Protokoll från styrelsemöte den 18 oktober Underlag till styrelsemöte 1-2 december 2003

      amnesty international
svenska sektionen svenska amnestyfonden

PROTOKOLL NR 4/2003/2004

Möte med sektionens styrelse den 18 oktober 2003

Ledamöter Närvarande
Maria Eklund X
Christian Gräslund X
Jeanette Irekvist X
Fredrik Kron X
Lisa Moraeus X
Anja Persson X
Jörgen Persson X
Hanna Roberts X, § 65-72, mötesordförande § 66-72
Magnus Öhman X, § 65-72
Suppleanter
Christian Engberg X
Mia Jansson Anmält förhinder
Sune Montán X, mötesordförande § 55-65
Sekretariatet
Carl Söderbergh
Dan Grundin 		X
X, mötessekreterare

§ 55 Mötet öppnas

Mötet öppnas av mötesordförande Sune Montán.


§ 56 Val av justerare och rapportör till Grupptrycket

Beslut

att utse Jeanette Irekvist till rapportör till Grupptrycket samt till att, jämte ordförande, justera protokollet.


§ 57 Val av ordförandereserv för nästa möte

Beslut

att utse Magnus Öhman till ordförandereserv för nästa möte.


§ 58 Fastställande av dagordning

Beslut

att fastställa dagordningen med de tillägg och ändringar som framgår av protokollet.


§ 59 Protokoll från möte med sektionens styrelse 27-28 september 2003

Beslut

att lägga protokollet till handlingarna.


§ 60 Rapport om per capsulambeslut

Mötesordförande meddelar att inga per capsulambeslut fattats sedan styrelsens junimöte.


§ 61 Rapport från Amnestyfonden

Lisa Moraeus meddelar att hon kommer att delta på Amnestyfondens nästa styrelsemöte den 8 november. Hon förtydligar även att de förslag på riktlinjer för kontaktpersonerna i respektive styrelse som tagits fram på sikt bör ingå i sektionens arbetsordning.


§ 62 Rapport från sekretariatet

Vad gäller media rapporterar Carl Söderbergh att vi fått uppmärksamhet för våra rapporter på Afghanistan och Israel och de ockuperade områdena. Vidare har Iran uppmärksammats i samband med att Shirin Ebadi tilldelades Nobels fredspris, samt dödsdomen mot Afsaneh Nouroozi.

Sektionen har haft två uppmärksammade besök den senaste tiden. Rick Halperin, känd dödsstraffsmotståndare från Texas, USA, deltog i seminarier anordnade av Aktionsgruppen mot dödsstraffet och besökte även Riksdagen. Vidare anordnades ett press- och informationsseminarium på sekretariatet med Riad al-Turk, välkänd f d samvetsfånge från Syrien.

Lobbyarbetet har handlat om EUs framtidskonvent. Carl Söderbergh har deltagit i Studio Ett i ett inslag om asyl- och flyktingrätt, dessutom uttryckte Amnesty, Caritas, Rädda Barnen och Svenska Röda Korset i ett brev inför Riksdagens partiledardebatt organisationernas oro över EUs framtida flyktingpolitik. Den 21 oktober kommer Dick Oosting, chef för Amnestys EU-kontor i Bryssel, att besöka sekretariatet.

Carl Söderbergh informerar styrelsen om förberedelserna inför kampanjen om våld mot kvinnor. Fyra regionala utbildningar kommer att hållas i november i år och januari nästa år. Katarina Bergehed deltog, för sektionens räkning, i mitten av oktober på ett möte i Holland om begreppet "due diligence". Den 17 oktober hölls ett möte med ett 15-tal kvinnoorganisationer inför kampanjen. Rapporter från dessa möten kommer. Carl Söderbergh påminner styrelsens ledamöter om att de bör inkomma med synpunkter på kampanjens upplägg till sekretariatet eller Anja Persson senast måndag den 27 oktober.

Dan Grundin informerar styrelsen att både Jönköpingsdistriktet och distrikt Älvsborg-Bohuslän beslutat att vid årsskiftet lämna Region väst.


