Ekonomisk rapport för första tertialet 1999 Underlag till styrelsemöte 1-2 juni 1999

Till: Styrelsen, Granskningskommittén
Från: Sekretariatet
Datum: 31 maj 1999




Ekonomisk rapport för första tertialet 1999
(6 bilagor)


Inledning
På årsmötet 1996 beslutade man att tillsätta en Granskningskommitté (fd Finansutskottet). I deras direktiv står det att de ska rapportera till årsmötet avseende det föregående verksamhetsåret och till budgetmötet avseende det innevarande årets första och andra tertial. Sekretariatet har under flera år genomfört grundliga tertialgenomgångar med alla handläggare. Sedan hösten 1996 har dessa genomgångar sammanställts till tertialrapporter där Granskningskommittén stått som särskild mottagare av rapporten. Förutom en genomgång av intäkter och kostnader behandlas i rapporten också verksamheten i stort genom kopplingar till sekretariatets verksamhetsplan och sektionens handlingsplan.

På styrelsemötet i juni 1997 beslutade styrelsen att börja utforma budgeten på ett nytt sätt. Detta nya sätt att budgetera innebär bl a att beslut om budgetens disponibla delar tas i december, juni och i september och som underlag till dessa beslut ska tertialrapporten ligga. Denna rapport är dock ej något periodbokslut, hänsyn har alltså inte tagits till t ex upplupna lönekostnader.

De befogade bilagorna innehåller följande information:

    1. Sammanfattning av utfallet; en sammanfattande tabell med de sex intäktsslagen och 4 kostnadsslagen med: ackumulerat utfall för året, årets budget (hitintills beslutad fast och disponibel del), årets prognos, utfall i % av prognos; ackumulerat utfall föregående år; helårsutfall föregående år, förändring av ackumulerat i %; Intäkter och kostnader för aktuell period under de senaste åren
    2. Intäktsuppföljning; inkluderande en helårsprognos för 1999
    3. Kostnadsuppföljning; en tabell där kostnaderna kopplas till handlingsplanen och inkluderande en helårsprognos för 1999
    4. Diagram över rullande 12-månadersutfall; enligt nuvarande modell
    5. Nyckeltal
    6. Direkta samt fördelade programkostnader; ackumulerat utfall för året samt årets budget


De ekonomiska förutsättningarna
I juni 1998 beslutade styrelsen att 1999 års budget skulle vara balanserad på en nivå på 38 Mkr. I december beslutade styrelsen definitivt om en balanserad budget på 38,2 Mkr och samtidigt togs ett beslut om den fasta verksamheten omfattandes 24 273 tkr och ett beslut om disp 1 omfattandes 11 531 tkr. Detta innebär att det i dagsläget är budgeterat med ett överskott på 2 396 tkr. På junimötet ska styrelsen ta ställning till om man ska sätta igång ytterligare verksamhet för 2023 tkr i disp 1 och 139 tkr i disp 2 för beslut i juni. Denna tertialrapport ligger till grund för detta beslut.

Observera att när det fortsättningsvis talas om budget när det gäller kostnaderna är det den budget på 35 804 tkr som styrelsen fattat definitivt beslut om som avses. Däremot när det gäller intäkterna är det budgeten på 38 200 tkr som avses.

Verksamhetsplan / Handlingsplan
Budget och sekretariatets verksamhetsplan är baserade på målen i sektionens Handlingsplan och de prioriteringar styrelsen beslutat om.
Beträffande första tertialets verksamhet och utfall är detta en ekonomisk rapport och beskriver framförallt hur budgeten följs och har därför inte en fullständig återkoppling till hur de olika målen i Handlingsplanen uppnåtts (vilket däremot kommer att beskrivas utförligt i verksamhetsberättelsen för året.)

Intäkter och kostnader för perioden och en prognos för 1999

Periodens intäkter (januari-april)
Intäkterna ligger efter första tertialet 1999 på 18435 tkr, 48,3% av budget och ca 139 tkr (0,7%) lägre än efter fyra månader 1998.

