigt för att man ska ha sett alla deltagare innan själva arbetet börjar. Publikuppvärmare, isbrytare och andra aktiviteter som lyfter stämningen är ofta underskattat.

1. Det är självklart viktigt att kafferaster, måltider, fest mm organiseras på ett sådant sätt att det är lätt för deltagarna att träffas. Kafé- och barfunktionerna måste finnas på ett trevligt ställe som verkligen gynnar nätverkande. Målet är inte själva kaffet, utan snacket till kaffet.

1. Det måste finnas tydliga instruktioner till de sociala aktiviteterna: Skyltar, öppettider mm.

1. Styrelsen ska inte sitta tillsammans på luncher och middagar. Om man måste ha ett möte, bör det vara utanför matsalen. Internationella gäster bör ha en värd i styrelsen som ser till att de träffar många årsmötesdeltagare.

1. Det är viktigt med en bra deltagarlista på alla som anmäler sig till årsmötet, och som skickas ut med årsmöteshandlingarna.

C. Mer demokrati

Årsmötet börjar egentligen inte vid själva öppnandet utan långt före. En första viktig insats skulle vara att skicka med en inbjudan till årsmötet i alla välkomstpaket, så att nya medlemmar verkligen känner sig välkomna. Om de blivit medlemmar precis efter årsmötet kan man skicka med en redogörelse för vilka beslut som fattades och vilken som var mötets röda tråd tex.

Handlingarna kan också utformas annorlunda för att vara mer lättbegripliga. Tydliga instruktioner om vad som ska läsas igenom före årsmötet och vad som förväntas av deltagarna ska komma ut redan i årsmöteshandlingar, grupptrycket och Amnesty Press. Denna ska vara tydligt markerad, exempelvis på rött papper. Där kan också påpekas vikten av förberedelser för vår interna demokrati. Introduktion till frågorna ska finnas med i dokumenten (se också avsnittet om årsmötesportalen) För att locka folk kan man också redan i kallelsen ha med något ”positivt” av typen en intervju med någon om vad de ser fram emot på årsmötet, och ”tips” inför årsmötet. Årsmötesmaterialet bör komma i en lättillgänglig pärm (se danska årsmötesdokumenten) och inte som nu, i en massa lösa pappersbuntar.

En tydlig brist i Amnesty är avsaknaden av en egen offentlighet. Det finns ingen väl fungerande diskussionssajt där medlemmarna kontinuerligt diskuterar såväl MR-frågor som organisationsfrågor. Detta är ett stort problem för interndemokratin och gör förberedelserna för motionsbehandlingen svårare. Vi menar därför att sektionens hemsida bör få en årsmötesportal några månader före årsmötet där alla motioner presenteras och kan diskuteras. Denna ska även komma upp per default när man under denna period går in på interna hemsidan.Vid behov innehåller den även bakgrundsinformation, länkar osv så att man kan sätta motionen i sitt sammanhang. Man ska också kunna ha en nätdiskussion om frågan. Det förväntas av motionären att han/hon deltar i denna diskussion. Man ska även kunna titta på den under själva årsmötet. Ett utmärkt exempel är abortsidan inför årsmötet 2006, som innehöll både konstruktiva diskussioner och nyttiga länkar och bakgrundsmaterial.

Styrelsenominerade ska finnas med presentation på portalen. Förutom valberedningens nominering kan de nominerade även lägga in helt eget material. Man ska kunna ställa frågor till kandidaterna och få kontaktuppgifter. Valberedningen ansvarar för att kandidaterna hamnar på portalen. Notera att även senare inkomna nomineringar och de som är uppe för omval i den sittande styrelsen måste ha samma chans att presentera sig. Det är även viktigt vid presentationen av dem som nu sitter i styrelsen att det tydligt framgår att de är styrelseledamöter.

Valberedningen: Förutom de punkter som redan nämnts måste valberedningen bli bättre på att påpeka för kandidaterna att de bör närvara på årsmötet för att de ska ha chans att bli invalda. Vad gäller valberedningens riktlinjer i övrigt gick vi igenom dessa under mötet och gjorde vissa förändringar. Inte helt klart om det är styrelsen självständigt som beslutar om detta men vi ger i alla fall det nya förslaget på riktlinjer vidare till styrelsen.

