Relationerna mellan styrelsen och sekretariatet Underlag till styrelsemöte 1-2 juni 1999



RELATIONERNA MELLAN STYRELSEN OCH SEKRETARIATET
(Översättning av Board - Staff relations - a guide (ORG 53/043/1998))


Inledning

Amnesty International är en rörelse där de interna relationerna mellan de många olika människorna är av stor betydelse för organisationens arbete. Eftersom både styrelse och sekretariatspersonal har ledande roller, inverkar förhållandet dem emellan i särskilt hög grad på AI:s effektivitet. AI:s internationella styrelse inser hur viktigt detta är och ser som sin plikt att hjälpa till med att utveckla och stärka relationerna mellan styrelse och personal; man bygger därvid på mångåriga erfarenheter från olika delar av rörelsen.

Genom samrådsprocesser har man kommit fram till ett antal faktorer som särskilt bidrar till att stärka dessa relationer. Några av dem är:
- definition av roller och ansvarsområden och
- klarläggande av personalens roll och arbetsvillkor.

Man är medveten om att situationen kan vara mycket olika inom organisationen och i de länder där AI är verksamt. Det finns dock vissa grundvillkor som bör vara gemensamma.

För att ytterligare stärka och utveckla relationerna mellan styrelse och sekretariat följer rörelsen några väsentliga principer. För det första: eftersom styrelsen har stor betydelse för sektionens och rörelsens totala verksamhet måste klarhet råda om styrelsens roll och ansvar . För det andra: eftersom sekretariatspersonalen världen över är mycket stor, måste AI garantera all (avlönad) personal vissa grundläggande villkor . Det faktum att AI är en människorättsrörelse ska återspeglas i hur de anställda behandlas. För det tredje: den centrala ställning som generalsekreteraren har ska komma till uttryck i generalsekreterarens arbetsvillkor .

Visserligen fastställer varje sektion sist och slutligen sina egna regler, men följande normer har skapats (och fått IEC:s stöd) för att tjäna som riktmärke för hela rörelsen.


Översikt:

1. Styrelsens roll och ansvar
2. Grundvillkor för AI-personal
3. Generalsekreterarens arbetsvillkor
3.1 Generalsekreterarens anställningskontrakt
3.2 Generalsekreterarens arbetsbeskrivning
3.3 Utvärdering
3.4 Relationerna mellan styrelsen och generalsekreteraren



1. STYRELSENS ROLL OCH ANSVAR

En sektionsstyrelses roll och verksamhet kan vara olika från land till land inom rörelsen. Sektionens storlek, likaväl som kulturella och andra hänsyn, kan lägga vissa hinder i vägen för en styrelses handlande. Några grundprinciper bör dock vara gemensamma.

1.1 Ömsesidig respekt måste råda mellan styrelsen och personalen (om sådan finns). Sådan respekt skapas genom en klar gränsdragning mellan de båda parternas ansvarsområden. Det bör fästas på papper. Om t.ex. både personal och styrelseledamöter ingår i interna organisationsgrupper, måste deras respektive roller och bestämmanderätt klargöras.

1.2 Relationerna mellan styrelsen och medlemmarna underlättas om medlemmarna har klart för sig vilken roll styrelsen har och hur den arbetar. Det ska finnas en arbetsbeskrivning för styrelsens ledamöter.

1.3 Det ska finnas riktlinjer, föreskrifter eller direktiv eller dokumentation som alla medlemmar har tillgång till, där roller och ansvarsområden definieras för styrelsen och andra delar av rörelsen och hur förhållandet dem emellan är. Detta gäller många av de frågor som behandlas i detta dokument.

1.4 I allmänhet ska styrelsen ha ansvar för policyfrågor, och personalen ansvar för verkställandet av denna policy samt för den dagliga handläggningen av sektionens uppgifter. För att underlätta ansvar och informationsutbyte ska rapporteringsförfarandet vara tydligt.

1.5 Eftersom AI är en frivilligorganisation, kan naturligtvis styrelseledamöter vara engagerade i verkställande uppgifter. I så fall är det mycket viktigt att de olika rollerna och ansvaret är klart definierade. Styrelseledamöter har t.ex. ofta andra uppgifter inom AI (exempelvis som samordnare, i arbete med dödsstraffet eller som gruppsekreterare), och sådana roller och rollen som styrelseledamot måste noggrant hållas isär. På samma sätt kan en sekretariatsanställd (förutom att tillhöra personalen) arbeta som frivillig. Då måste dessa båda uppdrag noga hållas isär.

