Förslag till direktiv för C-utskottet och organisationsfrågor utanför C-utskottet Underlag till styrelsemöte 1-2 juni 1999

Till: Styrelsen
Från: Torbjörn Söderberg
Datum: 3 juni 1999 inför junimötet


Förslag till direktiv för C-utskottet 1999-2000

Ansvarsområden

Utskottet skall följa upp de svenska och internationella beslut och bereda frågor som rör Amnesty Internationals organisation och utveckling, och arbeta för att genomföra dessa inom sektionen. Arbetet skall bedrivas i enlighet med nationella och internationella handlingsplaner. Utskottet skall samarbeta med sin internationella motsvarighet; SCOD, Standing Committe on Organization and Development, och därigenom följa den internationella rörelsens utveckling inom utskottets områden. Utskottet skall verka för att en bred kompetens inom utskottets ansvarsområde uppnås. Vid behov skall skriftliga rapporter inlämnas till styrelsen.

1. Den internationella rörelsen - SCOD - Standing Committee on Organisation and Development
Utskottet skall aktivt följa i SCOD och bereda intressanta frågor för diskussion eller beslut i styrelsen. Särskilt skall utskottet

      i) ha en medlem som är resursperson i SCOD
      ii) följa decentralisering, utlokalisering och specialisering inom den internationella rörelsen

Prioritet: Detta arbete har medelprioritet.
Tidsplan: Rapporter till styrelsen vid behov. Till styrelsens majmöte skall en lägesrapport inlämnas.

2. Utveckling av AI-rörelsen
Utskottet skall följa arbetet i SDC, Section Development Committtee, och särskilt fiskeriprojektet i Sierra Leone. Detta skall ske genom att

i) hålla kontinuerlig kontakt med Rose-Marie Asker och sektionen i Sierra Leone
ii) följa sektionens deltagande i SPA, Special Project on Africa
      iii) fullfölja arbetet med ta fram en ny strategi för svenska sektionens utvecklingsarbete samt vara drivande i genomförandet av denna. (detta arbete har bedrivits med avbrott sedan 1995)
iv) bevaka svenska sektionens intressen inom Grouping 2

Prioritet: Detta arbete har låg prioritet.
Tidsplan: Rapporter till styrelsen vid behov. Till styrelsens majmöte skall en lägesrapport inlämnas. Vad gäller iii) skall ett förslag föreligga till styrelsens januarimöte för att möjligen ligga till grund för ett förslag till årsmötet 2000. I vilket fall som helst skall ett seminarium anordnas på årsmötet.

3. Decentralisering & utlokalisering
Detta område ingår i flera pågående processer som utskottet måste bevaka (se Bevakning ).
Utskottet skall särskilt
      i) ta upp styrelsens beslut från maj 1998 "att […] ta initiativ till en diskussion i sektionen om decentralisering och utlokalisering". Detta arbete skall bedrivas i samarbete med handlingsplansgruppen så att ett integrerat förslag kan föreligga för årsmötet 2000.
      ii) utreda distriktens ekonomi och juridiska status (tillsammans med D-utskottet)

Prioritet: i) Medelprioritet ii) Hög prioritet
Tidsplan: i) Diskussion med DO på DO-mötet i september. Underlag för diskussion som sammanfattar de nämnda processerna och med förslag till fortsatt hantering till styrelsens marsmöte. ii) Underlag till styrelsen marsmöte.

4. Beslutsårsmöte 2001
Utskottet skall följa upp årsmötesreformen samt utreda om särskilda skäl föreligger för att hålla beslutsårsmöte 2001 med tanke på pågående policyprocesser och läget i sektionen.

Prioritet: Detta arbete har medelprioritet
Tidsplan: Underlag till styrelsens decembermöte. Utskottet kan sedan få i uppdrag att förbereda förslag till årsmötet 2000.

5. Organisationens och styrelsens kompetensförsörjning
Utskottet skall
      i) följa det internationella arbetet med kompetensdatabas och lämna förslag till styrelsen för sektionens vidkommande. Särskild hänsyn skall tas till distrikten och samordningarnas behov. Samordnas med B-utskottets arbete kring utbildning.
      ii) bereda styrelsens syn på sitt kompetensbehov för överlämnande till valberedningen (översynskommitténs rekommendation 3)

Prioritet: Detta arbete har hög prioritet
Tidsplan: i) Underlag till styrelsens januarimöte. ii) Underlag till styrelsens septembermöte.

