Sekretariatets verksamhetsplan 2005 Underlag till styrelsemöte 1-2 oktober 2004

Till: Styrelsen
Från: Sekretariatet
Datum: 25 november 2004


Sekretariatets verksamhetsplan 2005

Från att tidigare ha arbetat med en kostnadsbudget bestående av en fast och två disponibla delar med tre beslutstillfällen (december, juni och september), har sektionen sedan budgeten 2003 gått över till att endast använda en disponibel del. Eftersom den ekonomiska situationen de senaste åren inte tillåtit så mycket ny verksamhet har den disponibla delen av budgeten de facto haft två beslutstillfällen, december och juni. Så även i förslaget till budget 2005.

Verksamhetsplanen nedan återger kortfattat de viktigaste inslagen i sekretariatets verksamhet under de olika programmen och är uppdelad i två delar: "fast/disponibelt i december", samt "disponibelt i juni". Notera att verksamhetsplanen även tar med verksamhet som inte nödvändigtvis är kostnadssatt i programbudgeten 2005 (bilaga 4), men inryms i de fördelade programkostnaderna (bilaga 5) där även personalkostnader för de olika programmen redovisas.


1. Kampanjer


Kampanjer och aktioner

Fast/disp i december Disp i juni
- Fortsatt prioritering av kampanjen Stoppa våldet mot kvinnor! , men på den internationella- och interna delen.
- Utveckla kampanjarbetet på webben samt kommunikation via nyhetsbrev.
- Införa arbetet med landprogrammen (Country Action Programs) i sektionen.
- Deltagande i färre aktioner för att uppnå större genomslag. Satsa på aktioner som involverar specialgrupper. Stärka samverkan med AMD.
- Fortsatt fokusering på samt prioritering av utåtriktat och synliggörande arbete. Ökad samverkan med fundraising i detta avseende.
- Ökad samverkan med andra organisationer. Öka förmågan "att surfa med" på andras initiativ t ex MR-dagarna.
- Sätta den nya kampanjorganisationen på sekretariatet. Prioriteringar utifrån handlingsplan och ISOP.
- Genomföra utbildningar och kampanjsamordningsmöten för att stärka såväl lokalt kampanjarbete som konkreta projekt, t ex SVAW-dagar på juristlinjen.
- Kostnader för SVAW-projekttjänst för fortsatt arbete med kampanjen, bl a utvärdering och Gender Action Plan. 		- Kostnader för kampanjutbildning och materialproduktion.
- Kostnader för SVAW-projekttjänst.


Blixtaktioner

Fast/disp i december Disp i juni
- Lägga ut samtliga BA på webben samt hålla arkiv över BA.
- Agera på speciellt brådskande BA och stimulera BA-skrivarnas arbete genom speciella vädjanden och uppföljningar.

Kortkampanjen

Fast/disp i december Disp i juni
- Producera elva nummer av Kortkampanjen, inkl marknadsföring, avisering och påminnelser.

Flyktingfrågor

Fast/disp i december Disp i juni
- Bistå flyktingombuden med relevant information, samt anordna möte för flyktingombuden.
- Besvara frågor från myndigheter, advokater, organisationer och enskilda.
- Sprida information till centrala myndigheter samt riksdag och regering, samt i vissa fall vädja till myndigheter i enskilda ärenden.
- Regelbundet samarbeta och hålla kontakt med andra NGOs och UNHCR.
- Delta på nationella möten och seminarier inom området.
- Avgift samt ekonomiskt stöd till Rådgivningsbyrån för asylsökande och flyktingar.
- Avgift till ECRE.
- Producera relevant information inom området på webben. 		- Delta på nationella möten och seminarier inom området.


2. Information och kommunikation


Lobbyverksamhet

Fast/disp i december Disp i juni
- Föra ut Amnestys synpunkter kring mr-frågor till regering och UD.
- Föra ut Amnestys budskap genom ambassaduppvaktningar löpande under året.
- Avgift till EU-föreningen samt delta i EU-föreningens årsmöte och möte för sektionernas kontaktpersoner inom EU.
- Förbereda möten med MR-gruppen i riksdagen. Förse riksdagsmännen med information i samband med utländska besök, riksdagsmännens olika resor, underlag till motioner m m.
- Producera relevant information inom området på webben.

