Sekretariatets verksamhetsplan 2004 Underlag till styrelsemöte 1-2 december 2003

Till: Styrelsen
Från: Sekretariatet
Datum: 26 november 2003

Sekretariatets verksamhetsplan 2004

Från att tidigare ha arbetat med en kostnadsbudget bestående av en fast och två disponibla delar med tre beslutstillfällen (december, juni och september), har sektionen gått över till att endast använda en disponibel del. Eftersom den ekonomiska situationen de senaste åren inte tillåtit så mycket ny verksamhet har den disponibla delen av budgeten de facto haft två beslutstillfällen, december och juni. Så även i förslaget till budget 2004.

Verksamhetsplanen nedan återger kortfattat de viktigaste inslagen i sekretariatets verksamhet under de olika programmen och är uppdelad i två delar: "fast/disponibelt i december", samt "disponibelt i juni". Notera att verksamhetsplanen även tar med verksamhet som inte nödvändigtvis är kostnadssatt i programbudgeten 2004 (bilaga 4).

1. Utredning och aktioner

Aktioner och kampanjer

Fast/disp i december Disp i juni
- Att följa det internationella arbetet med aktioner och kampanjer. Delta i planeringsmöten inför kommande aktioner och kampanjer.
- Att genomföra för sektionen relevanta aktioner som aviseras i Action Planning Bulletin. Antalet aktioner beräknas till ca 10. Vi deltar desutom i de årligen återkommande aktionerna: fackliga aktionen (1 maj), Amnestyveckan (oktober), barnaktionen (20 november) och mr-dagen (10 december).
- Deltagande i kampanjen mot våld mot kvinnor med start 8 mars.
- Distribuera det elektroniska materialet e-aktivist till intresserade.
- Lägga ut aktions- och kampanjmaterial på webben. 		- Aktiviteter i s m kampanjen mot våld mot kvinnor.

Lobby

Fast/disp i december Disp i juni
- Föra ut Amnestys synpunkter kring mr-frågor till regering och UD.
- Föra ut Amnestys budskap och göra ambassaduppvaktningar löpande under året.
- Avgift till EU-föreningen samt delta i EU-föreningens årsmöte och möte för sektionernas kontaktpersoner inom EU.
- Förbereda möten med mr-gruppen i riksdagen. Förse riksdagsmännen med information i samband med utländska besök, riksdagsmännens olika resor, underlag till motioner m m.
- Producera relevant information inom området på webben.
Flyktingfrågor

Fast/disp i december Disp i juni
- Bistå flyktingombuden med relevant information, samt anordna möte för flyktingombuden.
- Besvara frågor från myndigheter, advokater, organisationer och enskilda.
- Sprida information till centrala myndigheter samt riksdag och regering.
- Uppvakta myndigheter för att fästa deras uppmärksamhet på vissa ärendekategorier, på förhållandena i vissa länder, samt i vissa fall vädja till myndigheter i enskilda ärenden.
- Regelbundet samarbeta och hålla kontakt med andra NGOs och UNHCR.
- Delta på nationella möten och seminarier inom området.
- Avgift samt ekonomiskt stöd till Rådgivningsbyrån för asylsökande och flyktingar.
- Avgift till ECRE.
- Producera relevant information inom området på webben.
2. Medlemsaktiviteter

Specialgrupper

Fast/disp i december Disp i juni
- Ge service och stöd till specialgrupperna, involvera dessa i aktioner och kampanjer och förmedla information från IS och sekretariatet.
- Löpande följa specialgruppernas verksamhet och ta initiativ till deltagande av specialgrupper i externa möten, t ex ambassadbesök och möten med UD.
- Ge möjlighet för specialgrupperna att delta i internationella och intersektionella möten.
- Ge möjlighet för specialgrupperna att anordna och delta i seminarier, möten och utbildning.
- Ge särskilt stöd till sektionens kvinnorättsgrupper i s m kampanjen mot våld mot kvinnor.
- Kostnader för utskick till specialgrupperna.
- Tillhandahålla relevant information av och för specialgrupper på webben. 		- Ytterligare service och stöd till specialgrupperna.

