Förslag till budget 2004 Underlag till styrelsemöte 1-2 december 2003

Till: Styrelsen
Från: Sekretariatet
Datum: 26 november 2003

Förslag till budget 2004
(5 bilagor)

Budget 2004

Inledning
Styrelsen beslutade på sitt junimöte att budgeten 2004 skall omfatta cirka 36 Mkr. Budgeten skall vara balanserad.

Sekretariatet fick av styrelsen i uppgift att till styrelsemötet den 18 oktober ta fram ett förslag till en preliminär budget. Den budget sekretariatet presenterade för styrelsen var underbalanserad med 146 tkr. Styrelsen antog på styrelsemötet budgeten samtidigt som man gav sekretariatet i uppdrag att till budgetmötet justera budgeten så att den blev balanserad, vilket skett.

Den 15 november hölls budgetmötet. Budgetmötet hade inga synpunkter på styrelsens förslag till budget.

Förhandlingarna mellan Amnestyfonden och sektionen om gemensam insamling håller nu på att avslutas. Om den gemensamma insamlingen genomförs kommer budgeten behöva justeras. Intäktsbudgeten kommer att öka med de intäkter som bedöms kunna genereras från Amnestyfondens insamlingskanaler. Budgeterade insamlingskostnader kommer också att öka då resurser behövs för att bearbeta dessa insamlingskanalerna. Slutligen måste nytt material tryckas upp och givare informeras om att deras gåvor delas mellan sektionen och Amnestyfonden. En del av dessa insamlingskostnader är att se som engångskostnader i samband med att sammanslagningen genomförs. För att täcka dessa engångskostnader kan budgeten behöva underbalanseras något, i annat fall kommer startkostnaderna för den gemensamma insamlingen medföra att annan verksamhet måste dras ned.

Intäktsbudget
(Bilaga 2)

Inledning
Sekretariatet tog till styrelsemötet i juni 2003 fram ett utkast till intäktsbudget. Detta utkast låg sedan till grund för styrelsens beslut om rambudget.

Nedan följer en kort sammanfattning av intäktsbudgeten uppdelad på intäktsslag. En minskning av budgeterade gruppavgifter har gjorts sedan oktoberversionen. Totalt uppgår intäktsbudgeten 2004 till 36 040 tkr mot 35 740 tkr 2003.

Septemberprognosen visar på att totala intäkter 2003 blir 37 100 tkr.

Nedanstående text är densamma som presenterades vid styrelsens oktobermöte.

Medlemsavgifter
Intäkterna från medlemsavgifter har stadigt minskat de senaste åren. Minskningen bedöms komma att fortsätta även 2003. Att värva nya medlemmar är mycket kostsamt och vi har inte möjlighet att satsa de stora resurser som skulle krävas för att helt stoppa minskningen. Autogirosatsningen har i vart fall medfört att vi tappar färre medlemmar vilket innebär att minskningen inte är så stor som tidigare år.

Årsmötets beslut om höjd gruppavgift innebär att intäkter från dessa beräknas öka något..

Försäljning
Intäktsgruppen budgeteras i stort sett till samma belopp som 2003. Tack vare ett årsmötesbeslut 2003 kan nu Amnesty Press komma ut med en mer jämn fördelning över året. Därmed bör det bli lättare att sälja annonsbilagor i tidningen.

Prenumerationer
Under 2004 kommer Kortkampanjen att uppmärksammas genom en ibladning i Amnesty Press. Vi hoppa detta skall medföra nya prenumeranter och därmed att intäkterna ökar.

Gåvor och bidrag
Intäkterna från intäktsgruppen Gåvor och bidrag exklusive Human- och Hjälpfondsutdelning beräknas öka med 1 770 tkr jämfört med prognosen för 2003 och öka med 2 000 tkr jämfört med budgeten 2003. Eftersom Humanfonden budgeteras mycket lägre än 2003 blir slutresultatet för intäktsgruppen att intäkterna budgeteras 878 tkr högre än 2003.

