Direktiv för budgetarbetet 2009 Underlag till styrelsemöte 1-2 juni 2008

Till: Styrelsen
Från: Sekretariatet
Datum: 30 maj 2008


Direktiv för budgetarbetet 2009
(2 bilagor)

Detta är sekretariatets förslag till riktlinjer för den fortsatta verksamhetsplaneringen
och budgetarbetet avseende år 2009. Riktlinjerna avser:

    Verksamhetens inriktning
    De ekonomiska förutsättningarna
    Ekonomiska ramar
    Tidsplan för det fortsatta arbetet

Verksamhetens inriktning
Grunden för budgeten 2009 är sektionens handlingsplan 2004-2010, fastställd av
årsmötet i Hallunda 2004. Etappmål för 2009 är ännu ej fastställda.

De ekonomiska förutsättningarna
De ekonomiska förutsättningarna för budgeten bestäms av hur stora intäkterna
beräknas bli under budgetåret samt om budgeten skall vara balanserad eller inte.
Om budgeten är balanserad är de budgeterade intäkterna lika stora som kostnaderna.
Vissa år kan det vara lämpligt att ta av sektionens ekonomiska reserver (sparade medel)
och därmed låta kostnaderna vara större än intäkterna medan man andra år väljer att
bygga upp sektionens reserver och därför låter de budgeterade intäkterna vara större
än kostnaderna.

I 2007 års årsredovisning gjordes en avsättning till Humanfondsreserven om 1 695 tkr.
En avsättning till Humanfondsreserven får tas i anspråk två år efter att den gjordes. Det
innebär att styrelsen kan besluta att använda denna del av Humanfondsreserven 2009.

Av tertialrapporten framgår att det vid årets utgång 2008 beräknas finnas en "överreserv"
om 4 595 tkr.

Intäktsbudgeten
Ett första förslag till intäktsbudget finns i bilaga 1. Denna omfattar 66,5 Mkr.

Stiftelsen för insamlingskontroll (SFI) sätter en gräns för hur stora insamlings- och
administrationskostnaderna får vara i förhållande till totala intäkter. Taket för detta
nyckeltal medger inga större fundraisingsatsningar. Intäktsbudgeten tar hänsyn till
detta.

Nedan redogörs för några av de viktigaste inslagen i förslaget.

Medlemsavgifter
Intäkter från medlemsavgifter bedöms i sin helhet öka men tillväxttakten minskar
något på grund av en något mindre satsning på F2F-värvning av nya medlemmar.
Gruppavgiften är avskaffad från och med 2009.

Försäljning
Amnestyakademin beräknas tillsvidare ligga i nivå med 2008 års budget. Försäljning
av annonsbilagor i Amnesty Press budgeteras lågt eftersom inget aktivt arbete bedrivs
för att värva annonsörer.

Prenumerationer
Intäktsgruppen är budgeterad i enlighet med prognosen för 2008.

Gåvor och bidrag
Frånräknat Humanfonden beräknas intäktsgruppen Gåvor och bidrag öka från 2008
års prognos om 36 189 tkr till 40 980 tkr (+4 791 tkr).

Nedan följer en genomgång av de olika intäktsslag som finns inom intäktsgruppen.

Gåvor från Grupper och distrikt budgeteras något högre än 2008 eftersom avskaffandet
av gruppavgiften bör ge grupperna större möjlighet att ge bidrag till sektionen.

Gåvor från organisationer budgeteras som i prognosen 2008.

Inga Bidrag från Allmänna arvsfonden eller Olof Palme Internationella Center finns med
i budgeten för 2009.

Intäktsslagen Företagssamarbete och Företagsgåvor budgeteras lägre 2009 än 2008.
Samarbetet med Nudie Jeans har i år varit utvidgat men återgår från och med 2009 till
tidigare års lägre nivå. De nya riktlinjerna för företagssamarbeten försvårar en utökning
av intäktsslaget.

Insamlingsbrev budgeteras något lägre än i prognosen för 2008. Eftersom andelen
gåvor via autogiro ökar så minskar underlaget för insamlingsbrev vilket ger mindre
intäkter. En mindre satsning på att värva gåvogivare som får insamlingsbrev kommer
att göras 2009.

Intäktsslaget Gåvor via autogiro bedöms öka med 6 532 tkr jämfört med prognosen
2008. Uppgradering via telemarketing är den aktivitet som har störst påverkan på
intäktsslaget och intäktsprognosen för 2009 räknar med en lika stor telemarketingaktivitet
som under 2008.

Övriga insamlingsaktiviteter budgeteras enligt prognosen för 2008.

Humanfonden har budgeterats till 70 % av beräknad utdelning i april 2008,
i enlighet med styrelsebeslut från januari 2000.

Testamenten budgeteras till 1 500 tkr, vilket är ett snitt av de senaste årens utfall
frånräknat det mycket stora testamente som kom 2005.

