Riktlinjer för budgetarbetet avseende 2000 Underlag till styrelsemöte 1-2 juni 1999

Till: Styrelsen
Från: Sekretariatet
Datum: Juni 1999





Riktlinjer för budgetarbetet avseende 2000



Detta är sekretariatets förslag till riktlinjer för den fortsatta verksamhetsplaneringen och budgetarbetet avseende år 2000. Riktlinjerna avser
  1. verksamhetens inriktning
  2. budgetens struktur
  3. ekonomiska ramar
  4. tidplan för det fortsatta arbetet


Sammanfattning
  • Det är handlingsplanen som är grunden för planeringen av verksamheten.
  • Flera aktivitetsområden måste prioriteras.
  • Beträffande intäktsbudgeten föreslås samma indelning som tidigare år.
  • Sekretariatets fortsatta arbete med kostnadsbudgeten följer D-utskottets förslag till budgetprocess med de kompletteringar framförallt betäffande prioriteringar styrelsen beslutade om i maj 1999.
  • Budgetens programområden är desamma som i den internationella handlingsplanen.
  • Budgeten föreslås ha en intäktsnivå på 40 000 tkr.
  • Sekretariatet föreslås tas fram två budgetförslag till AU i september vad gäller kostnadsramen, varav ett balanserat på 40000 tkr och ett förslag som icke är balanserat i den mån det behövs för att kunna inkludera de förslag till nya aktiviteter som togs fram på sekretariatets planeringsdagar i maj.

1. Verksamhetens inriktning

Grunden för budgeten 2000 är sektionens handlingsplan 1996-2000, fastställd av årsmötet 1996. De åtta målen i handlingsplanen är:

1. Vi ska arbeta för att göra varje människa i Sverige medveten om vad mänskliga
rättigheter innebär

2. Vi ska värva och aktivera fler medlemmar och bidragsgivare i Amnesty

3. Vi ska utveckla kontakterna med massmedia och andra opinionsbildare

4. Vi ska utveckla och effektivisera vårt kampanjarbete

5. Vi ska utbilda oss så att vi gör ett ännu bättre Amnestyarbete

6. Vi ska utveckla vår planering och uppföljning i Amnestyarbetet

7. Vi ska engagera oss i organisationen och i Amnestys arbetssätt

8. Vi ska utveckla vårt samarbete med Amnesty i andra länder.

Styrelsens beslut om prioriteringar i handlingsplanen måste vägas in i budgetförslaget.

För år 2000 är följande mål högprioriterade:
Mål 2. Vi ska värva och aktivera fler medlemmar och bidragsgivare
Mål 4: Vi ska utveckla och effektivisera vårt kampanjarbete
Mål 8 : Vi ska utveckla vårt samarbete med Amnesty i andra länder är alltså de mål som har hög prioritet under år 2000.

2. Budgetens struktur

Intäkterna

På intäktssidan föreslås inga förändringar beträffande indelningen i huvudgrupper. Dessa är även fortsättningsvis medlems- och gruppavgifter, försäljning, prenumerationsavgifter, gåvor och bidrag samt övriga intäkter (framförallt räntor). Förslag till intäktsbudget för 2000 finns i bilaga 1.

Utvecklingen av sektionens intäkter har hittills under 1999 följt samma utveckling som de senaste åren. Medlemsavgifter och givarbrev står för en minskande del av de totala intäkterna. Intäktsslag som uppvisar en ökning är: AmnestySupporter, Humanfonden och Hjälpfonden.

För att vända den negativa trenden för medlemmar och regelbundna bidragsgivare föreslår sekretariatet en extern medlemsvärvnings- och insamlingskampanj år 2000 - här kallad "Kampanj 2000" - med start under Amnestyveckan 1999 då medlemsåret 2000 inleds. Kampanjen syftar till att marknadsföra Amnestys arbete och öka engagemanget för mänskliga rättigheter i samhället. För medlemsvärvningen är målet 10 000 nya medlemmar och att hålla bortfallet nere på 10 %. För insamlingsarbetet gäller målet "en miljon till Amnesty", där bl a 2 000 nya bidragsgivare ska värvas. Själva huvudkampanjen beräknas pågå t o m mars 2000, men har förhoppningsvis positiva effekter under hela året. Kostnaden beräknas till 1,5 miljoner kronor och innebär medlemsintäkter för 2000 och insamlade medel för både 1999 och 2000, detta beroende på att vårt medlemsår är brutet medan insamlade medel räknas per kalenderår.

