Protokoll från svenska sektionens budgetmöte den 13 november 2004 Underlag till styrelsemöte 1-2 oktober 2004


    Till: Styrelsen
    Från: Sekretariatet
    Datum: 25 november 2004

    Protokoll från svenska sektionens budgetmöte den 13 november 2004

    1. Mötet öppnas
    Mötet öppnas av sektionens kassör Jeanette Irekvist, som hälsar mötesdeltagarna välkomna och redogör för syftet med budgetmötet.

    2. Val av mötesordförande, -sekreterare och justerare
    Mötet väljer till ordförande Elisabet Stålhane, till sekreterare Dan Grundin och till justerare Ernesto Katzenstein.

    3. Fastställande av dagordning
    Dagordningen fastställs enligt utskickat förslag.

    4. Presentation av mötesdeltagarna
    Enligt bifogad deltagarförteckning.

    5. Den svenska sektionens ekonomiska utveckling och status
    Jörgen Persson redogör övergripande för utvecklingen av sektionens intäkter de senaste åren och för intäkts- och kostnadsprognosen för 2004. Utvecklingen under 2000-talet har kännetecknats av att intäkterna från medlemsavgifter visat en nedåtgående trend, som dock planats ut något det senaste året. Gåvointäkterna däremot ökar, som ett resultat av satsningen på autogiro. Även gruppgåvorna ger förhållandevis goda intäkter, i synnerhet som det rör sig nästan uteslutande om fyra större bidragsgivare: Byring och Bråte i Halmstad, Handlingen i Hörby, Lundagrupperna samt Amnesty Business Group.

    Intäkterna från andrahandsförsäljning ute i landet föranleder Ingvar Runhager att fråga om förslaget att moms-belägga denna typ av försäljning. Enligt Jörgen Persson finns det en risk att detta kommer att ske på sikt.

    Jörgen Persson förklarar därefter hur Amnestys kostnader redovisas i ändamåls-, insamlings- samt administrativa kostnader, enligt Stiftelsen för insamlingskontrolls (SFI) riktlinjer, där 75% bör gå till ändamålet, 25% till insamling och administration.

    Kurt Andersson ställer en fråga om EU-föreningens syfte och Carl Söderbergh redogör för vilka sektioner som utgör EU-föreningen och hur den arbetar.

    6. Amnestyfondens budget 2005
    Amelie Bendz redogör för Amnestyfondens budget 2005. I och med sammanslagningen med sektionens insamlingsverksamhet fördelas 11% av sektionens insamlade medel till Amnestyfonden. Under 2004 har det fortsatt kommit in gåvor direkt till Amnestyfonden, men detta räknar man med ska upphöra när det blivit allmänt känt att Amnestyfonden och sektionen bedriver gemensam insamling. Vissa typer av gåvor, t ex från stiftelser, kan emellertid vara villkorade för bistånd och kan då inte fördelas.

    De fasta kostnaderna för personal, lokalhyra, administration m m är relativt konstanta, men storleken på de totala utbetalningarna är helt beroende av insamlingsresultatet. Det pågår en internationell utredning om hur biståndsmandatet ska följa Amnestys utvidgade mandat och Amnestyfonden ser att prioriteringar av biståndet kommer att bli allt viktigare i framtiden. På en fråga från Christine Pamp svarar Amelie Bendz att den internationella handlingsplanen (ISP) är utgångspunkten för den internationella utredningen.

    Budgetmötet uttrycker ett önskemål om att Amnestyfonden framöver i budgeten redovisar hur man avser fördela utbetalningarna, utifrån de prioriteringar som görs i biståndsarbetet. Som det är nu blir begreppet "resultat" i budgeten missvisande. En extra post för utbetalningar borde införas och resultatet bör vara "resultat efter utbetalningar".

    Jan Nygren påpekar att Amnestyfonden så länge den är skild från sektionen måste göra upp en separat budget för sin verksamhet och att den bör innehålla en beskrivning av biståndsverksamheten, d v s en plan för hur utbetalningarna ska fördelas. Dessutom bör ett eventuellt eget kapital redovisas.

