Junimötet 2015 Protokoll från 12-14 juni 2015

PROTOKOLL FÖR MÖTE MED STYRELSEN AV SVENSKA SEKTIONEN AV AMNESTY INTERNATIONAL 13–14 JUNI 2015

Tid: Lördag 13 juni - söndag 14 juni

Plats: Djurönäset, Stockholm

Ordförande: Tora Törnquist

Vice mötesordförande: Karin Linkhorst

Justerare: Elisabet Stålhane

Närvarande

Ginbot Abraha

Lars Gäfvert

Anders Hällbom

Amanda Jackson

Staffan Johansson

Ludwig Kjellström (personalrepresentant, § 38-46)

Karin Linkhorst

Emelie Petersson (personalrepresentant, suppleant, § 11-37)

Mårten Rosander

Elisabet Stålhane

Erik Thornberg (§ 11-37)

Tora Törnquist

Sekretariatet

Annica Blidegård (§ 30-37)

Anna Lindenfors (§ 11-46)

Natasja Persson (§ 11-46)

Mikael Willborg (§ 30-37)

_____________________________________________________________________________

§ 11 Mötet öppnas

Tora Törnquist öppnar mötet.

_____________________________________________________________________________

§ 12 Fastställande av dagordningen

Punkt om ändring av justerare läggs till dagordningen som punkt 1.1 och beslut om återgivande av insamlingstillstånd för Örebrodistriktet läggs under övriga frågor.

Beslut

att fastställa dagordningen med nämnda förändringar.

_____________________________________________________________________________

§ 13 Val av justerare

Då Erik Thornberg som skulle varit justerare inte har möjlighet att närvara båda dagarna väljs Elisabet Stålhane till justerare.

Beslut

att välja Elisabet Stålhane till justerare för junimötet

_____________________________________________________________________________

§ 14 Protokoll från möte med sektionens styrelse 14-15 mars 2015

Protokollet från styrelsens marsmöte gås igenom.

I den sista meningen i det andra stycket under § 144 Revisorns rapport har det fallit bort “deras granskning”. Meningen lyder “Revisorn förklarar att deras granskning enbart rör de finansiella system och att de förbättringar som föreslås snarast handlar om att skapa och/eller formalisera rutiner och inte bör kräva någon större arbetsinsats.”

Beslut

att lägga protokollet från 14-15 mars till handlingarna

_____________________________________________________________________________

§ 15 Protokoll från möten med sektionens styrelse 7-8 maj samt 10 maj 2015

Protokollet från styrelsens konstituerande möte från den 10 maj gås igenom. Protokollet för styrelsens majmöte 7-8 maj är vid junimötet ännu inte färdigt och kommer därför att tas upp vid nästa möte.

Beslut

att lägga protokollet från 10 maj till handlingarna. _____________________________________________________________________________

§ 16 Uppföljning av öppna beslut

Styrelsen går igenom listan över öppna beslut och stryker de som är åtgärdade samt kommenterar de som av olika skäl ännu inte är åtgärdade.

Sekretariatet har till uppgift att senast till novembermötet 2015 se över formen för redovisningen av uppföljningen av öppna beslut. Styrelsen ger sekretariatet medskick om att dels skriva kommentarer i kursivt på alla punkter för ökad transparens och att se över att dokumentet över lag blir mer lättläst. ____________________________________________________________________________

§ 17 Utvärdering föregående styrelsemöte

Karin Linkhorst förklarar syftet med och rutinerna kring utvärderingen av föregående styrelsemöte. Det är tacksamt om så många som möjligt som fyller i och skriver kommentarer, för att det ska bli lättare att följa upp. Då det enbart var två personer som svarade på utvärderingen av styrelsens majmöte och det är flera nya i styrelsen gås inte detaljerna kring svaren igenom. ___________________________________________________________________________

§ 18 Rapport om per capsulam-beslut

Följande beslut har fattats per capsulam (PC) sedan styrelsens senaste möte: 27 maj

- Nominering av Christine Pamp till ICM Chair

Beslut
att nominera Christine Pamp till ICM Chair. 27 maj

- Remissvar strategiska målen fas 3

Beslut

att godkänna sektionens remissvar på de globala strategiska målen (fas 3) som sekretariatet har tagit fram i enlighet med styrelsens diskussion och årsmötets beslut

att uppdra åt sekretariatet att skicka in remissvaret snarast 27 maj

- Beslut på EDF i maj

Beslut
att ge fullmakt till Anna Lindenfors att på EDF-mötet 27-28 maj fatta beslut för svenska sektionens räkning i enlighet med mötesunderlagen. I fullmakten ingår förhandlingsutrymme. Vid avvikelser som ger ekonomiska konsekvenser för svenska sektionen kontaktas sektionens ordförande och kassör.

_____________________________________________________________________________

§ 19 Rapport från sekretariatet

Anna Lindenfors föredrar sekretariatsrapporten. Ett av de områden som lyfts är att ledningsgruppens arbete med faktorplan, som syftar till att förtydliga de anställdas roller, fortskrider. Ett annat är att den första fallstudien i samband med Fair Finance Guide, om hur banker lever upp till sina policyer kring mänskliga rättigheter. Denna rapport och ett Q&A om guiden kommer att skicka ut till styrelsen under den kommande veckan. Amanda Jackson vill föra till protokollet att hon inte vill ha frågor och svar tillsammans med den övriga styrelsen då hon, i sin arbete som hållbarhetschef för Swedbank vill undvika att hamna i en jävsituation. Sekretariatet klargör att de är medvetna om den potentiella jävsituationen och kommer att undvika att skicka känsligt material i den här frågan till henne.