Den svenska sektionen har inte haft en medlemsvärvningskampanj sedan medlemsåret 1995, då kampanjen löpte från oktober 1994 till september 1995. Även den gången var målet 10 000 nya medlemmar, vilket också uppnåddes. Bortfallet stannade på ca 11%, något över målsättningen 10 %. I september 1995 fick vi möjlighet att genomföra Hoppets Helg-kampanjen (även kallad "Postenprojektet"), vilket medförde en kraftig medlemstillströmning medlemsåret 1996. Sedan 1996 har antalet medlemmar i svenska Amnesty sakta men säkert sjunkit, i första hand som ett resultat av svårigheten att hålla en nivå på nyrekryteringen som kompenserar bortfallet bland de nyvärvade medlemmarna.

Vi tror att det är hög tid att återigen genomföra en medlemsvärvningskampanj, denna gång kombinerad med en insamlingskampanj. En större insamlingskampanj har inte tidigare genomförts, med undantag för fjolårets Radiohjälpskampanj. Kostnaden för "Kampanj 2000" har beräknats utifrån kostnaderna för Radiohjälpskampanjen (exklusive TV-galan) och bygger på att vi får mycket utrymme gratis. Att genomföra en stor kampanj kostar pengar, betydligt mer än 1,5 miljoner kronor, men vi är övertygade om att det nyligen inledda samarbetet med reklambyrån Garbergs och nätverket av mediaförmedlare, dm-byrå m m kommer att leda till att vi kan hålla kostnaderna nere.

Genomför vi "Kampanj 2000" tror vi att de direkta intäkterna från kampanjen år 2000 blir ca 1,5 miljoner kronor fördelade på 600 000 kr i form av medlemsavgifter, 500 000 kr från insamlingen (hälften av den insamlade "miljonen till Amnesty") och ytterligare 400 000 kr från givarbreven som ett resultat av värvningen av nya regelbundna bidragsgivare. Dessutom räknar vi med att en sådan kampanj har långsiktiga positiva effekter på samtliga intäktsslag. I förslaget till intäktsbudget 2000 har vi dock valt en försiktig linje och räknat på en i stort sett oförändrad nivå på övriga intäktsslag i förhållande till budget 1999 undantaget AmnestySupporter, Humanfonden (vars framtida intäkter beräknas på ett sedan tidigare fastslaget sätt) samt Hjälpfonden.

Intäktsmålet 1,5 miljoner kronor år 2000 för "Kampanj 2000" kan sägas vara balanserat mot kampanjens kostnader. Med andra ord, utan tillskottet från en speciell kampanj, tror vi att de totala intäkterna för 2000 kommer att ligga mer i nivå med de prognostiserade intäkterna för 1999. Med "Kampanj 2000" innebär förslaget en intäktsbudget på 40 miljoner kronor. Utan kampanjen bör 38,5 miljoner vara ett realistiskt intäktsmål.

Nedan redogörs för några av de viktigaste inslagen i förslaget till intäktsbudget 2000.

Intäktsslag

Avgifter
Intäkterna från medlemsavgifter, d v s antalet medlemmar, bygger på att vi värvar 10 000 nya medlemmar och håller bortfallet på 10 % räknat på årets prognosticerade utfall. Avgifterna från grupper baseras på 250 betalande arbetsgrupper och 50 betalande ungdomsgrupper.

Försäljning
Försäljningen av rapporter, övriga publikationer och Almanackan förväntas ligga i nivå med 1999 års budget. Anledningen till att intäkterna förväntas bli lägre än det faktiska utfallet 1998 och det prognosticerade 1999 är att vi inte räknar med att fortsättningsvis sälja lika mycket av undervisningsmaterialet "Födda fria". Däremot beräknas intäkterna från annonser i Amnesty Press öka till 600 000 kronor.

Prenumerationer
I stort sett oförändrat gentemot 1999. För 2000 har inga intäkter för det aktionsmaterial som ska ersätta Pådraget budgeterats, eftersom det ännu är oklart hur det materialet ska se ut och distribueras.

Gåvor & Bidrag
Bidragen från grupper och distrikt beräknas minska i förhållande till 1999, eftersom vi förväntar oss att grupperna aktivt ska bidra till arbetet med insamlingen i samband med "Kampanj 2000", vilket innebär att de intäkterna hamnar under detta intäktsslag. I den händelse "Kampanj 2000" inte blir av bör detta intäktsslag skrivas upp med 200 000 till 700 000 kronor, vilket är en minskning i förhållande till budget 1999 och återspeglar de senaste årens sjunkande utfall.

