Protokoll från svenska sektionens budgetmöte den 15 november 2003 (ojusterat) Underlag till styrelsemöte 1-2 december 2003

Till: Styrelsen
Från: Sekretariatet
Datum: 28 november 2003

Protokoll från svenska sektionens budgetmöte den 15 november 2003 (ojusterat)

1. Mötet öppnas
Mötet öppnas av sektionens kassör Jeanette Irekvist, som hälsar mötesdeltagarna välkomna.

2. Val av mötesordförande, -sekreterare och justerare.
Mötet väljer till ordförande Ebba Hagander, till sekreterare Dan Grundin och till justerare Stig Johnell.

3. Fastställande av dagordning
Dagordningen fastställs enligt utskickat förslag.

4. Presentation av mötesdeltagarna
Enligt bifogad deltagarförteckning.

5. Den svenska sektionens utveckling och status
Jörgen Persson redogör för utvecklingen av sektionens intäkter de senaste åren och för intäkts- och kostnadsprognosen för 2003. Utvecklingen under 00-talet har kännetecknats av att intäkter från medlemsavgifter vísar en stadig svagt nedåtgående trend, gåvointäkterna däremot ökar, som ett resultat av satsningen på autogiro. När det gäller Human- och Hjälpfonden så minskar sektionens ekonomiska beroende av dem, jämfört med de goda börsåren i slutet av 90-talet.

Därefter presenterar Annica Blidegård resultatrapporten för oktober 2003. En gåva från Lundagrupperna på 2 mkr gör att denna månad visar ett ovanligt bra resultat.

Jeanette Irekvist redogör för den gemensamma insamlingsverksamhet mellan sektionen och Amnestyfonden som de båda styrelserna kommit överens om. Slutligen uppmanar Carl Söderbergh distrikten att fortsätta med medlemsvärvningskampanjen "Värva till 1000", som pågår t o m november månads slut. På en fråga från Erik Hellman om kampanjen kommer att upprepas, svarar Dan Grundin att tanken är att den ska kunna genomföras årligen.

6. Amnestyfondens budget 2004
Mattias Rensfeldt redogör för Amnestyfondens budget för 2004. Reslutatet för 2004, d v s den summa som kan användas för biståndsutbetalningar när personal-, insamlings- och administrativa kostnader dragits av, budgeteras till ca 2,2 mkr. Detta ska jämföras med det prognosticerade resultatet för 2003 på ca 1,9 mkr. Amnestyfondens reserver uppgår till ca 3 mkr. Reservpolicyn anger enbart storleken på en "akutreserv" som uppgår till ca 300 tkr.

Jan Nygren noterar att den information Amnestyfonden ger budgetmötet har blivit bättre, men att årets budget också borde varit med i materialet till mötet. Dessutom efterlyser han en sammanställning av Amnestyfondens kapital och reservpolicy. Jeanette Irekvist tillfogar att hon gärna ser en fylligare beskrivning av Amnestyfondens verksamhet kopplad till budgeten till nästa budgetmöte.

7. Presentation av budgetförslag 2004
Jörgen Persson går igenom styrelsens förslag till budget 2004. Budgeten är balanserad och omfattar 36 030 tkr, vilket är marginellt högre än budget 2003 (+0,8%). Med en så liten tillväxt kan programverksamheten inte öka, utan en stor del av kostnadsbudgeten är redan "intecknad", d v s består av fasta kostnader eller kostnader för verksamhet som igångsatts i samband med styrelsens rambeslut om budgeten i juni i år. Exempel på sådana kostnader är avgifterna till IS, EU-föreningen och Rådgivningsbyrån för asylsökande och flyktingar, sekretariats- och personalkostnader, insamlingskostnader, Amnesty Press, Kortkampanjen, samt kostnader för att hålla sektionens årsmöte. Av dessa kostnader skulle man möjligtvis kunna se insamlingskostnaderna som mindre bundna, men eftersom dessa kostnader används för intäkternas förvärv går det inte att spara på dem. Jeanette Irevist påpekar att det är styrelsens åsikt att satsningar på stabila och långsiktiga intäkter ska utgöra grunden för sektionens ekonomi och välkomnar ett mindre beroende av börsens utveckling.

