Policy för att skydda Amnestys varumärke-internationella riktlinjer Underlag till styrelsemöte 1-2 september 2008

[Policy fr att skydda Amnestys varumrke.doc]

Översättning av Managing to Protect AI's Image AI Index: FIN 21/005/2003

Policy för att skydda Amnestys varumärke

Inledning
Sektioner och strukturer inom Amnesty måste fatta beslut i vitt skilda situationer – det kan till exempel gälla samarbeten med företag, investeringar, bankaffärer, joint ventures, större anskaffningar, accepterandet av pro bono-tjänster, annonsering och publicitet samt försäljning av produkter och tjänster.

Samtidigt som man alltid kommer att ställas inför frågor som gäller specifikt för en viss typ av arrangemang eller samarbete, finns det grundläggande principer som är gemensamma för alla. Detta dokument syftar till att fastställa dessa principer.

Principerna är grundade på behovet av att skydda Amnestys varumärke och anseende. Det är Amnestys varumärke och anseende som har gjort det till en stark kraft då det gäller att skydda de mänskliga rättigheterna. Den här redogörelsen fokuserar på skyddet av denna varumärke.

Amnesty bör se andra ideella organisationer som möjliga intressenter. Samtidigt som Amnesty förblir självständigt, och samtidigt som vi alltid måste agera i enlighet med vad som är bäst för organisationen och för dem som vi arbetar för, bör vi också vara medvetna om hur besluten påverkar andra ideella organisationer som arbetar i samma anda.

Inget beslut är riskfritt. Beslutsfattare måste alltid ta ansvar för att skydda Amnestys varumärke; det gäller särskilt för IEC och styrelser i sektioner och strukturer. I praktiken har beslutsfattare slagit vakt om Amnestys varumärke om de har följt korrekta rutiner och använt ett gott omdöme, där den viktigaste grundvalen är Amnestys bästa (både lokalt och som helhet).


Värderingar som stödjer Amnestys varumärke
Amnestys uppgift är central i allt vårt handlande. Skyddet av Amnestys varumärke har till syfte att stödja denna uppgift.

För att skydda Amnestys varumärke är det viktigt att förstå vilka värderingar som bidrar till denna varumärke. Amnestys grundläggande värderingar är fastställda i stadgarna. Det är dessa värderingar som bidrar till vår varumärke.

Opartiskhet
Amnesty närmar sig varje fråga och varje situation med öppet sinne och utan förutfattade meningar. Bedömningar görs enligt Amnestys egna värderingar och principer och inte enligt andras.

Oberoende
Amnestys beslut och aktioner kan inte köpas. Allt Amnesty gör kan förklaras med hänvisning enbart till organisationens egna värderingar och förfaranden.

Trovärdighet
Man kan lita på Amnestys utsagor. Amnesty säger bara sådant som det vet är sant, och organisationens beslut och handlingar har därför stöd i konkret och adekvat forskning.

Konsekvent agerande
Uppträdande och beslut, både inom sektioner och inom hela rörelsen, bör följa likartade förfaringssätt och komma till likartade slutsatser i likartade situationer.

Ärlighet
Amnesty ljuger inte och förvränger inte heller sanningen. Dessutom presenterar det inte information på ett sådant sätt att det skulle kunna missleda eller lura någon annan.

Tranparens
Amnestys metoder och beslut är öppna för granskning både inom och utom organisationen (med hänsyn tagen till konfidentiella uppgifter och till säkerhetskrav). De är så utformade att det är möjligt att förstå hur och varför man beslutat och handlat som man gjort.

Ansvarighet
Amnestys beslutsfattare är medvetna om att de är helt och fullt ansvariga inför Amnestys medlemmar, bidragsgivare och andra intressenter, och att de måste lämna tillräcklig och riktig information i en åtkomlig form för att medlemmarna ska kunna utkräva ansvar av dem.

Spårbarhet
Beslutsprocessen, liksom vad som görs för att verkställa besluten och sköta Amnestys affärer, organiseras och dokumenteras på ett sådant sätt att man kan följa processen vid beslutsfattandet och i styrningen av verksamheten.

Respekt för människor och mänskliga rättigheter
Amnesty respekterar alltid medlemmarnas rättigheter, liksom de rättigheter som tillkommer dem man har att göra med och de anställda. Man ägnar sig inte heller åt någon aktivitet som man vet, eller borde veta, stödjer kränkningar mot mänskliga rättigheter.

Principer
1. Besluten måste spegla och upprätthålla de värderingar som stödjer Amnestys varumärke.

2. Besluten måste följa lagarna, vilket innebär alla lagar som gäller där beslutet ska tillämpas. I de fall där de lokala lagarna kräver att organisationen avviker från normerna för mänskliga rättigheter, bör man göra en noggrann bedömning av hur Amnestys intressen bäst ska tas till vara.

3. Besluten måste ta hänsyn till den eventuella reaktionen hos intressenterna och bedöma riskerna för Amnesty.

4. Besluten måste ta hänsyn till den påverkan de har på andra sektioner och på rörelsen generellt.

5. Besluten måste förpliktiga Amnesty till ärlighet och till ett hederligt handlingssätt utan bedrägeri eller exploatering.

6. Besluten måste baseras på en anda av lojalt arbete för organisationen och klok resursanvändning.

7. För att fullfölja dessa principer är det väsentligt att beslutsfattandet och styrningen av verksamheten sköts på ett bra sätt. Särskilt viktigt är det att varje beslut stämmer överens med ISP och med planen och budgeten i den berörda sektionen och strukturen och att man företar erforderliga prövningar i processen i förhållande till tredje part.

