Policy för samarbeten med företag Underlag till styrelsemöte 1-2 september 2008

Till: Styrelsen
Från: Sekretariatet (Anna Gustafsson och Sara Ångström)
Datum: 29 augusti

Policy för samarbeten med företag som gagnar Amnesty International
Nedan (och bifogat) följer riktlinjer för implementering av policy för samarbeten med företag som gagnar Amnesty International. De avser främst hur sektionen (sekreteriatet) ska implementera policyn. Riktlinjer för hur grupperna ska efterleva policyn kommer att tas fram separat, dock är viktigt att ha i åtanke att huvudprincipen är att samarbeten med företag sker i undantagsfall. En inköpspolicy kommer också tas fram som bygger på samma grundprinciper som finns i policyn. Riktlinjerna för implementering kommer att utvärderas löpande.

Bilagor:
Policy för samarbeten med företag som gagnar Amnesty International (sv. översättning)
Reviderade riktlinjer för fundraising från 1999. (sv. översättning)
Policy för att skydda Amnestys varumärke. (sv. översättning)
Exempel på samarbeten med företag – omfattas de av policyn?

Riktlinjer för implementering av policy för samarbeten med företag som gagnar Amnesty International

1. Huvudprincip
Huvudprincipen i den nya policyn är att Amnesty endast i undantagsfall ska ingå samarbeten med företag som ger organisationen en icke-marknadsmässig förmån. Om vi väljer att samarbeta med ett företag så får detta endast ske om det medför en betydande fördel för organisationen och en liten risk att skada Amnestys anseende.

Amnestys inställning är fortfarande att våra intäkter främst ska komma från medlemmar och givare. Företagssamarbeten sker därför undantagsvis och i mindre skala.

2. Andra relevanta policys
Policyn för samarbeten med företag ska användas tillsammans med ’Revised Fundraising Guidelines (FIN 21/03/99)’. Om konflikt mellan dessa uppstår gäller Policyn för samarbete med företag (ORG 20/001/2008). Samarbeten ska alltid värderas utifrån ’Managing to protect AI’s image (FIN 21/005/2003)’.

3. Definitioner
Alla Amnestyenheter omfattas av policyn. Med enhet avses sektioner, strukturer, grupper som kan ingå ett avtal med ett företag i Amnestys namn.
Företag avser var och en (icke fysisk person) som kan ingå ett juridiskt bindande avtal och där syftet med verksamheten är att generera vinst.
Ett samarbete definieras som varje tillfälle där Amnesty erhåller en förmån under skäligt marknadsvärde. Policy gäller även för rena gåvor i varor och pengar.
Om värdet överstiger 50 000 brittiska pund (600 000 kr i augusti 2008) inom ett budgetår definieras samarbetet som ett betydande samarbete (significant corporate relationship).

4. Policyns grundprinciper
I undantagsfall kan Amnesty samarbeta med företag, om fördelen med samarbetet är betydande, risken för skada på vårt anseende liten och företaget:
- inte har begått och inte varit delaktig i kränkningar av de mänskliga rättigheterna,
- visar respekt för arbetsrättsprinciper både i stadgar och i praxis,
- visar respekt för principen om icke-diskriminering vid anställningsförfaranden,
- är öppet beträffande sin struktur och sina relationer med andra företag, till exempel dotterbolag, och beträffande huvudleverantörer och
- inte medvetet utnyttjar barnarbete eller någon som helst typ av slavarbete, och har vidtagit åtgärder för att försäkra att sådant inte förekommer hos deras huvudleverantörer.

Företaget måste också uppfylla kriterierna i tillägg 1 av policyn som berör:
- vapen
- anställningsvillkor
- sexuellt utnyttjande
- miljöskydd
- affärspraxis

5. Policyn gäller när:
- Amnesty får en gåva i form av varor eller tjänster
- Amnesty tar emot en finansiell gåva från ett företag.
- Amnesty får rabatter som överstiger skäligt marknadsvärde.
- Amnesty ingår ett samarbete som ger organisationen förmåner som överstiger skäligt marknadsvärde

6. Policyn gäller inte:
- inköp som Amnesty gör till marknadspris eller för rabatterade priser som ges generellt till branschen eller i allmänhet - här gäller inköpspolicyn.
- om Amnesty byter tjänster/varor där bytet är till skäligt marknadspris,
- om Amnesty säljer varor eller tjänster,
- om vi får bidrag från en fond som är startad av ett företag men där fonden drivs oberoende av företaget,
- om anställa via ex. löneavdrag ger gåvor till Amnesty där beslutet är individens och företaget inte har någon betydande roll.