Bo Lindblom påpekar att IS-avgiften, då den beräknas på tidigare års intäkter, kan påverka ekonomin negativt om sektionens intäkter varierar kraftigt från år till år. Han frågar om det internationellt diskuteras någon form av jämkningssystem för IS-avgiften. Jörgen Persson svarar att det inte pågår en sådan diskussion, men att sektionen avsätter resurser till en "IS-reserv" för att hantera detta problem.

Jörgen Persson går därefter igenom sektionens reserver, som, utifrån prognosen, visar på ett överskott i reserven på ca 400 tkr. Detta överskott kommer emellertid att ätas upp redan 2004 beroende på ökade sekretariats- och personalkostnader.

7.1 Kassörens kommentarer till budget 2004
Jeanette Irekvist menar att man måste se budgeten på både kort och lång sikt. Inför 2004 finns tre prioriterade huvudmål: kampanjen om våld mot kvinnor, öka aktivismen och ökad fundraising. När det gäller kampanjen är de resurser som satsas nästa år klart i underkant, men den ekonomiska situationen medger inte mer. På sikt måste vi därför prioritera fundraising och vara medvetna om att det kostar. Det är viktigt med nya grepp och att vi vågar satsa. Att öka aktivismen innebär att rekrytera fler medlemmar och att fler av dem blir aktiva. Styrelsen håller på att tillsätta en uppdragsgrupp som ska titta på frågan om gruppernas ansvar för sektionens ekonomi. Om vi ska lyckas växa måste alla i organisationen känna ett större ansvar.

8. Budget 2005
Jörgen Persson redogör för det övergripande förslaget till budget 2005. Om inga större fundraisinginsatser görs kommer tillväxten att vara fortsatt låg och intäkterna vara i stort sett oförändrade jämfört med 2004. Om det ska budgeteras med samma verksamhet som 2004 kommer neddragningar på kostnadssidan att krävas.

9. Granskningskommitténs rapport
Jan Nygren presenterar Granskningskommitténs (GK) rapport. Han anser att GK detta år haft ett "enkelt jobb". Förslaget till budget ligger på en bra och realistisk nivå. Läget är tillfredsställande, men GK ser dock med oro på att bidragen från grupper och distrikt minskar. Även om intäkterna är stora i år kommer de från endast ett fåtal bidragsgivare.

10. Prognosen 2003-2008
Jörgen Persson redogör för tre tänkta scenarier för intäkternas utveckling 2003-2008. En "optimistisk", en "neutral" och en "pessimistisk". Budgetmötet diskuterar utifrån dessa scenarier sektionens framtid.

Den nya moms-lagen kan komma att innebära ett hot mot grupper med andrahandsförsäljning, vilket skulle innebära att intäkterna från grupper och distrikt minskar.

Bo Lindblom föreslår att man bör undersöka möjligheterna att få en temakväll i TV om mänskliga rättigheter i stället för en TV-gala. Bl a Amnesty i Kanada arbetar med temaprogram för TV.

Birgitta Grind frågar varför sektionens testamentesmaterial ännu inte blivit klart. På detta svarar Carl Söderbergh att det beror på att det framkom juridiska invändningar mot det förslag som tidigare togs fram och att diskussionerna om en gemensam insamling mellan sektionen och Amnestyfonden inneburit att man velat avvakta med produktionen av materialet. Miriam Isaksson tillägger att sektionen nu kommer att ta fram material för både testamenten och minnesgåvor.

Christian Gräslund informerar mötet om att man internationellt haft en hög tillväxt i flera sektioner och räknar med en ekonomisk tillväxt totalt för Amnesty på 10% årligen.

Sofia Karlsson frågar vilka nyckeltal sektionen använder för att mäta effekterna av fundraisingarbetet. Jörgen Persson svarar att olika insamlingsformer ger olika resultat, men att resultaten måste ses på både kort och lång sikt. Medlemskap och gåvor via autogiro är t ex en insamlingsform med relativt höga initiala kostnader, men en mycket bra investering på sikt, eftersom avhoppen är betydligt färre jämfört med andra insamlingsformer. Sekretariatet håller på att titta närmare på resultatet av olika fundraisingaktiviteter över tid.

