Riktlinjer för utlokaliserade samordnartjänster i distrikten Göteborg och Skåne-Blekinge, samt bilaga 1+2+3 Underlag till styrelsemöte 1-2 juni 2004

Till: Styrelsen
Från: Christian Engberg, Sarah Chaara, Martin Rydehn och Dan Grundin
Datum: 16 september 2004

Riktlinjer för utlokaliserade samordnartjänster i distrikten Göteborg och Skåne-Blekinge

Bakgrund

Årsmötet 2003 beslutade att uppdra åt styrelsen att ta fram riktlinjer för hur frågan kring decentralisering och utlokalisering av verksamhet hanteras inom sektionen. Efter att styrelsen i mars 2004 hade tagit del av utvärderingen av projektet med en samordnartjänst i Malmö och beslutat om en förlängning av verksamheten, tillsattes en uppdragsgrupp för att utifrån de befintliga decentraliserade verksamheterna i Malmö och Göteborg ta fram riktlinjer i enlighet med årsmötesbeslutet. Gruppen fick i uppdrag att titta på förutsättningarna för att driva verksamheterna vidare och om gruppen fann att förutsättningarna fanns, även föreslå formerna för de fortsatta verksamheterna så att en långsiktigt hållbar lösning av arbetssituationen uppnås.

Grunden för gruppens arbete har varit intervjuer och diskussioner med de anställda i Göteborg och Malmö och de två distriktsstyrelserna, samt ett grundförslag som utarbetats av distriktssamordnarna och aktivistteamet på sekretariatet (bilaga 1), samt distriktsstyrelsernas synpunkter utifrån detta dokument (bilaga 2 och 3).

Fokus för gruppens arbete

Gruppens uppdrag har varit att ta fram ett förslag på en långsiktigt hållbar organisation av distriktscentren, samt att föreslå en tidpunkt för en eventuell utvärdering av den nya organisationen av de lokala kontoren.

Målet har inte varit att skriva en heltäckande avtalstext som innefattar alla tänkbara och otänkbara situationer utan att ta fram riktlinjer för hur tjänsterna ska fungera. Därför har gruppen koncentrerat arbetet på huvudprinciperna, medan detaljerna kommer att få lösas efterhand genom diskussioner mellan sektionen och respektive distriktsstyrelse.

Uppdragsgruppen har, i enlighet med direktiven, fokuserat på följande frågeställningar:

- Utlokalisering och/eller decentralisering?
- Formulera förslag till syfte(n) med distriktscentren
- Ansvarsfördelningen mellan sekretariatet, distriktsstyrelsen och samordnaren
- Finansiering, vilken del av organisationen skall stå för vilka kostnader? Dessutom ska frågan kring storleken av sektionens personalstyrka och konsekvenser av förändringar, analyseras.
- Arbetsgivar- och arbetsledaransvar, hur löser vi frågan om arbetsledarskap så att samordnaren får goda arbetsförhållanden samtidigt som distriktet fortfarande känner sig delaktiga i verksamheten?
- Arbetsmiljö för de anställda, hur säkerställer vi en bra arbetsmiljö?

Förslag till organisation av verksamheterna

Övergripande
Tjänsterna är utlokaliserade; de anställda vid distriktskontoren arbetar på uppdrag av sektionen, d.v.s. i enlighet med de verksamhetsplaner som sekretariatet tar fram på uppdrag av sektionsstyrelsen.

Sektionen har det fulla arbetsgivar- och arbetsledaransvaret. Detta utövas ytterst av generalsekreteraren.

De anställda är en del av sekretariatets organisation, för närvarande är de placerade i sekretariatets aktivistteam.

Centrens syfte
Syftet med centren och samordningstjänsterna ur ett sektionsperspektiv föreslås formuleras "centren och tjänsterna syftar till att sprida information om Amnestys verksamhet och öka aktivismen i distrikten Göteborg och Skåne-Blekinge".

Säkerställande av bra arbetsmiljö

Arbetsmiljöproblem kan dels vara fysiska, dels ickefysiska (till exempel otydligt arbetsledarskap och oklar finansiering). Övriga delar av detta förslag behandlar de ickefysiska delarna av arbetsmiljön.

Sektionen och distriktet har ett gemensamt behov av lokaler i Malmö och Göteborg och delar därför på dessa. Lokalen är alltså ett gemensamt ansvar, men sektionen har det fulla ansvaret för de anställda och deras arbetsmiljö.

Arbetsinnehåll

Arbetsinnehållet för sektionens alla anställda bestäms av generalsekreteraren. Huvudinriktningen för distriktssamordnarnas arbete är dock följande områden:

1. Stöd till distriktets utåtriktade arbete (besvara frågor, sköta informationsutskick och distriktets hemsida, stödja informatörsnätverk och så vidare).
2. Gruppbildning/gruppstöd
3. Medlemsutbildning
4. Handleda praktikanter

Utöver detta tillkommer vissa rent kontorsadministrativa arbetsuppgifter som gäller skötsel och drift av kontoret.

Ansvarsfördelning mellan anställda och distriktsstyrelserna

Distriktssamordnaren skall inte göra aktivistarbete och i möjligaste mån inte ta över uppgifter som utförs av aktivister. Distriktens övergripande ansvarsområden beskrivs i dokumentet "Distriktets roll och arbetsuppgifter" (2003).