Intäkterna för både hel- och delbetalande medlemmar är efter fyra månader ca 334 tkr lägre än efter fyra månader 1998. I antal personer innebär det att 1662 färre (845 helbetalande och 817 delbetalande) har blivit medlemmar än motsvarande period föregående år.
Utfallet för gruppavgifter är 68 tkr (98%) mer än efter samma period 1998.

När det gäller försäljningen ligger den försäljning som rör Rapporter och Almanackan o dyl 42 tkr lägre än efter motsvarande period 1998. En av anledningarna är att vi hitintills har sålt för 23 tkr mindre av utbildningsmaterialet Födda Fria.
Annonsförsäljningen i Amnesty Press har blivit något försenad bl.a. pga att annonsförsäljningsföretaget kommit igång senare än planerat med sitt arbete. Intäkterna från annonsförsäljningen uppgår till 52 tkr, vilket är 17,5% av budget.

Beträffande intäktsslaget prenumerationer ligger intäkterna från Kortkampanjen ca 97 tkr högre än efter april 1998, vilket bl.a. beror på ett ökat antal prenumeranter (417) men också på förändrade redovisningsprinciper. 1998 gjordes en noggrannare beräkning av prenumerationer gällande kommande medlemsår än vad som gjorts tidigare.

Vad gäller kategorin gåvor & bidrag ligger följande intäktsslag högre efter april 1999 än april 1998; spontana gåvor ligger ca 209 tkr högre, vilket bl.a. beror på en gåva på 250 tkr från en anonym stiftelse; AmnestyGiro ligger ca 15 tkr högre och speciella insamlingsprojekt ca 23 tkr.
Human- och Hjälpfonden skulle om det varit utdelning per sista april tillsammans gett ca 2768 tkr över budget.

Intäktsslaget insamlingar (dvs januari och mars månads givarbrev) ligger ca 107 tkr lägre än april 1998. Andra intäksslag under gåvor & bidrag som ligger lägre än i april 1998 är intäkter från grupper&distrikt (22 tkr lägre) och Almanackan (ca 13 tkr lägre).

Intäktsprognos för 1999
Enligt prognosen kommer intäkterna totalt sett att följa budgeten dock med en hel del förändringar mellan de olika intäksslagen.
I det följande kommenteras endast de större avvikelserna mot budget.
Intäkterna för delbetalande medlemmar beräknas bli ca 265 tkr lägre, insamlingar (dvs givarbreven) ca 845 tkr lägre, spontana gåvor ca 450 tkr lägre och gåvor från grupper&distrikt ca 100 tkr lägre än budgeterat. Minskningen i prognosen beträffande gåvor från grupper & distrikt beror på att Grupp 9 i Höör som tidigare år bidragit med stora gåvor till sektionen kommer att investera en del pengar i lokaler under 1999 och därmed inte kan ge lika stora bidrag som tidigare.

Det som gör att vi trots ovanstående minskningar förhoppningsvis kommer att kunna hålla intäktsbudgeten i år beror på Humanfonden. I prognosen har utfallet för 1998 lagts in, vilket är ca 1 620 tkr mer än budgeterat och ca 1065 tkr mindre än om Humanfonden hade haft utdelning per den sista april.


Kostnader för perioden (januari - april) samt en prognos för 1999
Kostnaderna ligger efter fyra månader på 13 228 tkr, 36,9% av budget.Utfallet efter fyra månader 1998 var 13 176 tkr, vilket är ca 52 tkr lägre. Skillnaden beror framförallt på förändrade redovisningsprinciper. Intäkterna och kostnaderna för medlemmar tas nu på samma år som de avser samt att kostnaderna för avskrivningar nu bokas kontinuerligt under året.

Vad gäller de totala kostnaderna för året kommer de, enligt en i samband med tertialgenomgången framtagen prognos, att hamna på 38 184 tkr, vilket är 16 tkr lägre än den totalt beslutade budgeten inklusive alla disponibla delar. I prognosen ingår även kostnader för det extra medlemsmötet (35 tkr) och de av styrelsen beslutade bidragen till Paraguay och Sierra Leone (42 tkr).