11. Detaljerad genomgång av budgeten 2004
Miriam Isaksson går igenom intäktsbudgeten för 2004. Intäkter från medlemsavgifter har uppvisat en negativ trend under flera år och målet 2004 är status quo. Intäktsmässigt bör detta vara möjligt, eftersom satsningen på medlemskap via autogiro gör att allt fler går över från att vara delbetalande till helbetalande medlemmar. Face-to-face (d v s värvning till autogiro på gator och torg) är en allt dyrare värvningsmetod och resultatet har i år varit klart sämre än tidigare. När rekryteringen gick som bäst 2001 fick vi tillbaka de satsade medlen efter ca 8 månader, nu ligger det närmare 18 månader. Gruppavgifterna förväntas öka något nästa år, men ökningen beror enbart på att gruppavgiften höjts. När det gäller gåvointäkter så ökar bidragen via autogiro, däremot minskar intäkterna från insamlingsbreven, vilket beror på att givarna bearbetas för att övergå till autogiro. Vi behöver därför nyrekrytera givare. Något som visat sig relativt framfångsrikt är "månadsgåvan" som ersätter de tidigare gåvorna från Almanackan.

Sara Ångström redogör för insamlingskostnaderna i budgeten för 2004. I budgeten finns inlagt kostnader för fundraising i s m kampanjen om våld mot kvinnor. En post för nyrekrytering av givare föreslås också. Den stora kostnaden utgörs av face-to-face, men eftersom den gått så pass dåligt under 2003 finns planer på att fortsätta detta arbete i egen regi. En sådan satsning skulle innebära stora investeringar och bör föregås av ett mindre test. Både den danska och den finländska sektionen bedriver face-to-face i egen regi, danskarna med stor framgång. Fördelarna anses bl a vara att rekryterarna får en bättre utbildning om Amnesty, dessutom har flera av de danska rekryterarna engagerat sig i sektionens arbete som aktivister. Budgetmötet ser positivt på en sådan verksamhet och tror att den tillsammans med lokal medlemsvärvning (Värva till 1000) skulle kunna ge goda resultat. Bo Lindblom påminner om att bössinsamling och andra traditionella insamlingsaktiviteter fortfarande är viktiga på små orter där sektionen inte bedriver större rekryteringskampanjer.

Jörgen Persson och Dan Grundin går därefter igenom övriga kostnader i förslaget till budget. Styrelsen föreslår att man sänker kostnaderna för blixtaktioner och andra utskick i pappersform genom att i ännu högre utsträckning uppmana människor att ta emot informationen elektroniskt. I övrigt skiljer sig kostnadsbudgeten 2004 inte nämnvärt från budget 2003. Granskningskommittén föreslår att en kortversion av årsrapporten tas fram på svenska, främst för att göra Amnestys verksamhet mer tillgänglig och bredda medlemsbasen.

12. Handlingsplanen 2004-2010
Christian Gräslund inleder och redogör för den nya internationella handlingsplanen och arbetet med att ta fram en ny handlingsplan för den svenska sektionen. Ett underlag om vilka arbetsområden man vill prioritera har gått ut till medlemmarna. Dan Grundin redogör kort för det arbete som idag görs centralt inom den nya handlingsplanens områden. Budgetmötet har ingen gemensam syn på prioriteringar, förutom att de är nödvändiga, dessutom pågår diskussionen som bäst i distrikt och grupper. En hel del synpunkter lyfts dock fram.

Det är viktigt göra prioriteringar av sektionens centrala resurser, men det bör finnas utrymme för den enskilda medlemmen att arbeta inom områden som sektionen inte har prioriterat. Man bör dessutom kunna styra över mer specifika intressen till prioriterade huvudområden. Ett exempel som anfördes var att om man t ex är intresserad av att arbeta för romernas rättigheter, men detta inte skulle vara prioriterat i handlingsplanen, så skulle man kunna arbeta för romska kvinnors rättigheter, som en del av arbetet för kvinnors mänskliga rättighter, vilket kommer att prioriteras. I övrigt råder delade meningar i frågan om sektionen i framtiden ska fokusera på ett färre antal arbetsområden eller fortsätta arbeta brett eller t o m utvidga verksamheten.

Sofia Karlsson förespråkar ett större fokus i handlingsplanen, t ex att arbeta mot kränkningar av människors rätt till fysisk och psykisk integritet, främst tortyr och dödsstraffet. Anita Carlsson meddelar att det tidigare "kärnmandatet" finns med som prioriterade områden i de diskussioner som hittills förts i distrikt Bohuslän-Norra Älsvborg. Bo Lindblom menar att sektionen bör börja arbeta för ESK-rättigheter ur ett diskrimineringsperspektiv.