De anställda arbetar efter planer uppställda av sekretariatet utifrån sektionsstyrelsens uppdrag. Distriktsstyrelsen har således inget formellt inflytande över samordnarnas arbetsinnehåll men det är viktigt att distriktens synpunkter på verksamheten, framförda av distriktsstyrelserna, tas tillvara. Det är därför mycket viktigt att de anställdas arbete utförs i en dialog med respektive distriktsstyrelse och att sektionen, de anställda och distriktsstyrelserna samarbetar när det gäller informationsutbyte så att man känner till varandras verksamhet, undviker eventuellt dubbelarbete med mera. Vidare bör distriktsstyrelserna lämna synpunkter på verksamheten inför sekretariatets planering av kommande verksamhetsår, så att distriktens planer kan integreras med sektionens.

Finansiering

Huvudprinciperna för verksamheternas långsiktiga finansiering beskrivs nedan. Principerna utgår ifrån ett läge där sektionens och båda distriktens ekonomier är goda och i balans. I fallet Skåne-Blekinge avses den ekonomi och budget som kontrolleras och beslutas av distriktsstyrelsen.

De anställda kommer dels att arbeta utifrån sekretariatets budget, dels i viss utsträckning utifrån distriktets budget. Sekretariatet och distriktsstyrelserna måste vid verksamhetens planering komma överens om hur stor del av verksamheten som finansieras av distriktet och distriktsstyrelserna måste i distriktets budget avsätta medel som täcker kostnaderna för denna verksamhet.

Sektionen betalar de anställdas löner, samordnarens och praktikanternas datorutrustningar (inklusive support) samt försäkringar som täcker de anställda och lokalerna. Omfattningen av tjänsterna bestäms i sektionens budgetprocess.

Hyra och övriga kostnader för lokalerna, såsom värme och el, delas 50-50 mellan sektionen och distriktet. Eftersom lokalen delas mellan den av sektionen anställda samordnaren och distriktets aktivister är det rimligt att båda bidrar till lokalkostnaderna. Sekretariatet föreslås betala en årlig klumpsumma till distriktet för hyran och de förväntade lokalkostnaderna.

Kontorsutrustning och löpande kostnader för verksamheten finansieras enligt principerna att om det är kostnader som gäller de anställda tas de av sektionen, gäller kostnaden enbart distriktet tas den av distriktet, i övrigt delar sektionen och distriktet på kostnaden 50-50. Kostnader som får anses gemensamma är till exempel telefon, fax, kopiator med mera.

Finansiering 2005

Sektionen kommer inte att kunna finansiera verksamheten vid distriktscentret i Malmö 2005 med mindre än att distrikt Skåne-Blekinge även fortsättningsvis lämnar ett bidrag, vilket man via Lundagrupperna meddelat att man avser göra. Göteborgsdistriktet har dessutom meddelat att man inte har möjlighet att finansiera sin del av verksamheten 2005 utan fortsatt stöd av sektionen. Under verksamhetsåret 2005 kommer finansieringen alltså inte att ske enligt riktlinjerna ovan.

Förslag till beslut

att styrelsen antar riktlinjerna för de utlokaliserade tjänsterna som distriktssamordnare i Göteborg och Malmö

att uppdra till styrelsen att i arbetet med 2005 års budget fastställa de ekonomiska ramarna för verksamheten i Göteborg och Malmö inkl tjänsteutrymmet


------------------------------------------------------------------------------------------------------


Bilaga 1

Distriktskontoren i Malmö och Göteborg

Datum: 15 april 2004
Från: Ida Wistbacka och Anna Olsson

Bakgrund
Under hösten och våren har vi diskuterat hur distriktskontoren och tjänsterna i Malmö och Göteborg fungerar. Inför den utredning som nu ska göras vill vi presentera och sammanfatta våra åsikter och erfarenheter i ett dokument. Vi har beskrivit situationen såsom den har fungerat hittills, även om arbetsledaransvaret för samordnartjänsten i Malmö nu har flyttats till sektionen.

Något kort borde dock sägas om tjänsterna och deras historia. Distriktsamordnartjänsten i Malmö är ett projekt på två år som nu förlängts fram till årsskiftet 2004/2005 medan distriktsamordnartjänsten i Göteborg har en mycket längre historia. Denna tjänst var under drygt 15 år en regionsamordnartjänst som vid regionens upplösning vid årsskiftet 2003/2004 blev en distriktsamordnartjänst. Det huvudsakliga arbetet inom regionsamordnartjänsten lades dock på Göteborg under lång tid.

Innehåll
1. Problem med distriktskontoren och samordnartjänsterna
2. Distriktskontorens framtidspotential
3. Förslag till struktur för framtida utlokalisering
4. Sammanfattning

1. Problem med distriktskontoren och samordnartjänsterna

Finansiering av lokaler
Sedan ett antal år bidrar sektionen med 95 000 kr per år till hyran av Göteborgskontoret (f.d. Regionkontoret). Den totala hyran är ca 200 000 kr per år. I Malmö delas hyran på ca 70 000 mellan Malmögrupperna och distriktet. Finansieringen av dessa lokaler är ett problem både i Malmö och Göteborg. I Göteborg har sektionen tvingats låna distriktet pengar för att de ska klara den höga hyran. Nu kommer man dock snart att flytta till billigare lokaler, med en hyra som motsvarar den summa som sektionen bidrar med varje år. I Malmö kvarstår dock problemet - Malmögrupperna har inte årliga intäkter för sin del av hyran utan tar varje år av ett kapital som kommer att vara slut inom två år.