Offertsvar har kommit för olika CRM-system och det framgår att kostnadsförslagen skiljer sig markant åt. En fråga kommer om analysen av kostnadsförslagen kommer att innebära förseningar men det menar sekretariatet att det inte kommer att göra, och om så ändå skulle vara, enbart en marginell sådan. Utöver detta redogör sekretariatet även bakgrunden och behoven av de nyanställningar som gjorts.

_____________________________________________________________________________

§ 20 Rapport från styrelsemedlemmar

Ledamöterna går igenom vad de har arbetat med sedan det senaste mötet.

_____________________________________________________________________________

§ 21 Rapport från Amnestys Internationella Kommitté (AIK)

Till mötet har AIK inlämnat en skriftlig rapport över vad de har arbetat med det senaste året. Fokus har varit inför det internationella rådsmötet (ICM) som äger rum i augusti. Det finns ett uppdrag om att sekretariatet och AIK till senast 30 juni 2015 ska ha sett över att AIK:s direktiv stämmer överens med hur AIK bör arbeta och arbetar i praktiken. Styrelsen tillsätter AIK men rutinerna för detta ska också ses över för att man mer aktivt ska försöka hitta fler lämpliga personer som kan tänkas platsa i AIK. Beslut om ny tillsättning av AIK för 2015-2016 kommer att ske i början av hösten.  _____________________________________________________________________________

§ 22 Rapport från Amnestyfonden

Karin Linkhorst redogör kort för bakgrunden till den översyn av relationen mellan svenska sektionen och Amnestyfonden som pågår. Det finns ett samarbetsavtal mellan sektionen och Amnestyfonden sedan 2004 gällande hur gemensamt insamlade medel ska fördelas. Avtalet har löpt på sedan dess och det är hög tid att se över det. I ett möte har det satts en plan över hur man ska komma vidare med det gemensamma arbetet.

_____________________________________________________________________________

§ 23 Rapport internationella frågor

Anna Lindenfors rapporterar från European Directors Forum (EDF) i maj som hålls två gånger per år. Fram tills detta möte var det sektionernas generalsekreterare som valde en styrelse, vilken har styrt Europakontoret. I och med GTP-processen (Global Transition Programme) förs det en diskussion om hur det här kontoret ska föras in i den processen och hur de olika kontoren ska föras samman. Man har kommit vidare i några frågor och bland annat beslutat att kontoret nu ska vara en del av det internationella sekretariatet, likt de regionala kontoren i andra delar av världen. European Directors Forum (EDF) kommer dock att finnas kvar och välja representanter till en styrgrupp där också representanter från IS kommer att ingå. En fråga som varit föremål för mycket diskussion är var kontoret ska ligga och man har nu landat i en lösning där arbetet kommer att samordnas mellan kontoren i Bryssel, London och Moskva. Sektionerna åtog sig att fortsätta betala den årliga avgiften till Europakontoret de närmaste tre åren för att bibehålla ekonomisk stabilitet medan andra förändringar genomförs och för att det i nuläget är svårt att komma överens om den ekonomiska biten. Man har nu också börjat diskutera stödet som vi ger till mindre sektioner i Europa och Centralasien och ett diskussionsunderlag kommer att presenteras inför nästa EDF-möte i oktober. Styrelsen tar kort upp det partnerskap som svenska sektionen har haft med Amnesty Sierra Leone.

_____________________________________________________________________________

§ 24 Styrelseåret

Tora Törnquist inleder om möteskalendern som styrelsen i regel beslutar om på det konstituerande mötet i maj men som ibland blir framskjutet och då tas på junimötet. Styrelsen diskuterar datumet för nästa möte som av praktiska skäl kommer att förläggas samtidigt som det årliga aktivistseminariet och likaså verksamhetsmötet (som styrelsen äger) i oktober.

Förslag på möteskalender 2015-2016

12-14 juni 2015

Styrelsemöte och utbildningsdag, Stockholm

Beslutsunderlag senast 29 maj, övriga underlag senast 5 juni

3-4 oktober 2015

Styrelsemöte, Stockholm

Beslutsunderlag senast 18 september, övriga underlag senast 25 september

4-5 december 2015 (fredag-lördag)

Styrelsemöte, Stockholm

Beslutsunderlag senast 20 november, övriga underlag senast 27 november

29-30 januari 2016 (fredag-lördag)

Styrelsemöte, Stockholm

Beslutsunderlag senast 15 januari, övriga underlag senast 22 januari

19-20 mars 2016

Styrelsemöte, Stockholm

Beslutsunderlag senast 4 mars, övriga underlag senast 11 mars

12-13 maj 2016

Styrelsemöte

Beslutsunderlag senast 29 april, övriga underlag senast 6 maj

13-15 maj 2016 ÅRSMÖTE

Beslut

att anta möteskalendern för styrelseåret 2015-16.

att verksamhetsmötet 2015 förläggs till 3-4 oktober

att uppdra åt sekretariatet att planera verksamhetsmötet i samråd med kommunikationsutskottet
_____________________________________________________________________________

§ 25 Val av justerare för styrelseåret 2015/2016

Några förändringar görs i det lagda förslaget. Det reviderade förslaget:

Beslut

att anta förslaget till justerare för styrelseåret 2015/2016

_____________________________________________________________________________

§ 26 Arbetsordningen

Karin Linkhorst föredrar stora delat av arbetsordningen som reglerar styrelsens arbete. De ämnen som tas upp är bland annat vad rollerna som ledamöter/ordförande/vice ordförande/kassör innebär, vilka rutiner som finns kring möten och protokoll, arbete mellan möten, kommunikation (extern och intern), användning av styrelseforum och hur per capsulam-beslut tas. Likaså nämns relationen mellan styrelsen och sekretariatet. Emelie Petersson gör tillägg om personalrepresentanternas uppgift som främst är att föra fram sekretariatsanställdas syn på det som sker och att göra medskick till sekretariatet.

Transparens är vägledande för styrelsen men det kan uppkomma situationer där styrelsen delges känslig information. Karin Linkhorst betonar att i och med att styrelsen tar beslut om arbetsordningen, vilken inkluderar en punkt om transparens och hantering av känslig information, förbinder sig alla ledamöter till att inte sprida känslig information och förklarar sig informerade om den.

Beslut

att uppdra till sekretariatet att till styrelsens januarimöte komma med förslag på övergripande uppdatering av styrelsens arbetsordning

att anta den reviderade arbetsordning för styrelsen

_____________________________________________________________________________

§ 27 Ansvarsområden inom styrelsen

Tora Törnquist föredrar vilka mindre förändringar i arbetssätt som gjorts sedan förra styrelseåret. Det har införts att det ska finnas kontaktpersoner inom utskotten och de ska ha förberedande telefonsamtal inför styrelsemötena. Utskotten tar inga egna beslut, alla beslut fattas av styrelsen i sin helhet. Utskottens uppgifter är att ha ett mer visionärt och strategiskt perspektiv samt att driva frågor såsom “vad skulle vi vilja ändra” och “det här borde vi tänka på/ta upp”.

Beslut

att styrelsen under 2015-2016 arbetar i fyra utskott; ekonomiutskottet, internationella utskottet, kommunikationsutskottet och planeringsutskottet

att utskottsfördelningen för 2015-2016 ser ut som följer:

Ekonomiutskottet

Mårten Rosander - sammankallande

Elisabet Stålhane

Staffan Johansson

Internationella utskottet

Lars Gäfvert - sammankallande

Ginbot Abraha

Mårten Rosander

Kommunikationsutskottet

Amanda Jackson - sammankallande

Erik Thornberg

Elisabet Stålhane

Planeringsutskottet

Tora Törnquist - sammankallande

Karin Linkhorst

Anders Hällbom

att utse Lars Gäfvert till styrelsens representant i referensgruppen för Amnesty 2027

att utse Karin Linkhorst till kontaktperson för Amnestyfonden

att utse Elisabet Stålhane till kontaktperson för Granskningskommittén

att utse Lars Gäfvert till kontaktperson för AIK

att utse Amanda Jackson till kontaktperson för valberedningen
_____________________________________________________________________________

§ 28 Jäv

Annica Blidegård föredrar kort underlaget om jäv som tagits fram efter ett beslut i forum. Sekretariatet har kontrollerat att vår syn på jäv överensstämmer med Core Standards som är rörelsens gemensamma minimiregler för hur en sektion ska arbeta och måste följas av alla sektioner.

Notering till protokollet om att ändra “opartiskhet” till “partiskhet” i första stycket om definitionen av jäv, att stryka punkt tre under exempel på jäv, ändra namnet på dokumentet till “Vägledande dokument om jäv” och att lägga upp dokumentet under styrdokument på medlemssidorna.

Jävsrunda

Ledamöterna redogör för alla de uppdrag de har.

Amanda Jackson:

- är hållbarhetschef för Swedbankkoncernen. Swedbank, tillika övriga storbanker, granskas i Fair Finance Guide. Hon har och kommer fortsättningsvis att helt avstå från eventuella diskussioner om nästa steg i undersökningen.

- är hållbarhetschef för Swedbankconcernen som, genom sitt fondbolag Swedbank Robur, förvaltar Humanfonden. Ingen jävsituation finns.

- har varit med och byggt upp Anna Lindh-akademien som rekryterar från bl.a. civilsamhället och där Amnesty Sveriges GS sitter i styrelsen.

- är ordförande för i Första sparbankens stiftelse för vetenskaplig forskning. Ser inga risker för jäv.

Mårten Rosander arbetar för Linköpings universitet och är ansvarig kontaktperson för forskningsfrågor mot EU-kommissionen och amerikanska myndigheter men är varken beslutsfattare eller firmatecknare. Han är internrevisor i ett stort samarbetsorganet European Administrator and Research Managers Association (EARMA). Han ser inga potentiella jäv.

Erik Thornberg arbetar som Senior Advisor i bolag som jobbar med digitaliserade processer, avancerad kryptering. Jäv skulle kunna uppstå om vi skulle göra upphandlingar av system som VoteIT i framtiden.

Anders Hällbom är med i valberedningen i Uppsala och är lekmannarevisor för en Fairtradebutik också i Uppsala. Han ser heller inga potentiella jävsituationen i sin arbetssituation.

Emelie Peterson har inga uppdrag utöver sin anställning på svenska Amnesty.

Elisabet Stålhane är särskild förordnad vårdnadshavare för fyra ensamkommande barn, sitter som revisor i en tomtägarförening och i valberedningen för en bostadsrättsförening. Hon ser inget potentiellt jäv.

Lars Gäfvert arbetar i eget företag som konsult med olika produktutvecklingsprojekt, bland annat rörande IT-system. En potentiell jävsituation skulle kunna uppstå om han i framtiden arbetar med något IT-system som är intresserat för Amnesty att köpa, men han ser ingen sådan risk i dagsläget.

Karin Linkhorst jobbar på Linköpings kommun med frågor som rör civilsamhället, landsbygdsfrågor och frågor som rör utsatta EU-medborgare och hon ser inga potentiella jävsituationer.

Staffan Johansson är anställd i Försvarsmakten där han är avdelningschef för en managementenhet. Han har inflytande över vilka utbildningar som ges internt, till exempel UGL-utbildningar (Utveckling Grupp och Ledare), men har inget att vinna på om Amnesty väljer att själva genomföra liknande utbildningar, då dessa inte kan inhandlas av Försvarsmakten.

Ginbot Abraha arbetar på Arbetsförmedlingen där han fattar beslut om arbetsgivarstöd och praktik. På fritiden jobbar han aktivt med flyktingfrågor kopplat till Eritrea och har därigenom kontakt med Amnesty men han ser ingen anledning att det skulle uppstå en jävsituation.

Tora Törnquist är ordförande för fullmäktige för samhällsvetarkåren i Lund och ser ingen potentiell jävsituation.

Det poängteras slutligen att då det under året skulle kunna uppstå potentiella jävsituationer är viktigt att man vid det tillfället tar upp det och för det till protokollet.

Beslut

att anta det vägledande dokumentet om jäv och att det ska bifogas styrelsens arbetsordning till varje kommande junimöte för att komplettera arbetsordningens skrivningar kring jäv och utgöra styrelsens gemensamma förståelse av vad jäv innebär i svenska sektionens styrelse

_____________________________________________________________________________

§ 29 Utvärdering och feedback

Ordförande går igenom rutinerna för utvärdering av styrelsemöten.

_____________________________________________________________________________

§ 30 Långsiktig riktning

Via internetuppkoppling föredrar Sara Ångström lägesrapporten kring hur projektet med långsiktig riktning 2027 fortskrider. Projektgruppen är nöjd med den workshop som hölls på årsmötet i Umeå och som också hållits med personalen på sekretariatet samt antalet svar som enkäten om den långsiktiga riktningen har genererat. Hela 1 124 personer har svarat på enkäten, varav majoriteten inte definierar sig som aktiva medlemmar. Även styrelsen kommer att diskutera riktningen och lämna in sina åsikter. Sara Ångström redogör även för tillsättningen av referensgruppen för långsiktig riktning och den fortsatta processen. Den slutligtiga versionen av rapporten ska vara framtagen till styrelsens marsmöte 2016 och kommer att beslutas om vid årsmötet i maj.

_____________________________________________________________________________

§ 31 Planering för 2016 - topprioriteringar

Anna Lindenfors redogör för bakgrunden till underlaget om topprioriteringar. Utifrån ramverk kommer planen för 2016 och verksamhetsplanen för 2017-2019 att göras. Några klargöranden görs baserat på styrelsens frågor och följs av en rad medskick.

Frågan om mångfald lyfts och det påtalas att det är fråga som återkommit på olika sätt det senaste året. Flera ledamöter delar åsikten att det till viss del skulle vara av godo att titta på hur det arbete, som görs och har gjorts internt, bättre kommuniceras till medlemmarna. Ett förslag är att kommunikationsutskottet tittar närmare på frågan.

Under målen för 2017-2019 står det att man ska arbeta med Governance Reform, vilket anses vara för sent då arbetet med det på global nivå pågår just nu och därför måste flyttas till 2016.

Det lyfts att en vidareutveckling av VoteIT inte får ses som en målsättning utan som ett verktyg och att det därför bör vara en punkt under kommuniksationsstrategin eller tas upp som en del i diskussionen om större årsmötesfrågor där en digitalisering av årsmötet ingår. Styrelsen diskuterar också vikten av att inte fokusera på ett specifikt digitaliseringsverktyg, utan att se över våra behov och välja lösning utifrån det.

Styrelsen uppskattar att sekretariatet nu tittar på topprioriteringar. Den anser sig dock i nuläget inte ha tillräcklig förståelse för konsekvenserna av prioriteringarna i sin helhet då flera punkter mer tillhör sekretariatet och kommer därför inte att ta något beslut baserat på underlaget. Istället ses det som ett diskussionsunderlag och inför nästa år behöver vi hitta en form som inte är för operativ. Däremot ska sekretariatet tolka den förda diskussionen som att styrelsen står bakom de områdena som sekretariatet har pekat ut och att styrelsen känner sig informerade.

_____________________________________________________________________________

§ 32 Kvartalsrapport 1 2015

Annica Blidegård föredrar kort kvartalsrapport 1 2015, som innefattar siffrorna för januari-mars och visar enbart utfall mot budget. Rapporten visar inte på några avvikelser.

Förra årets F2F-verksamhet gav inte riktigt det önskade utfallet på grund av att det var färre personer som arbetade med detta än vad som var tänkt. I år är vi dock i bättre i fas och utfallet kommer att framgå i den tredje kvartalsrapporten.

En styrelseledamot undrar om kostnaderna för årsmötet 2015 är högre än befarat då det hölls i Umeå. Kostnaderna för årsmötet som hölls i maj innefattas inte i första kvartalsrapporten och har ännu inte kommit. Däremot är utvecklingen av VoteIT-systemet, som innefattar kostnaderna för en halvtidstjänst, en stor ökning av årsmöteskostnaderna. Idag är det svårt att utläsa de faktiska kostnaderna för årsmötet p.g.a. det som det budgeteras på. Många kostnader som härrör till årsmötet finns inte med i årsmötets budget. Det är något som sekretariatet vill komma till rätta med i det nya planeringssystemet.

_____________________________________________________________________________

§ 33 Riskanalys av sektionens verksamhet

Annica Blidegård föredrar hur arbetet bakom riskanalysen går till och vilka de största riskerna bedöms vara utifrån parametrarna sannolikhet och konsekvens. Det finns inga risker som har den högsta allvarlighetsgraden och som är i behov av omedelbar åtgärd. Risker med lägre allvarlighetsgrad bevakas och det finns planerade åtgärder.

_____________________________________________________________________________

§ 34 Riskanalys av sektionens intäkter

Mikael Willborg föredrar riskanalysen. Han lyfter att intäktskartan nu har blivit uppdaterad och som sedan förra året presenteras i form av en matris. Den gamla modellen, som fanns med förra året för att kunna jämföra, har helt tagits bort. Arbetet med att utveckla riskanalysen fortgår, bland annat blir sekretariatet bättre och bättre på att hantera stora mängder fakta.

Det påtalas att det i Core standards står att sektionsstyrelsen ska äga riskanalyser men att den svenska styrelsen inte hanterar riskhanteringsplanen i sin helhet då den ligger på en operativ sekretariatsnivå. I övrigt framgår det att det finns olika bilder av vad riskhanteringen innebär och att det finns ett behov att säkerställa att det finns en gemensam bild av detta.

Beslut

att uppdra till sekretariatet att senast i oktober rapportera i styrelseforum om vilken krisberedskap vi har i svenska sektionen med kopplingen till riskhanteringen och hur den uppfyller externa krav på krishantering

_____________________________________________________________________________

§ 35 Sexarbetspolicy - handlingsplan och rapport

Anna Lindenfors föredrar bakgrunden för händelseförloppet gällande sexarbetspolicyn och den pågående processen. Sofia Halth och Katarina Bergehed har varit med i en arbetsgrupp bestående av representanter från flera sektioner som har haft till uppgift att arbeta vidare med ramarna för policyförslaget. Ett nytt utkast till resolution kommer att skickas ut innan ICM. Vi jobbar fortfarande hårt med att bedriva Amnestyinternt lobbyarbete kring detta.

Mikael Willborg föredrar handlingsplanen för olika utfall externt och internt. Vilket det blir är i dagsläget svårt att förutspå. Styrelsen diskuterar handlingsplanen kort och fortsätter sedan att prata om hur ICM-delegationen på bästa sätt ska hanterar frågan inför och under det internationella rådsmötet. Delegationen har mandat att välja en alternativ väg om den skulle visa sig vara bättre för att uppnå ett ICM-beslut i linje med årsmötesbeslutet från 2014. .

Några aspekter som tas upp är harm reduction (skademinimering) kontra autonomi, hur drivande Amnesty ska vara i kontroversiella mänskliga rättighetsfrågor och gällande vilken typ av frågor. Även diskuteras relationen till andra sektioner, vikten av att föra fram att Amnesty arbetar och bör arbeta med grova kränkningar av mänskliga rättigheter samt hur frågan om en sexarbetspolicy passar in i de strategiska målen, om alls.  

Beslut

att uppdra åt ICM-delegationen att på International Council Meeting 2015 med hög prioritet i första hand driva att en eventuell sex work policy går i linje med årsmötesbeslutet om sex work från 2014 och i andra hand förslaget till sex work policy inte antas.

att styrelsen ger sekretariatet i uppdrag att förbereda verksamheten i enlighet med styrelsens diskussion och den presenterade handlingsplanen.

_____________________________________________________________________________

§ 36 Syfte med medlemskommunikation

Mikael Willborg föredrar underlaget och poängterar att det är en del av den kommande kommunikationsstrategin. Medlemskommunikationen, som är inte huggen i sten, skulle kunna ändras när kommunikationsstrategin har tagits fram.

En ledamot påpekar att hen uppfattar att det generellt är en övervikt av envägskommunikation både i underlaget som sådant och i beslutssatserna och ser gärna att det går att få in mer om förankring i beslutssatsen. Utifrån detta görs ett tillägg i andra att-satsen om “att förankra styrelsens arbete och skapa transparens”.

Beslut

att mot bakgrund av läsarundersökning och övriga underlag kring Styrelsen informerar uppdra åt sekretariatet att i samband med kommunikationsstrategin återkomma till novembermötet 2015 med ett förslag till ny form och distribution för styrelsens kommunikation (som idag sker i SI) - med beaktande av syftet att erbjuda transparens och med hög tillgänglighet väcka intresse för de frågor styrelsen (och rörelsen i stort) arbetar med samt sprida kunskap i dessa frågor till de mest intresserade av våra medlemmar.

att mot bakgrund av den kanalinventering sekretariatet genomfört i det fortsatta arbetet med strategi för medlemskommunikation utgå från följande syftesformulering för medlemskommunikation:

Syftet med medlemskommunikation är att erbjuda snabb, tillgänglig, relevant information samt dialog om verksamhetsfrågor med en tydlig kanalanpassning som tar hänsyn till mottagarens engagemangsgrad och intresse. Ett annat syfte är att förankra styrelsens arbete och skapa transparens i rörelsens beslutsprocesser, att erbjuda insyn och möjlighet att utkräva ansvar från förtroendevalda. Medlemskommunikation ska vidare inspirera till engagemang, aktivism och bygga lojalitet. För de mer aktiva medlemmarna ska kommunikationen få medlemmar att utbildas och utvecklas samt känna stolthet och delaktighet i en global MR-rörelse.

_____________________________________________________________________________

§ 37 Statligt stöd

Anna Lindenfors föredrar underlaget om statligt stöd. Internationellt har det tagits beslut om att Amnesty får ta emot statliga bidrag för HRE medan svenska sektionen hitintills valt att inte göra det. Styrelsen har även varit tveksam till att eventuellt stötta andra sektioner som vill söka statligt stöd från svenska institutioner (t.ex. Sida). IS har lovat att återkomma med riktlinjer kring hur detta bör gå till och en ledamot lyfter frågan om dessa är klara och om de i så fall ger svenska Amnesty anledning att se över frågan på nytt. Sekretariatet ombeds att undersöka detta och återkomma med klargörande information.

Inför det kommande ICM i Dublin har sekretariatet tittat på om statligt stöd är en fråga som vi bör driva just nu. Den är för tillfället inte högaktuell i rörelsen men däremot finns det frågor om att det finns delade meningar i rörelsen om vi bör ta emot pengar.

Beslut

att uppdra åt sekretariatet att bevaka frågan om statligt stöd internationellt löpande och återrapportera till styrelsen vid behov eller senast till junimötet 2017

att uppdra åt sekretariatet att senast i november 2015 i styrelsens forum rapportera hur riktlinjerna för statligt stöd ser ut idag och vilka beslut som finns i svenska sektionen om mottagande av statligt stöd.

_____________________________________________________________________________

§ 38 Resolutioner

Styrelsen diskuterar några utvalda resolutioner inför det internationella rådsmötet (ICM) i Dublin i augusti. Det finns inte tid för större diskussioner kring alla men alla kommer att diskuteras vidare av ICM-delegationen på möte i juli. Delegationen har styrelsens mandat att driva frågorna på det sätt som anses bäst baserat på hur resolutionerna inför och under ICM utvecklar sig.

2.2. Developing policy on illegal narcotic drugs and psychotropic substances (AI Grekland)

AI Grekland vill, i bred konsultation med sektioner och strukturer, utveckla ett förslag till policy för hur vi ska säkerställa att rättigheterna stärks för de som använder narkotika och som i många länder hamnar i fängelse och/eller får sina rättigheter kränkta snarare än få den vård de behöver.

Styrelsen anser att rörelsen kan arbeta mot de grova kränkningar av mänskliga rättigheter som målgruppen utsätts för även utan att resolutionen går igenom.

Den internationella styrelsen anser att frågan noga bör övervägas.

Sektionsstyrelsen är emot resolutionen så som den är formulerad idag.

2.4. Consequences of austerity measuers on human rights (AI Grekland och AI Österrike)

AI Grekland och AI Österrike efterlyser en utredning om hur åtstramningsåtgärder som är införda av stater och organisationer som Världsbanken och International Monetary Fund (IMF) påverkar ekonomiska, sociala och kulturella rättigheter (ESK) genom till exempel kraftiga nedskärningar i den offentliga sektorn.

Styrelsen diskuterar huruvida den tror att frågan om ekonomiska system kan komma att bli mer aktuell fråga för Amnesty framöver, oavsett om resolutionen går igenom eller inte, vilket man tycker sig kunna se tecken på.

Den internationella styrelsen stöttar resolutionen.

Styrelsen är inte emot resolutionen men anser samtidigt att den inte är en så pass viktig fråga att styrelsen avser arbeta aktivt med att driva igenom den.

3.2 Debate on a change of policy with regard to the detention of migrants facing deportation (AI Spanien och AI Österrike)

AI Spanien och AI Österrike vill att Amnestys nuvarande policy gällande förvar av irreguljära migranter och de kränkningar som sker i anslutning till det ses över och utvecklas i konsultation med rörelsen.

Styrelsen diskuterar frågan om resolutionen behövs utifrån att de nuvarande ramverken som egentligen skulle kunna ses som tillräckliga. Problemet är att de inte följs alltid och överallt och samt att det inte finns legala vägar för att söka asyl.

Den internationella styrelsen stöttar resolutionen.

Styrelsen stöttar resolutionen.  

5a.3 New assessment framework: the Distribution Model (Internationella styrelsen)

Under flera år har det pågått en process om hur rörelsen ska fördela sina intäkter. Då man sett att de nuvarande nivåerna inte fungerar som tänkt har man valt att göra om modellen för att ge incitament till större satsningar på fundraising. Därtill ska avgifterna till det internationella sekretariatet beräknas på samma år som de samlats in istället för två år senare.  

Sekretariatet anser att det nya förslaget är bättre än dagens system. Det kommer enbart att innebära en hanterbar kostnadsökning för svenska sektionen.

Styrelsen stöttar den internationella styrelsens förslag.

5c.1. Internal democracy: one section/struture, one vote (AI Mexico)

Dagens röstsystem baseras på hur många medlemmar eller grupper en sektion/struktur har. AI Mexico vill ändra det till att varje sektion/struktur ska ha en röst, oavsett antal medlemmar eller grupper.

Styrelsen diskuterar huruvida regionaliseringen kan tänkas påverka det demokratiska inflytandet för sektioner/strukturer till det bättre eller sämre. I dagsläget är organisationen ganska topptung. Det är viktigt att under ICM ta upp frågan om medlemsdefinitionen.

Den internationella styrelsen anser att demokratifrågan ska hanteras inom Governance Reform. Styrelsen anser också detta och stöttar därmed inte resolutionen, men från en annan utgångspunkt. Styrelsen avser att driva frågan om att man inom Governance Reform ska utveckla lösningar för att stärka interndemokratin till fördel för mindre sektioner/strukturer, in enlighet med årsmötesbeslutet 2015.  

_____________________________________________________________________________

§ 39 Utvärderingar av årsmötet i Umeå 2015

Anna Lindenfors redogör kort utfallet från de utvärderingarsom har gjorts. Det framgår bland annat att vi har fått större stöd för att använda påverkanstorg, system som VoteIT och stöd för att testa det vidare. Årsmötet anses av många ha varit ovanligt bra.

Styrelsens diskussion rör sig främst kring frågan om att det finns lika många kandidater som platser i personvalen, vilket flera årsmötesdeltagare lyft i utvärderingarna. Olika tankar som förs fram från ledamöter är att anledningen till att valberedningen arbetar som den gör behöver kommuniceras bättre till medlemmar och att se över valberedningens direktiv för att se om det går att göra så att de får fram fler kandidater. I dagsläget är det svårt att få folk att delta i onlineval när det bara finns ett val. Det tas även upp att det skulle kunna vara bra att göra det möjligt att inom valberedningens förslag välja vem som ska vara ordinarie ledamot respektive suppleant. Det påpekas också att ansvaret för att det inte finns många kandidater inte bara ligger på valberedningen, det är också allas.

Beslut

att uppdra till valberedningens kontaktperson att lyfta frågan om fler kandidater än platser med valberedningen

_____________________________________________________________________________

§ 40 Utvärdering VoteIT/personvalen

Styrelsen valde att till detta första år med personval med röstning online via VoteIT enbart till just personvalen men det användes även som verktyg på skärmen på scenen. Det finns dock en rad andra funktioner i systemet som exempelvis gör det möjligt att diskutera motioner och förslag innan årsmötet. Frågan kring systemet är även kopplat till de större frågorna kring kommunikationsstrategin och större årsmötesfrågor. För att fokus ska vara på vilka funktioner vi vill ha och inte valet av ett specifikt system omformuleras beslutssatsen. (Ändring från “septembermötet” till “oktobermötet” har gjorts.)

Beslut

att styrelsen uppdrar åt sekretariatet att till oktobermötet återkomma med en lista med möjligheter att få fler delar av årsmötet 2016 online och som redovisar för- och nackdelar med detta

_____________________________________________________________________________

§ 41 Diskrimineringsombudens rapport

Årets rapport från diskrimineringsombuden har haft en högre ambitionsnivå än föregående år och det har inte bara varit att arbeta reaktivt med frågor som uppkommit. De har även försökt titta på vilka frågor som man eventuellt skulle kunna titta närmare på framöver. Det finns inget i årets rapport som kräver ytterligare insatser.

Beslut

att lägga diskrimineringsombudens rapport till handlingarna

_____________________________________________________________________________

§ 42 Uppföljning av årsmötesbeslut

Styrelsen går igenom de årsmötesbeslut som kräver uppföljning. De stadgeändringar och ändringar av riktlinjer som årsmötet fattat beslut om kommer att uppdateras av sekretariatet i enlighet med årsmötesbesluten och framgår därför inte av redogörelsen nedan.

§ 33 Motion gällande långsiktigt arbete för enskilda individer
Styrelsen diskuterar vad som avses med motionen och hur den kommer att implementeras. Det föreslås att frågan läggs in i verksamhetsplanen för 2016. Styrelsen anser att den andra att-satsen uppfylls genom uppföljningen av § 34.

Beslut

att uppdra åt sekretariatet att öka den aktiva informationen till aktiva medlemmar om möjligheterna för grupper att arbeta med individfall och att under året erbjuda utbildningar i hur ett sådant arbete kan bedrivas

att uppdra åt sekretariatet att återrapportera till styrelsens marsmöte 2016 om genomfört arbete gällande gruppers möjligheter till ett långsiktigt arbete för enskilda fall

§ 34 Förslag från styrelsen angående Resolution om att stärka arbetet med individer

Beslut

att uppdra åt ICM-delegationen att på International Council Meeting 2015 verka för att Amnestyrörelsen bekräftar vikten av arbetet med individer och vidtar åtgärder för att utveckla och stärka invidarbetet

att styrelsen återkommer till frågan om den internationella rörelsens arbete kring invidfall i samband med uppföljningen av ICM på styrelsens oktobermöte 2015

§ 37 Förslag från styrelsen om valberedningens valberedning

Beslut

att uppdra åt sekretariatet att vidta fortsatta förbättringsåtgärder gällande tillsättningen av valberedningens valberedning och återrapportera till styrelsens decembermöte 2015

att uppdra åt sekretariatet att återrapportera till styrelsens marsmöte 2016 vilket stöd som sekretariatet har gett valberedningens valberedning och vilka effekter det har haft på deras arbete

§ 38 Motion: En sektion, en röst
Styrelsen poängterar att det är angeläget att delegationen redan under ICM tar ställning för att vi vill ha ett mer demokratiskt system som lyfter svagare sektioner och att den frågan ska lyftas in i Governance Reformen.  

Beslut

att uppdra åt ICM-delegationen att på ICM 2015 lyfta behovet av en översyn av det nuvarande systemets fördelningsgrunder för representation/rösträtt på internationella rådsmötet samt att verka för att översynen ska ske inom Governance Reform-processen

att uppdra åt sekretariatet att i samråd med IU att i Governance Reform-processen verka för ett en översyn görs av det nuvarande systemets fördelningsgrunder för representation/rösträtt på internationella rådsmötet i syfte att se om det går att stärka det demokratiska systemet i förhållande till ekonomiskt svagare och/eller mindre sektioner på något annat sätt än genom "en sektion, en röst"

§ 40 Motion om ytterligare resurser till arbetet med ”flykting och migration” på sekretariatet

Styrelsen diskuterar vad årsmötesbeslutet innebär och hur arbetet med beslutet kommer in i sekretariatets planering.

Beslut

att uppdra åt sekretariatet att inför framtagandet av verksamhetsplanerna för 2016 analysera på vilket sätt och i vilken omfattning arbetet med flykting och migration kan ges ökad prioritet utifrån det ökade trycket på verksamheten och återrapportera till styrelsen senast på decembermötet 2015 om hur beslutet följts upp

§ 46 Motion: Sök intresserade medlemmar för uppdrag

Beslut
att uppdra åt sekretariatet att till styrelsens decembermöte 2015 föreslå rutiner vid tillsättning av uppdrag i svenska sektionen.

§ 47 Förslag från styrelsen om Resolution om långsiktig riktning

Beslut

att uppdra åt ICM-delegationen att på International Council Meeting 2015 verka för att Amnestyrörelsen arbetar fram en långsiktig riktning.

§ 49 Förslag från styrelsen angående de strategiska målen 2016-2019

Styrelsen diskuterar att ICM-delegationen självklart ska driva årsmötesbesluten men att det kan hända att beslutet om att driva SRHR-frågor får stå tillbaka något om det gör det svårare att få bra resultat i den högprioriterade frågan om sexarbetspolicyn.

Beslut

att uppdra åt ICM-delegationen att på International Council Meeting 2015 verka för att arbetet mot grova kränkningar av medborgerliga och politiska rättigheter (såsom godtyckliga gripanden, tortyr, dödsstraff samt samvetsfångar) inkluderas i de strategiska målen 2016-2019

att uppdra åt ICM-delegationen att på International Council Meeting 2015 verka för att sexuella och reproduktiva rättigheter inkluderas i de strategiska målen 2016-2019

att uppdra åt ICM-delegationen att på International Council Meeting 2015 verka för att flykting- och asylfrågorna i de strategiska målen 2016 - 2019 inkluderar rätten att söka asyl, legala vägar för att söka skydd samt tillgång till en rättssäker asylprocess utifrån principen om non-refoulement.

att uppdra till sekretariatet att på styrelsens decembermöte ge en rapport om hur arbetet med uppföljning av årsmötesbeslut från 2014-2015 fortskrider _____________________________________________________________________________

§ 43 GK:s rapport

Karin Linkhorst förklarar syftet med Granskningskommitténs rapport. Granskningskommittén har angett att det finns ett behov att säkerställa att den kreditkontroll av ledamöter som görs av sekretariatet hos Upplysningscentralen (UC) är i enlighet med Svensk insamlingskontrolls krav. Sekretariatet menar att kreditkontrollen uppfyller kraven.

Granskningskommittén har även tagit upp att de anser att sekretariatet bör ha en stärkt rutin för att kontrollera att grupper med större register hanterar person- och uppgiftslagen (PUL) på ett korrekt sätt.

Beslut

att uppdra åt sekretariatet att föra dialog med Granskningskommittén om att sektionen uppfyller FRII:s krav på ledamöter gällande näringsförbud och personlig konkurs

att uppdra till sekretariatet att senast i december 2015 återrapportera i styrelsens forum hur vi uppfyller de operativa rekommendationerna i Granskningskommitténs rapport

_____________________________________________________________________________

§ 44 Årsmötesort

Styrelsen diskuterar för- och nackdelar med att vara på en mindre respektive större ort 2016 och huruvida styrelsen bör ta ett principiellt beslut om detta.

Beslut  

att uppdra åt sekretariatet att återkomma till styrelsens forum med ett underlag angående årsmötesort senast 30 juli

_____________________________________________________________________________

§ 45 ÖVRIGA FRÅGOR

- Anmälan av styrelseledamöter till Svenska Insamlingskontroll

Nya styrelseledamöter fyller i obligatorisk anmälan till Svensk insamlingskontroll.

- Örebrodistriktet

Under majmötet beslutade styrelsen att dra tillbaka Örebrodistriktet insamlingstillstånd, vilket genomfördes efter styrelsemötet. Distriktet har nyligen inkommit med sin försenade redovisning och den grupp som nu kommer att vara ansvariga för distriktet bedöms kunna ta överta ansvaret på ett fullgott sätt. Därför anser sekretariatet det vara lämpligt att återge distriktet sitt tillstånd till insamling i Amnestys namn.

Beslut

att återge insamlingstillståndet till distrikt Örebro

_____________________________________________________________________________

§ 46 MÖTET AVSLUTAS

Tora Törnquist avslutar styrelsemötet.

Förklaringar:

AI - Amnesty International

AIK - Amnestys Internationella kommitté

AVC - Additional Volontary Contribution (frivilligt bidrag till IS)

CADF - Chairs Assembly & Directors Forum, möte för alla ordförande och generalsekreterare

Core standards - organisatoriska minimiregler för alla sektioner

CRM - Customer Relations Management, förenklat en medlemsdatabas

EDF - European Directors Forum

FRII - Frivilligorganisationernas insamlingsråd

GS - Generalsekreterare

HR - Human Resources

IB - International Board, internationella styrelsen

ICM - International Council Meeting, internationella rådsmötet

IMF - International Monetary Fund

IS - International Secretariat, internationella sekretariatet

IU - Internationella utskottet i styrelsen

MR - mänskliga rättigheter

PC - per capsulam, beslut som fattas av styrelsen i deras webbforum mellan mötena

Q & A - Vanliga frågor och svar samlade i ett dokument

RAG - Regional Advisory Group

ROG - Regional Oversight Group