1.6 Att utåt representera AI är en viktig del av rörelsens arbete, och det är till stor hjälp att det råder klarhet om vem som har rätt att uttala sig i AI:s namn, vem som representerar sektionen i medierna och vem som har kontakt med den egna regeringen. Härom ska beslut fattas och skrivas ner.

1.7 Styrelsen måste förstå och acceptera sin roll som arbetsgivare. Den har både juridiska och etiska konsekvenser. Skriftliga anställningsformulär eller
    -kontrakt om anställningsförhållandena minskar missförstånd. I allmänhet är det generalsekreteraren som ansvarar för övervakningen av personalens arbete. Det ska finnas klara regler för hur man fattar beslut om nyanställningar och inrättandet av tjänster.

1.8 Styrelsen har ekonomiskt ansvar. Det innebär bl.a. ansvar för insamling av pengar och kontroll av hur pengarna används. Budget och policy hör oupplösligen samman. Det är svårt att skapa en balans mellan ansvarfull övervakning av och inblandning i personalens arbete. Men denna fråga måste diskuteras av styrelsen och generalsekreteraren, och man måste komma överens om riktlinjer. Vem har särskilt ansvar för penninginsamling, vilka inkomstkällor får man kontakta, vem får teckna firman? Dessa och andra frågor kan få olika svar i olika sektioner. Vad som är viktigt är att frågorna diskuteras och att beslut fattas.

1.9 Styrelsen måste hålla kontakt med sektionens övriga medlemmar. Hur detta bäst ska gå till kan variera från sektion till sektion. Viktigt är att styrelsen fastställer datum för regelbundna möten, hur dagordningen bestäms, vilka roller som delegeras till ett verkställande utskott och andra kommittéer (om sådana finns) samt hur protokoll förs och hur styrelsebeslut bekantgörs. Det är viktigt att styrelsen accepterar principen att, när beslut väl har fattats, står alla styrelseledamöter bakom besluten.

1.10 Styrelsens roll i förhållande till internationella sekretariatet (IS), den internationella styrelsen (IEC), andra internationella organ och till andra sektioner måste vara helt klar och bör finnas nedskriven.

1.11 Styrelsen måste vara medveten om sitt ansvar inför sektionen och den internationella rörelsen. Hur detta ska utformas inom sektionen ska vara klart definierat.

1.12 Eftersom styrelseledamöter emellanåt kan vilja ansöka om avlönad anställning inom organisationen, måste det finnas klara regler inom sektionen för hur detta ska gå till. Vid varje anställning är det t.ex. nödvändigt att precisera värdet av en frivilligs AI-erfarenhet i förhållande till yrkeskunskap och annan erfarenhet. Det är av största vikt att anställningsförfaranden är lika för alla sökande och upplevs som sådana.


2. GRUNDVILLKOR FÖR AI-PERSONAL

Med hänsyn till olikheterna i arbetsrätt, sektionsstorlek, kulturella och sociala förhållanden från ett land till ett annat, är det omöjligt och olämpligt att utarbeta identiska anställningsvillkor. Viktigt är emellertid att AI fullgör sina förpliktelser som arbetsgivare så att det stämmer överens med andan i en människorättsrörelse. Därför rekommenderas följande allmänna riktlinjer för grundvillkor för all anställd AI-personal.

2.1 AI måste följa gällande lagar för anställning, gällande exempelvis hälsovård och säkerhetsföreskrifter.

2.2 Varje anställd ska ha ett skriftligt anställningskontrakt (antingen ett kollektivavtal eller ett särskilt kontrakt, anpassat för oavlönat arbete). Om det gäller ett kollektivavtal uppfylls alla arbetsvillkor automatiskt. När det gäller ett särskilt kontrakt ska följande villkor ingå:
provanställningens längd
anställningens längd
anställningens upphörande
arbetstid
övertid
semester
föräldraledighet
lön
andra förmåner

2.3 En arbetsbeskrivning ska överlämnas till den anställde när kontraktet skrivs under. Arbetsbeskrivningen ska ange ansvarsnivån och tydligt avgränsa vederbörandes roll.