Inom intäktsgruppen har vi budgeterat intäkter från insamlingsbrev lägre än 2003. Tack vare att extra pengar satsas på nyvärvning av givare räknar vi med att kunna få lika stora intäkter 2004 som prognosen för 2003.

Gåvor via autogiro budgeteras 2,3 Mkr höge än 2003. All givarvärvning har de sista åren inriktats på autogirogivare, därav uppgången. Under 2003 blev det svårare att värva genom direktdialog (värvning på stan), ökningstakten på autogirogåvor bedöms därför komma att minska.

Speciella insamlingsaktioner budgeteras till 300 tkr mot 0 år 2003. Att skicka ett häfte med månadsinbetalningsavier till före detta almanacksgivare har slagit väl ut 2003 (ej budgeterat) och insamlingsformen beräknas ge lika stora intäkter 2004.

Humanfonden har budgeterats till 70 % av beräknad utdelning i april 2003, i enlighet med styrelsebeslut från januari 2000. Budgeterad intäkt om 2 860 tkr kan jämföras med budget 2003 om 4 132 tkr, budget 2002 om 5 727 tkr och budgeten 2001 om 8 500 tkr. Jämfört med budgeten 2001 budgeteras alltså Humanfonden 5 640 tkr lägre 2004!

Gemensam insamling för Sektionen och Fonden
Möjligheterna att ha gemensam insamling för Fonden och Sektionen från och med 2004 undersöks. Alla intäkter kommer i så fall först att komma till sektionen varefter de fördelas mellan sektionen och fonden. Fördelningsnyckeln kommer att baseras på Fondens respektive Sektionens budgeterade intäkter 2004 varför den gemensamma insamlingsformen inte bör påverka förslaget till intäktsbudget.

Insamlingsevent
Ett större insamlingsevent kan komma att genomföras 2004, intäkter från detta har inte tagits med i förslaget till intäktsbudget. Om det längre fram under 2003 står helt klart att eventet kommer att genomföras kan budgetramen komma att behöva justeras.


Kostnadsbudget
(Bilaga 3 och 4)

Inledning
Styrelsens förslag till kostnadsbudget från oktober har justerats ned från att omfatta 36 216 tkr till 36 040 tkr.
Neddragningarna sedan oktoberbudgeten avser följande delprogram:
- Blixtaktioner och Kortkampanjen (-66 tkr) . Minskning av mängden pappersutskick, tidigare var värvningskampanjkostnaderna överbudgeterade.
- Medlemmarna (-40 tkr). Minskning av budgeten för medlemsvärvning.
- Sekretariatet (-30 tkr).
- Personalkostnader (-50 tkr).
Följande delprogram har fått ökade resurser:
- Mediaarbete (+10 tkr). Ökning av budget för att marknadsföra årsrapporten.

Nedanstående text är med några mindre korrigeringar densamma som presenterades på oktobermötet.

Budgetramen 2004 på 36 Mkr är i nivå med 2003 (35,7 Mkr) men väsentligt lägre än 2002 (40,3 Mkr) och 2001 (44 Mkr). Samtidigt har kostnadsläget ökat, med en inflationstakt på drygt 2 % skulle kostnadsramen istället behöva öka med 1 Mkr varje år för att hålla verksamheten på oförändrad nivå.

En stor del av Amnestys kostnader är att ses som fasta. Dit hör IS-avgiften, avgiften till EU-föreningen, hyra och personalkostnader. Dessa kostnader är svåra att på kort tid påverka. Stora besparingar gjordes 2002 i Amnestys rörliga kostnader. Ytterligare minskningar av budgeten var nödvändiga 2003. Samtidigt hade möjligheterna att spara på de rörliga kostnaderna minskat, varför det blev nödvändigt att dra ned på de fasta kostnaderna och då speciellt personalkostnaderna. Ytterligare besparingar är nu nödvändiga i budgeten 2004. Även om det inte är fråga om lika stora neddragningar som de senaste två årens innebär de en ytterligare nedhyvling av de rörliga kostnaderna samtidigt som personalkostnaderna minskas genom vakanshållningar.

