Punkt: 10. Rapportering kring aktivism Underlag till styrelsemöte 4-5 december 2015

Till: Styrelsen

Från: Sekretariatet

Datum: 2015-11-20
Punkt: 10. Rapportering kring aktivism

BESLUTSUNDERLAG

Rapportering kring aktivism

Bakgrund

Till styrelsens marsmöte 2015 fick sekretariatet i uppdrag att ge en djuplodande rapportering kring aktivismen i svenska sektionen. I samband med detta ombads också sekretariatet att föreslå hur “aktivistenkäten” kan hanteras i framtiden och hur rapporteringen till styrelsen kring aktivism kan bli bättre.

Vi använder idag en mängd olika metoder för att följa upp arbetet med aktivism:

Aktivistenkäten har genomförts på styrelsens initiativ de senaste åren. Den har skickats till sektionens “kärnaktivister”, dvs gruppsekreterare, distriktsombud, landsamordnare och deltagare på ledarskapsprogrammmet.

Sedan 2007 samlar sekretariatet in så kallade nyckeltal för vår aktivism två gånger per år. Vi räknar antalet grupper, ungdomsgrupper, deltagande vid centrala utbildningar, sms-aktivister osv.

Vi genomför regelbundet utvärderingar av olika delar av arbetet och följer upp de mål som är angivna i planeringen.

I dagsläget rapporteras aktivism som övriga områden från sekretariatet, vid rapport till styrelsen samt vid halvårs/helårsrapporteringen. Att vi endast målsätter delar av vårt arbete kring aktivism, och alltså rapporterar gentemot dessa, innebär att det är svårt för styrelsen att få en överblick kring läget för våra aktviststrukturer. Att vi dessutom samlar in annan information som kan vara av intresse för styrelsen bidrar till ett informationsgap mellan sekretariat och styrelse.

Förslag

Den information som i dagsläget samlas in om aktivism, från både aktivister och personal sker på många olika sätt och i olika kanaler. Sekretariatet avgör i början av nytt verksamhetsår hur informationen ska samlas in och rapporterar regelbundet resultatet till styrelsen.

Sekretariatet föreslår att styrelsen ska få en rapport och kortfattad analys av relevanta nyckeltal i samband med halvårsrapporten och att helårsrapporten ska innehålla en djupare analys av både nyckeltalen och den aktivistenkät som genomförs i slutet av året.

Eftersom det i dagsläget tas fram förslag för hur kommande planering och rapportering ska ske kring hela sektionens arbete föreslås en tillfällig lösning för 2016 (som naturligtvis kan permanentas om det anses relevant i skenet av det nya planeringssystemet).

Styrelsen föreslås besluta

att styrelsen tar del av relevanta nyckeltal och en kortfattad analys av dessa vid hel- och halvårsrapporten under 2016 och att aktivistenkäten redovisas i samband med helårsrapporten;

att sekretariats rapportering om aktivism till styrelsen inkluderas i planeringssystemet.