    7. Presentation av budgetförslag 2005
    Jörgen Persson går igenom styrelsens förslag till budget 2005. Budgeten omfattar en intäktsbudget på knappt 38,1 mkr och en kostnadsbudget på drygt 38,8 mkr. Resultatet balanseras genom en upplösning av Humanfondsreserven på 760 tkr.

    På en fråga från Nasim Mir förklarar Jeanette Irekvist att Humanfondsreserven får upplösas tidigast efter två år, det är alltså överskottet från Humanfonden 2003 som är tänkt att lösas upp 2005.

    7.1 Kassörens kommentarer till budget 2004
    Jeanette Irekvist redogör för den internationella handlingsplanen där man förväntar sig en ökad tillväxt för hela Amnesty. Efter ett antal år av ekonomisk "kräftgång" vill styrelsen satsa resurser på att öka tillväxten i sektionen. Christine Pamp lägger till att mycket av verksamheten i budgeten består av mer eller mindre fasta kostnader som IS-avgift, hyra, personalkostnader, Amnesty Press och kostnader för fundraising. Om styrelsen vill ge organisationen möjlighet till utökad eller ny verksamhet måste tillväxten öka. Den föreslagna satsningen på medlemsvärvning via "face to face" (F2F) är ett sätt att göra detta.

    8. Budget 2006
    Jörgen Persson redogör för det övergripande förslaget till budget 2006. Intäkterna förväntas öka som ett resultat av satsningen på F2F, på kostnadssidan utgör det faktum att det inte är något ICM 2006 den största skillnaden.

    9. Granskningskommitténs rapport
    Jan Nygren presenterar Granskningskommitténs (GK) rapport. Sammanfattningsvis anser GK budgeten vara vettig och realistisk. Satsningen på F2F är bra för att öka sektionens intäkter på sikt. Vidare hoppas GK att fler grupper kommer att bidra till sektionens ekonomi, bl a genom att starta andrahandsförsäljning. Christine Pamp informerar budgetmötet att styrelsen tittar på möjligheten att göra andrahandsförsäljning till ett insamlingskoncept som skulle kunna gå "på export" till andra delar av landet. I det sammanhanget berättar Frawsen Gari att grupp 9 har skrivit en historik om andrahandsförsäljningen i Hörby som finns på distriktets hemsida.

    10. Prognos 2004-2009
    Jörgen Persson redogör för tre tänkta scenarier för intäkternas utveckling 2004-2009, en "optimistisk", en "neutral" och en "pessimistisk". Budgetmötet diskuterar utifrån dessa scenarier sektionens framtid. Jeanette Irekvist poängterar att dessa prognoser inte är bindande för styrelsen, men ett viktigt redskap för att planera verksamheten på längre sikt.

    Kurt Andersson påpekar att många artister är positiva till Amnesty och undrar hur sektionen utnyttjar det. Både Agnes Cornell och Stig Johnell berättar hur artister engagerats i Göteborg respektive Stockholm i samband med konserter till förmån för Amnesty.

    Ernesto Katzenstein undrar om man kan räkna med att gruppavgifterna höjs. Jeanette Irekvist påpekar att en ökad aktivism kanske inte i första hand bör resultera i ökade gruppavgifter utan snarare i intäkter till distrikten och sektionen i form av gruppgåvor. Frawsen Gari betonar att ökat lokalt insamlingsarbete leder till en bättre verksamhet i distrikten.