Ospecificerade gåvor är gåvor som inte kan hänföras till någon insamlingsaktivitet.
Intäkterna budgeteras till 1 000 tkr.

Amnestyfondens andel är den del av gåvor och bidrag som enligt avtalet om gemensam
insamling tillfaller Amnestyfonden.

Kostnaderna
Kostnadernas formella uppdelning
När det gäller kostnaderna följer vi den sedan några år antagna budgetprocessen
(budgetprocessen kan man läsa om i styrelseunderlagen "Svenska sektionens planering
och budgetprocess", ORG 53/051/1997, och "Ny budgetmodell", ORG 53/049/1999, vilken
innehåller kompletteringar till budgetmodellen, ytterligare förändringar beslutades vid
styrelsemötet den 2 - 3 maj 2002). I budgeten görs en uppdelning av kostnaderna i fasta
och disponibla. Den fasta delen kommer i stort att vara sig lik från år till år och ska
innehålla kostnader som är nödvändiga för att svenska sektionen ska kunna upprätthålla
en "miniminivå" på arbetet. Övriga kostnader klassificeras som disponibla. Vad gäller den
disponibla delen av budgeten fattar man under året beslut om denna vid två eller tre tillfällen.

Programkostnaderna grupperas i fem programområden som följer det arbete som den
svenska sektionen utför:
Kampanjer
Information och kommunikation
Stöd till aktivism
Medlemmar och organisation
Insamlingsarbete

Programområdena indelas i ett antal program. Programmen delas sedan in i delprogram,
och det är på den nivån det konkreta budgeteringsarbetet görs.

Ovan nämnda fem programområden benämns programkostnader. Förutom dessa finns
även programgrupperna: Gemensamma kostnader och Internationella rörelsen.

Denna uppdelning antogs av styrelsen i samband med budgeten 2005.

Kostnadernas storlek vid oförändrad verksamhet
Om sektionen skall bedriva verksamhet i samma omfattning som 2008 bedöms kostnaderna
för detta rymmas inom en budgetram om 61 Mkr. Hänsyn har då inte tagits till den pågående
utredningen om en sammanslagning av sektionen och Amnesty Business Group.

Prognos 2009 och framåt
Vid ett beslut om en budget skall vara balanserad eller inte är det viktigt att man även
försöker se till åren efter budgetåret. Stora kostnadsökningar kommande år innebär
exempelvis kanske att man vill budgetera med ett överskott för att ha sparade medel
som kan möta kostnadsökningarna.

Ekonomiska ramar
Den ekonomiska ramen för intäkterna baseras på en intäktsprognos för 2009 uppgående till
66,5 Mkr. Inga utökade satsningar på fundraising finns med i budgetramen utan
verksamheten ligger i stort sett på 2008 års nivå.

Humanfondsreserven om 1 695 tkr som avsattes 2007 är fri att disponera 2009. Om den
inte används 2009 så kommer den att övergå till sektionens reserver.

Tidsplan för det fortsatta arbetet

- På styrelsemötet den 14 juni fastställs de allmänna riktlinjerna för det fortsatta budgetarbetet.

- På styrelsemötet i oktober fastställer styrelsen ett budgetförslag, i samband med styrelsemötet
hålls också ett budgetmöte.

– Ett förslag till definitiv budget - baserad på den preliminära budgeten, eventuella förslag
från budgetmötet och förändringar föranledda av den ekonomiska utvecklingen - presenteras
styrelsen inför mötet i december. På mötet fastställer styrelsen den definitiva budgeten.

Förslag till beslut
Med hänvisning till ovanstående föreslås styrelsen besluta

att budgeten tillsvidare skall omsluta omkring 66,5 Mkr.

att budgeten tillsvidare ska vara balanserad eller ge ett överskott

att arbetet bedrivs enligt den föreslagna tidsplanen och sektionens etappmål

att verksamheter för år 2009 enligt bilaga 2 godkänns.
















Bilagor:
1. Intäktsprognos 2009
2. Verksamhet 2009 för beslut 2008
















Bilaga 2

Verksamhet 2009 för beslut 2008

Nedanstående verksamheter är av det slaget att styrelsen redan på sitt junimöte bör fatta
beslut om verksamheten ska bedrivas under 2009. Anledningen till det kan vara att vi aviserar
om förnyad prenumeration, påbörjar ett omfattande planeringsarbete eller producerar material
och att det tar tid att avveckla en verksamhet vid ett beslut om att verksamheten inte ska
bedrivas. Notera dock att ingen budget för verksamheterna nedan ännu upprättats, det rör sig
om principbeslut.

– Kortkampanjen

- Amnesty Press, minst fyra nummer

– Medlemsavgift och bidrag till Rådgivningsbyrån för asylsökande och flyktingar

– EU-föreningen