Policy och riktlinjer för internationella samarbeten Underlag till styrelsemöte 1-2 september 2008

Till: Styrelsen
Från: Sekretariatet
Datum: 2 april 2008

Policy och riktlinjer för samarbeten mellan svenska Amnesty, IS/IMT och andra sektioner och strukturer inom Amnesty International

Introduktion
Amnesty Internationals vision är en värld där varje människa åtnjuter alla de rättigheter som ingår i FN:s allmänna förklaring om de mänskliga rättigheterna.
Det huvudsakliga målet för all verksamhet i Amnesty International är ökat genomslag för de mänskliga rättigheterna och färre och på sikt inga kränkningar av enskilda människor. En förutsättning för att vi ska kunna åstadkomma så stora förändringar som möjligt med vårt arbete inom ramen för vårt åtagande är att alla inom Amnesty International arbetar samordnat mot samma mål.

Syfte
Syftet med policyn och riktlinjerna är
- att tydliggöra på vilka sätt den svenska sektionen kan samarbeta med IS/IMT och andra sektioner/strukturer inom Amnesty, samt
- att klargöra mål, prioriteringar och roller för internationella samarbeten.
Policyn och riktlinjerna gäller alla inom den svenska sektionen, såväl förtroendevalda och anställda som medlemmar, och ska följa de av IEC antagna internationella riktlinjerna som gäller inom området.

Mål
Målen för den svenska sektionens internationella engagemang framgår av:
- den vid varje tillfälle gällande internationella strategiska handlingsplanen, ISP
- den vid varje tillfälle gällande internationella operativa handlingsplanen ISOP
- den vid varje tillfälle gällande handlingsplanen för den svenska sektionen ,med etappmål och målstyrning

Riktlinjer
Bakgrund
Förutom IS har de större sektionerna inom Amnesty bidragit till utvecklingen av de mindre sektionerna på olika sätt. Det gäller även den svenska sektionen. På internationell nivå ansvarar IMT (International Mobilisation Trust) för att skapa ekonomiska möjligheter för sådana samarbeten. I övrigt sker samarbeten mellan olika enheter inom Amnesty, exempelvis i kampanjer och andra aktioner och i organsiatoriska frågor.

Samarbeten/prioriteringar
- Samarbetsprojekt ska följa internationellt överenskomna mål och prioriteringar.
- Samarbetsprojekt ska följa de riktlinjer som gäller inom Amnesty International inom olika områden.
- Samarbeten ska följa de riktlinjer som gäller för samarbeten inom ramen för IMT.
- Prioriteringar för områden för samarbetsprojekt där vi deltar ska framgå av den svenska sektionens handlingsplan och etappmål.
- Kontakter, möten och konferenser med IS och nätverk inom ramen för anställdas och förtroendevaldas professionella arbete omfattas inte av denna policy och dessa riktlinjer.

Styrning, organisation och samordning
Styrning
Sektionsstyrelsen
- Ger riktlinjerna för internationell verksamhet i enlighet med sektionens vid varje tillfälle gällande handlingsplan och etappmål.
- Representerar sektionen vid internationellt beslutsfattande, kommittéarbete etc.
- Fattar beslut om medverkan internationellt gällande sin egen verksamhet och andra sektioners årsmöten.

Generalsekreteraren
- Fattar beslut om medverkan i internationella samarbetsprojekt i enlighet med denna policy.
- Bistår medlemmar i samband med internationella projekt, utbyten och kontakter.
- Fattar beslut om deltagande av anställda i andra sektioners årsmöten.
- Ansvarar för att uppdaterad information om sektionens internationella kontakter och aktiviteter samlas in och sammanställs löpande.

Generalsekreteraren och styrelsen kan delegera uppdrag till aktivister.

Organisation
Generalsekreteraren/AC, se sekretariatets AO, beslutar om ett projekt uppfyller kraven enligt samarbetspolicyn. Generalsekreteraren är alltid ytterst ansvarig.

Generalsekreteraren/AC, se sekretariatets AO, utser projektansvarig för samarbetsprojekt som går via IMT. Den projektansvariga kan antingen delta i projektet eller delegera till andra, men ansvarar för avstämning via IMT, och ska upprätta samarbetsavtal enligt IMT:s riktlinjer.

Projektledare upprättar projekt- och kommunikationsplan. Andra i projektet återrapporterar alltid till projektansvarig, som i sin tur är rapportansvarig inför GS/AC, se sekretariatets AO.

Projektplanen ska innehålla mål och syfte, tidplan, budget, vilka som deltar i projektet samt deltagarnas roller (även samarbetspartnern). Det ska också definieras på vilket sätt samarbetsprojektet ska utvärderas och följas upp, inklusive ekonomisk uppföljning. Även här ska IMT:s riktlinjer följas.

Kommunikationsplanen. Projektet ska kommuniceras ut till alla delar av den svenska sektionen via tillgängliga kanaler t ex Amnesty Press, Insats, hemsidan (medlemssidorna), verksamhetsberättelse och årsredovisning och läggas in i en för internationella samarbeten särskild databas. Se även här IMT:s riktlinjer för samarbete.

Förutom kontinuerlig rapportering av projekt ska även en slutrapport skrivas. Slutrapporten, liksom övrig dokumentation, ska finnas tillgänglig för alla medlemmar och anställda i den svenska sektionen i en för internationella samarbeten särskild databas. Sammanfattning på engelska bör göras i vissa fall för att vidareförmedla resultat till Amnesty internationellt.

För mindre omfattande projekt och/eller enstaka erfarenhetsutbyten, såsom exempelvis besök på andra sektioners årsmöten gäller att varje person som deltagit i ett internationellt samarbetsprojekt/erfarenhetsutbyte ska skriva en rapport som täcker följande:

- Datum/tidsrymd för projektet/resan, deltagare i resa/samarbetsprojekt.
- Syfte och mål med samarbetsprojektet/resan.
- Rapportering om aktiviteter (t ex workshops, seminarier, lobbymöten, föreläsningar, etc).
- Rapportering om ev. uppfyllda projektmål.
- Rapportering om ev. planerad uppföljning.

Det är viktigt att beslut går via generalsekreteraren/AC, se sekretariatets AO, samt att återrapportering sker. Alla pågående projekt ska präglas av tillgänglighet och transparens i hur arbetet fortskrider.

Samordning
Alla samarbetsprojekt eller andra former för internationella kontakter som faller under denna policy ska före beslut anmälas till generalsekreteraren, oavsett vem som slutligen fattar beslut om dem. Detta för att garantera att policyn och riktlinjerna följs men framförallt för att garantera att vi inte dubblerar samarbeten eller projekt.

Kommunikation/rapportering
Sekretariatet ska ha en databas för internationella samarbeten och projekt så att man enkelt kan få en överblick över de internationella samarbeten/projekt som förevarit eller pågår. Rapporter ska läggas in kronologiskt.

Uppföljning
Det internationella samarbetet ska följas upp och utvärderas årligen och uppföljningen ska ligga till grund för kommande beslut om samarbeten.

Budget
Generalsekreteraren ansvarar för att årligen ta fram en budget för internationella samarbeten/projekt.