Ekonomisk rapport för första tertialet 2008 (reviderad 2008-06-13) Underlag till styrelsemöte 1-2 juni 2008

Till: Styrelsen, Granskningskommittén
Från: Sekretariatet
Datum: 4 juni 2008 (reviderad 2008-06-13)


Ekonomisk rapport för första tertialet 2008

Inledning
Den här tertialrapporten innehåller följande huvudområden:

    • Ekonomiskt utfall för januari till april med kommentarer
    • Ekonomisk prognos för helåret 2008 med kommentarer
    • Reglerna från Stiftelsen för Insamlingskontroll (SFI)
    • Eget kapital och reservernas storlek

Rapporten bygger på genomgångar med de anställda på sekretariatet som har
budgetansvar. Kommentarer lämnas för alla större budgetavvikelser. Rapporten
är inte något periodbokslut, hänsyn har alltså inte tagits till exempelvis upplupna
lönekostnader.

De ekonomiska förutsättningarna
Styrelsen har hittills fattat beslut om en budget med en intäktssida om 61 300 tkr
och en kostnadssida om 58 869 tkr. Amnestys sätt att budgetera innebär att
beslut om budgetens disponibla delar tas i december, juni och september. För
beslut nu i juni ligger disponibla budgetdelar som uppgår till 1 281 tkr. Inga
disponibla delar för beslut i september finns i årets budget.

Verksamhetsplan/Handlingsplan
Budget och sekretariatets verksamhetsplan är baserade på målen i sektionens
handlingsplan och de prioriteringar styrelsen beslutat om. Detta är en ekonomisk
rapport och beskriver framförallt hur budgeten följts. I en separat tertialrapport
beskrivs hur sektionens etappmål har uppnåtts.


Ekonomiskt utfall för januari till april 2008

Periodens intäkter och en jämförelse med föregående år ()
Bilaga 2

Fram till och med april uppgår sektionens intäkter till 17 642 tkr (17 141) tkr,
föregående års utfall inom parentes. Det innebär en intäktsökning med 501 tkr.
Från och med 2008 kommer medlemsaviseringar att skicka ut löpande under
året och det, tillsammans med att fler medlemmar väljer att betala sin
medlemsavgift via autogiro, kommer att innebära att intäkterna från
medlemsavgifter blir mer jämt fördelade under året.




Nedan kommenteras alla intäktsgrupper och de intäktsslag som ingår i dem.

Intäktsgruppen avgifter
Intäkterna från medlems- och gruppavgifter uppgår till 7 032 tkr mot 7 272 tkr
förra året (-240 tkr).

Intäkterna från intäktsslagen helbetalande medlemmar uppgår till 2 580 tkr
(3 382 tkr) och delbetalande medlemmar uppgår till 50 tkr (126 tkr).

Intäktsslaget Medlemsavgifter via autogiro uppgår till 4 274 tkr (3 620 tkr)
vilket är en ökning med 654 tkr.

Gruppavgifter uppgår till 128 tkr (144 tkr).

Intäktsgruppen försäljning
Försäljningsintäkterna uppgår till 34 tkr (29 tkr). I intäktsslaget ingår
Amnestyakademin som efter avstämning med samarbetspartnern Sensus
tillförs intäkter efter varje termin.

Intäktsgruppen prenumerationer
Prenumerationsintäkterna uppgår till 357 tkr (406 tkr). Även aviseringen
av Kortkampanjen kommer att spridas ut löpande under året och därmed
kommer också intäkterna att fördelas mer.

Intäktsgruppen gåvor och bidrag
Intäkter från intäktsgruppen Gåvor och bidrag uppgår till 10 219 tkr (9 429 tkr).

Gåvor från Grupper & distrikt uppgår till 623 tkr (296 tkr). Grupperna i Halmstad
som har secondhand-försäljningen ”Byring & Bråte” har bidragit med 500 tkr.

Intäktsslaget Bidrag avser projekten ”Angeläget” som finansieras av Arvsfonden
och Turkietprojektet som finansieras av Olof Palmes Internationella Center.
Medlen intäktsförs efterhand som de förbrukas.