En styrelse ska aldrig ta ett beslut att göra något som skulle kunna skada Amnesty eller dess varumärke eller anseende, även om detta beslut är tillåtet enligt Amnestys policy och riktlinjer.

Bakgrund
Amnesty har genom åren utarbetat ett ökande antal policydokument angående organisationens affärer. Denna trend kommer att fortsätta allteftersom Amnesty blir mera integrerad i sina normer och sitt handlingssätt, och allteftersom man blir mer och mer medveten om behovet av att upprätthålla bästa möjliga normer i sin styrning.

Policyn för att skydda Amnestys varumärke utgår från fyra betänkligheter:
1. Att de fundamentala principer som ligger till grund för många individuella policybeslut kan gå förlorade i detaljerna, och att det kan bli svårt för dem som använder sig av dessa principer att uppfatta dem korrekt.

2. Att man genom olika framtida policybeslut kan ta i tu med gemensamma problem på olika språk eller med en viss inkonsekvens.

3. Bristen på effektivitet med att fastställa allmänna principer på nytt i olika policyuttalanden.

4. Bristen på tydlighet beträffande vilka roller som Internationella rådet (International Council, IC) respektive IEC spelar när det gäller principuttalanden och praxis.

Redogörelsen för principer har gjorts av SCHIFM efter samråd med sektioner som representerar rörelsens alla delar. Samrådet behandlas i dokumentet FIN21/001/02. Redogörelsen för principer har utformats efter noggrant övervägande med hänsyn tagen till samtliga svar vid samrådet.

Den principredogörelse som antogs av IEC fastslår allmänna principer, som grundas på fastställda värderingar. Den redogörelse som skickats ut vid rådslagsrundan innehåller såväl praxis som principer. Syftet med denna bakgrundsteckning är att ge vägledning till beslutsfattare inom Amnesty beträffande en praxis som maximerar sannolikheten för att principerna följs. Man måste dock vara medveten om att listan inte är fullständig.

1. Det bör finnas klara regler beträffande ansvaret för beslutsfattande, förvaltning och rapportering.

2. Det bör finnas en beslutsprocess, och den bör följas.

3. Amnestys policy och riktlinjer bör identifieras och följas.

4. Beslutet bör överensstämma med den integrerade strategiplanen (Integrated Strategic Plan, ISP) och den nationella handlingsplanen i sektionen eller strukturen. Det bör också fattas i enlighet med den gemensamma arbetsplanen, finansplanen och budgeten i den berörda sektionen eller strukturen.

5. Man bör göra en noggrann prövning då det gäller tredje part. Detta innefattar etisk granskning om så anses lämpligt. En noggrann prövning kan bli dyrbar. Beslutsfattare måste bedöma hur pass omfattande och noggrann granskning som är skälig när det gäller beslutet i fråga (kostnader/nytta). Ett beslut att köpa kontorsmaterial för 1000 brittiska pund kräver givetvis inte samma noggranna granskning som ett beslut att ta emot ett ekonomiskt stöd på 100 000 brittiska pund från ett företag.

6. Den lokala situationen bör beaktas, liksom tänkbara reaktioner hos lokala intressenter och påverkan på Amnestys vaumärke. Det är inte alltid möjligt att förutsäga intressenternas reaktion korrekt. Inte heller är det alltid önskvärt att undvika negativa reaktioner.

7. Förhållandet till andra ideella organisationer bör tas med i beräkningen. Även om man kan be dem om kommentarer, måste Amnesty fatta sina oberoende beslut baserade på sina egna värderingar och principer, och på det som vi tror bäst tjänar våra egna strategier och intressen.
8. Effekten utanför sektionens eller strukturens geografiska gränser bör beaktas.

9. Beslutet bör granskas utifrån möjligheten att Amnestys tillgångar skulle kunna utsättas för oavsiktliga eller orimliga risker. Varje program bör inkludera en plan för hur media inom och utom organisationen ska bemötas vid framgång respektive misslyckande. Sektionen/Strukturen bör aktivt informera intressenterna på ett sätt som överensstämmer med åtgärdens eller transaktionens betydelse.

10. Beslut bör fattas först sedan man helt och fullt satt sig in i förslaget.

11. Beslutsfattare bör dokumentera de bedömningar och uppskattningar som de baserar sina beslut på, t.ex. intressenters reaktioner och inflytande på Amnestys vaumärke.

12. Alla utvärderingar av tidigare liknande åtgärder eller förhållanden bör beaktas.

13. Besluten bör gälla hela den föreslagna åtgärden eller transaktionen (även sådant som exempelvis planer för oförutsedda händelser och möjligheter att dra sig ur).

14. Om man tror att beslutet kommer att starkt påverka personalen och frivilliga bör de tillfrågas.

15. Expertråd bör sökas vid varje beslut som beslutsfattaren inte helt förstår.

16. Affärsuppgörelser och affärsförbindelser bör ha stöd i tydliga skrivna överenskommelser.

17. Man bör bestämma sig för ett kontrollsystem som fastställer hantering, rapportering och revisionssystem.

18. Man bör följa de system för hantering och rapportering som man vid tillfället kommit överens om. Systemen bör göra det möjligt att uppfylla Amnestys värderingar beträffande transparens, ansvarighet och spårbarhet.

19.Man bör utveckla resultatindikatorer för att mäta framgång eller misslyckande.

20.Beslut bör utvärderas i efterhand mot de angivna resultatindikatorerna för att avgöra graden av framgång eller misslyckande.