§ 63 Budget 2004

Jörgen Persson redogör övergripande för sekretariatets förslag till budget 2004 och går därefter igenom kostnadsbudgeten för de oilka programmen. Budgeten är i dagsläget något underbalanserad, d v s kostnaderna är större än intäkterna.

På en fråga vad gäller IS-avgiftens storlek förtydligar Jörgen Persson att den svenska sektionen strikt följer de redovisningsprinciper som den internationella rörelsen fastslagit. Samma principer ligger till grund för sektionens redovisning till SFI och allmänheten i Sverige. Styrelsen diskuterar även stödet till Rådgivningsbyrån för asylsökande och flyktingar (RGB), samt de ökande kostnaderna för olika typer av pappersburna utskick från sekretariatet. Styrelsen inser vikten av stödet till RGB, men påpekar att sektionen bör försöka att aktivt bidra till en diskussion om hur man hittar en långsiktig lösning på RGBs ekonomiska problem. Vad gäller utskick så är det styrelsens åsikt att allt amnestymaterial ska tilhandahållas på nätet eller skickas elektroniskt och att pappersutskick, där de inte är absolut nödvändiga, ska vara ett undantag enbart för de medlemmar och grupper som inte har tillgång till datorstöd och uppkoppling mot internet. Vad gäller Blixtaktioner vill styrelsen inte gå så långt som att avgiftsbelägga pappersutskicken, men en uppmaning om att själv hämta blixtaktionerna på nätet bör gå ut till samtliga mottagare.

Carl Söderbergh lyfter frågan om Amnesty Business Groups (ABG) projektanställning. Det finns önskemål från ABG om att projektanställningen övergår i en tillsvidareanställning. Carl Söderbergh redogör för ABGs ekonomi och ställer sig positiv till denna förfrågan.

Beslut

att uppdra åt generalsekreteraren att besluta i frågan om ABGs projektanställning.


Därefter går Jörgen Persson igenom de disponibla delarna i förslaget till budget och redogör för reservernas storlek. Styrelsen föreslår efter denna genomgång att sekretariatet till budgetmötet presenterar ett förslag till en balanserad budget 2004.

Beslut

att tillsvidare anta den av sekretariatet föreslagna intäktsbudgeten 2004 på 36 070 tkr,

att tillsvidare anta den av sekretariatet föreslagna kostnadsbudgeten 2004 på 36 216 tkr, samt

att ge sekretariatet i uppdrag att till budgetmötet presentera en balanserad budget.


§ 64 Budget 2005

Jörgen Persson redogör för det överpripande förslaget till budget 2005. Jeanette Irekvist påpekar vikten av långsiktiga fundraisingstrategier i sektionen för att skapa tillväxt.

Beslut

att tillsvidare anta den av sekretariatet föreslagna budgeten 2005.


§ 65 Prognos 2003-2008

Jörgen Persson redogör för tre tänkta scenarier för intäkternas utveckling de kommande åren. Den "neutrala" prognosen, som väl får ses som den mest realistiska, pekar på att sektionens tillväxt kommer att vara mycket blygsam.

Styrelsen poängterar i sin diskussion om prognoserna behovet av att genom långsiktiga strategier skapa ökad ekonomisk tillväxt. Satsningen på autogiro har visat att sektionen måste fortsätta bygga långsiktiga relationer med sina medlemmar och bidragsgivare. Positivt för framtiden är dock att beroendet av intäkter från Humanfonden har minskat till en nivå jämförbar med andra intäktsslag.


§ 66 Handlingsplanen

Maria Eklund inleder och lyfter upp två punkter till styrelsen, dels frågan om hur man bör hantera motioner om handlingsplanen till årsmötet 2004, dels sektionens synpunkter på IS operativa plan 2004-2006 (ISOP1).

Styrelsen ser en fara i att det kan bli ont om tid att diskutera eventuella motioner på årsmötet, eftersom en dag kommer att upptas av mr-konferensen. Enligt årsmötesbeslutet 2003 ska medlemmarna "beredas möjlighet att inkomma med motioner i frågor som rör handlingsplanen" och styrelsen bör vara de som avgör om en motion rör handlingsplanen eller inte. Det finns dock en risk att årsmötet beslutar att ta upp även andra motioner som inkommit.