Kortsiktighet – lokaler
En verksamhet med anställda kräver att man kan teckna kontrakt på lokal, serviceavtal på kopiator m.m. Långsiktighet och framförhållning är ett måste! Båda kontoren har i dagsläget en oviss framtid. I praktiken innebär detta exempelvis att man i Göteborg letar efter en lokal, men inte vet om denna, utöver plats för aktivister, på sikt ska rymma en person (en anställd) eller fyra personer (två anställda och två praktikanter). I Malmö uppstod det problem då man skulle köpa en ny kopiator, då hyresavtalet normalt tecknas på tre år. I Malmö har även kontraktet på lokalen automatiskt förlängts med tre år (fr.o.m. jul 2004). Detta skedde utan att ett aktivt beslut fattats på någon nivå, eftersom huvudansvaret för lokalen är oklart.

Skötsel av lokaler
Enligt avtal med distrikten ska lokalerna i Malmö och Göteborg skötas av aktivister. I Malmö har det mesta som kan krångla med en lokal gjort det under hösten. Bland annat har vi haft följande problem:

- Möss i köksskåpen
- Vattenläcka och ommålning av taket
- Ett lås som inte fungerade förrän till jul, medförande ett ständigt pusslande med de tre nycklar som fanns till en anställd, en praktikant och över hundra aktivister.
- Ett inbrott och tre inbrottsförsök. Vid inbrottet stals en dator och ersattes inte till fullo förrän en dryg månad efteråt. Vid inbrottsförsöken har dörren skadats och dörrglaset krossats. Under några veckor tvangs vi varje kväll låsa in alla datorer.
- En helt undermålig ventilation, vilket innebär en dålig arbetsmiljö framför allt för praktikanterna.
- En kopiator som fungerade högst bristfälligt mellan augusti och mars, då en ny kopiator köptes.
- Krånglande skrivare.

En del av dessa problem kan inte förutses eller förebyggas, men har likväl ställt till med stora problem och tagit mycket arbetstid från samordnaren. Trots att Malmögruppernas styrelse har gjort sitt bästa har de inte haft resurser och möjlighet att ta hand om problemen på det sätt som krävs när man har personer som arbetar på heltid varje dag i lokalen. Vissa av de ansvariga har en mycket bristande förståelse för vilka krav som ställs på en lokal där det finns heltidsarbetande personal. I Malmö har den oklara finansiella ansvarsfördelningen mellan Malmögrupperna och distriktet förvärrat situationen.

Några av problemen, främst ventilationen och kopiatorn, hade lätt kunnat förutses när projektet inleddes om lokalen i Malmö hade inrättats med större professionalism. Det är viktigt att i detta sammanhang påpeka att lokalen införskaffades med åtanken av att den även skulle användas som arbetsplats. Att en begagnad kopiator för 5000 kr, utan serviceavtal, inte är tillräcklig för en verksamhet med anställda säger sig själv. Att införskaffa en lokal utan fungerande ventilation verkar också i efterhand mycket märkligt. Det är oklart för oss vilket stöd aktivisterna fick av sekretariatet när de hyrde och utrustade kontoret.

I Göteborgslokalen har man periodvis haft olika tekniska problem, men har i dagsläget en situation som fungerar bättre än i Malmö. Dock har de anställda i praktiken fått ta över många av de uppgifter som aktivisterna i teorin ansvarar för. Bland annat därför att det blir omständligt att delegera ut till personer som inte är där på dagtid.

Relationer till distriktsstyrelser
Grundtanken för samordnartjänsterna i Malmö och Göteborg är att distriktsstyrelserna ska styra över innehållet i tjänsterna och fungera som arbetsledare. I praktiken kommer initiativ snarare från de anställda och någon arbetsledning i vanlig mening förekommer inte. I såväl Göteborg som Malmö har distriktsstyrelserna periodvis fungerat bristfälligt. I Göteborg har det snarare varit så att den anställda fått stötta styrelsen än tvärtom. Detta har också uppmuntrats från sektionshåll.

Den organisatoriska oredan förstärks ytterligare i Malmö av det faktum att det finns två lokalstyrelser – Malmö och Lund – med egen ekonomi och verksamhet. Av tradition finns nästan ingen kommunikation mellan dessa två styrelser sinsemellan och mellan styrelserna och distriktsstyrelsen. Det saknas formell arbetsfördelning och principer för vem som ska betala vad. Distriktsstyrelsen som är arbetsledare har inte tillräckliga finansiella resurser utan de finns på andra håll i distriktet.

En utredning pågår i distriktet men kommer sannolikt inte att leda fram till några stora förändringar under det här verksamhetsåret. Organisationsöversynen försvåras också av den oklara framtiden för distriktskontoret.