7.Gränsdragningar
Gränsdragningarna beräknas på ett budgetår och endast om värdet ingår i sektionens budget.
Observera att detta avser alla samarbeten, gåvor och rabatter som faller inom policyn.

- Av Amnestys totala intäkter får de sammanlagda intäkterna från företag inte överstiga 10 procent.
- Alla samarbeten och gåvor över 20 000 kr som omfattas av policyn ska godkännas av GAF (Gruppen för granskning gällande Amnesty och Företag).
- Alla samarbeten med ett värde över 50 000 kr ska godkännas av GS vid behov i samråd med ledningsgruppen.
- Om värdet överstiger 50 000 brittiska pund (600 000 kr 200808)ska dessutom ett godkännande inhämtas från den internationella generalsekreteraren.
- Om värdet överstiger 100 000 brittiska pund (1,2 miljoner kronor 200808) ska dessutom ett godkännande inhämtas från den internationella kassören.

8. Sekretariatets ansvar:
Att säkerställa att vi inte tar emot mer än 10 procent av våra totala intäkter från företag.
Screena företag enligt policyn.

- Få samarbeten godkända enligt gränsdragningarna.
- Rapportera alla gåvor och samarbeten till sektionens styrelse årligen.
- Rapportera alla gåvor och samarbeten som överstiger 50 000 brittiska pund inom ett budgetår till internationella sekretariatet årligen.
- Screena alla befintliga samarbeten årligen.
- Att noggrant värdera samarbeten med företag utifrån de tre ovan nämnda policies för att skydda Amnestys varumärke och inte skada vår trovärdighet.
- Att skriftligen dokumentera varje beslut och screening som ligger bakom ett beslut för eller emot ett samarbete.
- Att informera företagen om att en värdering görs utifrån våra riktlinjer och att en extern screening kan komma att utföras.

9. Intern process
- Alla gåvor och samarbeten oavsett värde registreras.
- Då värdet överstiger 20 000 kr inom ett budgetår gör GAF en screening av företaget.
- Om värdet på samarbetet överstiger 20 000 kr gör först den anställda en sammanställning och lämnar enligt mall in underlag till GAF. GAF beslutar om extern screening är nödvändig eller ej. Sammanställer beslutsunderlag och förslag till beslut.
- GS beslutar om samarbete/gåva som överstiger 50 000 kr. Om värdet överstiger £50 000 görs en sammanställning och förslag till beslut skickas till IFP (Internationella Fundraising Programmet) som i sin tur vidarebefodrar till SG och om det överstiger £100 000 till internationella kassören.

10.Ansvarsområden internt
Anställd ansvarar för att en gåva/samarbete registreras och rapporteras till GAF i befintliga system samt att beslut tas enligt riktlinjerna.
GAF – Gruppen för granskning gällande Amnesty och Företag består av en representant från ekonomiska relationer och en från fundraising/marknadsföring. Gruppen kan vid behov rådgöra med andra sakkunniga. Den samlar in och förbereder underlag för beslut. GAF avgör även om extern screening ska genomföras och fattar beslut om fortsatt samarbete där värdet understiger 50 000 kr inom ett budgetår. GAF ansvarar också för att en årlig rappport av betydande företagssamarbeten sänds till IS varje år och att en intern rapport över alla gåvor och samarbeten sammanställs årligen och presenteras för styrelsen.
GS beslutar över alla samarbeten där värdet överstiger 50 000 kr inom ett budgetår tillsammans med GAF och rådgör vid behov med LG.
Frågor att alltid ställa

- Finns det något i företagets profil, historia eller verksamhet som gör att ett samarbete skulle kunna skada Amnestys verksamhet?
- Har företaget etiska riktlinjer eller andra uppförandekoder?
- Är företagets verksamhet i allmänhet ansedd som ”omoralisk”, “oetisk” och därmed skulle ett samarbete kunna skada Amnesty?
- Bedriver företaget en verksamhet som är direkt skadlig för miljön?
- Är företagets ”profiler” tveksamma ur någon aspekt som kan medföra att ett samarbete kan skada Amnesty?

Fråga dig alltid först:
Är det här samarbetet mycket värdefullt för Amnesty?
Är risken liten att organisationens anseende och trovärdighet kan skadas?