Valförfarande: Sektionsstyrelsen är mellan årsmötena svenska Amnestys högsta beslutande organ. Att styrelsen är väl känd av medlemmarna och har ett starkt mandat är absolut centralt för dess legitimitet. Att mindre än 1% av våra medlemmar idag röstar i styrelsevalen är naturligtvis ett problem. Av detta skäl vore det bra om även medlemmar som inte har möjlighet eller tid att åka på årsmöte fick chansen att vara med och påverka styrelsens sammansättning. Vi tror att internetval av styrelsen är ett alternativ att överväga, både för att öka valdeltagandet men också för att processen som föregår valet skulle kunna öka kunskapen om styrelsen och dess arbete bland medlemmarna. Samtidigt är frågan komplex och skulle ev. innebära stora förändringar av organisationen. Av den anledningen skulle vi vilja föreslå att styrelsen tillsätter en uppdragsgrupp som förutsättningslöst utreder frågan.

Efter årsmötet : Som nämnts ovan saknas i princip alltid en lättillgänlig beskrivning av de beslut som fattats vid respektive årsmöte, som ett komplement till protokollet. Sekretariatet bör ta fram en sådan beskrivning efter varje årsmöte, exempelvis med hjälp av årsmötesordförandena.

Påverkanstorg för rapportpunkterna (“diskussionstorg”)

Vi menar att de rapportpunkter som behandlas under den första dagen kan genomföras genom ett påverkanstorg, där såväl formella årsmötespunkter som informationspunkter finns med. Reformen syftar till att skapa mer interaktiva årsmötesförhandlingar där deltagarna verkligen har möjlighet att diskutera rapporterna och prata med de organ som står bakom dem. Tillsammans med kontaktverkarsystemet kan detta bidra till att mer erfarna medlemmars kunskaper överförs till nyare medlemmar på en konstruktivt sätt, samtidigt som det främjar nytänkande och aktivt deltagande för alla. Påverkanstorget kan med fördel användas för såväl rapportpunkterna under rubriken Amnestyåret 200x, som för motionsbehandling.

Punkten Amnesty året 200x bör inledas med generalsekreterarens rapport och sedan följas av diskussionstorget på drygt en timme med följande stationer som motsvaras av punkt 10-21 på dagordningen från årsmötet i Uppsala, eller station 1 till 7 i Göteborg.

1. Sektionsstyrelsen – verksamhetsberättelsen och bokslutet finns i handlingarna och kan diskuteras med styrelsen som också får möjlighet att presentera sig för alla. Det blir mycket lättare att komma med frågor och kommentarer än om detta sker i plenum. Här ska även rapporterna från de uppdragsgrupper som behandlats under året finnas tillgängliga.
2. Amnestyfonden – verksamhetsberättelsen och bokslutet finns i handlingarna och kan diskuteras med fondens ledamöter.
3. Ungdomsrådet – rapport av årets aktiviteter och presentation av medlemmarna.
4. Granskningskommittén och revisorerna – GK:s rapporter om sektions- och fondstyrelsen finns tillgänglig i handlingarna och kan diskuteras med kommittén på plats. Revisorernas rapporter (angående sektions- och fondstyrelsen) finns i handlingarna och kan diskuteras på plats.
5. Valberedningen och de nominerade – valberedningen kan presentera sig och berätta om hur arbetet med att hitta en ny styrelse genomförts, samt diskutera med deltagarna. Alla som är nominerade till olika positioner inom den svenska sektionen får dessutom chans att presentera sig och prata med medlemmar. Detta kan eventuellt förutsätta att stopp för nomineringar passerats vid detta tillfälle. Om detta inte skett så måste annat tillfälle skapas för att träffa och diskutera med alla nominerade. Detta skulle exempelvis kunna ske under lunchen om mötet enbart pågår under en dag, så som det var i Göteborg 2006. Det är viktigt att de nominerade tar chansen att presentera sig och diskutera med deltagarna.
6. Utländska gäster – gästerna får chans att prata med många medlemmar, berätta om sitt arbete och svara på frågor.
7. Sektionskampanjer – Detta är också ett ypperligt tillfälle att berätta för rörelsen om de stora kampanjer som kommer att genomföras under året.