Utifrån våra erfarenheter har vi ett antal principiella frågor som rör relationen mellan samordnare och distriktsstyrelse:

- Är det distriktssamordnarnas uppgift att få distriktsstyrelserna – de formella arbetsledarna - att fungera?
- Ska distriktsstyrelsernas arbetsuppgifter vara av operativ eller strategisk karaktär när man har en anställd?
- Om de ska vara av operativ karaktär – hur ska då styrelsens uppgifter förhålla sig till den anställdas? Ska man tillsammans utföra en gemensam handlingsplan?
- Eller ska styrelsens uppgifter vara av strategisk karaktär? I så fall – exakt vad är det som ska planeras? Ska styrelsens uppgift vara att endast bestämma över den anställdas uppgifter?

Om distriktstyrelsens uppgift främst är att bestämma över den anställdas uppgifter, varför behövs det två strategiska styrelser (sektions- samt distriktstyrelsen) för att bestämma över samordnarnas arbetsuppgifter? I Malmö har samordnaren till stor del arbetat med gruppbildning/ gruppstöd och utbildning, det vill säga arbetsområden som delvis motsvarar de som utförs av medlemsutbildare (Agneta Söder) och den ansvariga för grupper och distrikt (Mats Engman). Om dessa personer i Stockholm kan utbilda och stödja grupper genom att självständigt ha en dialog med grupper och distriktstyrelser, följa upp önskemål och prioritera utifrån behov på olika orter – varför kan inte anställda lokalt ges samma självständighet?

Distriktsstyrelser som arbetsledare
Vi anser att det är orimligt att distriktsstyrelser ska fungera som arbetsledare. Naturligtvis kan man bygga upp någon slags fungerande ordning, men distriktsstyrelser präglas ändå av en amatörmässighet – och måste få göra det – som inte gör dem lämpliga som arbetsledare. Ibland kommer de att fungera mycket väl och ibland kommer verksamheten att få startas om från noll igen – när åtta av tio byts ut, samtidigt som ordföranden försvinner till Spanien för att studera. Vi tror inte heller att det är för att lösa praktiska problem med anställda som unga människor väljer att engagera sig i en styrelse. Det är synd att knäcka de aktivister vi så väl behöver genom att tvinga dem att skriva arbetsbeskrivningar, sköta utvecklingssamtal och utföra vaktmästaruppgifter på ett distriktskontor. Dessutom är den stora frågan, som beskrivits ovan, varför denna detaljreglering – som uppenbarligen inte behövs på sekretariatet – behövs på lokal nivå. Vi vill gärna poängtera att vi är kritiska mot själva utformandet av arbetsledaransvaret som sådant, inte mot de distriktsstyrelser som arbetar hårt och gör sitt bästa för att hantera situationen som den nu ser ut.

Kortsiktighet – distriktsstyrelser
Vi vill även här lyfta fram kortsiktigheten som ett stort problem. Man kan inte placera ut anställda, som delvis tar över eller kompletterar distriktsstyrelsernas arbetsuppgifter, och tro att detta inte påverkar den lokala organisationen.

Det krävs kontinuitet i organisationens strukturer, gällande både de anställda och aktivisterna. I synnerhet gäller detta om de anställda ska arbeta så tätt tillsammans med aktivisterna. Om man behåller anställda som ska ha den här typen av lokal förankring så påverkas rimligen också förväntningarna på vad de lokala styrelserna ska sköta och inte sköta. Detta är särskilt tydligt i Göteborg där samordnare funnits under så lång tid. Grupper och medlemmar vänder sig nämligen oftast i första hand till den anställda med frågor och problem istället för till distriktstyrelsen.

Dubbla direktiv
I praktiken upplever vi att vårt arbete styrs med dubbla direktiv. Aktivistteamet och sekretariatet har vissa önskemål och distriktet har sina. Det största problemet med detta är inte att dessa önskemål direkt krockar eller står i konflikt med varandra – det gör de inte. Problemet är främst att det skapar en mycket oklar arbetsmiljö och att det blir svårare att göra nödvändiga prioriteringar. Vi tillhör formellt sett aktivistteamet, men känner oss inte som en del av sekretariatet på samma sätt som övrig personal. Ett exempel på det är att man inte räknar med att vi ska delta på personalutbildningar (eftersom dessa hittills har planerats in med kort varsel och inte samordnas med andra aktiviteter, såsom teammöten). Vi träffar inte heller övriga teamet tillräckligt ofta för att verkligen planera och kunna arbeta strategiskt tillsammans.

Arbetsmiljö - sammanfattning
Vi har försökt räkna efter hur många personer sammanlagt som har haft samordnartjänsterna i Malmö och Göteborg och kommit fram till ca sju personer, varav de flesta så vitt vi förstår har slutat på grund av olika problem med tjänsten. En har blivit utbränd, flera har slutat på grund av orimliga arbetsvillkor eller brist på klara besked om tjänstens framtid och en har slutat på grund av bl.a. den oklara relationen till distriktsstyrelsen och tjänstens oklara utformning.

Samordnartjänsten i Göteborg är en halvtidstjänst, trots att arbetsbördan är sådan att det under delar av året är fullkomligt omöjligt att arbeta halvtid. På denna halvtidstjänst ska samordnaren introducera och handleda två heltidspraktikanter, samt ha tid för personalutbildningar och möten med teamet i Stockholm, utöver alla löpande arbetsuppgifter. Det säger sig självt att det är orimligt både på kort och lång sikt. Nu kommer tjänsten att ändras fr.o.m. september till 75%, vilket är positivt, men fortfarande inte hållbart på lång sikt.

