Förslag till budget 2005 Underlag till styrelsemöte 1-2 oktober 2004

Till: Styrelsen
Från: Sekretariatet
Datum: 25 november 2004

Förslag till budget 2005
(5 bilagor)

Budget 2005

Inledning
(bilaga 1)
Styrelsen beslutade på sitt oktobermöte om en budget med intäkter på omkring 37,8 Mkr och kostnader på omkring 38,6 Mkr.

Efter oktobermötet har budgeten, efter samråd med kassören, justerats så att intäktsbudgeten ökat till 38 080 tkr och kostnadsbudgeten ökat till 38 840 tkr.

De förändringar som gjorts gällande intäktsbudgeten innebär att intäkterna från hel- och delbetalande medlemmar minskats med 320 tkr samtidigt som budgeterade intäkter från intäktsslaget medlemskap via autogiro ökat med 390 tkr. Ändringen kommer av en extrasatsning på föravisering med telemarketing. Denna ger fler medlemmar som betalar via autogiro samtidigt som andelen som betalar via inbetalningskort minskar. Intäktsslaget Gåvor via autogiro har ökats med 220 tkr. De ökade intäkterna medför att Amnestyfondens andel av intäkterna ökar.

Vad gäller kostnadsbudgeten har denna ökat med 240 tkr. Ökningen avser kostnaderna för extrasatsningen på föraviseringen.

Ändrad uppställningsform
Till styrelsens oktobermöte presenterades en ny uppställningsform för att redovisa sektionens kostnader. I detta underlag redovisas hela budgeten efter denna uppställningsform. Förändringen syftar till att göra budgeten lättare att förstå. Kostnaderna i budgeten delas in i sju grupper.

1. Kampanjer
Här redovisas kostnader för det kampanjarbete vi utför efter direktiv från det internationella sekretariatet.

2. Information och kommunikation
Här kan man se kostnaderna för Amnestys basarbete vad gäller information om mänskliga rättigheter.

3. Stöd till aktivism
Under denna rubrik redovisas vad stödet till olika typer av aktivistverksamhet kostar.

4. Medlemmar och organsiation
Här redovisas kostnaderna för Amnestys interna demokratiprocess.

5. Insamlingsverksamhet
Här ser man insamlingskostnaderna.

6. Gemensamma kostnader
Här redovisas sekretariats- och personalkostnader. I kostnadsgrupperna 1 - 5 ingår inga personalkostnader med undantag för projektlöner.

Intäktsbudget
(Bilaga 2)

Inledning
Intäktsbudgeten omfattar 38,1 Mkr. Nedan kommenteras intäktsposterna separat.

Medlemsavgifter
Intäkter från medlemsavgifter har tack vare satsningen på autogiromedlemmar sjunkit marginellt de senaste två åren. Omfördelningen från intäktsslagen Hel- och delbetalande till autogirobetalande kommer att fortsätta 2005.

Försäljning
Intäktsgruppen budgeteras i stort sett till samma belopp som 2004. Huvuddelen av intäkterna kommer från annonsbilagor i Amnesty Press.

Prenumeration
Intäkterna bedöms bli något större än i 2004 års budget till följd av den lyckade nyvärvningen till Kortkampanjen.

Gåvor och bidrag
Intäkterna från intäktsgruppen Gåvor och bidrag exklusive Human- och Hjälpfondsutdelning beräknas öka med 1 900 tkr jämfört med budgeten för 2004 och 1 400 tkr jämfört med prognosen för 2004.

Nedan följer en genomgång av de olika intäktsslag som finns inom intäktsgruppen.

Gåvor från Grupper och distrikt budgeteras ungefär till samma belopp som budget 2004, det är något högre än prognosen 2004. Lundagrupperna kommer att bidra med ett något större belopp än 2004 för distriktstjänsten i Malmö. Ett osäkerhetsmoment är att den största givaren, Byring & Bråte, sitter på ett rivningskontrakt. Det finns därför en risk att gruppgåvorna snabbt kan minska om de förlorar kontraktet.

Gåvor från organisationer budgeteras som i prognosen för 2004.

Intäktsslagen Företagssamarbete och Företagsgåvor budgeteras som i prognosen för 2004.

Insamlingsbrev budgeteras 1 100 tkr lägre än budgeten 2004 men något över prognosen för 2004. En lyckad värvningskampanj innebär att det kommer att finnas fler insamlingsbrevsgivare nästa år. Dessutom har det budgeterats för ytterligare en värvningskampanj 2005.