Under rubriken Företagssamarbete återfinns Amnestys samarbete med Nudie
Jeans och Bokningsbolaget.

Intäkterna från Företagsgåvor uppgår till 118 tkr (113 tkr). Intäkterna kommer
till största delen från Amnestysupporters vilket är företagens autogirogivande.

Insamlingsbrev har hittills gett 750 tkr mot 886 tkr förra året. Eftersom fler
väljer att skänka sin gåva genom autogiro så minskar antalet givare via
insamlingsbrev.

Intäktsslaget Gåvor via autogiro uppgår till 8 643 tkr mot 6 360 tkr förra året
(+2 283 tkr).

Övriga insamlingsaktiviteter uppgår till 415 tkr (556 tkr). Den nya möjligheten
att skattefritt skänka aktieutdelning till en organisation har hittills gett drygt
24 tkr (7 tkr).

Hur mycket vi får från Bancos Human- och Hjälpfond bestäms av fondernas
kurs den 31 december. Antalet sparare i Humanfonden som valt att stödja
Amnesty genom sitt sparande uppgick 30/4 till 7 043 st (7 484 st).

Intäkterna från Testamenten uppgår till 90 tkr (1 082 tkr).

Intäktsslaget Ospecificerade gåvor utgörs av intäkter från gåvor som inte kan
spåras till någon insamlingsaktivitet. Intäkterna uppgår till 295 tkr (253 tkr).

Amnestyfondens andel är 11 % av gemensamt insamlade Gåvor och bidrag .
Enligt avtalet med Amnestyfonden får fonden ingen del av villkorade bidrag
som Arvsfonden och Olof Palmes Internationella Center.

Periodens kostnader
Bilaga 3 och 4

Kostnaderna uppgår efter fyra månader till 16 979 tkr, 29 % av den totala
budgeten. Kostnaderna berörs mer utförligt under kostnadsprognos för 2008.

Eftersom en stor del av sektionens kostnader är lön och sekretariatskostnader är
det intressant att se hur programredovisningen påverkas när dessa kostnader
fördelas ut på programmen. Exempelvis så har ett programområde som Kampanjer
relativt låga direkta kostnader (programkostnader). Samtidigt arbetar många med
programmet och när därför lönekostnader och administrativa kostnader fördelas
ut får man en mer rättvisande bild av hur mycket resurser sektionen satsar på
programområdet. Nyckeln för fördelningen av direkta programlönekostnader och
administration är förhållandet mellan tjänster med direkt programanknytning och
det totala antalet tjänster, samt den använda tiden för respektive program. Detta
innebär att om mycket tid läggs ned på ett delprogram tilldelas detta också en
större andel av de administrativa kostnaderna.







Ekonomisk prognos för 2008 och en jämförelse med budget ()

Sammanfattning av prognosen
Bilaga 1

Prognosen visar på ett överskott om 1 783 tkr att jämföra med ett budgeterat
överskott om 1 150 tkr. Intäkterna beräknas bli 61 708 tkr (61 300 tkr enligt
budget) och kostnaderna 59 925 tkr (budget 60 150 tkr inkl disponibla delar).


Sammanfattning
Prognos
Budget
Intäkter
61 708 tkr
61 300 tkr
Kostnader
59 925 tkr
60 150 tkr
Resultat
1 783 tkr
1 150 tkr


Nedan kommenteras intäkts- och kostnadsprognosen utförligare

Intäktsprognos för 2008 och en jämförelse med budget ()
Bilaga 2

Intäkterna prognostiseras till 61 708 tkr (61 300 tkr), budget inom parentes.
Det är 408 tkr över budget.

Inget intäktsslag visar på någon större avvikelse mot budget. Eftersom
Humanfonden budgeteras försiktigt så brukar prognosen visa på ett mycket
större utfall än budget. Om utfallet från Humanfonden hade avgjorts 30/4 så
hade utfallet blivit 5 811 tkr vilket är 151 tkr över budget. Hur mycket pengar
vi slutligen får från Humanfonden avgörs den 31 december 2008. Utfallet från
Bancos Humanfond har varierat mycket mellan åren och beror helt på
börsutvecklingen under året samt antalet sparare.



Diagrammet visar sektionens intäkter fördelade på de största intäktsslagen.