6. Långsiktigt arbete med ramverk för strategisk planering, verksamhetsstyrning och uppföljning
Utskottet skall under tre år arbeta med att ta fram ett ramverk för strategisk planering, verksamhetsstyrning och -uppföljning. Fram till årsmötet skall grundläggande frågeställningar diskuteras. Detta inkluderar:

· Synen på styrfomer, rapportering, uppföljning och utvärdering. Här kommer sektionens organisationsformer och frågor som innebörden av decentralisering in.
· Principer och mekanismer för strategisk och operativ planering med fokus på projekt- och beslutsgenomförande, uppföljning och förvaltning.
· Probleminventering inom området genom studier av några av de strategier och policys som tagits fram under 90-talet. Granskningskommitténs rapporter från 1997 skall följas upp. Även 59-grupppens rapport till årsmötet 1993 och beslutet där skall följas upp.
· Synen på kvalitetssäkring av sektionens, styrelsens och sekretariatets arbete.

Uppgiften kan sägas komplettera demokratiutredningens genom att studera med genomförande, uppföljning och förvaltning. Arbetet samordnas med D-utskottets arbete kring budgetprocessen och prioriteringar och med handlingsplansarbetet.

Prioritet: Detta arbete har hög prioritet
Tidsplan: Utredning enligt ovan klart till styrelsens majmöte med förslag till fortsatt arbete.

7. ICM
Utskottet skall ge förslag till hantering av ICM-beslut.

Prioritet: Detta arbete har hög prioritet
Tidsplan: Underlag för beslut till styrelsens januarimöte (via AU).

8. Bevakning
Utskottet skall följa allt arbete inom sektionen som faller inom utskottets område. Detta gäller:
      i) Demokratiutredningen
      ii) Översynen av sekretariatet
      iii) Styrelsens arbetsformer
      iv) IT-strategi, -plan och -organisation
      v) Arbetet med aktivistcenter
      vi) Handlingsplansarbetet
      vii) Arbtetet med dialog och klimat

Prioritet: Detta är nödvändigt för utskottets övriga arbete
Tidsplan: Löpande. Styrelsen kan komma med kompletterande direktiv

9. Utskottets sammansättning
Utskottet föreslås ha totalt 7 ledamöter.




Till: Styrelsen
Från: Torbjörn Söderberg
Datum: 3 juni 1999 inför junimötet

ORGANISATIONSFRÅGOR UTANFÖR C-UTSKOTTET

Inledning
Vissa organisatoriska frågor på styrelsens dagordning bör av olika skäl behandlas på annat sätt än beredning i C-utskottet.

Problemformulering
IT
Hur skall styrelsen och sektionen säkerställa en effektiv väg framåt vad gäller strategi, plan och organisation för IT.

Aktivistcenter i Skåne-Blekinge
Distrikt Skåne-Blekinge vill inleda förhandlingar med sektionen. Frågan är hur styrelsen skall hantera detta.

Styrelsens arbetsformer
Styrelsen har åtagit sig att genomföra översynskommitténs rekommendationer. Arbete med rekommendation 2, 4, 7 och 8 i delar de handlar om styrelsens arbetsformer och sektionens inre arbete är ännu ej påbörjat.

Dialog och klimat
Styrelsen har ett ansvar för klimatet i organisationen. Frågan är om utvecklingen under 1999 bör föranleda styrelsen till ytterligare åtgärder utöver översynskommitténs rekommendationer.

Bakgrund
IT
Styrelsen fattade ett mycket otydligt beslut i maj 1998 baserat på IT-utredningen (underlag till detta möte). Ett nytt, också otydligt beslut fattades i december 1998. Behandlingen av frågorna under de senaste fem åren har varit mycket problematisk och det är nu av stor vikt (som granskningskommittén
påpekat 1997 och 1999) att sektionen finner en effektiv väg framåt. Det senaste beslutet lyder:

"§162 […] IT-utredningen

Dan Grundin påminner om att detta ärende har skjutits på framtiden ett flertal gånger. Samtidigt hänger delar av utredningen ihop med översynen av sekretariatet. Synpunkten framförs att åtminstone delar av utredningen måste ingå i demokratiutredningen.

Beslut att frågan om en IT-grupp tillsvidare bordläggs för att behandlas av C-utskottet och
inkorporeras i demokratiutredningen."

Informella kontakter med demokratiutredningen antyder att det är oklart på vilket sätt man kan behandla detta uppdrag. Det är naturligtvis också problematiskt med ett uppdrag till denna
grupp som i princip är tillsatt av årsmötet.

Aktivistcenter i Skåne-Blekinge
Distrikt Skåne-Blekinge har sedan 1996 berett och förankrat ett beslut om aktivistcenter och inkommer till junimötet med ett underlag för fortsatt förhandling mellan sektion och distrikt.

Styrelsens arbetsformer
Flera av översynskommitténs rekommendationer handlar om styrelsens roll och arbetsformer. Styrelsen har under 1998/1999 bordlagt frågorna.