Gåvor via autogiro budgeteras högre än prognosen 2004 och budget 2004. Satsningen på värvning av autogirogivare fortsätter. En stor telefonkampanj har genomförts där medlemmar som betalar via inbetalningskort har bearbetats för att gå över till autogiro, eftersom det är en del av medlemsaviseringen 2005 belastar denna 2005 års budget. De senaste åren har vi satsat mycket på face2face, det vill säga att värva autogiromedlemmar ute på gatan. Detta är en tjänst vi köpt men 2005 kommer detta istället att utföras av Amnestys egen personal.

Övriga insamlingsaktiviteter budgeteras till samma belopp som prognosen 2004.

Humanfonden har budgeterats till 70 % av beräknad utdelning i april 2004, i enlighet med styrelsebeslut från januari 2000.

Hjälpfonden har överlevt trots att den tagits bort ur Skandialinks sortiment. Skandialink har tidigare varit främste säljaren av Hjälpfonden. Eftersom vi ser ut att fortsätta kunna räkna med utdelningar från Hjälpfonden (om än stadigt minskande) har denna tagits med i budgeten.

Testamenten budgeteras lägre än 2004 års budget. Prognosen för 2004 visar på väsentligt lägre intäkter än de senaste åren. Budgeten för 2005 är dock något högre än prognosen och baseras på ett genomsnitt över de senaste sex årens utfall.

Spontana gåvor budgeteras till samma belopp som prognosen 2004.

Kostnadsbudget
(Bilaga 3,4, och 5)

Inledning
Budgetramen 2005 omfattar 38,8 Mkr

I budgeten görs en uppdelning i Programkostnader, Personalkostnader, IS-avgift och Sekretariatskostnader.
-Programkostnader innefattar kostnader för kampanjer, utbildningar, avgift till Rådgivningsbyrån m m.
-IS-avgiften är det obligatoriska bidraget vi betalar till det internationella sekretariatet.
-Sekretariatskostnader är kostnader för Amnestys sekretariat. Hyra, IT-kostnader och tryckeri är exempel på sekretariatskostnader.
-Personalkostnader innefattar alla löner och ersättningar med undantag för projekttjänster. Lön i samband med projekttjänst budgeteras som programkostnad.

Nedan kommenteras de kostnader som budgeterats för respektive program. Att ett programområde tilldelas lite pengar behöver inte betyda att det nedprioriteras. Den stora kostnaden för de flesta programområden är personal, hur mycket sekretariatets anställda arbetar med respektive program framgår inte av bilaga 3 och 4. I bilaga 5 kan man få en uppfattning om lönekostnaderna i kolumnen direkt lön (dl).

Kampanjer
Huvuddelen av budgeten används för kampanjen stoppa våldet mot kvinnor (SVAW). Att budgeten ökat med 300 tkr jämfört med 2004 kommer av att projekttjänsten för SVAW (300 tkr) redovisas under detta program och inte som 2004 under programmet Personalkostnader.

Av kostnaderna går 120 tkr till materialproduktion som affischer och foldrar.

Lobbyverksamhet
Största budgetposten inom programmet är avgiften till EU-föreningen vilken uppgår till 412 tkr. Avgiften bestäms efter sektionens insamlingsresultat och kan alltså inte direkt påverkas av sektionen.

Flyktingarbete
Största budgetposten (210 tkr) är avgiften och bidraget till Rådgivningsbyrån för asylsökande och flyktingar.

Budget för medlemsaktiviteter
I programmet finns kostnader för specialgrupper, arbetsgrupper, distrikt, samordnare, ungdomsarbete och medlemsutbildning.

Arbetsgrupper budgeteras lägre än föregående år då Grupptrycket 2005 så gott som endast kommer att komma ut i elektronisk form. Det innebär en besparing för tryck- och portokostnader om 30 tkr.

Kostnaderna för delprogrammet Distrikt har ökat med 432 tkr jämfört med föregående år. Ökningen kommer av att kostnaderna för distrikttjänsten i Skåne/Blekinge budgeteras under detta delprogram och inte under regional verksamhet (+370 tkr). Även kostnader med anknytning till distriktstjänsten som hyra av kontor i Malmö budgeteras här. Lundagrupperna står för större delen av dessa kostnader.

Under Regional verksamhet budgeterades också tidigare sektionens bidrag till Göteborgsdistriktet. Totalt uppgår stödet till 95 tkr och återfinns även det i delprogrammet Distrikt.

Kostnaderna för medlemsutbildning budgeteras till 40 tkr mer än 2004.

Blixtaktioner som 2004 budgeterades till 110 tkr har 2005 budgeterats till 0. Detta då Blixtaktionerna bara planeras komma ut i elektronisk form framöver.

Regional verksamhet
Aktiviteterna i Göteborg och Malmö ses som avseende distrikt och inte regioner. Alla kostnader för dessa har därför flyttats över till delprogrammet Distrikt.