Programkostnaderna (se bilaga 3 och 6)
De direkta programkostnaderna ligger efter fyra månader på 4 157 tkr, 49,4% av budget. Efter fyra månader 1998 var utfallet 4 022 tkr, dvs 135 tkr lägre. I årets utfall är ca 313 tkr avseende medlemsavisering och återvärvning av äldre medlemmar inkluderade, en kostnad som tidigare legat i slutet på året.

De totala programkostnaderna, alltså de direkta plus de fördelade, har ett utfall efter första tertialet på 8 754 tkr, 39,0% av budget. Motsvarande period förra året var utfallet 8 768kr, 36% av budget.

Direkta programlönekostnader (se bilaga 6)
Nyckeln för fördelningen av direkta programlönekostnader och administration är förhållandet mellan tjänster med direkt programanknytning och det totala antalet tjänster, samt den använda tiden för respektive program.

De fördelade programlönekostnaderna ligger efter fyra månader på 32% av budget, vilket även är fallet för de totala personalkostnaderna.

I jämförelse med budget har det inom de olika delprogrammen hänt en hel del på personalsidan bl.a som en följd av att programavdelningen i början på året bröts ner i 3 team (aktivist-, info- och IMM-teamet) samt även pga tjänstledigheter.
I stort sett är det totala tjänsteutrymmet som gått åt till direkt programtid i enlighet med budget.

Nedan kommenteras kortfattat de största förändringarna i utfallet per april samt prognosen i relation till budgeten (inkluderande alla disponibla delar).

Utredning och aktioner
Land- och temakampanjer: Vad gäller USA-kampanjen så producerades briefingen, som var budgeterad 1998, först i år, vilket innebär icke budgeterade kostnader i år på 26 tkr. Country Linking beräknas bli 5 tkr lägre, eftersom det var budgeterat för både Indonesien och Ryssland och den sistnämnda aktiviteten är inställd.
Lobbyverksamhet : Enligt budget.
Flyktingfrågor: En liten avvikelse mot budget på 2 tkr beräknas avseende kostnaden för hemsidan. Avgiften till Rådgivningsbyrån på 300 tkr kommer att betalas ut under juni månad.

Medlemsaktiviteter
Specialgrupper: Utfallet inom detta program är mycket beroende av aktiviteten inom specialgrupperna. Under första tertialet genomförde juristgrupperna ett stort internationellt seminarium. Till hösten är det planerat ett stort seminarium om dödsstraff. Budgeten beräknas att följas.
Arbetsgrupper: Fr o m 1998 bokförs tryck- och portokostnaden för månadsutskicket "Grupptrycket" på detta program. Kostnaderna för Grupptrycket beräknas bli ca 32 tkr lägre än budgeterat.
Distrikt: Vad gäller kostnaderna inom detta program är strävan att i så stor utsträckning som möjligt lägga kostnaderna direkt på distrikten. Med anledning av detta beräknas kostnaderna bli 5 tkr lägre än budgeterat.
Samordningsgrupper: I mars månad genomfördes ett stort samordnar- och specialgruppsseminarium med många deltagare.Utfallet inom detta program är mycket beroende av aktiviteten hos samordningsgrupperna. Ett intersektionellt möte om Indien genomförs i juli. Budgeten beräknas att följas.
Medlemsutbildning: Enligt budget
Blixtaktioner: Kostnaderna beräknas bli ca 19 tkr lägre än budgeterat.
Kortkampanjen: Kostnaderna beräknas bli ca 12 tkr lägre än budget pga att budgeterade kostnadsökningar uteblivit.
Aktionsmaterial: Framtagande av ett nytt aktionsmaterial beräknas ske under hösten till en kostnad av 50 tkr.

Främja de mänskliga rättigheterna
MR-undervisning: Enligt budget.