Mediaarbete

Fast/disp i december Disp i juni
- Distribuera pressmeddelanden som kommer via IS eller produceras av sektionen.
- Bearbeta och besvara förfrågningar från media.
- Anordna presskonferenser, t ex i samband med publiceringen av årsrapporten.
- Inköp av årsrapporter och översättning av delar av årsrapporten till svenska.
- Prenumerera på pressklipp.
- Delta i internationellt möte för pressekreterare.
- Producera information samt dagliga pressnotiser på webben. 		- Delta i internationellt möte för pressekreterare.


MR-information

Fast/disp i december Disp i juni
- Besvara externa förfrågningar om MR och Amnestys arbete.
- Effektuera beställningar av land- och temainformation, inkl inköp av land- och temarapporter.
- Göra land- och temainformation och allmän information om Amnesty tillgänglig på webben.
- Ta emot och förmedla relevant information till IS samt bearbeta och översätta denna.
- Ta emot studiebesök och svara för viss information i skolor o d.
- Distribuera det elektroniska nyhetsbrevet e- nytt till intresserade.
- Ta fram material på andra språk än svenska.

Amnesty Press

Fast/disp i december Disp i juni
- Produktion och utgivning av fyra nummer av tidningen Amnesty Press (AP).
- Publicera Amnesty Press på webben.

Marknadsföring och informationsmaterial

Fast/disp i december Disp i juni
- Produktion av värvningsfoldrar, Amnestyboken, extra medlemskort och annat basmaterial som t ex flaggor, affischer och pins.
- Marknadsföring av Amnesty på webben. 		- Produktion av basmaterial för information och marknadsföring.


MR-utbildning

Fast/disp i december Disp i juni
- Det tidigare SAMFI-samarbetet har upphört. Visst samarbete med andra organisationer kring MR-utbildning planeras, främst i s m kampanjen mot våld mot kvinnor.
- Deltagande i utbildning för skolor, myndigheter m fl.


3. Stöd till aktivism


Specialgrupper

Fast/disp i december Disp i juni
- Ge service och stöd till specialgrupperna, involvera dessa i kampanjer och aktioner och förmedla information från IS och sekretariatet.
- Löpande följa specialgruppernas verksamhet och ta initiativ till deltagande av specialgrupper i externa möten, t ex ambassadbesök och möten med UD.
- Ge möjlighet för specialgrupperna att delta i internationella och intersektionella möten.
- Ge möjlighet för specialgrupperna att anordna och delta i seminarier, möten och utbildning.
- Ge särskilt stöd till sektionens kvinnorättsgrupper i s m kampanjen mot våld mot kvinnor.
- Kostnader för utskick till specialgrupperna.
- Tillhandahålla relevant information av och för specialgrupper på webben. 		- Service och stöd till specialgrupperna.
- Kostnader för seminarier och möten.
- Kostnader för utskick.


Arbetsgrupper

Fast/disp i december Disp i juni
- Bistå vid start av nya grupper och ge administrativt stöd åt befintliga, t ex registrering av grupper och ekonomi.
- Ge stöd och service till grupper i arbetet med aktionsfall, agera som samarbetslänk mellan IS, samordnare och grupper.
- Besök av och hos arbetsgrupper.
- Producera Grupptrycket.
- Tillhandahålla relevant information av och för arbetsgrupper på webben.

Distrikt

Fast/disp i december Disp i juni
- Ge distrikten och distriktsombuden service och utbildning.
- Besök av och hos distrikten.
- Stöd till distriktscentret, samt omkostnader för distriktssamordnaren i Göteborg.
- Stöd till distriktscentret, samt omkostnader för distriktssamordnaren i Malmö.
- En projekttjänst som distriktssamordnare i Malmö.
- Tillhandahålla relevant information av och för distrikten på webben. 		- Distriktsombudsmöte i september 2005.
- Omkostnader för distriktssamordnarna i Göteborg och Malmö.