    11. Detaljerad genomgång av budgeten 2005

    11. 1 Presentation av och diskussion om intäkterna och kostnader för fundraising
    Miriam Isaksson redogör för förslaget till intäktsbudget, därefter presenteras kostnaderna för fundraising 2005. Budgetförslaget innehåller tre större satsningar som förväntas ge långsiktiga intäkter:

    1. En s k föravisering inför 2005 har ägt rum under hösten 2004. 14 000 medlemmar har blivit uppringda för att gå över till autogiro och av dessa har 6 000 tackat ja. Dessa har i snitt lämnat ett bidrag som är större än 20 kr/mån, vilket gör att även intäkterna från gåvor via autogiro ökar.
    2. Under 2005 planeras medlemsvärvning via F2F i egen regi under perioden april till september. Liknande satsningar av Amnesty i Danmark och Finland har gett mycket bra resultat. Fördelen jämfört med att köpa tjänsten från en extern leverantör är att man kan förlänga värvningsperioden, dessutom förväntas kvalitén på värvningen bli bättre om man använder rekryterare som utbildas av Amnesty.
    3. Den årliga uppgraderingen via telemarketing, där medlemmar på autogiro erbjuds att höja sitt månatliga bidrag.

    Ett intäktsslag som fortfarande är viktigt, men minskar i betydelse är insamlingsbreven. I takt med att fler värvas in på autogiro, så är det svårt att utöka eller ens upprätthålla antalet bidragsgivare på inbetalningskort.

    På en fråga från Frawsen Gari förtydligar Miriam Isaksson att insamlingsbreven främst går till privatpersoner, företag ombeds stödja Amnesty via Amnesty Supporter.

    David Langlet undrar om inte marknaden för F2F är mättad. På det svarar Miriam Isaksson att "dålig" F2F via externa leverantörer minskar, men bra F2F i egen regi har stor potential, vilket exemplen från övriga nordiska länder visar. Till en början kommer F2F bara bedrivas i Stockholm, men det kan utökas om det går bra, främst till Göteborg och Malmö. Under 2005 kommer dessutom en lokal medlemsvärvningskampanj, "Värva till tusen", att genomföras.

    David Langlet och Kurt Andersson frågar om värvarna kommer att rekryteras enbart bland medlemmar respektive om de kommer att vara medlemmar. Miriam Isaksson svarar att värvarna kommer att rekryteras externt, men en del av dem kan förstås vara medlemmar. Det går däremot inte att tvinga anställd personal att samtidigt vara medlemmar.

    Jörgen Persson frågar om satsningen kommer att leda till enbart Stockholmsmedlemmar i framtiden. Erfarenheten visar dock att F2F i Stockholm, framför allt under sommaren, i stor utsträckning även når människor som inte är bosatta i Stockholm. Jeanette Irekvist betonar att det är viktigt att börja någonstans och de bästa praktiska förutsättningarna finns för tillfället i Stockholm.

    Nasim Mir undrar varför inte sektionen förankrat satsningen på F2F i Stockholm i distriktet och meddelar att distriktsstyrelsen inte haft tid att diskutera detta. Christine Pamp och Jeanette Irekvist förtydligar att budgetmötet är till just för att diskutera olika satsningar med distrikten och att det slutliga beslutet om budgeten tas i december.

    Elisabet Stålhane påminner budgetmötet att dess roll är rådgivande och inte beslutande. Däremot tolkar hon det som att budgetmötet är överens om vikten av att i god tid informera om satsningar som påverkar ett distrikt i stor utsträckning. Miriam Isaksson berättar att Amnesty bedrivit F2F i Stockholm i flera år, skillnaden 2005 är främst att värvningsperioden blir längre.

    Miriam Isaksson berättar även att samarbetet med Banco tagit ny fart, efter en lång period av svag börsutveckling då Humanfonden inte marknadsförts. För första gången på flera år ökar antalet sparare, om än mycket måttligt. Ett värvarutskick gjordes i september, dessutom anordnade Banco en kväll om SVAW-kampanjen för Amnestys sparare i november.

    11.2 Presentation av och diskussion om kostnaderna

    Jörgen Persson redogör för övriga kostnader i budgetförslaget, inklusive de fördelade programkostnaderna, där även personalkostnaderna för de olika programmen redovisas.

    Jörgen Persson redogör även sektionens reservpolicy. Förslaget till budget 2005 innebär att sektionens reserver vid utgången av 2005 beräknas ligga på drygt 300 tkr under den rekommenderade nivån. Christine Pamp förklarar detta med att styrelsen är beredd att satsa på intäktsgenererande aktiviteter, och att man anser sektionens ekonomi stabil med den förväntade reservnivån. Jan Nygren påpekar att GK delar denna syn. Härefter diskuterar budgetmötet kostnadsbudgeten.