- Kostnader för utskick till specialgrupperna.

Arbetsgrupper

Fast/disp i december Disp i juni
- Bistå vid start av nya grupper och ge administrativt stöd åt befintliga, t ex registrering av grupper och ekonomi.
- Ge stöd och service till grupper i arbetet med aktionsfall, agera som samarbetslänk mellan IS, samordnare och grupper.
- Besök av och hos arbetsgrupper.
- Producera Grupptrycket.
- Tillhandahålla relevant information av och för arbetsgrupper på webben.
Distrikt

Fast/disp i december Disp i juni
- Ge distrikten och distriktsombuden service och utbildning.
- Besök av och hos distrikten.
- Bistå vid arrangerandet av ett distriktsombudsmöte i september.
- Tillhandahålla relevant information av och för distrikten på webben.
Samordningsgrupper

Fast/disp i december Disp i juni
- Ge stöd och service till samordnarna, samt bistå samordnarna i arbetet med aktionsfall och RAN.
- Ge möjlighet för samordnare att anordna land- eller temaseminarier för grupper och medlemmar.
- Ge möjlighet för samordnare att i utbildningssyfte träffa handläggare på IS och utbyta kunskaper/erfarenheter med samordnare från andra sektioner.
- Deltagande i intersektionella möten som arrangeras av andra sektioner.
- Kostnader för utskick till samordnarna och prenumerationer på tidningar.
- Tillhandahålla relevant information av och för samordnarna på webben. 		- Ge möjlighet för samordnare att anordna ytterligare land- eller temaseminarier för grupper och medlemmar.
- Kostnader för ytterligare internationell utbildning.
- Deltagande i ytterligare intersektionella möten som arrangeras av andra sektioner.

Medlemsutbildning

Fast/disp i december Disp i juni
- Öka kunskapen och kompetensen bland Amnestys gruppsekreterare och gruppmedlemmar, samt inspirera dem för det fortsatta arbetet.
- Öka kunskapen om Amnestys flyktingåtagande och det praktiska flyktingarbetet.
- Ge grundutbildning till nya samordnare för att ge kunskap, kompetens och inspiration för arbetet.
- Utbildning om mr och Amnestys åtagande, där mr-delen förstärks med ett filosofiskt inslag förutom den juridiska biten. Skälet är att väldigt många som går utbildningar efterfrågar förstärkta kunskaper kring mr. 2004 planeras en utbildning med fokus på kvinnor och HBT ur ett flyktingperspektiv.
- Utbilda informatörer för att komma ut med Amnestys arbete externt samt informera om mr.
- Ge stöd i kampanjarbetet genom utbildningsinsatser, framför allt inför kampanjen mot våld mot kvinnor. Under 2004 ges två specifika utbildningar inför kampanjen i Stockholm och Göteborg (totalt 4 st, varav två hösten -03 i Lund och Hallsberg). Under hela 2004 kommer alla utbildningar att ha inslag av temat "våld mot kvinnor" både avseende kampanjen och det interna förändringsarbetet.
- Ge kunskap till organisationen om vikten av aktiv medlemsrekrytering och metoder för detta.
- Ge kunskap till medlemmar om vikten av fundraising och olika metoder för detta. Under 2004 siktar vi på att integrera fundraising i framför allt introduktionskurser och utbildning för gruppsekreterare och gruppmedlemmar, eftersom strategin att hålla renodlade fundraisingkurser inte fungerat.
- Nytt är också att satsa på en central utbildning i att hålla introduktionskurser. Syftet är att alla distrikt ska introducera Amnesty med samma röst, använda samma aktuella material om Amnesty osv.
- Skapa ett utbildarnät inom Amnesty. Minst ett seminarium kommer att hållas varje år - erfarenhetsutbyte och inspiration med inbjudna externa/interna föreläsare.
- Satsning på ett program för frivilligledarskap ht 2003 - vt 2005.
- Tillhandahålla relevant information om utbildning på webben. 		- Ytterligare resurser för utbildningar för gruppmedlemmar, samordnare och informatörer, samt inom områdena media, fundraising och flyktingfrågor.
- Ytterligare resurser till programmet för frivilligledarskap.