Samordningsgrupper

Fast/disp i december Disp i juni
- Ge stöd och service till samordnarna, speciellt inom landprogrammen (CAP), samt bistå samordnarna i arbetet med aktionsfall och RAN.
- Ge möjlighet för samordnare att anordna land- eller temaseminarier för grupper och medlemmar.
- Ge möjlighet för samordnare att i utbildningssyfte träffa handläggare på IS och utbyta kunskaper/erfarenheter med samordnare från andra sektioner.
- Deltagande i intersektionella möten som arrangeras av andra sektioner.
- Kostnader för utskick till samordnarna och prenumerationer på tidningar.
- Tillhandahålla relevant information av och för samordnarna på webben. 		- Ge möjlighet för samordnare att anordna land- eller temaseminarier för grupper och medlemmar.
- Kostnader för internationell utbildning.
- Deltagande i intersektionella möten som arrangeras av andra sektioner.
- Kostnader för utskick till samordnarna och prenumerationer på tidningar.


Medlemsutbildning

Fast/disp i december Disp i juni
- Utbildningar om ESK-rättigheter i Göteborg (vt) och Malmö (ht). Utbildningarna under 2005 kommer att samordnas med aktiviteter för att starta lokala aktivistgrupper inom ABG.
- Öka kunskapen och kompetensen bland Amnestys gruppsekreterare, -kassörer och -medlemmar, samt inspirera dem för det fortsatta arbetet.
- Öka kunskapen om Amnestys flyktingåtagande och det praktiska flyktingarbetet, speciellt för flyktingombuden.
- Utbilda informatörer och samordna informtörsarbetet.
- Ge stöd i kampanjarbetet genom utbildningsinsatser, framför allt i kampanjen mot våld mot kvinnor. Under 2005 fortsätter utbildningen av aktivister med betoning på militarisering samt uppföljning av arbetet med den svenska rapporten.
- Ge kunskap om lokal fundraising.
- Ge kunskap till organisationen om vikten av aktiv medlemsrekrytering och metoder för detta samt vikten av bra introduktion för nya medlemmar via utbildning.
- Träff med utbildarnätet vid två tillfällen för inspiration, utbildning och erfarenhetsutbyte, rekrytera ny samordnare för nätverket.
- Avslutning av det första frivilligledarskapsprogrammet våren 2005. Rekrytering och urval inför ny start av programmet hösten 2005.
- Underlätta och uppmuntra mediaarbetet på lokal nivå genom att öka kunskapen om olika metoder.
- Utbilda samordnare och specialgrupper om de nya landprogrammen (CAP). Ge grundutbildning till nya samordnare för att ge kunskap, kompetens och inspiration för arbetet.
- Anordna DO-utbildning (även styrelser) för distrikt som anses extra viktiga att satsa på.
- Öka kunskapen om MR genom utbildningsseminarier i olika aktuella frågor.
- Öka kunskapen om Amnestyfondens arbete genom utbildningsseminarium.
- Handleda och rekrytera praktikanter inom utbildning/kampanj/information..
- Tillhandahålla relevant information om utbildning på webben. 		- Resurser för utbildning för gruppmedlemmar och informatörer, samt till utbildarnätverket.
- Resurser för ESK- och annan MR-utbildning.
- Resurser till programmet för frivilligledarskap.


Ungdomsarbete

Fast/disp i december Disp i juni
- Stödja Ungdomsrådet och befintliga ungdomsgrupper, samt starta nya.
- Genomföra två nationella träffar för ungdomar inom Amnesty.
- Tillhandahålla relevant information av och för ungdomsgrupperna på webben. 		- Stöd till Ungdomsrådet.
- Genomföra ytterligare två nationella träffar för ungdomar inom Amnesty.


4. Medlemmar och organisation


Årsmötet

Fast/disp i december Disp i juni
- Kostnader i form av resor, kost och logi för inbjudna gäster och funktionärer till årsmötet.
- Kostnader i form av resor, kost och logi för personal under årsmötet.
- Produktion av årsmöteshandlingar.
- Produktion av verksamhetsberättelse 2004.
- Kostnader för planeringsmöten med det arrangerade distriktet.
- Att erbjuda medlemmarna möjlighet att följa årsmötet via webben.

Budgetmötet

Fast/disp i december Disp i juni
- Anordna sektionens årliga budgetmöte.

Intersektionella möten

Fast/disp i december Disp i juni
- Deltagande i det årligen återkommande Directors Forum.


ICM/Internationella möten

Fast/disp i december Disp i juni
- Deltagande för två representanter på det internationella finansmötet i februari 2005.
- Deltagande för sex delegater på ICM i Mexiko i augusti 2005.
- Deltagande i förberedande möten inför ICM.