2. Distriktskontorens framtidspotential

Vi vill gärna betona att de problem vi har pekat ut främst handlar om samordnartjänsternas utformning. Vad gäller de resultat som hittills har åstadkommits och distriktskontorens framtidspotential är vi mycket positiva och ser stora möjligheter.

Vi har en nedåtgående trend vad gäller stödmedlemmar och aktivister. Vi tror att de två nuvarande distriktskontoren (och kanske fler i framtiden) kan vara ett sätt att vända den trenden. Vi ser framför allt medlemsutbildning och gruppstöd/gruppbildning som de två stora viktiga områdena.

Vad gäller medlemsutbildning så finns det en mycket tydlig koppling mellan medlemsutbildning och aktivism. Vi har båda upplevt, såväl som aktivister och som anställda, att utbildning är ett mycket direkt och effektivt sätt att inspirera aktivister och få dem att stanna i organisationen. Vi tror att den positiva utbildningstrenden just nu skulle kunna förstärkas genom att en del av samordnartjänsterna ägnas åt utbildning. Det är billigare och mer effektivt, än att endast sköta det från Stockholm. Det har nämligen visat sig att mängden utbildningar ökat under de senaste åren och här ser vi att distriktsamordnarna skulle kunna komplettera den utbildningsansvarigas arbete. Samordnare skulle här kunna arbeta i nära samarbete med medlemsutbildaren i Stockholm och strategiskt planera tillsammans med denne/a.

På samma sätt tror vi att gruppstöd och gruppbildning fungerar mycket bra att arbeta med lokalt. På samma sätt som ovan skulle man kunna arbeta mer i nära samarbete med den som ansvarar för grupper och distrikt i Stockholm. En knapp tredjedel av alla landets grupper finns ju i Skåne-Blekinge och Göteborg.

Man får inte heller glömma bort vikten av att distriktskontoren ligger centralt både i Göteborg och Malmö. Dagligen kommer personer förbi kontoren som vill ha information om Amnesty och många av dessa blir medlemmar eller aktivister som följd av deras besök. Att distriktskontoren finns ökar möjligheten för allmänheten att lättare få kontakt med Amnesty och gör oss mer tillgängliga. På detta sätt avlastar distriktskontoren även sekretariatets arbetsbörda genom att svara på förfrågningar både av t.ex. allmänhet och asylsökande.

3. Förslag till struktur för framtida utlokalisering

Vi anser att distriktskontoren har en stor potential och att samordnartjänsterna bör behållas. Vi vill gärna lyfta fram att man med nuvarande två tjänster har fem personer som arbetar heltid om man inkluderar praktikanterna samt en person som arbetar deltid, nämligen distriktsamordnaren i Göteborg. På basen av våra erfarenheter skulle vi vilja se följande förändringar och rekommenderar:

- att samordnartjänsterna i framtiden alltid är heltidstjänster, med tanke på den periodvis mycket höga arbetsbelastningen, handledningen av praktikanter och att man ska kunna ha tät kontakt med aktivistteamet i Stockholm. Att som i dagsläget ha en situation i Göteborg där samordnaren som arbetar 50% har ansvar för praktikanter under heltid anser vi vara ohållbart.

- att samordnartjänsterna ska vara en utlokaliserad del av sekretariatet och att samordnarna till fullo ska ingå i aktivistteamet. Arbetsledningen ska ske enbart från sekretariatet. Årliga projektplaner ska upprättas tillsammans med aktivistteamet och gärna innehålla tydliga och kvantifierbara mål. Genom en ständig dialog med styrelser och grupper i distrikten ska man behålla den lokala förankringen. I praktiken arbetar vi redan mycket självständigt och en sådan här förändring skulle inte ändra så mycket innehållsmässigt. Däremot skulle det ge en tydligare arbetsledning och en bättre arbetsmiljö. Vi tror också att vi skulle kunna arbeta mer professionellt om vi gemensamt i aktivistteamet planerar och utvärderar vår verksamhet. Möten med aktivistteamet ska också ske månadsvis och man ska ta hänsyn till samordnarna när man planerar in exempelvis personalutbildningar på sekretariatet.

- att samordnartjänsterna fördelas på tre områden. Distriktsstöd, medlemsutbildning och gruppstöd/gruppbildning. I distriktsstöd inkluderas praktikantverksamhet, att svara på allmänhetens frågor, sköta informationsutskick och hemsida m.m. Vi tycker att samordnartjänsterna i Malmö och Göteborg ska ha likadana arbetsbeskrivningar, även om prioriteringarna på orterna kan skilja beroende bland annat på att Göteborgskontoret av tradition sköter vissa uppgifter i sitt distrikt. För en sund och hållbar arbetssituation är det dock viktigt att man utarbetar genomtänkta arbetsbeskrivningar som också ger samordnarna ett stöd för att prioritera arbetsuppgifter.

