Protokoll från styrelsemöte 5-6 juni 2004 Underlag till styrelsemöte 1-2 juni 2004



PROTOKOLL NR 2/2004/2005

Möte med sektionens styrelse den 5-6 juni 2004

Ledamöter Närvarande
Magnus Brattgård
Ida Burlin 		Anmält förhinder
X
Jeanette Irekvist X
Sune Montán X, mötesordförande § 25-37
Lisa Moraeus X, § 14-37
Christine Pamp X, mötesordförande § 10-24
Anja Persson X, § 14-37
Sara Ångström X
Magnus Öhman X
Suppleanter
Shirin Heidari X
Erik Jennische X
Madelaine Seidlitz Anmält förhinder
Sekretariatet
Carl Söderbergh
Dan Grundin
Fredrik Mattsson 		X
X
X, sekreterare
Övriga
Jörgen Persson X, § 21-25
§ 10 Mötet öppnas

Christine Pamp förklarar mötet öppnat.


§ 11 Val av justerare och rapportör till Grupptrycket

Beslut

att utse Ida Burlin till rapportör till Grupptrycket samt till att, jämte ordförande, justera protokollet.


§ 12 Val av ordförandereserv för nästa möte

Beslut

att utse Jeanette Irekvist till ordförandereserv för nästa möte.


§ 13 Fastställande av dagordning

Christine Pamp föreslår att rubriken "Rapporter" på dagordningen fortsättningsvis även ska innehålla "Rapport från Amnestys internationella kommitté (AIK)".

Lisa Moraeus konstaterar att punkten "Rapport från Amnestyfonden" inte finns med på dagordningen.

Beslut

att fastställa dagordningen med de tillägg och ändringar som framgår av protokollet.


§ 14 Protokoll från möte med sektionens styrelse den 13-14 maj 2004

Christine Pamp konstaterar att flera personer i den nuvarande styrelsen inte var med på majmötet men att det har skett en bra överlämning från den tidigare styrelsen.

Protokollet från styrelsens möte den 13-14 maj 2004 kommer att läggas till handlingarna efter beslut fattat per capsulam.


§ 15 Protokoll från konstituerande möte med sektionens styrelse den 16 maj 2004

Styrelsen konstaterar att Shirin Heidari är 1:a suppleant samt att Erik Jennische är 2:a suppleant i styrelsen i enlighet med röstsiffrorna på årsmötet.

Beslut

att lägga protokollet till handlingarna.


§ 16 Sektionens arbetsordning

Diskussioner förs angående sektionens arbetsordning där det allmänna intrycket är att den är omfattande men bra att ha, till exempel i händelse av om konflikter skulle uppstå.

Erik Jennische föreslår en omformulering av punkt 3 i sektionens arbetsordning:

från

3. Sekretariatet
Ett sekretariat under ledning av en generalsekreterare och en kontorschef sköter den löpande verksamheten enligt budget, verksamhetsplan och direktiv från styrelsen samt genomför styrelsens beslut. Sekretariatets roll gentemot medlemmarna är att ge dem stöd och service.

till

3. Sekretariatet
Ett sekretariat under ledning av en generalsekreterare och en kontorschef sköter den löpande verksamheten enligt budget, verksamhetsplan handlingsplan och direktiv från styrelsen samt genomför styrelsens beslut. Sekretariatets roll gentemot medlemmarna är att ge dem stöd och service.

Beslut

att godkänna förslaget till omformulering för punkt 3 i sektionens arbetsordning enligt ovan.


§ 17 Styrelsens interna diskussionsforum

Styrelsen enas om att fortsättningsvis kalla styrelsedatabasen för styrelsens forum.


§ 18 Utvärdering av styrelsemöten

En diskussion förs angående på vilket sätt styrelsen vill att utvärderingen av styrelsemötena ska ske. Under föregående styrelseår har ordföranden delat ut förtryckta utvärderingsformulär vid mötena som ledamöterna sedan fyllt i och lämnat in på plats. Christine Pamp föreslår att ledamöterna fortsättningsvis skickar in utvärderingarna i efterhand för att på så sätt få en välbehövlig distans från mötena.

Ett flertal av ledamöterna ser farhågor i förslaget eftersom det skulle innebära att möjligheten att svara anonymt då skulle försvinna och att intern kritik skulle kunna upplevas som svårare att framföra.

Styrelsen enas om att utvärderingarna även fortsättningsvis kan lämnas in anonymt, dock inte om det skulle röra sig om personkritik, samt att ledamöterna själva väljer när de vill lämna in formulären. Vidare enas styrelsen om att punkten för utvärdering av styrelsemöten fortsättningsvis ska ligga tidigt på dagordningen för att undvika att misstag som gjorts vid föregående möten, upprepas.