Styrelsen

Fast/disp i december Disp i juni
- Löpande bistå sektionsstyrelsen med service och stöd. Planera och följa upp styrelsens möten.
- Rese-, boende- och möteskostnader för styrelsen.
- Rese-, boende- och möteskostnader för av styrelsen utsedda arbets- och uppdragsgrupper.
- Övriga kostnadsersättningar för styrelsen och av styrelsen utsedda arbets- och uppdragsgrupper.
- Medlemskap och deltagande i Ideell Arena, samt övrig utbildning.
- Deltagande i det årligen återkommande Chairs Forum.
- Besök hos andra sektioners årsmöten. 		- Rese-, boende- och möteskostnader för styrelsen och av styrelsen utsedda arbets- och uppdragsgrupper.


Valberedningen

Fast/disp i december Disp i juni
- Omkostnader för valberedningen.

Granskningskommittén

Fast/disp i december Disp i juni
- Omkostnader för Granskningskommittén.

Allmänna reskostnader och oförutsedda utgifter

Fast/disp i december Disp i juni
- Medel för resor och oförutsedda utgifter. - Medel för resor och oförutsedda utgifter.


5. Insamlingsarbete


Medlemsvärvning och avisering

Fast/disp i december Disp i juni
Medlemsvärvning
- Brevutskick för att återvärva de medlemmar som lämnat Amnesty under de senaste två åren.
- Tester av nya värvningsmetoder inom telemarketing och face to face (F2F) via inbetalningskort.
- Medlem-värvar-medlemsaktivitet där alla medlemmar uppmanas att värva EN vän så att Amnesty får 100 000 medlemmar. Kupong finns med i aviseringen, tackbrevet till autogiromedlemmarna samt som annons i AP december 2004. En påminnelseannons finns också med i marsnumret 2005 av AP.
- Liknande aktivitet som ovan men riktat till studenter på de universitet där Amnesty har aktiva grupper.
- Medlemsvärvning genom F2F i egen regi.
- Värva till tusen, aktivitet där de aktiva medlemmarna att värvar nya medlemmar genom F2F-metoden.
- Telemarketingaktivitet gentemot de nya givare som värvas in för att få dem att bli autogiromedlemmar.
- Möjlighet att bli medlem via webben genom betalningslösning, formulär för intresseanmälan samt autogiroblankett. Möjlighet att tipsa om en vän som skulle kunna bli medlem på nätet.
- Utveckling av nya värvningskanaler, t ex se över möjligheten av medlemsvärvning via e-post och sms.
- Utskick av information till nya medlemmar.
- Utskick till personer som är intresserade av att bli medlem i Amnesty (har anmält intresse via telefon, brev, internet eller kupong). Utskick till personer som medlemmar rekommenderat oss att skicka information till. Påminnelseutskick till dem som inte svarar i dessa grupper.
- Utplacering av värvningsfoldrar.
- Profilannonsering för att stärka varumärket och därmed underlätta värvningen.

Aktiviteter för att få medlemmarna att förnya sitt medlemskap
- En utökad föravisering via telefon till 14 000 medlemmar med förfrågan att övergå till autogiro.
- Avisering till de medlemmar som betalar sin medlemsavgift via inbetalningskort. Förfrågan att gå över till autogiro för dem som inte har blivit uppringda.
- Två påminnelsebrev till dem som inte förnyat via aviseringen. Sedan telemarketing till de medlemmar som varken har förnyat sitt medlemskap via aviseringen eller brevpåminnelserna.
- Medlemskort för 2005 skickas med i aviseringen, tackbrev till autogiromedlemmar samt påminnelse 1. Dessutom finns det med i välkomstpaketet till nya medlemmar. 		- Utskick av information till nya medlemmar.
- Tackbrev till samtliga autogiromedlemmar med möjlighet att uppgradera sin månadsavgift.