I budgeten görs en uppdelning i Programkostnader, Personalkostnader, IS-avgift och Sekretariatskostnader. -Programkostnader innefattar kostnader för kampanjer, utbildningar, avgift till Rådgivningsbyrån m m.
-IS-avgiften är det obligatoriska bidraget vi betalar till det internationella sekretariatet.
-Sekretariatskostnader är kostnader för Amnestys sekretariat. Hyra, ADB-kostnader och tryckeri är exempel på sekretariatskostnader.
-Personalkostnader innefattar alla löner och ersättningar med undantag för projekttjänster. Lön i samband med projekttjänst budgeteras som programkostnad.

Nedan kommenteras de kostnader som budgeterats för respektive program. Att ett programområde tilldelas lite pengar behöver inte betyda att det nedprioriteras. Den stora kostnaden för de flesta programområden är personal, hur mycket sekretariatets anställda arbetar med respektive program framgår inte nedan. I bilaga 5 kan man få en uppfattning om detta i kolumnen direkt lön (dl).

Aktioner & kampanjer
Av budgeten om 300 tkr skall 225 tkr användas för Kvinnokampanjen. Ytterligare 225 tkr finns avsatt för kampanjen under programmet Insamlingsarbete.

Vi kommer att försöka hitta en eller flera företagssponsorer till kvinnokampanjen.

Lobbyverksamhet
Största budgetposten inom programmet är avgiften till EU-föreningen vilken uppgår till 400 tkr. Avgiften bestäms efter sektionens insamlingsresultat och kan alltså inte direkt påverkas av sektionen.

Flyktingarbete
Största budgetposten (210 tkr) är avgiften och bidraget till Rådgivningsbyrån för asylsökande och flyktingar. Styrelsen beslutade på sitt junimöte att Amnesty skall lämna bidrag till Rådgivningsbyrån 2004 då Rådgivningsbyrån befinner sig i en svår ekonomisk situation. Att minska bidraget till Rådgivningsbyrån är något som nu övervägs.

Budget för medlemsaktiviteter
Budgeterade kostnader för specialgrupper, arbetsgrupper, distrikt, samordnare, ungdomsarbete och medlemsutbildning minskar för alla delprogrammen utom medlemsutbildning. Anledningen till att kostnaderna för medlemsutbildning ökar är projektet "frivilligt ledarskap".

Blixtaktioner och Kortkampanjen
Det diskuteras om kostnaderna för Blixtaktioner kan minskas, det skulle kunna göras genom att vi slutar skicka den i pappersform. Ett alternativ är att ta betalt för pappersupplagan av blixtaktionerna.

Antalet prenumeranter på Kortkampanjen har minskat kraftigt. Kortkampanjen kommer därför uppmärksammas under 2004 genom en ibladning i Amnesty Press, kostnaden för denna är 56 tkr.

Regional verksamhet
Sektionen fortsätter att lämna det årliga bidraget om 95 tkr till verksamheten i Region Väst. Distrikt Bohuslän norra Älvsborg samt Jönköpingsdistriktet har valt att utträda ur regionen från och med årsskiftet. Bidraget kommer därför att gå till Göteborgsdistriktet.

Vad gäller distriktscentret i Malmö kommer detta även 2004 att bekostas av SkåneBlekinge distriktet, finansieringen innefattar den av sektionen anställde som arbetar på centret.

Personalutbildning
Budgeterade kostnader för personalutbildning minskar något vilket kan förklaras med att en större andel vikarier kommer att arbeta på sekretariatet.

Årsmötet
Då årsmötet förläggs i Stockholm kommer sekretariatets kostnader att bli lägre än föregående år. Möjligen behöver det budgeteras för ett extra stöd till Stockholmsdistriktet.

Styrelsen och till den knutna arbetsgrupper
Något lägre budget än föregående år.

Mediaarbete
Av budgeten för mediaarbete är det kostnaderna för pressklipp som utgör den största delen, 100 tkr av totalt 149 tkr.

En mindre budget har lagts för inköp av årsrapporten och en presskonferens i samband med att den släpps. Det finns ingen budget för en svensk kortversion av årsrapporten.