Beslut

att handlingsplanegruppen till decembermötet 2003 tar fram ett förslag på hur motioner om handlingsplanen ska hanteras på årsmötet 2004.


När det gäller ISOP1 ska kommentarer på den vara IS tillhanda senast den 15 november. Styrelseledamöternas synpunkter måste vara lämnade i styrelsens diskussionsdatabas senast den 9 november. Christian Gräslund poängterar att det är sektionens kommentarer styrelsen ska ge, vilket innebär att styrelsen måste försöka redogöra för vad sektionen tidigare sagt sig vilja prioritera.

Beslut

att uppdra åt handlingsplanegruppen och generalsekreteraren att förbereda sektionens remissvar om ISOP1.


Sune Montán rapporterar om handlingsplanegruppens övriga arbete. Christian Engberg påpekar att handlingsplanen bör innehålla en beskrivning av hur sektionens kommunikation och informationshantering via den externa och interna hemsidan kan ge stöd åt handlingsplanens externa mål för mr-arbetet.

Beslut

att uppdra åt Christian Engberg att, i samråd med handlingsplanegruppen och sekretariatet, till januarimötet 2004 ta fram ett underlag om hur sektionens externa och interna hemsida ska stödja handlingsplanens externa mål för mr-arbetet.


§ 67 Avtal om gemensam insamling mellan sektionen och Amnestyfonden

Hanna Roberts inleder och redogör för de förhandlingar om gemensam insamling som förts mellan sektionen och Amnestyfonden. Styrelsen föreslår efter diskussion att de nio principerna för avtalet omformuleras till åtta principer. Fördelningsnyckeln för intäkterna (1 enligt underlaget) föreslås vara 89% för sektionen och 11% för Amnestyfonden, fördelningsnyckeln för insamlingskostnaderna (2A enligt underlaget) föreslås vara 91% för sektionen och 9% för Amnestyfonden.

Beslut

att godkänna de åtta principerna som avtalsunderlag för framtida samarbete mellan sektionen och Amnestyfonden,

att erbjuda Amnestyfonden fördelningsnyckel 1 (89/11) och 2A (91/9) som avtalsunderlag för framtida samarbete mellan sektionen och Amnestyfonden,

att styrelsen, genom att erbjuda fördelningsnyckel 2A, därmed prioriterar biståndsarbetet för sektionens räkning och att detta ska framgå i sektionens kommande handlingsplan,

att om Amnestyfonden accepterar sektionens erbjudande, uppdra åt sekretariatet att ta fram ett avtal under översyn av SFI, sektionens och Amnestyfondens revisorer och en avtalsjurist. Vid smärre ändringar bör sektionsstyrelsens ordförande samt Amnestyfondens ordförande rådfrågas,

att sektionsstyrelsens ordförande skriver under avtalet som gäller från och med år 2004, samt

att uppdra åt sekretariatet att se över budgetprocessen 2004 utifrån ovanstående beslut om Amnestyfonden accepterar styrelsens erbjudande.


§ 68 Uppdragsdirektiv

- Gruppernas ansvar för sektionens ekonomi

Jeanette Irekvist presenterar förslaget till direktiv.

Beslut

att anta direktiven, med tillägget att förslaget om sekretariatets deltagande i uppdragsgruppen stryks.


- Översyn av sektionens reservpolicy

Jeanette Irekvist presenterar förslaget till direktiv.

Beslut

att anta direktiven.


- Mångfald och jämställdhet

Lisa Moraeus presenterar förslaget till direktiv. Styrelsen noterar att uppdraget innebär en stor uppgift, men överlåter till gruppen att göra nödvändiga avgränsningar. Gruppens arbete ska ses som en start på en viktig process inom sektionen.

Beslut

att anta direktiven.