Intäkterna från SCA Fine Paper fortsätter enligt avtal och redovisas under rubriken "Företagssamarbete".

Spontana gåvor har budgeterats till samma nivå som budget 1999, dock högre än det prognostiserade utfallet. Det finns skäl att tro att de spontana gåvorna ökar i samband med en större extern kampanj, dessutom tror vi att utfallet blir högre än prognosen 1999 även om "Kampanj 2000" inte genomförs, p.g.a. en positiv utveckling av intäkter via testamenten.

Insamlingar, d v s breven till våra regelbundna givare, beräknas öka i förhållande till årets prognostiserade utfall, dels som ett resultat av "Kampanj 2000" (se ovan), dels som en följd av planerade analyser av vårt register under hösten 1999.

AmnestyGiro, d v s gåvor via autogiro, är oförändrat gentemot 1999. Däremot kommer en försöksverksamhet med medlemskap via autogiro att inledas som förhoppningsvis på sikt kommer att leda till ökade intäkter, dock inte förrän år 2001.

AmnestySupporter visar en positiv utveckling och där tror vi att intäkterna kommer att öka.

Intäkterna från Almanackan beräknas bli i nivå med budget 1999.

Under Speciella insamlingsprojekt ryms aktiviteter som t ex ibladningar och inköp av adresser framförallt planerade för hösten 2000 som har budgeterats i nivå med 1999. Detta intäktsslag är skilt från, men kommer förhoppningsvis att påverkas positivt av "Kampanj 2000".

Humanfonden är år 2000, enligt tidigare styrelsebeslut, budgeterat till 90 % av det senast kända utfallet.

Hjälpfonden beskriver en fortsatt positiv utveckling, trots att våra marknadsföringsinsatser varit mycket blygsamma.

Övrigt
Intäktsslaget inkluderar de förväntade ränteintäkterna.

Kostnaderna

När det gäller kostnaderna följer vi den nya budgetprocessen. Den nya processen kan man läsa om i styrelseunderlagen "Svenska sektionens planering och budgetprocess", ORG 53/051/1997, och "Ny budgetmodell", ORG 53/249/1999 (vilken innehåller kompletteringar till den nya budgetmodellen). I stort innebär den nya budgetprocessen att kopplingen till handlingsplanen blir tydligare, att budgeten utformas som en långsiktig ekonomisk plan där handlingsplanens delmål kopplas till siffror samt att prioriteringar tydliggörs. Vidare görs en uppdelning i en fast del och i två disponibla delar. Den fasta delen kommer i stort att vara sig lik från år till år och ska innehålla kostnader som är nödvändiga för att Svenska sektionen ska kunna upprätthålla ett sekretariat. Den första av de två disponibla delarna innehåller de kostnader som tillsammans med de fasta upprätthåller den nuvarande verksamhetsnivån (och kan vara såväl gammal som ny verksamhet). Den andra av de två disponibla delarna omfattar all form av utökning eller extrainsatser (och kan vara såväl gammal som ny verksamhet) och vars verksamhet ska vara direkt kopplad till intäkterna och inte får sättas igång innan man är säker på att finansiering finns. Vad gäller de disponibla delarna av budgeten fattar man under året beslut om dessa. I budgetförslaget för det nästkommande året skall både den fasta delen och de två disponibla delarna ingå. Prioriteringar skall underlättas genom att man presenterar budgetförslaget för de disponibla delarna i form av avgränsade bitar och genom att samtliga verksamheter inom de disponibla delarna åsätts en prioriteringsgrad.

Programmen grupperas i sex programområden (som följer den internationella handlingsplanen, Ljubljana Action Plan): utredning och aktioner, aktionsaktiviteter, MR-kunskap, organisation, information och kommunikation samt finansiell tillväxt. Programområdena indelas i ett antal program. Programmen delas sedan in i delprogram, och det är på den nivån det konkreta budgeteringsarbetet görs. Man kan säga att det är delprogrammen som utgör budgetens byggstenar.

De direkta kostnaderna inom ovan nämnda sex programområden benämns programkostnader. Förutom dessa finns även kostnadsslagen: IS-avgiften, sekretariats-, och personalkostnader . Denna uppdelning har funnits i många år och bör finnas kvar för att kunna göra jämförelser över åren.