Amnesty Press
Inför budgetåret 2002 beslutade styrelsen att antalet nummer av Amnesty Press skulle minska från sex till fyra. Förhoppningen var att gå tillbaka till sex nummer. Det har inte visat sig ekonomiskt möjligt och på styrelsemötet i juni beslutades att Amnesty Press även 2004 endast skall komma ut med fyra nummer.

Medlemsavisering och medlemsvärvning
Budgeten är i stort sett lika stor som föregående år.

Insamlingsarbete
Budgeten 2004 är 735 tkr högre än föregående år. Följande budgetdelar ökar

- fundraising i samband med Kvinnokampanjen,
- framtagande och utskick av testamentesbroschyr
- högre pris för face2face värvning (direktdialog)
- brevutskick för värvning av nya givare

Sekretariatet
Sekretariatskostnaderna innefattar hyra, el, porto, ADB och tryckeri. Budgeten är marginellt högre än föregående år.

Personalkostnader
Personalkostnaderna budgeteras till 9 187 tkr mot 8 609 tkr 2003. Höjningen beror på löneökningar, ingen ökning av tjänsteutrymmet planeras. Att ökningen blir så pass stor beror också på att personalkostnaderna 2003 var underbudgeterade.

För att hålla nere kostnaderna planerar vi att låta viss del av tjänsteutrymmet periodvis vara vakant 2004. Detta minskar budgeten med 320 tkr.

Bidrag till internationella rörelsen
IS-avgiften beräknas bli 677 tkr lägre 2004 än 2003. Utfallet är beroende av insamlingsresultatet samt pundkursen.

Fast och disponibel verksamhet
Enligt styrelsebeslut den 3 maj 2002 skall budgeten delas upp i en fast och en disponibel del. Den fasta delen kommer i stort att vara sig lik från år till år och ska innehålla sådana kostnader som är nödvändiga för att en svensk sektion ska kunna upprätthållas. Den disponibla delen är alla övriga budgeterade kostnader. Den disponibla delen får användas först när styrelsen fattat ett sådant beslut. I budgetförslaget skall både den fasta delen och den disponibla delen ingå.

Styrelsen antog en definition av den fasta verksamheten i juni 1998. Det finns dock verksamhet som definitionsmässigt är disponibel, men i praktiken fungerar som fast verksamhet under verksamhetsåret och om vilken beslut måste fattas i god tid innan budgeten tas. Styrelsen fattade beslut om sådan verksamhet på junimötet enligt förteckningen nedan.

-Kortkampanjen
-Amnesty Press (fyra nummer)
-Stöd till Rådgivningsbyrån
-Medlemsskap i EU-föreningen
-Medlemsvärvning

Sedan styrelsemötet i oktober har vissa ändringar gjorts i fördelningen mellan fasta och disponibla kostnader.

Sammanlagt har 25 590 tkr lagts som fast verksamhet i budget. För beslut i december 2003 finns 8 584 tkr och för beslut i juni finns 1 866 tkr. Ingen disponibel del finns för beslut i september.

Eget kapital och reservens storlek
Intäktsprognosen för 2003 innebär att det vid årets utgång 2003 beräknas finnas en överreserv om 490 tkr.

Kravet på hur stora reserverna skall vara bestäms efter hur stor personal- respektive sekretariatsbudgeten är. Eftersom dessa budgetdelar ökar jämfört med 2003 kommer också önskvärd reservnivå att öka. Vid ett 0-resultat 2004 kommer sektionens egna kapital att motsvara reservkravet, varken över- eller underreserv kommer att finnas.

Förslag till beslut
Sekretariatet föreslår styrelsen

att anta den budget som lades fram vid budgetmötet som sin definitiva
att december månads disponibla del antas.
att ge sekretariatet i uppdrag att göra nödvändiga anpassningar av budgeten för den händelse att Amnestyfonden och sektionen kommer att bedriva gemensam insamlingsverksamhet 2004.

Bilagor
1. Budget 2004 - sammanfattning
2. Intäktsbudget 2004
3. Ekonomisk verksamhetsplan för 2004
4. Programbudget 2004
5. Fördelade programkostnader 2004