- att sekretariatet måste ta ett större ansvar för att tillgodose den fysiska arbetsmiljön och inte förlita sig på att aktivister förstår hur en lokal för en anställd ska se ut. Detta gäller både när man väljer en lokal initialt och för den fortsatta skötseln. Exakt hur lokalerna ska skötas (tekniskt underhåll etc.) är en fråga som måste ses över framöver. Är det rimligt att vänta sig att aktivister ska sköta vaktmästaruppgifter åt anställda? Vad gäller finansieringen av lokaler tror vi att sektionen måste vara delansvarig. Ett kontor för anställda kräver trots allt en helt annan standard än en lokal som endast används någon eller några timmar åt gången av grupper. Att dela på kostnaderna och ha en tydlig ansvarsfördelning skulle säkra både den anställdas och aktivisternas behov.

- att distriktsamordnartjänsterna måste finansieras av sektionen. En risk med att kräva lokal lönefinansiering, blir att grupper och distrikt ”håller på” pengar istället för att direkt föra över dem till sektionen om det inte finns ett omedelbart behov av dem. Vi tror att det är olyckligt att skapa en sådan relation mellan distrikten och sektionen. Dessutom måste det finnas en enhetlig policy gällande vem som finansierar vad. Om man kommer fram till att distriktskontor är ett bra sätt att stimulera aktivism – ska denna möjlighet endast vara förbehållen rika distrikt?

- att sektionen och distriktet kommer överens om vem som ska betala distriktsamordnarens budget och löpande kontorskostnader. Det är rimligt att distrikten ska bidra, eller helt stå för denna kostnad eftersom distrikten har nytta av den utökade verksamheten och av samordnarens arbete. Oavsett vilken lösning man väljer finns det olika potentiella problem (t.ex. vad gäller gränsdragningar mellan samordnarens verksamhet och distriktets) och det är viktigt att dessa diskuteras med distriktsstyrelser och samordnare innan några förändringar sker.

Hur man än väljer att gå vidare är det viktigt med långsiktighet. Detta med hänsyn till lokala aktivister, styrelser, anställda, lokalkontrakt etc. Långsiktighet utesluter inte möjligheten att man kan ha tillfälliga distriktskontor för att stimulera aktivismen i mindre aktiva distrikt. Men det är i så fall viktigt med konkreta mål och att projekten redan från början är begränsade till en viss tid.

4. Sammanfattning

Samordnartjänsterna har som vi ser det stor potential att öka aktivismen, särskilt om arbetet kan ske mer strategiskt och professionellt i samarbete med övriga aktivistteamet. Arbetsuppgifterna är roliga och stimulerande. Men som tjänsterna är utformade idag kommer man inte få någon att orka stanna på dem en längre tid. Det handlar inte om personer – det handlar om en extremt otydlig struktur. Vi tror att man skulle nå bättre resultat och få en mycket bättre arbetsmiljö om man utformade tjänsterna som vi har föreslagit ovan. Vi förstår att finansieringen är ett grundproblem. Samtidigt handlar det om prioriteringar – vill man stimulera gräsrotsaktivismen på allvar och hur mycket får det i så fall kosta? Tror man på allvar att man kan stötta alla grupper i Sverige från Stockholm? Hur har man egentligen tänkt lösa problemet med den sviktande aktivismen?

Aktivistteamet, både ordinarie anställda och vikarier, samt Katarina Bergehed, som arbetade som regionsamordnare i Göteborg under många år, ställer sig bakom de övergripande principerna som presenteras i detta dokument.

Även Agnetha Hejll kom fram till liknande slutsatser vad gällde samordnartjänstens arbetsledning även om hon hade en helt annan uppfattning om tjänstens potential och karaktär.


------------------------------------------------------------------------------------------------------


Bilaga 2

Från: Styrelsen i Göteborgs distrikt
Datum: 10 juni 2004

UTVÄRDERING AV SAMORDNARTJÄNSTEN I GÖTEBORGS DISTRIKT

Inledning
Amnestys styrelse i Göteborgs distrikt har fått i uppdrag att utvärdera och ge synpunkter på distriktsamordnartjänsten som varit tillförordnad distriktet. Våra rekommendationer ska tillsammans med övriga, ligga till grund för hur distriktsamordnartjänsterna ska utformas i framtiden för såväl Göteborg som Malmö. I den här skrivelsen redogörs för:
- bakgrund
- år 2004
- vision
- reflektioner av samordnartjänsten
- rekommendationer för hur tjänsten ska organiseras och struktureras i framtiden

Bakgrund
Sedan Region Väst bildades 1989 har en 50-75 procentig regionsamordnartjänst varit förordnad till Göteborg. Region Väst upplöstes vid årsskiftet 2003/2004 och de tre distrikten som då ingick fungerar numera som övriga distrikt i Sverige.

Regionsamordnaren, som varit stationerad i Göteborg, har till övervägande del utfört arbetsuppgifter som i huvudsak rört Göteborgs distrikt. Under 14 år har regionsamordnaren ansvarat och koordinerat det operativa arbetet i Göteborg, vilket inneburit att nya arbetssätt och arbetsområden kunnat initieras och inkorporeras i verksamheten. Verksamheten, har till skillnad från i andra distrikt i Sverige, byggts upp med hjälp av regionsamordnarens insyn och förmåga att harmonisera det operativa arbetet. Utan den samordning, erfarenhet och kontinuitet som regionsamordnaren bidragit med, är det otänkbart att både den interna såväl som externa verksamheten av Amnesty i Göteborg hade nått den omfattning och kvalitet som utmärker den idag.