Dialog och klimat
Sektionen har under längre tid levt med en mångfald motsättningar som sedan hösten 1997 har resulterat i öppna konflikter som allvarligt men svåröverskådligt skadat sektionen. Motsättningarna handlar om allt från vad som synes vara genuint olika uppfattningar i vissa grundläggande frågor (rörande allt från åtagande till organisation) till nyanser i prioritering. En komplikation kan vara att den enes ideologi är den andres prioritering. Konflikten har resulterat i och får liv av en betydande frustration och irritation, och vad värre är, verkliga eller upplevda kränkningar av individer och grupper inom organisationen.

Resonerande del
IT
Med hjälp av den kompetens som finns i styrelsen och på sekretariatet och det omfattande arbete som redan utförts bör sektionen kunna klargöra vilka problem man önskar lösa och vilka mål man önskar uppnå. Detta arbete är av mycket mindre omfattning än det strategiska arbetet i sig och själva genomförandet. Att analysera problem och mål kan och bör göras på styrelsenivå tillsammans med sekretariatet och i samråd med demokratiutredningen. Alternativet att vänta på demokratiutredningen är oacceptabelt. En organisation kan inte undvara strategi och planering för sitt IT-arbete.

Aktivistcenter i Skåne-Blekinge
C-utskottet lämpar sig dåligt för förhandlingarna med distriktet eftersom man inte direkt företräder styrelsen och bör ha en beredande funktion. Dessutom har utskottets sammankallande utfört mycket av det förberedande arbetet för distriktets räkning . Ett alternativ är att lägga frågan på kassören som har erfarenhet av regionkontoret i Göteborg och dessutom föreslås vara styrelsens ansvarige för distriktet. Även principiella skäl talar för kassören som ansvarig. Sekretariatet bör i också vara delaktigt i samtalen med distrikten.

Styrelsens arbetsformer
Det naturliga är att uppdraga åt en grupp av styrelseledamöter att förbereda ett diskussionsunderlag och en plan för det vidare arbetet.

Dialog och klimat
I en organisation där alla aktörer är anställda och arbetar i en och samma stad kan man effektivt genomföra processer för att lösa upp och hantera den typ av konflikter som drabbat sektionen. I svenska Amnesty finns ett stort antal aktivister och organisationen är spridd över hela landet. Detta gör det svårt att med traditionella metoder hantera situationen. Styrelsen kan dock inte undgå att ta ansvar för organisationens klimat och måste söka vägar framåt.


Förslag till beslut
IT
      att uppdra åt sammankallande i C-utskottet, kassören, Per Kylberg (gruppen för översyn av sekretariatet) och sekretariatet att under ledning av Maria Eklund inkomma med förslag till behandling av IT-strategi, IT-plan och IT-organisation till styrelsens septembermöte

      att denna grupp samråder med demokratiutredningen

      att uppdra åt sammankallande i C-utskottet att cirkulera en PM till styrelsen senast 15 augusti som kortfattat analyserar utvecklingen kring strategiska problem och mål i IT-utredningen

      att uppdra åt sekretariatet att cirkulera en PM till styrelsen senast 15 augusti som kortfattat analyserar utvecklingen kring strategiska problem och mål gällande IT ur ett sekretariatsperspektiv samt en kort lägesrapport om sekretariatets IT-arbete och IT-planer.

      att uppdra åt Per Kylberg att cirkulera en PM till styrelsen senast 15 augusti som kortfattat analyserar utvecklingen kring strategiska problem och mål gällande IT identifierade under sekretariatsöversynen

Aktivistcenter i Skåne-Blekinge
      att uppdra åt kassören och generalsekreteraren att föra samtalen med distrikt Skåne-Blekinge och att återkomma till styrelsen med beslutsunderlag när samtalen resulterat i ett förslag till avtal
Styrelsens arbetsformer
      att uppdra åt vice ordförande och sammankallande i C-utskottet att förbereda ett diskussionsunderlag och en plan för arbetet med styrelsens arbetsformer till styrelsens septembermöte

      att man i detta arbete tar sin utgångspunkt i åtminstone översynskommitténs rapport, granskningskommitténs rapporter, IEC:s arbetsformer, erfarenheterna från en annan sektion av Amnesty och C-utskottets tidigare arbete

      att uppdra åt och vice ordförande och sammankallande i C-utskottet tar kontakt med alla styrelsens medlemmar senast 1 augusti för att få en helhetsbild av problemen kring arbetsformerna
Dialog och klimat
      att uppdra åt ordförande, vice ordförande och sammankallande i C-utskottet att till styrelsens septembermöte föreslå direktiv och sammansättning för en särskild grupp vars uppdrag skall vara att föreslå och möjligen genomföra processer och åtgärder för att minimera skadorna sektionen drabbats av och för att säkerställa ett långsiktigt gott dialogklimat i sektionen.