3. Ekonomiska ramar

1999 års budget var balanserad på 38 200 tkr.
De senaste åren har intäktsökningarna sjunkit. Ökningen mellan 94-95 var 12,4 % och mellan 95-96 7,6% . Mellan 96-97 minskade intäkterna med 0,7% till att åter öka med 4,8% 97-98. Intäktsbudgeten för 1999 innebär en minskning med 5,4% jämfört med utfallet 1998.
Intäktsbudgeten år 2000 beräknas bli 40.000 tkr, vilket innebär en ökning med 4,7% jämfört med 1999.

1999 års utfall
Den kostnadsprognos som har tagits fram i samband med en tertialgenomgång med samtliga handläggare är en helårsprognos där samtliga planerade aktiviteter under året inkluderande disponibelt 1&2 för beslut i juni och september har tagits med. En del förändringar inom de olika programmen har skett och har redovisats ovan i detalj.
Totalt sett beräknas intäktsbudgeten att kunna hållas och kostnaderna att hamna ca 15 tkr under budgetramen på 38 200 tkr.
I kostnadsprognosen är extraordinära icke budgeterade kostnader på ca 77 tkr för det extra medlemsmötet och bidrag till Sierra Leone och Paraguay inkluderade.

2000 års ekonomiska ram
Vi föreslår för år 2000 att intäkterna ska vara 40.000 tkr.

Vad gäller kostnaderna förslår vi att sekretariatet får i uppdrag att ta fram två alternativ, varav ett förslag ska vara balanserat (dvs med kostnader på 40 000 tkr) och ett förslag icke balanserat i den mån det bedöms nödvändigt för att kunna inkludera de förslag till nya aktiviteter som togs fram på sekretariatets planeringsdagar i maj.
Dessa förslag till nya aktiviteter, som det ser ut nu inte rymms inom en kostnadsram på 40 000 tkr, uppgår till ca 1 050 tkr och är följande:
Rekryteringskampanj i distrikten i syfte att bilda nya grupper 50 000
Projekt mr-försvarare 180 000 (varav 150 000 projekttjänst)
Stöd Aktivistcenter Skåne-Blekinge 520 000 (se separat underlag)
Fortsatt ungdomsprojekt 150 000 (projekttjänst)
Projekt rekrytering av nya samordnare 150 000 (projekttjänst)


Verksamhet år 2000 för beslut 1999
Vi föreslår dessutom att styrelsen fattar beslut om de verksamheter, som beskrivs i bilaga 2, för år 2000.

4. Tidplan för det fortsatta arbetet
  • På styrelsemötet den 12-13 juni fastställs de allmänna riktlinjerna för det fortsatta budgetarbetet.
  • En preliminär verksamhetsplan och budget presenteras styrelsen på AU-mötet den 5 september.
  • På styrelsemötet den 25-26 september fastställer styrelsen ett budgetförslag, som sedan distribueras till grupperna och som är underlag för budgetmötet.
  • Den 13 november hålls budgetmötet.
  • Ett förslag till definitiv budget - baserad på den preliminära budgeten, eventuella förslag från budgetmötet och förändringar föranledda av den ekonomiska utvecklingen - presenteras styrelsen inför mötet den 4-5 december. Definitiv budget fastställs.


Förslag till beslut

Med hänvisning till ovanstående föreslås styrelsen besluta:
  • att man utgår från att intäkterna förväntas bli 40 000 tkr
  • att sekretariatet får i uppdrag att ta fram två kostnadsalternativ till AU i september, varav ett på 40 000 tkr och ett på en icke balanserad nivå som inkluderar ovan nämnda förslag till nya aktiviteter
  • om verksamheter för år 2000 enligt bilaga 2
  • att arbetet bedrivs enligt den föreslagna tidsplanen.



Bilagor

1. Intäktsbudget 2000
2. Verksamhet 2000 för beslut 1999






Bilaga 2

Verksamhet 2000 för beslut 1999
Nedanstående verksamheter är av det slaget att styrelsen redan på sitt junimöte bör fatta beslut om verksamheten ska bedrivas under 2000. Anledningarna till det kan vara att vi aviserar om förnyad prenumeration, påbörjar ett omfattande planeringsarbete, material produceras eller att det tar tid att avveckla en verksamhet vid ett beslut om att verksamheten inte ska bedrivas.

Kortkampanjen
Amnesty Press
RGB stöd
EU-föreningen
Årsrapporten
Almanackan
Medlemsvärvning
Personal
Kampanj 2000