År 2004
Under pågående budgetår 2004 konstateras att den negativa trenden ser ut att vända. För första gången på flera år kommer Göteborgs distrikt att uppvisa ett överskott i verksamheten. Skälen till detta är främst två.

För det första har Göteborgs Distrikt har bytt lokal. Vår nuvarande månadshyra uppgår under en treårsperiod till 9 037 kr, vilket innebär en konstnadsreducering på drygt 6 500 kr per månad jämfört med tidigare. I de nya lokalerna finns arbetsplatser för två anställda plus två praktikanter. Det finns också ett mötesrum respektive samvarorum som kan användas av aktivisterna. Lokalen ligger centralt och förväntas uppfylla de krav som ställs för att arbetsförhållandena för de anställda ska vara adekvata samt att aktivisterna har en mötesplats att samlas kring.
För det andra arrangerade Amnesty i Göteborg en stor konsert den 1 juni 2004 där flera kända artister medverkade ideellt. Konserten fick mycket uppmärksamhet lokalt och överskottet beräknas till minst 60 000 kr.

Vision
I dagsläget har Göteborgs distrikt fler projekt på gång inom verksamheten än någonsin tidigare. Vår vision är att Amnesty under de närmaste åren ska växa sig starkare lokalt. Vi ska synas mer och öka antalet medlemmar. Kunskapen om Amnestys arbete ska växa både bland aktivisterna och hos allmänheten i Göteborg.

Styrelsen upplever att det finns en tilltro, optimism och nybyggaranda inom Amnesty i Göteborg. Många nya medlemmar har under året sökt sig till kontoret och uppmärksamheten i samband med konserten resulterade i ett stort antal intresseanmälningar om fortsatt kontakt med Amnesty. Genom utåtriktade aktiviteter som knutits till SVAW-kampanjen har även den lokala aktivismen under våren fått ett lyft.

Reflektioner av samordnartjänsten
För att upprätthålla verksamheten och skapa förutsättningar för vår vision, är det nödvändigt att samordnartjänsten bibehålls i Göteborgs distrikt. Vi har dock uppmärksammat under de senaste åren att samordnartjänsten behöver organiseras annorlunda för att mer ändamålsenligt möta styrelsens arbetsvillkor och förbättra distriktsamordnarens arbetsförhållanden. I nedanstående punkter tar vi upp de erfarenheter som gjorts:

- I och med att samordnartjänsten varit knuten till aktivistteamet och arbetsgivaransvaret ligger hos sekretariatet, utgör en naturlig del i samordnarens arbete att följa de riktlinjer som anges i handlingsplanen. Många av dessa ligger även i distriktets intresse, men inte nödvändigtvis alla. Vår erfarenhet är att Göteborgs styrelse varken har tid eller kompetens att under dessa förutsättningar fungera som lämplig arbetsledare till samordnartjänsten. Samordnaren kan inte förvänta sig att styrelsen i Göteborg ska kunna ge professionell arbetsledning i den utsträckning och vid de tillfällen då det kan förväntas. Arbetsledaransvaret bör därför föras över till Sekretariatet.

- Vi anser att Göteborgs distrikt är beroende av en samordnare för att upprätthålla nuvarande verksamhet. Samordnaren har en viktig uppgift i att koordinera och administrera information på ett effektivt sätt. Samordnaren är också en naturlig knutpunkt för personer som vill kontakta Amnesty. Erfarenheten visar att samordnarens kompetens överförs på verksamheten i stort, och många medlemmar vänder sig till oftast till den anställde.

Vi anser därför även fortsättningsvis att en del av samordnarens arbetsuppgifter bör knytas till det lokala arbetet. Ett sätt att garantera detta på lång sikt är att en procentsats av samordnarens tjänst avsätts till arbetsuppgifter som direkt främjar distriktet. Vi föreslår att en procentsats diskuteras fram mellan distrikten och sekretariatet. Vilka arbetsuppgifter som ska prioriteras inom ramen för detta bör sedan diskuteras fram i samråd mellan Göteborgs styrelse, distriktsamordnaren och sekretariatet.

I bilaga ger vi exempel på vilka arbetsuppgifter som vi tycker bör tillfalla distriktsamordnaren. Flera områden gagnar både distriktet såväl som Amnesty i stort. Gränsdragningar är svåra att göra, men beskrivna arbetsuppgifter har en direkt koppling till distriktets verksamhet.

- Arbetsmiljön i Göteborgs distrikt förväntas förbättras långsiktigt genom flytten till en ny lokal. Att det finns två anställda har också stor betydelse för social trivsel och kvalitet i arbetet. En del i arbetsmiljön kan förbättras, som beskrivits ovan, om samordnartjänsten organiseras annorlunda, dvs. att arbetsledaransvaret förflyttas till sekretariatet.

- Lokalen ska precis som tidigare finansieras av distriktet. De senaste åren har Göteborgs distrikt årligen mottagit 95 000 kr i bidrag från sekretariatet. Ett bidrag som också täcker in att lokalen utgör arbetsplats för en anställd som sedan tidigare har en utlokaliserad tjänst i Göteborg. I dagsläget bedöms bidraget även angeläget för budgetåret 2005. Därefter är vår förhoppning att det finansiella stödet kan minskas, och distriktet i framtiden kan bära en proportionerligt större kostnad av hyran.