Nedan redogörs mer i detalj för de olika intäktsslagens beräknade resultat.

Avgifter
Intäkter från intäktsgruppen Avgifter (medlemsavgifter och gruppavgifter)
bedöms komma att uppgå till 18 308 tkr (18 319 tkr). I intäktsslaget ingår
Hel- och delbetalande medlemmar som avser intäkter från medlemmar som
betalar medlemsavgiften via inbetalningskort. Via telemarketing kommer
medlemmar att flyttas över till autogiro men viss nyrekrytering av medlemmar
som betalar via inbetalningskort kommer också att ske under året.

Försäljning
Intäkterna från intäktsgruppen Försäljning bedöms uppgå till 590 tkr (645 tkr).
Amnestyakademin beräknas till 280 tkr (335 tkr) och övriga intäktsslag beräknas
nå budget.

Prenumerationer
I intäktsgruppen ingår prenumerationer på Amnesty Press och Kortkampanjen .
Utfallet beräknas till budgeterade 510 tkr.

Gåvor och bidrag
Gåvor och bidrag beräknas uppgå till 42 000 tkr mot budget 41 523 tkr (+477 tkr).

Bidragen från Grupper & distrikt och Gåvor från organisationer beräknas nå budget.
Om det beslutas att Amnesty Business Group (ABG) ska avvecklas under 2008 så ska,
enligt ABG:s stadgar, deras resterande tillgångar tillfalla sektionen. I prognosen är
inget bidrag från ABG medräknat.

Gåvor från organisationer avser även kollekter och gåvor från stiftelser. Intäktsslaget
förväntas nå budget 500 tkr.

Intäktsslaget Bidrag avser projekten ”Angeläget” och ”MR-projekt i Turkiet” som till
största delen bekostas av Arvsfonden respektive Olof Palmes Internationella Center.
Projekten budgeterades lågt eftersom de vid tidpunkten för budgeteringen ännu
inte var beviljade förlängning. Intäkterna motsvaras av lika stora kostnader och
eventuellt outnyttjade medel kommer att återbetalas.

Intäkterna från Företagssamarbete beräknas till 1 305 tkr (1 260 tkr). Ett utökat
samarbete med Nudie Jeans under 2008 är orsaken till årets ökning av
intäktsslaget jämfört med tidigare år.

Företagsgåvor beräknas till 400 tkr (400 tkr).

Insamlingsbrev beräknas uppgå till 2 800 tkr vilket är 200 tkr under budget.
Satsningen på att flytta över medlemmar från inbetalningskort till autogiro innebär
att det blir färre att skicka till.

Prognosen för Gåvor via autogiro uppgår till 29 168 tkr (28 670 tkr). Telemarketing
med syfte att öka medlemmars månatliga givande samt att flytta över medlemmar
från inbetalningskort till autogiro, pågår året runt med gott resultat. Prognosen
för årets satsning på F2F följer budget eftersom verksamheten inte har pågått
tillräckligt länge för att kunna visa några resultat.

Intäkterna från Övriga insamlingsaktiviteter beräknas bli 1 350 tkr (1 250 tkr).
I intäktsgruppen ingår bl a SMS-aktivism, hyllningar och minnesgåvor samt julkort.

Prognosen för Humanfonden som baseras på vad utdelningen skulle ha blivit om
utdelningen varit sista april, uppgår till 5 811 tkr (5 660 tkr). Eftersom
Humanfonden enligt styrelsebeslut budgeteras till 70 % av prognostiserat utfall
den 30/4 året innan, så brukar prognosen visa på ett mycket högre utfall än
budget. Hur mycket vi slutligen kommer att få avgörs av kursen den 31
december 2008.

Prognosen för Hjälpfonden uppgår till 266 tkr (370 tkr).

Intäkterna från Testamenten beräknas bli 1 200 tkr (1 680 tkr). Eftersom inget
större testamente hittills kommit till vår kännedom, och handläggningstiden innan
utbetalning oftast är lång, så skrivs prognosen ned.

Gåvor som inte kan härledas till någon insamlingsaktivitet benämns Ospecificerade
gåvor och de beräknas till 1 000 tkr (1 200 tkr).