3. Avslutning

Vi hoppas att vår problemanalys av sektionens årsmöten, och av vilka mål som bör styra årsmötena i framtiden stämmer överens med de förhoppningar som styrelsen hade när man formulerade direktiven. Vår huvudsakliga poäng är att problemet ”antalet deltagare på årsmötet minskar”, huvudsakligen beror på att de som en gång varit på årsmötet inte kommer tillbaka, och att anledningen till att de inte gör det är att årsmötet inte är tillräckligt engagerande.

För att uppnå mer engagerande årsmöten föreslår vi mer mänskliga rättigheter, mer nätverkande och mer demokrati.

Med mer mänskliga rättigheter menar vi att årsmötet ska genomsyras av intressanta MR-frågor, att det går en "röd tråd" genom hela årsmötet med någon eller några specifika och aktuella MR-områden. Inledningsanförandet ska vara engagerande och upplevas som en kickstart. Seminarierna bör användas mycket mer aktivt för att rekrytera deltagare till olika nätverk. Årsmötet bör också innehålla en lyckad gemensam aktivitet, som stärker engagemanget och gemenskapen. Namnskyltar och "färgpluppar" (som vid årsmötet i Göteborg) kan bidra till att skapa samtalsämnen och diskussioner kring mänskliga rättigheter.

Mer nätverkande får vi genom att skapa goda möjligheter att ta kontakt med andra deltagare och nya bekantskaper, att skapa många kontaktytor och aktiviteter som lyfter stämningen. Raster, måltider och barkvällar ska göra lätt för deltagarna att träffas. Även boendet bör organiseras så att man lättare kan lära känna varandra. Årsmötet ska inledas med en bra presentationsaktivitet och avslutas med en uppbrottsaktivitet, som markerar ett tydligt slut. För att underlätta nätverkande föreslår vi ett kontaktverkarsystem så att kontakterna mellan nya årsmötesdeltagare och dem med längre erfarenhet underlättas.

Mer demokrati innebär att det ska bli lättare för deltagarna att delta i diskussionerna och kunna påverka besluten. Årsmöteshandlingarna bör vara mer lättbegripliga och lättillgängliga.
Amnestys hemsida bör innehålla en årsmötesportal där motionerna presenteras och kan diskuteras och där nominerade till förtroendeval kan presenteras och utfrågas. För styrelseval föreslår vi att en utredning tittar vidare på hur val av styrelsen kan ske via Internet.

Påverkanstorg för rapportpunkterna och för behandling av motioner och förslag ger större möjlighet för deltagarna att diskutera och påverka, vilket ger mer demokrati.

Det övergripande målet med våra förändringsförslag är därför att årsmötet ska bli så engagerande att de som en gång varit med längtar efter att komma tillbaka. Vår bild av medlemmar och aktivister i Amnesty är att de drivs av ett engagemang för mänskliga rättigheter, att de tycker det är viktigt med många vänner i rörelsen och att de tycker om att ha inflytande över arbetet. Om årsmötet uppfyller målen om mer mänskliga rättigheter, mer nätverkande och mer demokrati tror vi att det kommer att bli mycket mer engagerande och att antalet deltagare inom några år kommer att stiga.

Förslag till beslut:

Att styrelsen antar det som anförs ovan om övergripande mål med årsmötet.

Att styrelsen tillsätter en uppdragsgrupp för att utreda möjligheten att genomföra styrelsevalen med hjälp av Internet

Att uppdra åt sekretariatet och arrangörerna att till årsmötet 2007 genomföra punkterna under ”Amnestyåret 2007” i förslaget till dagordning vid ett påverkanstorg i enlighet med denna rapports anda.

Att uppdra åt sekretariatet att tillsammans med föreslagna årsmötesfunktionärer se över återkommande årsmötesdokument vad gäller t.ex. behandlingen av motioner.

Att uppdra åt sekretariatet att inför årsmötet 2007 införa ett kontaktverkarsystem i enlighet med denna rapports anda.