Årsmötet
Då årsmötet förläggs i Uppsala kommer sekretariatets kostnader inte att bli mycket högre än 2004.

ICM/Internationella möten
Kostnaderna för internationella årsmötet (ICM) är ganska enkla att budgetera eftersom det hålls på samma plats som 2003. Vid tidigare ICM har sektionen skickat upp till åtta delegater. Till ICM 2003 skickades med tanke på det kärva ekonomiska läget bara fem personer. Till 2005 års ICM har budgeterats för sex delegater.

Verksamhetsutveckling
Delprogrammet verksamhetsutveckling avser 25 tkr för en undersökning om jämnställdhet på sekretariatet. Undersökningen genomförs som ett led i Gender Action Plan.

Mediaarbete
Av budgeten för mediaarbete är det kostnaderna för pressklipp som utgör den största delen, 130 tkr av totalt 187 tkr. Kostnaderna för pressklipp har ökat stadigt över åren eftersom Amnesty synts mycket i media.

Amnesty Press
Inför budgetåret 2002 beslutade styrelsen att antalet nummer av Amnesty Press skulle minska från sex till fyra. Förhoppningen var att gå tillbaka till sex nummer. Det har inte visat sig ekonomiskt möjligt och på styrelsemötet i juni beslutades att Amnesty Press även 2005 endast skall komma ut med fyra nummer.

Medlemmarna
Under programmet redovisas kostnader för medlemsvärvning och medlemsavisering. Ökningen jämfört med 2004 års budget kommer av de extra 560 tkr styrelsen skjutit till för en utökad föravisering.

Insamlingsarbete
En större satsning görs på att värva autogiromedlemmar ute på stan med egen personal (face2face inhouse).

Sekretariatet
Sekretariatskostnaderna innefattar hyra, el, porto, IT och tryckeri. Kostnaderna för sekretariatet är i stort sett de samma som föregående år.

Den sista september 2005 går nuvarande hyreskontrakt ut för sekretariatets lokaler i Stockholm. Om sekretariatet stannar kvar i nuvarande lokaler kommer sannolikt hyran ligga kvar på samma nivå som tidigare, omkring 1 600 tkr per år. För att genomföra en större besparing måste sekretariatet flytta till ett väsentligt mindre centralt läge. Att flytta skulle kosta minst 400 tkr.

Personalkostnader
Personalkostnaderna budgeteras till 10 007 tkr mot 9 267 tkr 2004. Om hänsyn tas till att projekttjänsten i Malmö bugetåret 2004 redovisades under detta program blir skillnaden 1 000 tkr. Ökningen kan delas upp i följande delar:

- Allmänna löneökningar, +200 tkr
- Löneökningar p g a nyanställningar, +100 tkr
- Sparbeting fanns 2004 men saknas 2005, + 270 tkr
- Avslutad föräldraledighet, +100 tkr
- Utökning av tjänsteutrymme för distriktstjänsten/SVAW-projektet i Göteborg, +200 tkr
- Ökning av lunchersättning till frivilliga p g a utökat praktikantprogram, +80 tkr

Bidrag till internationella rörelsen
IS-avgiften beräknas efter intäkterna 2002 och 2003. Den minskar något från 13 365 tkr 2004 till 13 122 tkr 2005.

Fast och disponibel verksamhet
Enligt styrelsebeslut den 3 maj 2002 skall budgeten delas upp i en fast och en disponibel del. Den fasta delen kommer i stort att vara sig lik från år till år och ska innehålla sådana kostnader som är nödvändiga för att en svensk sektion ska kunna upprätthållas. Den disponibla delen är alla övriga budgeterade kostnader. Den disponibla delen får användas först när styrelsen fattat ett sådant beslut. I budgeten uppgår den disponibla delen för beslut i juni till 1 819 tkr.

Eget kapital och reservens storlek
Kravet på hur stora reserverna skall vara bestäms efter hur stor personal- respektive sekretariatsbudgeten är. Eftersom dessa budgetdelar ökar jämfört med 2004 kommer också önskvärd reservnivå (budgetbaserad reserv) att öka. Den budgetbaserade reserven bör 2005 vara 8 410 tkr mot 7 880 tkr 2004.

Sektionens egna kapital kommer vid 2005 års utgång att uppgå till 8 080 tkr. Den budgetbaserade reserven skall vara 8 410 tkr. Det innebär att reserven är 330 tkr för liten.

Förslag till beslut
Sekretariatet föreslår styrelsen

att anta den budget som lades fram vid budgetmötet som sin definitiva
att december månads disponibla del antas.

Bilagor
1. Budget 2004 - sammanfattning
2. Intäktsbudget 2004
3. Ekonomisk verksamhetsplan för 2004
4. Programbudget 2004
5. Fördelade programkostnader 2004