Punkt: 11. Förbättrade rutiner vid tillsättandet av uppdrag Underlag till styrelsemöte 4-5 december 2015

Till: Styrelsen

Från: Sekretariatet

Datum:  2015-11-20
Punkt: 11. Förbättrade rutiner vid tillsättandet av uppdrag

      BESLUTSUNDERLAG

Förbättrade rutiner vid tillsättandet av uppdrag

Bakgrund

På årsmötet 2015 förelåg motionen “Sök intresserade medlemmar för uppdrag” som handlar om de uppdrag inom svenska sektionen som idag tillsätts av styrelsen med stöd från sekretariatet. I motionen står:

“Vanligen handplockas medlemmar för uppdragen. För att ta vara på den kompetens som finns inom svenska sektionen bör styrelsen tillsätta uppdrag efter att medlemmarna fått chans att anmäla sitt intresse. Uppdragen bör annonseras i Insats och på medlemssidorna. Styrelsen bör också sträva efter att fler medlemmar som tidigare inte deltagit i uppdragsgrupper får möjlighet att göra så. Jag föreslår årsmötet besluta att uppdra åt styrelsen att annonsera i god tid innan ett uppdrag ska tillsättas, samt att bredda gruppen uppdragstagare.”

Årsmötet beslutade att ge styrelsen i uppdrag att hitta former för att ge medlemmar möjlighet att anmäla sitt intresse till att delta i uppdrag som utlyses av styrelsen.

Styrelsen har därefter gett sekretariatet i uppdrag att till styrelsens decembermöte 2015 föreslå rutiner för tillsättandet av uppdrag i svenska sektionen. Styrelsen har också beslutat att utvidga uppdraget till att även omfatta tillsättandet av AIK - Amnestys internationella kommitté.

Kravprofiler
Kravprofilerna varierar beroende på uppdrag. En del uppdrag som styrelsen tillsätter är av nationell karaktär och kan t ex vara att ingå i referensgrupper kring olika strategiska frågor eller ordförandeskapet på sektionens årsmöte, andra uppdrag är av mer internationell karaktär såsom att ingå i arbetsgrupper som utses av den internationella styrelsen. Sekretariatets bedömning är att kravprofilerna för de nationella uppdragen är mer allmänt hållna medan kravprofilerna för de internationella uppdragen ofta innehåller krav både på god kunskap om specifika sakfrågor och god kunskap om den internationella rörelsen. Till de internationella uppdragen utses vanligen personer som sitter i sektionernas styrelser eller personer med tidigare erfarenhet av liknande uppdrag.

Annonsering som ger medlemmar möjlighet att anmäla intresse

Motionen förespråkar att styrelsen i god tid utannonserar de uppdrag som tillsätts av styrelsen i Insats och på medlemssidorna så att medlemmarna har möjlighet att anmäla sitt intresse.

De uppdrag som styrelsen och sekretariatet har kännedom om i god tid innan tillsättandet/anmälan måste göras kan som det föreslås i motionen annonseras i lämpliga kanaler och/eller fora. Men trots god framförhållning kommer det sannolikt även i framtiden att finnas uppdrag som styrelsen och sekretariatet får vetskap om allt för nära inpå anmälningsdatum för att en bred rekrytering kan hinnas med samt uppdrag som har en så pass omfattande kravprofil att en bred rekrytering inte fyller sitt syfte.

Roller och ansvar vid intresseanmälningar
Om uppdrag annonseras i Amnestys kanaler kan det generera intresseanmälningar från kända likväl som från av sekretariatet och styrelsen okända medlemmar. En viktig fråga för styrelsen att ta ställning till är hur dessa anmälningar ska hanteras och vägas mot varandra och vilken aktör som ska avgöra vilken/vilka kandidater som ska föreslås till uppdragen.

Sekretariatet ser tre alternativ:

1. Intresseanmälningarna hanteras av sekretariatet som utifrån en kravprofil agerar valberedning och väljer ut vilka kandidater som presenteras för styrelsen. Styrelsen fattar beslut om tillsättandet av uppdragen utifrån sekretariatets förslag.
   Fördelar: Sekretariatet har möjlighet att agera snabbt och information behöver inte skickas
   mellan olika aktörer.
   Nackdelar: När tjästemän väljer vilka kandidater som ska föreslås till styrelsen kan
   medlemmarna uppfatta valen som tjänstemannastyrda.

2. Intresseanmälningarna hanteras av sektionens valberedning som utifrån en kravprofil föreslår lämpliga kandidater till styrelsen. Styrelsen fattar beslut om tillsättandet av uppdragen utifrån valberedningens förslag.
   Fördelar: Valberedningen besitter kunskap om sektionens aktiva medlemmarna, har en
   bra överblick och ett upparbetat kontaktnät att använda sig av när de gör sin bedömning.
   Informationen om vilka medlemmar som är intresserade av olika slags uppdrag skulle också
   kunna bidra till och eventuellt underlätta valberedningens övriga arbete/uppdrag .
   Nackdelar: Insatser som bygger på ideellt engagemang kan ta längre tid än när tjänstemän
   utför arbetet eftersom förtroendevalda medlemmar ofta behöver utföra arbetet på kvällar och
   helger. Det skulle kräva en större arbetsinsats av valberedningen än idag.

3. Alla intresseanmälningar presenteras för styrelsen som utifrån en kravprofil fattar beslut om tillsättandet av uppdragen.
   Fördelar: Styrelsen kan bilda sig en självständig uppfattning om vem/vilka kandidater som passar för uppdraget.
   Nackdelar: Det ökar styrelsens arbetsbelastning.

Resurser
Den aktör (sekretariatet, valberedningen eller styrelsen) som ska bedöma de olika personernas lämplighet behöver bilda sig en uppfattning om personernas kompetens och huruvida hen passar till att utföra uppdraget. I de fall som intresseanmälningarna kommer från “okända” medlemmar kan det komma att kräva intervjuer och samtal med eventuella referenter.

Styrelsen föreslås besluta

att de uppdrag som styrelsen finner lämpliga  ska annonseras i passande kanaler och/eller fora,
förutsatt att uppdraget är känt så pass lång tid innan tillsättandet måste ske
att annonsering och efterföljande beslutsprocess kan genomföras. Detta innebär att styrelsen
fortsatt kan delegera uppdrag direkt till exempelvis styrelseledamöter och AIK utan att
uppdragen annonseras;

att Intresseanmälningarna bereds av sektionens valberedning som föreslår lämpliga kandidater till
styrelsen. Styrelsen fattar beslut om tillsättandet av uppdragen utifrån valberedningens förslag;

att styrelsen lämnar ett förslag till årsmötet om att revidera valberedningens direktiv.