- Skötsel av lokalen och tillkommande utgifter bör diskuteras mellan distriktstyrelsen och sekretariatet. Vårt förslag är att distriktet ansvarar för den fortlöpande skötseln och medföljande utgifter, medan Sekretariatet står som ansvarig för utgifter relaterade till oförutsedda händelser som påtagligt påverkar de anställdas arbetsmiljö (tillfällig lokal vid brand etc.).

- Frågan gällande utlokalisering respektive decentralisering bör diskuteras vidare. Om samordnartjänsten är knuten till sekretariatet, både när det gäller arbetsgivaransvar och arbetsledaransvar, vore en utlokaliserad tjänst det naturliga. Men fortfarande anser Göteborgs styrelse att distriktsamordnaren bör ha decentraliserade inslag i sin tjänst. Vad man sedan väljer att kalla tjänsten kan alltid diskuteras, det viktiga är att tjänsten präglas av decentraliserade arbetsuppgifter.

- Styrelsen i Göteborg ser det naturligt att samordnartjänsten, i synnerhet om arbetsledaransvaret förs över till Sekretariatet, även fortsättningsvis finansieras av sekretariatet. De arbetsuppgifter i samordnartjänsten som direkt är kopplade till att främja distriktets verksamhet, är en del av Amnestys mål – att befrämja aktivismen lokalt (se handlingsplan 2004 – 2010).

- Vi upplever även att möjligheterna för Amnesty att växa i Göteborg skulle förbättras väsentligt om samordnartjänsten utökades till en heltidstjänst. Som det ser ut idag räcker inte en halvtidstjänst till för att tillmötesgå de önskemål/riktlinjer som angivits i samordnartjänstens arbetsbeskrivning.

Rekommendationer
Reflektionerna sammanfattas och framställs nedan i sju rekommendationer.

1. Göteborgs styrelse föreslår att arbetsledaransvaret förs över till sekretariatet.

2. Att distriktsamordnarens tjänst till knyts till arbetsuppgifter som direkt främjar distriktet (bilaga 1). Vi föreslår att en procentsats diskuteras fram mellan distrikten och sekretariatet.

3. Att lokalen finansieras av distriktet. Under budgetåret 2005 bedöms bidraget på 95 000 kr från sekretariatet betydelsefullt för att finansiera verksamheten. Därefter kan det finansiella stödet förhoppningsvis minskas.

4. Att distriktet ansvarar för den fortlöpande skötseln av lokalen och medföljande utgifter. Sekretariatet står som ansvarig för utgifter relaterade till oförutsedda händelser som påverkar de anställdas arbetsmiljö.

5. Samordnartjänsten kan utlokaliseras, men hänsyn måste tas till arbetsuppgifter som är knutna till en decentraliserad tjänst.

6. Samordnartjänsten finansieras av sekretariatet.

7. Att samordnartjänsten på sikt utökas till en heltidstjänst.

BILAGA 1

Nedan beskrivs styrelsens förslag på arbetsuppgifter relaterade till Göteborgs distrikt som föreslås tillfalla distriktsamordnaren.

- Svara på allmänhetens frågor

- Ansvara för informationsutskick och sköta hemsidan

- Samordna distriktets aktiviteter

- Ge stöd till styrelsen

Det finns en mängd andra arbetsuppgifter som visserligen gagnar distriktet (praktikantverksamhet, special och ungdomsgrupper, medlemsutbildning), men dessa föreslås ingå i den övriga delen av samordnartjänsten.


------------------------------------------------------------------------------------------------------


Bilaga 3

Från: Distriktsstyrelsen i Skåne-Blekinge
Datum: 10 augusti 2004

Distriktscentret i Skåne-Blekinge

I mars 2002 inleddes projektet med ett distriktscenter med en anställd samordnare i distrikt Skåne-Blekinge och centret placerades i Malmö. Mellan april och augusti var tjänsten vakant på grund av att den första samordnaren sade upp sig och den nya samordnaren inte anställdes förrän efter sommaren.

Styrelsen för distrikt Skåne-Blekinges, Amnesty International, reflexioner angående samordnartjänstens framtid

Den största anledningen till att styrelsen anser att det även fortsättningsvis bör finnas en samordnartjänst i Skåne-Blekinge är att aktivismen ökar och att detta inte endast rörsig om Malmö/Lund-området. För att kunna upprätthålla denna positiva utveckling behövs det, enligt styrelsen, ensamordnartjänst på heltid som har decentraliserade arbetsuppgifter som går ut på att stödja aktivismen i distriktet. Exempel på sådana arbetsuppgifter är att hålla utbildningar, stödja grupper och att arbeta med de ”vita fläckarna”.

Styrelsen anser att:

- Samordnartjänsten bör finansieras av sektionen och vara heltid.
- Sektionen bör ha arbetsgivaransvar och vara arbetsledare.
- Distriktet bör stå för hyra och drift av distriktscentret.
- Sektionen bör stå för den anställdes lön.
- Sektionen är ansvarig för praktikanterna.