Medlemmar och organisation
Regional verksamhet: 140 tkr i budgeten är avsett direkt för Region Väst och kommer att rekvireras av dem. De redovisar sedan enligt avtal dessa pengar vid årets slut. Regionen har en god ekonomi och har aviserat att man enbart kommer att rekvirera 90 tkr, varför kostnaderna i prognosen har minskats med 50 tkr.
Ungdomskampanjen: Större delen av budgeten för detta program avser en halvtids projektanställning hela 1999. Resterande är kostnaden för service till ungdomsgrupperna och för ungdomslägret. Ungdomsrådet har lyckats få ett stipendium på 30 tkr beviljat från Olof Palmes Minnesfond för att finansiera ungdomlägret.
Utveckling AI: I utfallet för april finns 42 tkr i icke budgeterade kostnader för bidrag till Sierra Leone och Paraguay. Styrelsen har särskilt beslutat om dessa kostnader och att de tillåts öka årets kostnader utöver beslutad ram. Vidare i utfallet ingår ett datastöd till den finländska sektionen på 18 tkr och ytterligare 12 kr beräknas gå åt i stöd.
Intersektionella möten: Beräknas bli ca 10 tkr lägre än budgeterat eftersom det budgeterade groupingmötet redan har varit och att det ytterligare planerade mötet kommer att äga rum i samband med ICM och inte generera några fler kostnader.
Personalutbildning: Enligt budget.
Årsmötet: Beräknas att bli ca 20 tkr dyrare än budgeterat. I prognosen ingår kostnader för det extra medlemsmötet på 35 tkr.
Styrelsen: Enligt budget.
ICM: Enligt budget.
Valberedningen: Enligt budget.
Budgetmötet: Enligt budget. Mötet äger rum under hösten.
Verksamhetsplanering: Enligt budget. Planeringsdagarna äger rum under maj. Ett utvärderingsmöte är planerat till hösten.
Resor och oförutsedda kostnader: Enligt budget.

Information och kommunikation
Massmediearbete: Blir ca 5 tkr lägre bl.a. beroende på att kostnaderna i samband med presskonferenser blir lägre än budgeterat.
Årsrapporten: Beräknas att bli ca 29 tkr dyrare än budgeterat bl.a. till följd av att översättarna nu fakturerar per ord istället för som tidigare per sida.
Landinformation: Eftersom allt fler tar ut information via hemsidan beräknas kostnaden bli ca 17 tkr lägre än budgeterat. Amnesty Press: Prognosen ligger ca 92 tkr högre än budget. Avvikelsen beror på att kostnaden för layout (budgeterad under personalkostnader) uppgående till ca 70 tkr (för samtliga 6 nr), kostnader på 7 tkr för nr 6 avseende 1998 och ej budgeterade kostnader på 15 tkr för att ta fram ett marknadsföringsmaterial för annonsförsäljningsföretaget är inkluderade i prognosen. Med denna prognos finns det utrymme att göra ett 32-sidigt nummer av nr 4, pga av att de första 3 numren av Amnesty Press blivit billigare än budgeterat (se separat skrivelse om Amnesty Press till styrelsens junimöte).
Marknadsföring och Infomaterial: Avser framförallt tryckning av material som kommer att ske senare under året. Beräknas följa budget.

Finansiell stabilitet och tillväxt
Medlemmarna: Budgeten för medlemsvärvning är i det närmaste förbrukad. Det som återstår avser vårens påminnelser, extraresurser för registrering samt en första insats avseende medlemskap via autogiro. Kostnaderna beräknas bli ca 67 tkr lägre än budgeterat bl.a. beroende på att den ordinarie aviseringen var budgeterad till 325 tkr och utfallet endast blev 245 kr (till följd av ett färre antal medlemmar och lägre portokostnader än budgeterat).
Insamlingsarbete: Totalt sett beräknas kostnaderna bli ca 25 tkr under budget. Den budgeterade kostnaden på 37 tkr för MOSAIC-sättning kommer ej att förbrukas, eftersom ett företag har erbjudit sig att göra detta arbete kostnadsfritt för Amnesty. Det har skett några mindre omfördelningar mellan de olika delprogrammen.
Försäljning: I stort sett enligt budget, dock med en viss omfördelning mellan delprogrammen. Inköp av rapporter från IS beräknas bli lägre än budgeterat och inköp av material till distributionen (exempelvis knappar) i motsvarande grad högre.
Almanackan 1999: Kostnaden blev ca 6 tkr under budget.