2.4 Skatter, pensions- och socialförsäkringsavgifter ska bestridas av arbetsgivaren, om inte något annat avtalas.

2.5 Fortbildning ska erbjudas personal som arbetar för AI.

2.6 Lönesättningen ska förklaras för anställda och alla ska också informeras om hur lönesättningen sker. AI är som arbetsgivare ansvarigt för att lönesättningen regelbundet ses över

2.7 Alla anställda uppskattar att ha möjlighet att ompröva sitt arbete och bedöma sina arbetsresultat. Organisationen ska därför se till att det finns lämpliga styrmedel för en dylik, regelbunden översyn.

2.8 Om personal även tjänstgör som frivilliga, måste rollerna noga hållas isär. Så måste man t.ex. i förväg fastställa riktlinjer för vilken roll en anställd har i diskussioner och vid röstningar under årsmöten och dessa riktlinjer måste noga följas. Det måste tydligt anges om anställda eller frivilliga eller bådadera kan eller bör representera sektionen i arbetsutskott och andra organ. Likaså ska det finnas klara regler för hur en sektion kan nominera sådana företrädare och hur rörelsen kan utse sådana personer.

2.9 När personal ska nyanställas måste anställningsförfarandena vara korrekta och även uppfattas som sådana.


3. GENERALSEKRETERARENS ARBETSVILLKOR

Generalsekreteraren har en unik ställning i en organisation såsom den viktigaste länken mellan styrelsen och sekretariatspersonalen. Ofta har generalsekreteraren andra anställningsvillkor än den övriga personalen. Eftersom denna roll och dessa skillnader är viktiga har särskild vägledning utarbetats för generalsekreteraren. Men det måste återigen påpekas att förhållandena är olika i de olika sektionerna. Det finns dock vissa arbetsvillkor som kan betraktas som ett minimum för varje generalsekreterare, och som kan bidra till stabilitet och skäliga förhållanden i rörelsen som helhet. Sektioner avgör detta självständigt, men normerna nedan har antagits av ICM och är rekommenderade för hela rörelsen

3.1 Generalsekreterarens anställningskontrakt

Generalsekreteraren bör få ett anställningskontrakt. Kontraktet bör skrivas i början av anställningen och ska kunna ändras, endast om båda parter så vill. Kontraktet bör innehålla eller hänvisa till en formell arbetsbeskrivning. Kontraktet ska särskilt omfatta nedanstående (men kan också innehålla flera punkter):

* Kontraktets varaktighet och, om det är tidsbegränsat, hur det ska förnyas,
* Speciella villkor för hur kontraktet ska avslutas,
* Regler för arbetstid, övertid och semester,
* Lön, förmåner,
* Om lönen ska omförhandlas under kontraktstiden, ska fastställas hur förhandlingarna
ska gå till,
* Alla villkor i anställningen som avviker från vad som gäller för den övriga personalen,
* Om generalsekreteraren kan få inneha offentlig eller extern politisk befattning.

3.2 Generalsekreterarens arbetsbeskrivning

Generalsekreterarens arbetsbeskrivning ska ange hans/hennes ansvar gentemot personalen, styrelsen, sektionens medlemmar och den internationella organisationen.

Sektionen ska inta en bestämd hållning till generalsekreterarens roll när AI förbereder och verkställer policy och strategier. Generalsekreteraren ska informeras om vad styrelsen förväntar sig av honom/henne (vad gäller information, dokumentation och rådgivning). I de flesta sektioner delar generalsekreteraren och styrelsen på ansvaret för ekonomin och strategiuppläggningen.

Det övergripande ansvaret för hur verksamheten läggs upp och genomförs ska åvila generalsekreteraren inom vida ramar, som fastställs av styrelsen.

Generalsekreteraren ska ha huvudansvaret för ledningen av personalens arbete.

Generalsekreteraren ska ha huvudansvaret i personalfrågor. Styrelsen ska blanda sig i personalfrågor, endast när det gäller klagomål, disciplinfrågor och godkännande av överenskommelser rörande personalpolicy, om man har träffat överenskommelse om att sådana frågor sorterar under styrelsen.

Generalsekreteraren bör spela en nyckelroll vid konfliktlösningar inom sekretariatet, och mellan sekretariatet och sektionsmedlemmar.

Generalsekreteraren ska vara en av de ledande talesmännen för sektionen.