Att årsmötets behandling av motioner och förslag inleds på ett påverkanstorg.

Att det på hemsidan några månader före årsmötet upprättas en portal för presentation och diskussion av motioner och förslag samt presentation av nominerade till olika val.

Att styrelsen om möjligt fattar beslut om platsen för nästkommande årsmöte/MR-konferens på styrelsemötet före det aktuella årsmötet.

Att sekretariatet får i uppdrag att i välkomstpaketet till nya medlemmar skicka med en inbjudan till årsmötet och att till dem som blivit medlemmar efter årsmötet, skicka en sammanfattning av de beslut som fattats.

Att sekretariatet får i uppdrag att ta fram en lättillgänglig beskrivning av de beslut som fattats vid respektive årsmöte, och att denna beskrivning görs tillgänlig for medlemmarna inom rimlig tid efter årsmötet.

Att distrikten uppmanas att förankra årsmötesbeslut genom att bland annat inkomma med skriftliga yttranden över motioner och förslag.


Appendix

Checklista för årsmötesorganisatörer

Det finns flera viktiga mål som årsmötet i Amnestys svenska sektion ska uppfylla. Stadgarna säger att årsmötet är sektionens högsta beslutande organ och anger ramarna för årsmötets former och innehåll, bl.a. vilka frågor som ska behandlas och vilka beslutsregler som gäller. Däremot lämnar stadgarna stor frihet for hur olika frågor ska beredas och beslutas, och vilken form årsmötet ska ha. Ni som har ansvaret för att organisera årsmötet kan alltså tänka fritt kring formerna och använda era erfarenheter för att göra årsmötet så lyckat som möjligt.

De formella funktionerna som årsmötet ska uppfylla är:

1, Ett antal rapporter ska presenteras för att årsmötet ska kunna bevilja styrelserna ansvarsfrihet.
2, Årsmötet ska välja styrelser, kommittéer och revisorer.
3, Årsmötet ska behandla ett antal motioner från medlemmarna och förslag från styrelsen om organisation, verksamhet och policy.

Men dessa är bara de formella funktionerna. Amnesty är dock en folkrörelse som bärs upp av att medlemmar och aktivister känner varandra, har väl uppbyggda nätverk inom organisationen och tycker att arbetet är roligt och givande. Ideellt arbete kan inte krävas, köpas eller beordras, det är helt beroende av lust och ansvarskänsla. För att vi som arbetar med mänskliga rättigheter på fritiden ska orka anstränga oss, och vilja lägga en hel vårhelg på Amnesty måste deltagandet på årsmötet alltså ge oss något tillbaka: Vi måste få en kick av årsmötet som gör att vi vill fortsätta arbeta ytterligare ett år, ta ansvar för organisationen, och längta tillbaka till nästa årsmöte.

Årsmötet sätter också nivån för resten av organisationen. Ett engagerande årsmöte skapar spännande distriktsmöten och bra styrelsemöten.

Det viktigaste målet med årsmötet är därför att: Deltagarna ska vara mer engagerade i sitt arbete för mänskliga rättigheter inom Amnesty när de åker hem från årsmötet än närde kom. Vi tror att man uppnår detta mål genom att årsmötet präglas av mycket mänskliga rättigheter, bra möjligheter att skapa nätverk inom organisationen och väl fungerande demokrati.

Ha därför följande checklista med er när ni planerar årsmötet:

