Punkt: 3. Ökad transparens och följbarhet av styrelsens beslut Underlag till styrelsemöte 4-5 december 2015

Till: Styrelsen

Från: Sekretariatet

Datum:  2015-11-20
Punkt: 3. Ökad transparens och följbarhet av styrelsens beslut

      BESLUTSUNDERLAG

Ökad transparens och följbarhet av styrelsens beslut

Bakgrund

(1 bilaga)

I Granskningskommitténs rapport som lades fram på årsmötet 2015 kritiserade GK följbarheten och transparensen i styrelsens och sekretariatets arbetsdokument “Öppna beslut”. GK hade då även 2014 tagit upp frågan med styrelsen. I GKs rapport till årsmötet 2015 står bland annat “GK har funnit att det inte är helt enkelt att följa en viss fråga enbart genom att läsa protokollen. När det gäller frågan om Öppna beslut, så finns den som en stående punkt på styrelsens möten med tillhörande underlag i form av en lista över de beslut som återstår att åtgärdas. I protokollen redovisas endast att styrelsen har gått igenom listan och strukit de beslut som är åtgärdade. Man måste således jämföra listan mellan två styrelsemöten för att förstå vilka beslut som har åtgärdats”. GK skriver vidare “att processen kring öppna beslut borde kunna göras mer transparent”.

Gällande Per capsulambeslut skriver GK “Besluten redovisas i efterföljande mötesprotokoll, men de diskussioner som har föregått besluten i styrelseforum redovisas som regel inte. Att följa beslutsgången och förstå hur styrelsen har resonerat i en viss fråga är, enligt GKs uppfattning, inte helt enkelt.”

På styrelsens marsmöte 2015 (§ 145 Granskningskommitténs preliminära rapport) beslutade styrelsen attuppdra åt sekretariatet att ta fram en ny modell för hantering av Öppna beslut som syftar till ökad transparens och följbarhet.

För att öka transparensen och följbarheten gällande “Öppna beslut” föreslår sekretariatet följande

1. Att flytta över Öppna beslut i ett sökbart Google Kalkylark. I detta dokument kommer det bland annat gå att söka fram vilka beslut som har fattats vid ett visst möte och vilka beslut som ska återrapporteras till ett visst möte. Varje beslut har en status som antingen är öppen, stängd eller löpande. Det innebär att stängda beslut finns kvar i ett sökbart arkiv och att det är lätt att få en överblick över beslut som löper över lång tid och till exempel har karaktären av “ståndpunkter” eller policy-/inriktningsbeslut. Det kommer också gå att söka fram alla beslut inom ett visst övergripande område. Beslut som hänskjuts till sekretariatet, arbetsgrupper eller SG ska återrapporteras i kommentarsfältet så att det går att följa när en fråga är genomförd. När alla att-satser i ett beslut är åtgärdade ändras statusen till “stängd”.

Till varje styrelsemöte kommer ett pdf-dokument som är sorterat utifrån beslut med status
“öppen” att laddas upp på webben och länkas till dagordningen. Styrelsen och
granskningskommittén kommer alltid att ha tillgång till dokumentet i formatet Google Kalkylark
där det går att söka fram olika beslut, öppna såväl som stängda. I kallelsen till styrelsemötet
kommer det att bifogas en länk till dokumentet i Google Kalkylark samt bifogas ett pdf-dokument
som är sorterat utifrån beslut med status “öppen”.

2. Att ytterligare öka följbarheten genom att de beslut som avrapporteras och stängs noteras i styrelseprotokollet.  

3. Att särskilja årsmötesbeslut och styrelsebeslut som bygger på årsmötesbesluten genom att föra in årsmötesbesluten enligt samma princip, men i ett annat arbetsblad i samma dokument. Genom att separera besluten minskas risken för upprepningar av snarlika beslut i samma flöde.

För att öka transparensen och följbarheten gällande per capsulambeslut och frågor som hänskjutits till styrelsens forum föreslår sekretariatet följande

1. Att det i underlaget gällande per capsulambeslut ska finnas en kort bakgrund till varje beslut samt en kort sammanfattning av styrelsens diskussion, i de fall sådan förekommer.

Bilaga

1. Förslag till nytt öppna beslut

Styrelsen föreslås besluta

att från och med styrelsens januarimöte 2016 implementera det föreslagna formatet för “Öppna
beslut;

att de beslut som avrapporteras och stängs ska noteras i styrelseprotokollet;

att från och med styrelsens januarimöte 2016  ska underlaget till punkten “Rapport om per
capsulambeslut” på styrelsens dagordning innehålla en kort bakgrund till varje beslut samt en
kort sammanfattning av styrelsens diskussion, i de fall sådan förekommer.