Insamling

Fast/disp i december Disp i juni
- Sex insamlingsbrev till Amnestys egna givare och medlemmar.
- Månadsgåvan: Utskick till de som tidigare gav på Almanackan. Utskick till de befintliga givarna på månadsgåvan, samt ett utskick för att rekrytera nya.
- Satsning på F2F i egen regi i första hand i Stockholm. Målet är att satsningen ska bidra till att vända den negativa medlemstrenden, öka intäkterna, stärka varumärket samt att skapa ökad aktivism.
- Fundraising i samband med kampanj, ej specifierade aktiviteter som hör ihop med kampanjen mot våld mot kvinnor.
- Nyrekrytering givare. Ett externt utskick till nya adresser för att öka vår bas med givare.
- Insamlingsdagarna: Grupperna samlar in pengar på ett visst tema under en helg.
- Uppmuntra grupperna att be om långfredagskollekten från församlingarna för nästa år.
- Adresspoint: Adressuppdateringar på de medlemmar/givare som flyttar. Vi får även intresseanmälningar via den här kanalen.
- Utveckla webben och epost för att skapa nya insamlingsmöjligheter.
- Amnesty Supporter, upprätthålla vår del av överenskommelsen med företagen, d v s skicka ut tackbrev och publicera en tackannons i AP.
- Humanfonden, ett utskick eller någon annan lojalitetsskapande aktivitet.
- Porto/direktsvar. Kostnad för att få in intresseanmälningar, autogiroblanketter etc.
- Avgifter till SFI och FRII.
- Företagssamarbeten, underhålla befintliga samarbeten som Bokningsbolaget och Nudie. Annons och tackbrev till Bokningsbolagets företag.
- Marknadsundersökning Temo Organisationsindex. Denna undersökning genomförs minst vartannat år för att kunna göra jämförelser över tiden.
- Nyhetsbrev 3-4 ggr per år med fokus på tortyr till de medlemmar som är AmnestyGuards.
- Utbildning och deltagande i seminarier, bl a i FRIIs regi och seminarier/möten med Amnestysektioner och IS.
- Uppgradering via telemarketing av ca 4 000 autogiromedlemmar, som ombeds höja sina gåvor.
- Insamling via betalningslösning samt autogiroblankett på webben.
- Sprida information om möjligheten att testamentera till Amnesty. Även information om minnes- och högtidsgåvor tas fram, bl a genom att utnyttja webben bättre för dessa ändamål. Kostnader för juridisk hjälp i de fall inkomna testamenten överklagas. 		- Fundraising i samband med kampanj, ej specifierade aktiviteter.





Försäljning

Fast/disp i december Disp i juni
- Inköp av rapporter från IS och andra sektioner samt inköp av egenproducerat material för försäljning. - Resurser för inköp och produktion av material för försäljning.


Registerhantering

Fast/disp i december Disp i juni
- Personnummersättning av registret.
- Adressuppdatering av registret för att förbättra utskickskvaliteten och minska avoppen.

6. Gemensamma kostnader


Sekretariatet

Fast/disp i december Disp i juni
- Förse sekretariatet med lokaler och därtill hörande service i form av städning, kontorsmaterial och -utrustning, säkerhet, försäkringar, el, telefoni, porto etc.
- Inköp av referenslitteratur, tidskrifter och tidningar. 		- Inköp av kontorsmaterial.


Verksamhetsutveckling

Fast/disp i december Disp i juni
- Samordna arbetet med sektionens verksamhetsberättelse.
- Ta fram sektionens verksamhetsplan och budget.
- Hålla planerings- och utvärderingsmöten på sekretariatet.
- Kartläggning av jämställdhet på sekretariatet i s m Gender Action Plan.

IT

Fast/disp i december Disp i juni
- Sekretariatets IT-stöd omfattande drifts-, utbildnings- och konsultkostnader. - Konsultkostnader.


Tryckeri

Fast/disp i december Disp i juni
- Kostnader för papper, tryck och service.

Avskrivningar

Fast/disp i december Disp i juni
- Årlig värdeminskning av kontorsinventarier och datorutrustning.

Personal

Fast/disp i december Disp i juni
- Fasta personalkostnader motsvarande ca 19,5 tjänster.
- Övertidsersättning.
- Teamsamordnarersättning.
- Ersättning frivilliga och praktikanter.
- Friskvård.
- Övriga personalkostnader.
- Personalutbildning: Erbjuda personalen utbildning för kompetensutveckling, dels allmänt inom MR-området, dels inom respektive anställds arbetsområde. 		- Kostnader för ca 2 tjänster (på årsbasis).
- Övertidsersättning.
- Ersättning frivilliga och praktikanter.
- Informationsdag för frivilliga och praktikanter.
- Resurser för personalutbildning.


7. Internationella rörelsen


IS-avgiften

Fast/disp i december Disp i juni
- IS-avgift.