13. Gruppernas ansvar för sektionens ekonomi
Jeanette Irekvist påminner budgetmötet att uppdragsgruppen som ska titta på gruppernas ansvar för sektionens ekonomi arbetar utifrån ett årsmötesbeslut. Gruppen kommer att undersöka i huvudsak två områden, dels gruppers och distrikts deltagande i sektionens budgetprocess, dels gruppers och distrikts betalningsansvar. Det sistnämnda utgår från begreppet "accountability", som genomsyrar den internationella handlingsplanen, och i korthet handlar om alla amnestystrukturers gemensamma ansvar för Amnestys verksamhet. Efter denna inledning diskuterar budgetmötet frågan.

Jan Nygren hävdar att årsmötesbeslutet 1996 om en minskad gruppavgift var olyckligt och har bidragit till att grupperna inte längre känner sig delaktiga i sektionens ekonomi, vilket också avspeglas i det faktum att intresset för budgetmötet minskar. Större krav bör ställas på grupperna. Ingvar Runhager håller med om detta och menar att distriktet måste ta ett ansvar för att se till att grupperna betalar. Margareta Kurtén berättar att i distrikt Gästrikland-Dalarna så hjälper de "rika" grupperna de grupper som har svårare att samla in pengar.

Anita Carlsson berättar att hon får dålig respons på att diskutera ekonomi i distriktet, budgetmötet upplever hon därför som mycket positivt. Stig Johnell anser att det är viktigt att försöka arbeta bort den känsla av "vi och dom" som finns i sektionen.

Sofia Karlsson tycker att man måste berätta för grupperna vad pengarna används till för att skapa ett större intresse. Ebba Hagander tror att det är svårt att motivera grupperna, eftersom gruppavgifterna enbart står för ca 1% av sektionens intäkter. Lena Lernå tycker att information om vilka grupper som inte betalat avgiften bör ges endast till distriktsombuden, inte publiceras i Grupptrycket.

Bo Lindblom föreslår att kassören, gärna i Amnesty Press, talar om för grupperna att insamling är en del av Amnestys basarbete.

14. Budgetmötets förslag till styrelsen
Årets budgetmöte har inga större principiella rekommendationer till styrelsen, utöver att man tar del av de synpunkter som framförts och som återges i detta protokoll.

15. Övriga frågor
Stiftskollekter: Jan Nygren berättar att distrikt Kalmar-Kronoberg med framgång har ansökt om stiftskollekt under flera år. Han uppmanar därför övriga distrikt att göra detsamma.

Amnesty Business Group: Jeanette Irekvist informerar kort om ABGs organisation och verksamhet.

Sektionens reservpolicy: Jeanette Irekvist redogör kortfattat för den uppdragsgrupp som arbetar med att se över sektionens reservpolicy.

16. Utvärdering
Jörgen Persson delar ut en utvärderingsblankett som fylls i av mötesdeltagarna.

17. Mötet avslutas
Mötesordförande Ebba Hagander tackar deltagarna och avslutar mötet, varpå mötesdeltagarna tackar ordförande med en varm applåd.
Deltagarförteckning budgetmötet 2003

Bo Lindblom, Halland
Sofia Karlsson, Stockholm
Stig Johnell, Stockholm
Ebba Hagander, Stockholm
Erik Hellman, Uppsala
Ann Löfqvist, Mälardalen
Ingvar Runhager, Kalmar-Kronoberg
Lena Lernå, Kalmar-Kronoberg
Margareta Kurtén, Gästrikland-Dalarna
Anita Carlsson, Bohuslän-Älvsborg
Birgitta Grind, Granskningskommittén
Jan Nygren, Granskningskommittén
Mattias Rensfeldt, Amnestyfondens styrelse
Christian Gräslund, sektionsstyrelsen
Jeanette Irekvist, sektionsstyrelsen
Annica Blidegård, sekretariatet
Jörgen Persson, sekretariatet
Dan Grundin, sekretariatet
Carl Söderbergh, sekretariatet
Miriam Isaksson, sekretariatet
Sara Ångström, sekretariatet