Amnestyfondens andel beräknas bli 5 100 tkr (5 107 tkr). Enligt avtalet med
Amnestyfonden om gemensam insamling så tillfaller 11 % av intäktsgruppens
totala intäkter med undantag för ”öronmärkt” insamling Amnestyfonden.


Kostnadsprognos för 2008 och en jämförelse med budget ()
Bilaga 3

De totala kostnaderna för året kommer enligt prognosen att hamna på 59 925 tkr
mot budget 60 150 tkr (inkluderat alla disponibla delar).

Nedan kommenteras kortfattat den kostnadsprognos som upprättats samt
prognosen i relation till den totala budgeten inkluderande alla disponibla delar.
Någon prognos som innefattar fördelade programkostnader per program har inte gjorts.

Kampanjer
Förutom kampanjkostnader innefattar programgruppen sektionens kostnader för
flyktingarbete. Prognosen visar på kostnader om 2 392 tkr (2 321 tkr).

Information och kommunikation
Programgruppen innefattar lobby och mediaarbete men också Amnestyakademin
och Amnesty Press. Prognosen visar på kostnader om 4 541 tkr (4 363 tkr),
178 tkr över budget.

Kostnaderna för Arvsfondsprojektet ”Angeläget” motsvaras av lika stora intäkter.

Stöd till aktivism
Prognosen visar på kostnader om 1 889 tkr (1 838 tkr).

Medlemmar och organisation
Inom programgruppen redovisas kostnader för Amnestys demokratiska process.
Prognosen visar på kostnader om 1 197 tkr (1 142 tkr).

Insamlingsarbete
I denna programgrupp redovisas kostnaderna för medlemsvärvning och insamling.
Prognosen visar på kostnader om 11 889 tkr (11 758 tkr) efter att Amnestyfondens
andel av kostnaderna har dragits av.

Gemensamma kostnader
De gemensamma kostnaderna innefattar hyra, IT-stöd men också personalkostnader
och avskrivningar. Personalkostnaderna beräknas hamna 674 tkr under budget men
prognosen är ganska osäker eftersom uppgifterna om årets avsättning till
pensionsstiftelsen varierat kraftigt under året samt att årets lönesättning inte är klar.
Hänsyn till eventuella personalförstärkningar i samband med omorganisationen har
inte heller tagits.

Internationella rörelsen
IS-avgiften är det obligatoriska bidrag vi betalar till det internationella sekretariatet.
Avgiften beräknas efter hur stora intäkter vi har med avdrag för insamlingskostnader.
Kostnaden för 2008 utgörs av tre delar: Faktiskt bidrag att betala baserat på
avgiftsunderlaget 2005 och 2006, reserv från 2006 att upplösa samt reservering
för IS-avgiften 2010 baserad på avgiftsunderlag 2007 och 2008. Prognosen visar
på att kostnaden för bidraget till IS beräknas bli något lägre än budgeterat.
Anledningen är att den faktiska avsättningen till IS-reserven vid bokslutet 2007
blev högre än vad den beräknades bli vid budgeteringen.

MR-projektet i Turkiet är ett utbildningsprojekt om mänskliga rättigheter som riktar
sig till lärare i Turkiet. Projektet bekostas till 90 % med bidrag från Olof Palmes
Internationella Center och är ett samarbete med den turkiska sektionen.

I programgruppen ingår även en budgetpost under internationella samarbeten
som ska användas för besök till/från andra sektioner.



Reglerna från Stiftelsen för Insamlingskontroll (SFI)

SFI avgör vilka insamlingsorganisationer som får ha 90-konto. Enligt SFI:s regler
måste minst 75 % av en 90-kontoinnehavares insamlade medel gå till
organisationens ändamål. Omvänt får som mest 25 % av insamlade medel gå
till insamling och administration. SFI gör sin bedömning över flera år och tar hänsyn
till de förklaringar en organisation kan lämna vid ett tillfälligt överskridande av gränserna.

Baserat på helårsprognosen för 2008 har en prognos för nyckeltalen tagits fram.
Siffrorna för 2008 i tabellen nedan får ses som en uppskattning men visar ändå
på att om intäkterna och kostnaderna blir de prognostiserade så kommer inte
nyckeltalet om att minst 75 % av intäkterna ska gå till ändamålet att uppfyllas.

Däremot verkar nyckeltalet om att högst 25 % får gå till insamling och administration klaras.



2004
2005
2006
2007
Prognos 2008
Prognos 2008 + 750 tkr
Nyckeltal 25 % regeln
27 %
24 %
22 %
21 %
23,30 %
23,30 %
Nyckeltal 75 % regeln
73 %
65 %
75 %
76 %
73,80 %
75,00 %
De år som intäkterna inte varit lika med kostnaderna summerar det inte till 100 %.

Prognosen för nyckeltalen bygger förutom på direkta programkostnader på hur
personalen har rapporterat att de har fördelat sin tid under årets första 4 månader
och den förutsätter att fördelningen blir oförändrad under resten av året.
Förändringar inom personalområdet under året kan komma att påverka nyckeltalen,
t ex så innebär förstärkningar inom fundraising att nyckeltalet för insamling höjs
och omvänt så förbättras nyckeltalet för ändamålsuppfyllelse vid utökningar
inom kampanj, information & kommunikation osv.



Eget kapital och reservens storlek

I budgethandboken sägs: ” Det finns inga lagar som styr hur stort eget kapital
(reserver) en ideell organisation skall ha. Den reservnivå som Amnesty beslutat
om är alltså helt självpåtagen och kan ändras med ett årsmötesbeslut.
Amnesty har, genom årsmötesbeslut (senast maj 2003), valt att dela in det egna
kapitalet i tre delar; en budgetbaserad reserv, en Humanfondsreserv och en
resterande del (kallad "överreserven").
Den budgetbaserade reserven räknas enligt styrelsebeslut från maj 1998 fram
som 75 % av budgeterade personalkostnader och 25 % av budgeterade
sekretariatskostnader inkluderande avskrivningar. ”

Förutsatt att 2008 års resultat blir det prognostiserade kommer det egna kapitalet
vid årets utgång att uppgå till 19 435 tkr. Enligt reservpolicyn bör den
budgetbaserade reserven 2008 uppgå till 12 994 tkr. Enligt reservpolicyn skall
också en avsättning till Humanfondsreserven göras om resultatet är positivt
och Humanfondsutdelningen blivit större än budget. Av årets beräknade
överskott sätts därför 151 tkr av till Humanfondsreserven. Humanfondsreserven
blir 1 846 tkr, där 1 695 tkr avser 2007 års avsättning.

Amnestys egna kapital beräknas vara tillräckligt stort för att tillgodose
reservpolicyn. Den önskvärda reservnivån överskrids dessutom med 4 595 tkr
(19 435 tkr – 12 994 tkr – 1 846 tkr).






Slutord

Prognosen visar på intäkter strax över budget. Trots försiktig budgetering så
hamnar prognosen för utfallet från Humanfonden endast 151 tkr över budget.
Slutgiltigt besked om utdelningen ges sista december. Kostnaderna beräknas
hamna strax under budget. Prognosen visar på ett överskott om 1 783 tkr mot
budget 1 150 tkr.

Prognosen visar på att en större del av intäkterna måste gå till ändamålskostnader
för att klara SFI:s regel om att minst 75 % av intäkterna ska gå till organisationens
ändamål.

Vid årets slut kommer sektionen att ha ett eget kapital som uppfyller våra interna
reservkrav och enligt prognosen kommer ”överreserven” att uppgå till 4 600 tkr.










Bilagor:
1. Sammanfattning resultatrapport; en sammanfattande tabell med de sex
intäktsgrupperna och fyra kostnadsslagen med: ackumulerat utfall för året,
årets budget (inkl alla disponibla delar), årets prognos, utfall i % av prognos,
% av intäkter och kostnader för aktuell period föregående år.
2. Intäktsrapport; med en helårsprognos för 2008.
3. Uppföljning av programkostnader; en tabell där kostnaderna visas på
programnivå och inkluderande en helårsprognos för 2008.
4. Direkta samt fördelade programkostnader; lönekostnader och administrativa
kostnader fördelade på program.