    Ingvar Runhager frågar hur EU-föreningen finansieras. Carl Söderbergh svarar att avgiften beräknas som IS-avgiften, d v s utifrån sektionernas ekonomiska omsättning, vilket innebär att de större sektionerna står för merparten av finansieringen.

    På en fråga om de minskade kostnaderna för specialgrupper, meddelar sekretariatet att det rör sig om minskade kostnader för pappersutskick, då mer av specialgruppernas material förväntas distribueras i elektronisk form. Detsamma gäller Grupptrycket. Även kostnaderna för blixtaktioner minskar kraftigt, då de fr o m 2005 kommer att finnas enbart i elektronisk form. David Langlet undrar om man verkligen kan ta bort utskickskostnaderna för blixtaktioner helt, om det skulle visa sig att många inte kan hämta hem dem elektroniskt. Dan Grundin svarar att sekretariatet kommer att utvärdera förändringen. Christine Pamp tillägger att distrikt och grupper har en viktig roll i att sprida Amnestys information, t ex i pappersform där behovet finns.

    Birgitta Grind efterfrågar styrelsens syn på distriktstjänsten i Skåne-Blekinge. Christine Pamp berättar att styrelsen är positiv till verksamheten, men att det ytterst är generalsekreteraren som bestämmer tjänsteutrymmet.

    Nasim Mir tar upp Stockholmsdistriktets lån från sektionen och undrar om det går att få det avskrivet. Christine Pamp svarar att styrelsen ser det som ett lån och inte har diskuterat några andra lösningar än att det ska betalas tillbaka.

    Bo Lindblom undrar om inte landprogrammen (Country Action Programs, CAP) kommer att påverka samordnarnas budget mer än vad som framgår av förslaget. Carl Söderbergh svarar att arbetet med CAP kommer att fasas in under 2005 och budgeten är beräknad utifrån det. Sekretariatet har även fördelat extra personalutrymme till arbetet med CAP under hösten 2004.

    Christine Pamp redogör för hur styrelsen resonerat när det gäller att skicka sex delegater till rådsmötet (ICM) 2005. Vid förra ICM representerades sektionen av enbart fem delegater och arbetsbördan blir då orimligt stor. För inte så många år sedan brukade sektionen skicka åtta delegater till ICM.

    Flera av budgetmötets deltagare ställer frågor om översättning av årsrapporten till svenska. Årsrapporten 2004 översattes delvis och finns tillgänglig på Amnestys hemsida. Tanken är att även 2005 kunna översätta delar av årsrapporten. Birgitta Grind och Jan Nygren påpekar att GK ser det som viktigt att årsrapporten översätts, men har förståelse för de ekonomiska argumenten mot det.

    Ernesto Katzenstein saknar en uttalad satsning på mr-utbildning i skolorna i budgeten, t ex i form av ett material för lärare. Christine Pamp förklarar att styrelsen satsar resurser på Ungdomsrådet och s k ungdomsträffar, dessutom utbildar sektionen kontinuerligt utbildare och informatörer. Sekretariatet informerar om utbildningsmaterialet "Födda fria", som vänder sig till lärare. Bo Lindblom understryker vikten av att det görs skolarbeten om Amnesty och att det finns information om mänskliga rättigheter och Amnesty på svenska. Agnes Corell berättar om hur man i Göteborg lyckats bilda nya ungdomsgrupper genom ett systematiskt informationsarbete i skolorna. Dan Grundin meddelar att gymnasieelever i främst Stockholm, Göteborg och Malmö erbjuds att göra sina specialarbeten om Amnesty.

    Avslutningsvis redogör Annica Blidegåd för sekretariatskostnaderna och Jörgen Persson för personalkostnaderna och IS-avgiften 2005.

