Översyn av kommunikation med medlemmarna Underlag till styrelsemöte 1-2 september 2008

Till: Styrelsen
Från: Strategigrupp ett
Datum: 11 september (reviderad), 2008

Inledning
På styrelsens junimöte beslutades i enlighet med § 31 att: uppdra åt strategigrupp 1 att till styrelsens septembermöte inkomma med ett förslag på hur styrelsen ska använda de kommunikationskanaler som finns, till medlemmarna.

Sekretariatet har sedan dess startat ett arbete med att samordna all sin kommunikation, både extern och intern. Sekretariatet kartlägger nu vilka kanaler som finns och vilka de bör utveckla för att ta fram en kommunikationsplan. I detta arbete ingår att göra undersökningar om medlemmarnas synpunkter på informationskanaler, innehåll i material och framförallt mängden av material. Det arbete som sekretariatet nu påbörjat kan komma att medföra förändringar i det som presenteras i detta underlag. Det är dock av stor vikt att styrelsen redan nu tar beslut i vissa frågor som rör hur vi ska kommunicera med medlemmarna, i alla fall fram till dess att sekretariatets kommunikationsplan är klar.

Problemformulering
Hur ska styrelsen kommunicera med organisationens medlemmar? Vad fungerar bra idag och bör vara kvar. Vad fungerar mindre bra och bör ändras? Finns det andra sätt att kommunicera på som kan vara av intresse för styrelsen när det gäller att nå ut till medlemmarna?

Strategigruppen har tagit del av hur andra sektioner och den internationella styrelsen valt att kommunicera med sina medlemmar. Strategigruppen har även rådfrågat aktivister, Granskningskommitten och anställda på sekretariatet som har lång erfarenhet av att arbeta med aktivister. Dessutom har strategigruppen via INSATS och den interna webben bett medlemmar inkomma med synpunkter.

Bakgrund
De senaste åren har styrelsen vid olika tillfällen konstaterat att det inte finns någon tydlig sammanställning över vilka kommunikationskanaler som finns till medlemmarna. Den kartläggning som strategigruppen har gjort visar på följande sammanställning. Se nedan.

Resonerande del
Vi menar att vi kan fortsätta att använda oss av en del av de kommunikationskanaler som vi har idag. Dock måste vissa förbättras. Vi bedömer även att vi bör skapa en ny kommunikationskanal i form av ett styrelseutskick från styrelsen till medlemmarna. Vi vill understryka att vi i detta underlag endast diskuterar vilka kommunikationskanaler styrelsen ska använda sig av gentemot medlemmarna. När vi rådfrågat vad andra anser i frågan har vi fått in flera synpunkter kring kommunikation från sekretariatet till medlemmarna men detta ingår ej i denna översyn.

Nuvarande kommunikationskanaler
Amnesty Press (AP)
Det är rimligt att styrelsen även fortsättningsvis har en sida per nummer i AP. Det är värt mycket att vi har denna sida då det är vår enda kanal ut till alla medlemmar. Idag är dock sidan ganska anonym vilket vi tror kan ändras om exempelvis ordförande återkom där och hade ”ordförandes spalt” eller dylikt.

2) INSATS
Tanken med INSATS är inte bara att formen är annorlunda utan även innehållet jämfört med tidigare Grupptrycket. Vårt förslag är att styrelsen fortsättningsvis inte skriver i INSATS.

3) Styrelsens hörna på webben
Det är en god idé att samla det som rör styrelsens arbete på ett och samma ställe på interna webben. Dock ser vi behov av flera konkreta ändringar som förhoppningsvis kan leda till att fler medlemmar intresserar sig för att ta del av styrelsens arbete.
-Det vore rimligt att allt som rör styrelsens arbete gick att hitta här. Dvs dagordningar/beslutsunderlag, protokoll och korrespondens.
-Mer information om varje ledamot bör framgå. Ansvar inom styrelsen, kontaktuppgifter och något personligt.
-Idag finns flera rubriker i högra spalten. Vi föreslår att rubrikerna ”nyheter” respektive ”rapporter” kan slås samman.

-De inlägg som görs på styrelsens hörna bör samköras med de nyheter som ligger på ”ettan” på interna webben så att fler kan se när något är uppdaterad.

9) Brev till styrelsen

10) Faktiska möten med medlemmarna
Vissa menar att någon form av riktlinjer eller principer vore användbara för styrelsen när det gäller möten med medlemmar. Så gott som årligen väljs nya styrelseledamöter och ett gemensamt förhållningssätt för styrelsen gentemot medlemmarna skulle utgöra ett stöd i den nya rollen som styrelseledamot.


Ny kommunikationskanal
Vi bedömer att det idag finns behov av en ny kommunikationskanal- ett styrelseutskick. Eftersom vi föreslår att styrelsen inte längre regelbundet skriver i det nya medlemsutskicket INSATS så ser vi ett behov av att styrelsen skapar en egen kanal till framför allt de aktiva medlemmarna. Tanken är dock att utskicket ska vara möjligt att prenumerera på för alla som är medlemmar. Den internationella styrelsen har en längre tid gjort ett särskilt utskick efter varje styrelsemöte, den så kallade IEC-bulletinen. Det är ett utskick där ett förord skrivs av ordförande och sedan följer en redogörelse för de beslut som tagits och hur diskussionen gått kring dem. Det ger en möjlighet att lyfta fram särskilt viktiga frågor. I kontakt med andra sektioner har det framkommit att allt fler styrelser börjar se detta som en bra förebild för hur en styrelse kan kommunicera med sina medlemmar.

Det verkar finnas ett intresse av att få veta mer om hur styrelsen resonerar i framför allt större frågor och även vilka skilda åsikter som kan finnas inom styrelsen. De korta rapporter som skrivits hittills är ofta korta och återger endast vad som bestämts. Vi ser ett behov av att styrelsen skapar ett eget utskick som går ut efter varje styrelsemöte. Utskicket skulle bland annat gå till de som idag får INSATS och det skulle även vara möjligt att på interna webben anmäla att man vill presumera på utskicket. Vårt förslag är att ett utskick sammanställs och skickas ut skyndsamt efter varje styrelsemöte. Styrelsen ansvarar för det förord som ska som inleda utskicket och resten av utskicket tas fram med redaktionell hjälp från sekretariatet.
Ett nytt sätt att kommunicera
Grunden i vårt förslag är att det ska bli klart och tydligt var styrelsens kommunikation med medlemmarna äger rum. Utifrån de förslag till beslut vi presenterar nedan så skulle styrelsens kommunikation med medlemmarna kunna se ut som följer: