Onlineval och användande av VoteIT - 2015 Underlag till styrelsemöte 12-14 juni 2015

Till: Styrelsen                                              

Från: Sekretariatet

Datum: 29 maj 2015

BESLUTSUNDERLAG

Underlag om online-val och användande av VoteIT

(1 bilaga)

Bakgrund

När sektionen för några år sedan började diskutera online-deltagande under årsmöten startade sekretariatet arbetet med att se sig om efter ett verktyg för detta. Föreningen VoteIT med sin öppna programvara för beslutsmöten kontaktades och några presentationsmöten avverkades.

När så årsmötet 2014 beslutade om att online-val skulle förrättas under årsmötet 2015 valde sekretariatet VoteIT som plattform för detta.

För att genomföra valen så smidigt som möjligt behövde programvaran anpassas till mobiltelefoner. En vakant halvtidstjänst på sekretariatet utnyttjades under perioden november 2014 till maj 2015 och en programmerare från föreningen VoteIT anställdes för projektet. Sekretariatets beslut påverkades också av den potential programvaran har. Interndemokrati i stort och årsmöten i synnerhet skulle framöver kunna få ett kraftfullt IT-verktyg att nyttja.

Projektet har förlöpt väl och stora delar av VoteIT är ombyggt och moderniserat. Online-valen under årsmötet har genomförts så som beslutat.För ytterligare information se bilaga.

Nästa steg i sekretariatets planering är att börja använda VoteIT i diverse verksamhetssammanhang.  VoteIT är byggt för att vara ett stöd för beslutsmöten med allt vad det innebär av motions- och förslagshantering, diskussioner, val och omröstningar. Årsmöten, distriktsmöten och aktivistträffar kan med fördel använda VoteIT om man under dessa strävar efter ett online-deltagande.

Förslag till beslut

att styrelsen uppdrar åt sekretariatet att till septembermötet återkomma med en lista på och en genomgång av för- och nackdelarna med att använda VoteIT "fullt ut" på årsmötet 2016.

Bilaga

Rapport om onlinevalen i VoteIT                                                                       

av Robin Harms Oredsson, projektanställd programmerare.

Sammanställning och iakttagelser från årsmötet.

Statistik

Potentiella röstande.

134 röstberättigade anmälda till det fysiska årsmötet.

25 röstberättigade registrerade sig för att vara med online.

159 potentiella röstande.

Deltagare och inbjudningar

140 deltagare totalt i mötet (inklusive funktionärer och opersonliga konton som “torgfunktionärer”)

187 inbjudningar skickades iväg, vilket även inkluderar funktionärer, personal och observatörer.

130 användes.

128 av de som användes hade rösträtt och var deltagare.

Ca 20 % av de anmälda dök inte upp fysiskt eller online (31 personer).

Valdeltagande

Mellan 99-101 personer röstade i varje val.

Det utgör ca 77-79 % av de röstberättigade som registrerat sig i VoteIT.

Utifrån alla anmälda är det ca 62-63,5 %.

Plattform

Vi vet tyvärr väldigt lite om vilken plattform (mobil, ipad, dator etc.) som deltagarna röstade med eftersom det inte finns någon spårningskod på sidan. Sannolikt använde ca 50 % mobiltelefon, men det är bara en kvalificerad gissning.

Ca 30 personer röstade direkt när omröstningarna öppnade, innan de ens annonserats i plenum.

Iakttagelser från hjälpstationerna

Jag satt vid hjälpstationerna under större delen av omröstningen. Här är några av kommentarerna eller iaktagelserna. Det finns en risk att de ger en överdrivet positiv bild eftersom det kan vara personer som försökt registrera sig eller rösta, misslyckats och sedan struntat i att be om hjälp och inte sagt det till någon. Det kan också vara att det aldrig fanns alternativa kandidater. Vi kan helt enkelt inte veta.

Av de som begärde hjälp var det vanligaste problemen att de inte hade tillgång till sin e-postadress (ca 4) eller helt enkelt var osäkra på hur sidan skulle användas (ca 5) och gärna ville att någon skulle vara närvarande eftersom de inte hade röstat på en dator förut.

Ingen person hade problem med själva röstandet, däremot orsakade val av användarnamn och lösenord ibland lite förvirring. Mer hjälp i själva systemet skulle behövas. VoteIT skulle även behöva vara tydligare i processen med validering av e-postadress.

Flera som frågade om hjälp var positiva och tyckte att det var en kul grej. Åsikten att det kändes onödigt att bara fastslå valberedningens resultat på ett så krångligt sätt fanns också.

Inkommande frågor via epost

Innan och under mötet kunde deltagare skicka e-post till [email protected].

Ca 3 personer hörde av sig i förväg och var nervösa över att de missat inbjudan till omröstningen - vilket de inte hade gjort eftersom handlingarna i VoteIT blev klara ganska kort innan mötet öppnade.

2 hade problem med registreringen och behövde lite hjälp med val av användarnamn.

1 person hittade en mindre bugg och rapporterade det.

1 person var sur över att behöva använda dator under mötet, eftersom hen ville prata med andra eller dricka öl istället. (Men kan kanske ha överskattat mängden av behövd datortid…)

2 personer behövde hjälp med liveströmmen från mötet, vilket inte hade med VoteIT att göra.

Förbättringspotential

Påbörja registrering och ge tillgång till mötet i VoteIT långt innan det fysiska årsmötet börjar. Det gör att fler läser handlingarna och det blir mindre strul på plats.

Vid incheckningen borde de deltagare som inte redan hade registrerat sig fått hjälp att fixa det. Användbarhet runt registrering och röstande, speciellt på mobiltelefoner, skulle kunna förbättras mer.

Det blir lite konstigt att bara använda VoteIT för bara personvalen. Det var sannolikt en av de frågorna på årsmötet som hade minst behov av en teknisk plattform då det bara hade kunnat röstas igenom med acklamation.