Sekretariatskostnader (inkl avskrivningar)
Sekretariatskostnaderna ligger efter fyra månader på 1 629 tkr, 34,9% av hitintills beslutad budget. Kostnaderna inklusive avskrivningar är ca 65 tkr lägre än samma period föregående år. Föregående års utfall för april inkluderar ej kostnader för avskrivningar, vilka i årets ackumulerade utfall uppgår till ca 255 tkr. Kostnader som hitintills är lägre än föregående år är bl.a. hyran (ca 78 tkr) till följd av minskade lokalytor, ADB-kostnader (ca 100 tkr) och kostnader för tryckeriet (ca 40 tkr).

ADB-kostnaderna är prognostiserade enligt budget. Kostnaderna för tryckeriet beräknas bli ca 15 tkr mer än budgeterat till följd av att nya effektivare kopiatorer har införskaffats.
Övriga sekretariatskostnader beräknas bli ca 16 tkr lägre än budgeterat. Inom sekretariatskostnaderna har det skett en del omfördelningar mellan de olika kostnadsslagen. Värt att nämna här är att hyran till följd av framgångsrika hyresförhandlingar med den nya hyresvärden i år blir ca 109 tkr lägre än budgeterat. Detta gör att kostnadsminskningsposten i budgeten på 79 tkr beräknas kunna realiseras.

Personalkostnader
Personalkostnaderna ligger efter fyra månader på 2 967 tkr, 31,7% av hitintills beslutad budget. Denna kostnad är en av de få som är rätt jämnt fördelad över året. Kostnaderna är ca 85 tkr lägre än i april 1998, vilket framförallt beror på att kostnaden för fasta tjänster och vikarier är lägre bl.a. till följd av man dragit ned med en tjänst samt även p.g.a vakanshållande av tjänsteutrymme.

Kostnaderna för fasta tjänster beräknas bli ca 170 tkr lägre än budgeterat. Av dessa är 70 tkr "flyttade" till Amnesty Press och avser kostnader för layouttjänsten och 100 tkr till övertidskostnader. Kostnaderna för övertid beräknas bli ca 400 tkr att jämföra med 300 tkr i budgeten.
Icke budgeterade kostnader för fika och julfest beräknas uppgå till ca 61 tkr.
Totalt sett blir kostnaderna för personal ca 22 tkr lägre än budgeterat.


Internationella rörelsen

Enligt en uppdaterad beräkning av IS-avgiften beräknas den bli 46 tkr mer än budgeterat.

Sammanfattning

Det är naturligtvis förknippat med en del osäkerhetsfaktorer att göra en prognos på ett årsutfall redan efter fyra månader, så av den anledningen är prognosen försiktig. Kostnaderna är räknade i överkant, och intäkterna försiktigt, framförallt vad gäller intäkterna från Humanfonden (ca 1,1 Mkr under den summa vi hade fått om det varit utfall per sista april). Kostnadsprognosen är en helårsprognos där samtliga planerade aktiviteter under året inkluderande disponibelt 1&2 för beslut i juni och september har tagits med. En del förändringar inom de olika programmen har skett och har redovisats ovan i detalj.
Totalt sett beräknas intäktsbudgeten att kunna hållas och kostnaderna att hamna ca 15 tkr under budgetramen på 38 200 tkr.
I kostnadsprognosen är extraordinära icke budgeterade kostnader på ca 77 tkr för det extra medlemsmötet och bidrag till Sierra Leone och Paraguay inkluderade.
De kostnader som inte är med i prognosen är den svenska sektionens kostnader i samband med krisen i Kosovo och att personal från sekretariatet i perioder ställts till det Internationella Sekretariatets förfogande.

Sammanfattningsvis kan sägas att den för tillfället negativa tillväxten vad gäller sektionens ekonomi oroar. De mer traditionella intäktskällorna, såsom medlemsavgifter och givarbrev, har visat minskade intäkter hitintills under året. När det gäller givarbreven är detta en trend som setts komma under några år. Frågan om sektionens framtida finansiella tillväxt är mycket viktig och har bl.a. diskuterats i D-utskottets utredning om "breddning av den finansiella basen" som presenterades för styrelsen på dess majmöte i år. Styrelsen beslutade då att tillsätta ett nätverk för att bl.a. fundera på framtida IMM-strategier. För att inte fördröja arbetet uppdrogs det åt sekretariatet att tillsammans med kassören omgående börja att se över framförallt givarbreven.

6 Bilagor