Att fastställa generalsekreterarens roll i internationella relationer å sektionens vägnar medför att ledningsstabiliteten inom rörelsen befästs. Det är en process som utvecklas av rörelsen internationellt, eftersom man är medveten om behovet av ett grundligt samrådsförfarande med sektionerna. För att sektionerna på bästa sätt ska kunna bidra till denna process ska generalsekreteraren beredas tillfälle att delta i internationella rådsmöten (ICMs), och styrelsen ska medverka till att generalsekreteraren engageras i relevanta internationella aktiviteter.

På alla ansvarsområden ska styrelsen vid behov ge stöd och råd åt generalsekreteraren.


3.3 Utvärdering

Utvärdering ska i första hand syfta till att en anställd lär sig genom erfarenhet. En förståelse för problemen leder fram till hur arbetet kan förbättras och svårigheter bemästras. Utvärdering ger styrelsen möjlighet att klargöra vilka förväntningar man har på generalsekreterarens arbete. Likaså ges generalsekreteraren därigenom tillfälle att motsvara förväntningarna. En regelbundet återkommande utvärdering ger en yrkesmässig inriktning en sådan dialog mellan generalsekreteraren och styrelsen och en garanti för att de båda parterna kan enas om målen för den närmaste framtiden. Samtidigt bidrar detta till att ogrundad kritik eller kritik som ryckts ur sitt sammanhang undviks. Följande punkter är väsentliga:

* Generalsekreteraren måste vara öppen för utvärdering och konstruktiv kritik, oavsett om det finns ett formellt förfarande för detta eller inte,

* Om möjligt ska formella förfaranden utarbetas,

* Styrelsens utvärdering ska gälla frågor som direkt rör generalsekreterarens arbete,

* Negativa resultat ska föranleda att man sätter upp ett nytt mål och anger en tidpunkt när
förbättring ska kunna uppvisas,

* Om generalsekreteraren allvarligt och vid upprepade tillfällen misslyckas med att
åstadkomma sådana förbättringar, kan det utgöra grund för att vederbörandes kontrakt
upphävs enligt det förfarande som anges i kontraktet,

Ytterligare några synpunkter är önskvärda i en väl genomtänkt utvärderingsprocess:

* Man ska utarbeta en rutin för att åtminstone personal i ledande ställning ska kunna
medverka i utvecklingen av generalsekreterarens ledningsfunktion,

* Det ska finnas en formell överenskommelse om vilka mål som ska uppnås under
utvärderingsperioden,

* Varje mål ska definieras enligt överenskommelsen för utvärderingen,

* Utvärderingen ska göras gemensamt av styrelseledamöter och generalsekreteraren,

* Utvärdering bör helst göras en gång om året,

* I det som ska utvärderas bör ingå hjälp och råd till styrelsen, verkställande av årsmötes-
och styrelsebeslut, sektionens huvuduppgifter och handlingsplanens förverkligande.


3.4 Relationerna mellan styrelsen och generalsekreteraren

Förutom vad som sägs ovan rekommenderas följande minimiåtgärder för att främja relationerna mellan styrelsen och generalsekreteraren:

* Att generalsekreteraren deltar i styrelsemöten ska ingå i arbetsbeskrivningen. Enda
undantagen är vid styrelsens förberedande diskussioner om frågor rörande generalsekreterarens kontrakt eller arbetsinsats.

* Arbetsbeskrivning ska finnas för styrelsen i sin helhet och för varje enskild styrelseledamot
(särskilt för ordföranden och kassören). Därigenom underlättas utbildningen av nya
styrelseledamöter, samtidigt som man upprätthåller en klar skiljelinje mellan
generalsekreterarens och styrelsens ansvarsområden. Styrelsens arbetsbeskrivningar ska

föreläggas dem som kandiderar, innan de ställer upp för val.

* Relationerna mellan styrelsen och personalen ska ingå i nya styrelseledamöters utbildning.
Sådana relationer ska utvärderas av skriftligt av båda parter med jämna mellanrum.

* Om personalens prestationer är undermåliga berör det i hög grad både generalsekreteraren
och styrelsen. Det ska finnas rutiner för hur styrelsens förväntningar på personalen
vidarebefordras av generalsekreteraren. Därigenom bekräftas hans/hennes specifika ansvar.
* * * * *
Övers:
Britt Gunnarsson
Inger Johansson