§ 69 Årsmötet/mr-konferensen 2004

Fredrik Kron redogör för tidsplanen för styrelsens förberedelser inför årsmötet/mr-konferensen 14-16 maj 2004. Förslaget är att hålla årsmötesförhandlingarna på fredag eftermiddag och söndag, och mr-konferensen på lördag. Fredrik Kron presenterar även förslag på innehåll för mr-konferensen i form av föreläsningar, seminarier och work-shops. Styrelsen är positiv till upplägget av årsmötet/mr-konferensen och idén med parallella föreläsningar, seminarier och work-shops. Det är dock viktigt att mr-konferensen innehållsmässigt fokuserar på kampanjen om våld mot kvinnor. Det kan finnas en risk att årsmötet hamnar under tidspress då även beslut om sektionens handlingsplan ska fattas och handlingsplanegruppen och årsmötesgruppen bör därför samråda om planeringen.

Beslut

att fastställa den föreslagna tidsplanen för styrelsens förberedelser inför årsmötet/mr-konferensen 2004.


§ 70 Beslut i samband med t f ordförandeskapet

- Beslut om teckningsrätt

I samband med att Hanna Roberts som nyvald ledamot av den internationella styrelsen (IEC) avgår som svenska sektionens ordförande, träder vice ordförande Christian Gräslund in som t f ordförande fram till årsmötet 2004. Teckningsrätten övergår därmed från Hanna Roberts till Christian Gräslund.

Beslut

att följande personer, var för sig, äger rätt att teckna sektionens firma:
t f Sektionsordförande, Christian Gräslund
Kassör, Jeanette Irekvist
Generalsekreterare, Carl Söderbergh
Kontorschef, Dan Grundin

att följande personer var för sig vid belopp upp till 15 000 kronor, två i förening vid
belopp överstigande 15 000 kronor, äger rätt att teckna sektionens bank- och postgirokonto:
t f Sektionsordförande, Christian Gräslund
Kassör, Jeanette Irekvist
Generalsekreterare, Carl Söderbergh
Kontorschef, Dan Grundin
Sekretariatsanställd, Jörgen Persson
Sekretariatsanställd, Annica Blidegård

att återkalla alla tidigare beslut om teckningsrätt,

att inköp av varor, tjänster och inventarier regleras separat genom attestfunktionen som innehas av generalsekreteraren och kontorschefen,

att förklara paragrafen omedelbart justerad.


- Vice ordförande

Beslut

att utse Maria Eklund till ny vice ordförande.


- Ordinarie ledamot

Beslut

att suppleant Sune Montán träder in som ordinarie styrelseledamot.


- Deltagande i interna diskussionsfora

Beslut

att Hanna Roberts även fortsättningsvis kan delta i det internationella utskottets interna diskussionsdatabas, men inte i styrelsens interna diskussionsdatabas.


§ 71 Övriga frågor

- Ungdomsrådets verksamhetsplan 2003-2004

Styrelsen tar del av Ungdomsrådets verksamhetsplan 2003-2004.

Beslut

att godkänna Ungdomsrådets verksamhetsplan 2003-2004.


- Granskningskommitténs brev till styrelsen

Styrelsen tar del av Granskningskommitténs brev.


- Lån till Stockholmsdistriktet

Jörgen Persson meddelar att Stockholmsdistriktet inkommit med en förfrågan om ett lån från sektionen.

Beslut

att bevilja Stockholmsdistriktet ett lån på 150 000 kr på villkor som bestäms av generalsekreteraren.


- Fråga om projekttjänst vid distriktscentret i Malmö

Lisa Moraeus väcker frågan om beslut om projekttjänsten i Malmö. Christian Engberg meddelar att detta kommer att tas upp inom ramen för den projektutvärdering som ska behandlas av styrelsen i mars 2004.


- Utvärdering av styrelsemötet

Beslut

att tf ordförande tar upp utvärderingen av helgens styrelsemöte vid nästkommande styrelsemöte.


§ 72 Mötet avslutas

Hanna Roberts tackar mötesdeltagarna och avslutar mötet.




Sune Montán Hanna Roberts
Mötesordförande Mötesordförande




Jeanette Irekvist Dan Grundin
Justerare Sekreterare