1. Hur kommer ni se till att så många deltagare som möjligt lär känna varandra under årsmötet, presentationsövningar, isbrytare, samtalsämnen på namnskyltar etc?
2. Är kaféet och baren utformade och placerade så att deltagarna verkligen gärna vill dricka kaffe eller en öl och snacka mänskliga rättigheter just där?
3. Kommer alla deltagare att förstå var kaféet och baren är?
4. Hur kommer de nätverk som byggs kring olika frågor på årsmötet att överleva under året som kommer?
5. Vilka aktiviteter gör att hela stämningen präglas av vårt arbete för mänskliga rättigheter?
6. Hur kommer årsmötesdeltagarna att lära känna sekretariatet och styrelsen?
7. Vilken typ av gemensam aktivitet/manifestation ska vi ha?
8. Hur håller vi stämningen på topp under mötet, publikuppvärmare, uppbrottsaktivitet etc?
9. Vem har ansvar för att ta hand om de internationella gästerna och se till att de får prata med många deltagare?
10. Kommer deltagarna att bo på ett ställe som gör att de lär känna varandra?
11. Vilka är kontaktverkare, och hur får nya deltagare kontakt med dem?
12. Kommer årsmötesförhandlingarna att vara fysiskt tillgängliga för alla?
13. Finns det möjlighet för alla att yttra sig och påverka besluten?
14. Finns det någon ”röd tråd” under årsmötet och hur har den genomsyrat planeringen?

Indikatorer på förbättringar

För att mäta förändringar och få inspiration till förbättringar av årsmötesformerna måste de utvärderingar som görs efter mötet ha tydliga indikatorer på de tre målen ovan, mer mänskliga rättigheter, mer nätverk och mer demokrati. Dessutom måste distriktet som organiserar årsmötet få tydliga instruktioner om vilka mål som årsmötet ska uppfylla. Vårt förslag är en checklista som organisatörerna kan använda under planeringsarbetet (se ovan)

Det måste också finnas en tydlig metod för överlämnande från det distrikt som just genomfört årsmötet till nästa års organisatörer. Beslutet om vilka som ska genomföra årsmötet bör fattas på styrelsemötet precis före föregående års årsmöte så att de nya organisatörerna ska kunna se vad som fungerar bra och inte bra.

Det måste också gå att utläsa i utvärderingen om årsmötet verkligen präglats av mer mänskliga rättigheter, nätverk och demokrati.

Här kommer några frågor man kan använda:

Hur många personer som du inte kände tidigare har du pratat med under årsmötet? 5, 15, 25 (Ett mål kan vara att varje deltagare ska ha pratat med minst 25 deltagare som de inte tidigare känt.)

Hur många gånger har du aktivt påverkat årsmötet genom att yttra dig, yrka, skriva en åsikt eller ett yrkande på påverkanstorget, reservera dig mot ett beslut…? (Ett rimligt mål är att varje deltagare har gjort det minst två gånger)

Har du lärt dig något nytt om mänskliga rättigheter under årsmötet? Vad och när?

Vilka aktiviteter gjorde att du lärde känna nya personer?

Är du mer engagerad i arbetet för mänskliga rättigheter nu än före årsmötet? Om nej… om ja…

Tycker du att det kändes viktigt för Amnestys svenska sektion att du deltog på årsmötet?

Tycker du att det kändes viktigt för dig att delta på årsmötet?

Tycker du att mötet har varit tillräckligt givande eller viktigt för att du ska vilja delta på årsmötet nästa år? Om ja, varför? Om nej, varför inte?

Uppfyllde årsmötet sina syften? Resultatet av årsmötets utvärdering 2006

Sammanfattning
Av de ca 300 deltagarna vid årsmötet har strax över hälften svarat på de frågor som uppdragsgruppen tagit fram. Denna sammanställning rör enbart den kvantifierbara delarna av dessa frågor. Resultaten antyder att årsmötet lyckades mycket väl med att möjliggöra för deltagarna att aktivt delta och att vilja komma tillbaka, medan det verkar finnas mer att göra för att mötena ska öka deltagarnas kunskap och engagemang för de mänskliga rättigheterna (framförallt för kvinnor). Det verkar även finnas utrymme för att uppmuntra förstagångsdeltagarna att delta aktivt.

· Har du lärt dig något nytt om mänskliga rättigheter 75% svarade ja

· Är du mer engagerad i arbetet för mänskliga rättigheter 73% svarade ja

· Hur många personer som du inte kände tidigare har du 13 personer i snitt

· Gjorde aktiviteterna under årsmötet lätt att lära känna 87% svarade ja

· Hur många gånger har du aktivt påverkat årsmötet genom 53% var aktiva

· Kände du att årsmötets procedurer och stämning gjorde 95% svarade ja

· Tycker du att mötet har varit tillräckligt givande eller 99% svarade ja