Blixtaktioner

Fast/disp i december Disp i juni
- Förmedla blixtaktioner (BA) till BA-nätverket.
- Agera på speciellt brådskande BA och stimulera BA-mottagarnas arbete.
- Upprätthålla nätverket för Junior-BA.
- Lägga ut BA på webben.
Korttkanpanjen

Fast/disp i december Disp i juni
- Producera elva nummer av Kortkampanjen, inkl marknadsföring, avisering och påminnelser.
3. Främja de mänskliga rättigheterna

MR-undervisning

Fast/disp i december Disp i juni
- Det tidigare SAMFI-samarbetet har upphört. Visst samarbete med andra organisationer kring mr-utbildning planeras, främst i s m kampanjen mot våld mot kvinnor.

4. Medlemmar och organisation

Regional verksamhet

Fast/disp i december Disp i juni
- Stöd till distrikt Göteborg.
- Stöd till distriktscentret i Malmö (finansieras av distrikt Skåne-Blekinge).
Ungdomsarbete

Fast/disp i december Disp i juni
- Stödja Ungdomsrådet och befintliga ungdomsgrupper, samt starta nya.
- Genomföra två nationella träffar för ungdomar inom Amnesty.
- Tillhandahålla relevant information av och för ungdomsgrupperna på webben. 		- Genomföra ytterligare två nationella träffar för ungdomar inom Amnesty.

Intersektionella möten

Fast/disp i december Disp i juni
- Deltagande i det årligen återkommande Directors Forum.

Personalutbildning

Fast/disp i december Disp i juni
- Erbjuda personalen utbildning för kompetensutveckling, dels allmänt inom mr-området, dels inom respektive anställds arbetsområde. - Ytterligare resurser för personalutbildning

Årsmötet

Fast/disp i december Disp i juni
- Kostnader i form av resor, kost och logi för inbjudna gäster och funktionärer till årsmötet/mr-konferensen.
- Kostnader i form av resor, kost och logi för personal under årsmötet/mr-konferensen.
- Produktion av årsmöteshandlingar.
- Produktion av verksamhetsberättelse 2003.
- Omkostnader för Granskningskommittén.
- Kostnader för planeringsmöte med det arrangerade distriktet.
- Att erbjuda medlemmarna möjlighet att följa årsmötet/mr-konferensen via webben.
Styrelsen

Fast/disp i december Disp i juni
- Löpande bistå sektionsstyrelsen med service och stöd. Planera och följa upp styrelsens möten.
- Rese- och boendekostnader i samband med styrelsemöten.
- Rese- och boendekostnader för av styrelsen utsedda arbets- och uppdragsgrupper.
- Övriga kostnadsersättningar för styrelsen och av styrelsen utsedda arbets- och uppdragsgrupper.
- Medlemskap och deltagande i Ideell Arena.
- Deltagande i det årligen återkommande Chairs Forum.
ICM/Internationella möten

Fast/disp i december Disp i juni
- Inget ICM eller internationellt finansmöte inplanerat 2004.
Valberedningen

Fast/disp i december Disp i juni
- Omkostnader för valberedningen.
Budgetmöte

Fast/disp i december Disp i juni
- Anordna sektionens årliga budgetmöte.
Verksamhetsplanering

Fast/disp i december Disp i juni
- Samordna arbetet med framtagande av sektionens verksamhetsberättelse.
- Bevaka genomförandet av den internationella handlingsplanen (ISP) och IS operativa plan 2004-2006 (ISOP1). Bistå styrelsen i framtagandet av den svenska sektionens handlingsplan 2004-2010.
- Hålla planerings- och utvärderingsmöten på sekretariatet.
Allmänna reskostnader och oförutsedda utgifter

Fast/disp i december Disp i juni
- Medel för resor och oförutsedda utgifter. - Medel för resor och oförutsedda utgifter.