    12. Diskussion kring budgetmötets framtid
    Christine Pamp ger en kort historik över budgetmötet. Antalet deltagare har sjunkit oroväckande de senaste åren och ett förslag skulle kunna vara att lägga det i samband med distriktsombudsmötet för att försäkra sig om att så många distrikt som möjligt deltar i sektionens budgetprocess.

    Jan Nygren, som deltagit på de flesta av sektionens budgetmöten, tycker att budgetmötena blivit bättre till sitt innehåll, men påpekar att fler distrikt måste bli involverade i diskussionerna. Bo Lindblom tror att styrelsen tydligare måste förklara budgetmötets roll för distrikten. Birgitta Grind menar att detta diskuterats tidigare och undrar vad styrelsen och sekretariatet gjort för att öka intresset. Christine Pamp berättar att styrelseledamöterna försökt uppmana i första hand distriktsombuden och kassörerna i "sina" distrikt att komma. Tanken var även att kassören skulle ringa upp samtliga kassörer i distrikten och påminna dem om budgetmötet, men det har tyvärr inte hunnits med. Ingvar Runhager tycker också att för få distrikt deltar och välkomnar en sammanslagning av budgetmötet och distriktsombudsmötet. David Langlet ser en poäng i att budgetmötet tidigareläggs, eftersom det har mer tyngdpunkt på utbildning än påverkan.

    Ernesto Katzenstein anser att de förslag som den uppdragsgrupp om gruppernas ansvar för sektionens ekonomi kommit med skulle kunna leda till ett ökat intresse för ekonomi. I det sammanhanget påpekar Kurt Andersson att det kan finnas en pedagogisk poäng i att vända sig till dem som är intresserade av sektionens "verksamhet", snarare än "ekonomi", i kallelsen till budgetmötet.

    13. Budgetmötets förslag till styrelsen
    1. Att styrelse och sekretariat i god tid informerar berörda distrikt om större satsningar som kan påverka distriktens arbete, t ex satsningen på F2F nästa år.
    2. Att styrelse och sekretariat är observanta på eventuella konsekvenser av att i stor utsträckning gå över till elektronisk distribution av material. Budgetmötet poängterar också distriktens och gruppernas roll för spridningen av information.
    3. Att delar av årsrapporten 2005 översätts och görs tillgänglig på Amnestys hemsida.
    4. Att styrelsen ser över tidpunkt och form för framtida budgetmöten.
    5. Att styrelsen uppmanar uppdragsgruppen om gruppernas ansvar för sektionens ekonomi att formulera tydliga förslag på hur ansvarstagandet kan förbättras.
    6. Att styrelse och sekretariat ser över möjligheterna till central upphandling av varor och tjänster som används på flera nivåer i organisationen.

    14. Övriga frågor
    Inga övriga frågor anmälda.

    15. Utvärdering
    Jörgen Persson delar ut en utvärderingsblankett som fylls i av mötesdeltagarna.

    16. Mötet avslutas
    Mötesordförande Elisabet Stålhane tackar deltagarna och avslutar mötet.





    Elisabet Stålhane Dan Grundin
    Mötesordförande Sekreterare




    Ernesto Katzenstein
    Justerare

    Deltagarförteckning budgetmötet 2004

    Frawsen Gari, Skåne-Blekinge
    Bo Lindblom, Halland
    Ingvar Runhager, Kalmar-Kronoberg
    Kurt Andersson, Kalmar-Kronoberg
    Agnes Corell, Göteborg
    Ernesto Katzenstein, Mälardalen
    Stig Johnell, Stockholm
    Nasim Mir, Stockholm
    Elisabet Stålhane, Stockholm
    Birgitta Grind, Granskningskommittén
    Jan Nygren, Granskningskommittén
    David Langlet, valberedningen
    Christine Pamp, sektionsstyrelsen
    Jeanette Irekvist, sektionsstyrelsen
    Amelie Bendz, Amnestyfondens styrelse
    Annica Blidegård, sekretariatet
    Jörgen Persson, sekretariatet
    Miriam Isaksson, sekretariatet
    Carl Söderbergh, sekretariatet
    Dan Grundin, sekretariatet