Utvärdering av budgetmötet Underlag till styrelsemöte 1-2 december 2003

Till: Styrelsen
Från: Sekretariatet
Datum: 26 november 2003


Utvärdering av budgetmötet

Budgetmötet hölls lördagen den 15 november i sekretariatets lokaler. Samtliga distrikt var inbjudna att komma med representanter.

På budgetmötet deltog totalt 22 personer (25 förra året). Av de 18 distrikten var 8 (7) representerade, bland annat saknades representanter från så stora distrikt som Skåne-Blekinge och Göteborg. Totalt medverkade 10 personer från distrikten.

Styrelsen var representerad av ordföranden och kassören vilket var tillräckligt då dessa kunde svara på alla budgetmötets frågor. Från sekretariatet deltog sex personer däribland generalsekreteraren och två representanter från Fundraisingteamet, av dessa var tre personer på plats hela dagen. Granskningskommittén representerades av två personer. Amnestyfondens kassör föredrog Amnestyfondens budget.

För utvärdering delades enkäter ut till distriktsrepresentanterna. Resultatet av denna redovisas nedan.


Budgetmötet 2003 - enkät till distriktsrepresentanter
1. Bedöm följande påståenden och ange vid vart och ett av dem med ett kryss vad som bäst stämmer överens med din egen uppfattning.





2. Hur uppfattar du det material du fått inför budgetmötet?



Andra synpunkter på materialet...
- Amnestyfondens material borde varit utförligare.
- Jättebra med fördelning av arbetskostnaderna på programverksamheten.
- Jag uppskattade pessimistiskt, optimistiskt och neutral scenarierna. De var pedagogiskt lyckade.
- Förhandsmaterialet på nätet avskräckande mycket!


Är det någon information du tycker saknas, i så fall vilken?
- Nyckeltal, "samhällsnytta", kostnad/medlem, effekt/kostnad, insamlade medel/insamlingskostnad etc.
- Tydligare koppling till vad vi får för pengarna.
- Amnestyfondens rapportering borde varit utförligare.
- Amnestyfonden bör följa samma linje i redovisningen som sektionen.

3. Hur uppfattar du de genomgångar som hållits i samband med mötet?




Andra synpunkter på genomgångarna?
- Presentationer på mötet var mycket bra.
- Bra (3 st)
- Några talade alldeles för snabbt och lågt. Lär av Bo Lindblom.
- I några fall kunde de vara mer genomtänkta för att (för att uppnå perfektion) men i övrigt väldigt bra.

Är det någon information du tycker saknas, i så fall vilken?
- Förändringar på lång sikt (10 år).
- Nyckeltal, effekter, vad har vi blivit bättre/sämre på.
- Föregående års budget i Amnestyfondens rapport.

4. Vad är dina synpunkter på momentet med diskussionsfrågor?
- Viktiga, med mer tid skulle behövas!
- Bra (3 st)
- Helt OK
- Bra, lätt att framföra sin åsikt. Dock vore det bra om deltagarna ibland klargjorde om deras åsikt är personlig eller kan anses representativ för distriktet.
- Bra, knyter samman budgeten med vårt praktiska arbete i distrikten.

Var materialet bra?
- Ja (7 st)
- Kunde varit lite mer omfattande.

Var tillräcklig tid avsatt?
- Inte för diskussionsfrågorna.
- Ja (5 st)
- Det känns alltid som tiden inte räcker till.
- Aldrig tillräckligt med tid.

5. Anser du budgetmötena skall finnas kvar? Motivera gärna ditt svar.
- Ja
- Ja, så länge vi inte har årsmöten som går i takt med budgetprocessen.
- Ja, intressanta och viktiga frågor. Bra att ta det separat från årsmötet tror jag, för att ge tid och fokus.
- Ja, men förutsättningen är att fler distrikt är representerade.
- Ja, mycket viktiga för den totala verksamheten.
- Ja, det är bra om distriktsombuden och kassörer år delaktiga i sektionens budgetarbete.
- Ja, tillfälle att träffa styrelsen (en del av den) och möjlighet att påverka.
- Bra diskussioner och information. Nyttan gentemot styrelsens uppdrag (och kansliets) måste styrelsen avgöra.


6. Skulle styrelsen på annat sätt än via budgetmötet kunna få synpunkter på sitt budgetförslag, i så fall vilket?
- Svårt att se.
- Tveksamt.
- Via nätet.
- Via hemsida eller pappersutskick, men det skulle upprätthålla den distans mellan distrikten och styrelsen/sekretariatet som behöver brytas.


7. Hur kan vi få fler distrikt att delta på budgetmötet?
- Ring till distriktsombuden.
- Mer "säljande" inbjudan.
- Mer konkret information till distriktsombuden. Vi måste sprida kunskapen om vårt gemensamma ansvar för demokratin.
- Betona demokratiaspekten och vad som kan hända om man inte fullföljer sitt demokratiska förtroende.


8. Tre av mina mest positiva synpunkter på mötet:
- Stämningen (4 st), diskussionsklimatet.
- Bra diskussioner (2).
- Informationen, viktig och intressant (2 st).
- Tydliga underlag.
- Förberedelsematerialet.
- Bra presentationer av budgetförslag m m, föredömligt och lättförståligt.
- Sakligt.
- Väl planerad dagordning.
- Knyta kontakter inte minst mellan grupper - distrikt - sektion. Få bort "vi - dom".
- Möjlighet att påverka.

9. Förslag till förbättringar av budgetmötet.
- Föredrag med anknytning till ekonomi och budget.
- Senarelägg mötet.
- Försök hitta aspekter av ekonomin som intresserar även de som inte har något större ekonomiintresse.

Sammanfattning av budgetmötet
Mötesdeltagarna hade inga konkreta råd till styrelsen angående 2004 års budget. Mycket av budgeten är redan innan budgetarbetet tar sin början reserverad för "fasta" kostnader. När budgetförslaget slutligen når budgetmötet är kostnaderna än mer fastlåsta. Det är då svårt för mötesdeltagare som saknar detaljkunskap om sektionens ekonomi att föreslå konkreta förändringar.

Diskussionerna på budgetmötet var relativt omfattande och det ställdes många frågor. Budgetmötet verkar fylla en viktig funktion som informationstillfälle om sektionens ekonomi. Det talas i utvärderingen om en "vi och dom" känsla där styrelsen/sekretariatet ställs mot distrikten. Det är då viktigt att styrelsen och sekretariatet lämnar utförlig information om hur sektionens pengar används. För att informationen skall nå ut krävs dock att fler än tio personer från distrikten medverkar.

Budgetmötet medför också att en del ekonomiska frågor och ekonomisk information inte behöver tas upp på årsmötet. Eftersom tidsschemat på årsmötet brukar vara pressat är detta viktigt.

Vad vi kan ta med oss inför nästa års budgetplanering blir därför att deltagarna inte verkar se att syftet med budgetmötet till största del handlar om att påverka nästa års ekonomi, utan att bli mer informerad om den ekonomiska situationen inom organisationen för att kunna sig delaktig i processen och förstå hur gruppers och distrikts arbete påverkar sektionen som helhet, samt vilket stöd man kan räkna med från sekretariat i sitt arbete lokalt. Därför bör/kan vi anpassa dagordningen utefter detta och skapa mer utrymme för diskussion i de olika relevant frågorna.