5. Information och kommunikation

Massmedia

Fast/disp i december Disp i juni
- Distribuera pressmeddelanden som kommer via IS eller produceras av sektionen.
- Bearbeta och besvara förfrågningar från media.
- Anordna presskonferenser, t ex i samband med publiceringen av Årsrapporten.
- Prenumerera på pressklipp.
- Delta i internationellt möte för pressekreterare.
- Producera information samt dagliga pressnotiser på webben.

MR-information

Fast/disp i december Disp i juni
- Besvara externa förfrågningar om mr och Amnestys arbete.
- Effektuera beställningar av land- och temainformation, inkl inköp av land- och temarapporter.
- Göra land- och temainformation och allmän information om Amnesty tillgänglig på webben.
- Ta emot och förmedla relevant information till IS samt bearbeta och översätta denna.
- Ta emot studiebesök och svara för viss information i skolor o d.
- Distribuera det elektroniska nyhetsbrevet e-nytt till intresserade.

Amnesty Press

Fast/disp i december Disp i juni
- Produktion och utgivning av fyra nummer av tidningen Amnesty Press.
- Publicera Amnesty Press på webben.
Marknadsföring och informationsmaterial

Fast/disp i december Disp i juni
- Produktion av bastrycksaksmaterial för information och marknadsföring, bl a värvningsfolder, en "handbok" om Amnesty, material om vilka möjligheter det finns att bli aktiv medlem samt affischer.
- Upptryckning av en ny grafisk manual samt affischer till grupperna. Dessutom pins som ingår i Välkomstpaketen till nya medlemmar.
- Under 2004 kommer sektionens material att anpassas till den nya grafiska profilen samt samordnas med Amnestyfondens material då insamlingsverksamheten slås ihop. Allt trycksaksmaterial kommer att ses över successivt under året, bl a kommer en översyn att göras av Välkomstpaketet.
- Marknadsföra Amnesty via webben.
6. Finansiell stabilitet och tillväxt

Medlemmarna

Fast/disp i december Disp i juni
- Aktiviteter för att förmå sektionens medlemmar att förnya sitt medlemskap i Amnesty.
- Avisering uppdelad på telemarketing till en mindre grupp medlemmar och utskick till den större gruppen. Målsättningen är att så många som möjligt av sektionens medlemmar ska betala sin medlemsavgift via autogiro samt att minska avhoppssiffrorna. Ett medgivandebesked för autogiro kommer därför att ingå både i avseringen och den första påminnelsen. Medlemskort för 2004 skickas med i aviseringen samt i påminnelse 1. Möjlighet att tipsa om en vän som vill bli medlem eller att värva en medlem genom ett extra inbetalningskort.
- Två påminnelsebrev till dem som inte förnyat via aviseringen. Sedan telemarketing till de medlemmar som varken har förnyat sitt medlemskap via aviseringen eller brevpåminnelserna.
- Brevutskick för att återvärva de medlemmar som har lämnat Amnesty under de senaste två åren. I år ingår även ett aktionskort med möjlighet att agera.
- Telemarketingaktivitet gentemot de nya givare som värvas in för att få dem att bli autogiromedlemmar.
- Medlemsvärvning genom Face2Face under våren, budgeten för detta ligger under Insamlingskostnader.
- Under året planeras en "Medlem värvar medlem"-aktivitet med syftet att få befintliga medlemmar att värva nya medlemmar. Denna gång riktad till de icke-aktiva medlemmarna. Eventuellt kommer även en fortsättning av "Värva till tusen"-kampanjen att genomföras.
- Tackbrev till samtliga autogiromedlemmar. I brevet finns en kupong där det finns möjlighet att höja gåvobeloppet till Amnesty. Innehåller även medlemskort. I år testar vi även att skicka brevmärken till autogiromedlemmarna i medlems- och givarvårdande syfte.
- Möjlighet att bli medlem via webben genom betalningslösning, intresseanmälningsformulär och autogiroblankett. Möjlighet att tipsa om någon som vill bli medlem på nätet.
- Utveckling av nya värvningskanaler; t ex se över möjligheten av medlemsvärvning via e-post och sms.
- Utskick av information till nya medlemmar.
- Utskick till personer som är intresserade av Amnesty. Utskick till personer som medlemmar har rekommenderat. Påminnelseutskick till dem som inte svarar.
- Utplacering av värvningsfoldrar.
- Profilannonsering för att stärka varumärket och därmed underlätta värvningen.
Insamling

