Översyn av sektionens reservpolicy Underlag till styrelsemöte 1-2 oktober 2004

Till: Styrelsen
Från: Jeanette Irekvist, Patrik Cedemar och Jörgen Persson
Datum: 26 november 2004

Översyn av sektionens reservpolicy

Inledning
På styrelsens septembermöte 2003 tillsattes en uppdragsgrupp med följande uppgift:

”Uppdragsgruppens syfte är att ta fram förslag till riktlinjer för styrelsen gällande:

- När sektionens reserver kan användas.

- Lämplig storleksnivå på reserverna.

- Eventuell miniminivå på reserverna.”

Bakgrund
Sektionen reservpolicy bygger, med undantag för Humanfondsreserven, på en utredning som SCHIFM (IECs ekonomiska utskott) tagit fram till 1997 års ICM. Vid detta ICM uppmanades sektionerna att ta fram sina egna reservpolicys baserade på SCHIFMs riktlinjer.

Den svenska sektionens reservpolicy säger att reserverna bestäms till 75 % av budgeterade personalkostnader och 25 % av budgeterade sekretariatskostnader. Denna reserv kallas budgetbaserad reserv.

Humanfondsreserven utgörs av skillnaden mellan Humanfondsbudgeten och faktiskt utfall, förutsatt att årets resultat varit positivt.

För att avgöra lämplig storleksnivå på sektionens reserver har uppdragsgruppen studerat de riktlinjer som lämnats av Frivilligorganisationernas insamlingsråd (FRII). Därutöver har andra sektioners reservpolicys granskats samt andra insamlingsorganisationers reservnivåer. Slutligen har också en känslighetsanalys utförts.

Humanfondsreserven
Det har funnits en del oklarheter om hur reglerna kring Humanfondsreserven skall tolkas. Vid styrelsemötet i januari 2000 beslutades att avsättningar till Humanfondsreserven som gjorts två år tidigare skall lösas upp och utgöra en del av intäktsbudgeten för året.

Vi tolkar detta beslut så att en Humanfondsreserv inte får bli äldre än två år, sedan skall den lösas upp. Den upplösta reserven kan användas i budgeten för sektionens verksamhet. Den måste dock inte användas för sektionens verksamhet så snart den lösts upp. Om det finns en brist i den budgetbaserade reserven bör den upplösta reserven istället användas för att täcka denna. Om en sådan brist saknas kan istället den upplösta reserven bli en ”överreserv”, d v s pengarna sparas till kommande budgetår. För att göra resonemanget tydligare kommer här ett exempel.

Budget 1
Budget 2
Intäkter
100
100
Kostnader
-120
-100
Resultat
-20
0
Humanfondsreservsupplösning
20
20
Resultat efter upplösning
0
20
Rekommenderad nivå på budgetbaserad reserv
50
Befintligt eget kapital före H-fondsuppl
30
Befintligt eget kapital efter H-fondsuppl
50

En annan oklarhet är om Humanfondsreserven får användas för att täcka upp en för liten budgetbaserad reserv. Bäst åskådliggörs problemet med ett exempel.

Sektionen skall ha 1 000 tkr i budgetbaserad reserv. Vårt egna kapital uppgår till 1 100 tkr. Vi har en Humanfondsreserv uppgående till 250 tkr. Kan våra reservkrav anses vara uppfyllda med det egna kapital vi har?

Det vill säga är vårt reservkrav 1 000 tkr eller är det 1 250 tkr?

Vi anser att Humanfondsreserven inte får användas för att täcka upp brister i den budgetbaserade reserven. Reservkravet i exemplet ovan är alltså 1 250 tkr.

Utredning om reservens storlek
FRIIs policy
I FRIIs etiska riktlinjer sägs att en insamlingsorganisation bör överväga att ha både en nedre och en övre gräns för sitt sparande. Ett riktmärke är att eget kapital ska minst motsvara ett års verksamhetskostnader.

Amnestys reservnivå ligger lång under FRIIs riktmärke, men FRII påpekar också att varje organisation skall ta hänsyn till de faktorer som påverkar just dennas behov av reserver. Sådana kan vara storleken på fasta kostnader, risken för ett plötsligt intäktsbortfall och vilka långsiktiga åtaganden man har.

Andra sektioners reservpolicys
Den danska sektionen håller på att införa en reservpolicy enligt samma modell som Sverige tillämpar. Den brittiska sektionen har nyligen infört vad man kallar en riskbaserad reservstrategi.

Andra insamlingsorganisationers reservpolicys
En studie har gjorts av andra insamlingsorganisationers reservnivåer. Det är få av de granskade organisationerna som lever upp till FRIIs rekommendation om att det egna kapitalet skall vara lika stort som ett års verksamhetskostnader. Amnesty hör till de organisationer som har lägst reservnivåer.

Känslighetsanalys
I känslighetsanalysen har studerats risken för snabba intäktsbortfall och vilka möjligheter vi har att göra snabba kostnadsneddragningar. Vi har även sett till vilka långsiktiga åtaganden Amnesty har.

Risken för snabba intäktsbortfall har minskat väsentligt senaste åren. Vi får mindre pengar från Humanfonden samtidigt som fler givare är knutna till oss med autogiro.

Möjligheten att göra snabba kostnadsneddragningar har också minskat. Detta beror på de neddragningar i verksamheten som varit nödvändiga att genomföra de sista åren. På lite längre sikt (två år) finns det fortfarande stora möjligheter att påverka kostnaderna, men då genom personalneddragningar.

Amnesty har inga långsiktiga åtaganden, förutom personansvaret, som motiverar en hög reservnivå.

Känslighetsanalysen omfattar också en studie av vad som hände med reserverna under de ekonomiskt svåra åren 2001 och 2002. Vi har också gjort en bedömning av vad som kunde hänt om reservnivån varit väsentligt lägre än vad den var vid årets ingång 2001.

Känslighetsanalysen visar att vår reservnivå är tillräcklig för att klara en stor plötslig intäktsnedgång. En högre reservnivå ger naturligtvis ett större handlingsutrymme, man får en möjlighet att vänta ut krisen utan att göra personalneddragningar.

Slutsats
Direktiv 1 ” När sektionens reserver kan användas ”
Uppdragsgruppen anser att den nuvarande reservpolicyn skall tolkas så att den budgetbaserade reserven är en rekommenderad nivå. Reserven får användas vid plötsliga nedgångar i sektionens ekonomi. Reserven får också användas för fundraisingsatsningar. Om reserven används skall styrelsen sträva efter att så snart som möjligt återställa den.

Direktiv 2 ” Lämplig storleksnivå på reserverna ”
Den känslighetsanalys som gjorts visar att sektionens reserver är tillräckligt stora för att fylla sitt ändamål. Utredningen visar också att sektionen inte har för stora reserver, särskilt tydligt framgår det om man jämför med andra insamlingsorganisationers reservnivåer.

Den internationella rörelsen håller på med en utredning kring Amnestys reserver. Denna kan leda till att en internationell reservpolicy tas fram, eventuellt redan till nästa ICM.

Med hänsyn till ovanstående föreslår vi inte några förändringar av storleksnivån på reserverna.

Direktiv 3 ” Eventuell miniminivå på reserverna ”
Uppdragsgruppen föreslår ingen miniminivå på reserverna men vill betona att om de används skall styrelsen sträva efter att så snart som möjligt återställa dem.