Fast/disp i december Disp i juni
- Sex givarbrev för att samla in budgeterade intäkter hos Amnestys egna givare och medlemmar. Under året ska givarbreven utvecklas ytterligare. Det rör sig om segementeringar i registret, t ex när det gäller frekvensen. Vi kommer att testa utseendet också för att komma fram till den mest effektiva varianten.
- Fortsatt satsning på Face2Face då det fortfarande är den mest kostnadseffektiva värvningen direkt på autogiro. Diskussioner förs om att driva det i egen regi som Danmark och Finland. En utredning kommer att göras och antagligen en test att driva det själva.
- Fundraising i samband med kampanj, ej specifierade aktiviteter som hör ihop med kampanjen mot våld mot kvinnor.
- Utveckling av samarbeten med företag.
- Sprida information om möjligheten att testamentera till Amnesty. Framtagande av informationsmaterial och utskick. Även information om minnes- och högtidsgåvor tas fram. Ta juridisk hjälp i de fall inkomna testamenten överklagas av t ex anhöriga.
- Få de befintliga spararna i Humanfonden att stanna kvar genom någon "vårdande" aktivitet som görs tillsammans med Banco. Ett mindre utskick under året för att få in fler sparare om marknaden tillåter.
- Månadsgåvan; utskick till de som tidigare gav på Almanackan. Utskick till de befintliga givarna på månadsgåvan (ett brev och ett häfte med inbetalningskort för varje månad skickas ut). Ett utskick till blivande månadsgåvogivare görs samtidigt.
- Nyrekrytering givare. Ett externt utskick till nya adresser för att öka vår bas med givare. Testa att rekytera rena givare för att sedan få dem att gå över till autogiro och medlemskap.
- Insamling via betalningslösning på webben.
- Avgift till SFI och FRII.
- Utbildning och deltagande i seminarier, bl a i FRIIs regi. 		- Amnesty Supporter, utskick till företag för att få dem att bli Amnesty Supporter. Vårdande aktiviteter för att behålla de företag vi har.
- Ytterligare resurser för övriga företagssamarbeten.
- Ytterligare resurser för testamentes-, minnes- och högtidsgåvor.
- Uppgradera befintliga autogirogivare genom att ringa upp dem och be dem att öka sitt månatliga givande.
- Deltagande i internationell fundraisingutbildning.




Registerhantering

Fast/disp i december Disp i juni
- Personnummersättning av registret.
Försäljning

Fast/disp i december Disp i juni
- Inköp av rapporter från IS och andra sektioner samt inköp av egenproducerat material för försäljning. En hel del material måste nybeställas i s m lansering av en ny grafisk profil. - Ytterligare resurser för inköp och produktion av material för försäljning.

7. Gemensamma kostnader

Sekretariatet och personal

Fast/disp i december Disp i juni
- Förse sekretariatet med lokaler och därtill hörande service i form av städning, kontorsmaterial och utrustning, försäkringar, el, telefoni, porto, kopieringspapper etc.
- Inköp av referenslitteratur, tidskrifter och tidningar.
- Sekretariatets IT-stöd.
- Fasta personalkostnader motsvarande ca 19,5 tjänster. 		- Ca 2,5 fasta tjänster på årsbasis.
- Ytterligare resurser till friskvård och personalvård.
- Informationsdag för frivilliga och praktikanter.

8. Internationella rörelsen

Fast/disp i december Disp i juni
- IS-avgift.