§ 19 Rapport om per capsulambeslut

Christine Pamp meddelar att inga per capsulambeslut fattats sedan styrelsens konstituerande möte den 16 maj 2004.


§ 20 Rapport från sekretariatet

Carl Söderbergh rapporterar om att nya uppgifter framkommit i fallet om de två egyptier som avvisades från Sverige i december 2001, ett fall där Amnesty starkt har ifrågasatt den svenska regeringens agerande. De nya uppgifterna framkom i ett tv-program och gör bland annat gällande att UD i själva verket kände till att egyptierna uppgivit att de utsatts för tortyr efter avvisningen, vilket UD förnekat kännedom om utåt. Ytterligare en uppgift som framkommit är att amerikansk underrättelsetjänst varit inblandad i själva avvisningsförfarandet.

Vidare rapporterar Carl Söderbergh om att maj månad varit en rekordmånad vad gäller mediatäckning. Inte mindre än 619 artiklar om Amnesty har publicerats i svensk press, vilket kan jämföras med det normala antalet som brukar ligga runt 200. 43 av artiklarna handlade om Christine Pamps ordförandekandidatur.

Carl Söderbergh rapporterar om att ytterligare en lansering inletts av medlemsrekryteringsmetoden "face-to-face" i Stockholm. Utöver det har också en för Amnesty helt ny rekryteringskampanj inletts via internet.

Carl Söderbergh informerar om en utbildning avseende kampanjen "Stoppa våldet mot kvinnor" som kommer att äga rum första helgen i september på sekretariatet. Utbildningen bygger på Sverige-rapporten.

Sara Ångström rapporterar om aktuella händelser inom fundraisingområdet, bland annat om en kommande annonskampanj och radioreklam.


§ 21 Rapport om arbetet med sektionens webbsidor och prioriteringar i sektionens IT-stöd

Dan Grundin går igenom underlaget som sammanfattar det arbete som bedrivits under det senaste året.

Beslut

att lägga underlaget till handlingarna.


§ 22 Rapport från Amnestyfonden

Lisa Moraeus rapporterar att Amnestyfonden inte haft något styrelsemöte sedan det konstituerande mötet den 16 maj samt att styrelsen för närvarande arbetar med den interna arbetsordningen.


§ 23 Rapport från EU-föreningens årsmöte

Magnus Öhman rapporterar från EU-föreningens årsmöte där Henrik Zetterquist deltog som den svenska sektionens representant.

Det har under en längre tid pågått en diskussion om hur EU-föreningen ska ledas. För att skapa en tydligare struktur och för att få en mer stabil representation i det styrande organet, ska årsmötet ersättas med ett råd. Rådet består av en representant från varje sektion och struktur, med två röster var, förutom de två belgiska sektionerna som får var sin. Rådet träffas minst en gång årligen då det har rollen av ett årsmöte. Utöver detta kan rådet träffas när det bedöms att behov finns. En rådsrepresentant från den svenska sektionen behöver därför utses.

Beslut

att utse Erik Jennische som den svenska sektionens representant i EU-föreningens styrande råd.


§ 24 Budget 2004

- Tertialrapport t o m april 2004

Jörgen Persson redogör för årets första tertialrapport. Fram till och med april uppgår sektionens intäkter till 14 959 tkr, att jämföra med 2003 års resultat för samma period om 16 155 tkr, vilket innebär en minskning med 1 196 tkr. Till de intäktsslag som minskat under perioden hör bland annat insamlingsbrev, medlemsavgifter, testamenten, företagssamarbete och gruppgåvor. Till de intäktsslag som ökat under perioden hör bland annat prenumerationer, företagsgåvor och autogiro.

Intäktsprognoserna för helåret ser bättre ut. Intäktsbudgeten bör kunna överträffas bland annat tack vare Humanfonden. Kostnadsprognosen visar på större kostnader 2004 än vad som budgeterats. Kostnadsökningen beror främst på kampanjkostnader, personalkostnader och insamlingskostnader. Carl Söderbergh redogör för ökningen av personalkostnaderna som bland annat beror på en medveten satsning i tjänsteutrymme vid regionkontoret i Göteborg i samband med SVAW-kampanjen. Carl Söderbergh betonar att det vore mycket olyckligt om sekretariatet tvingas att dra ner på tjänsteutrymme i detta skede.

Jörgen Persson förklarar att kostnaderna ser ut att bli större än vad som budgeterats men att förhoppningar finns att intäkterna sett över hela året ska bli större än budgeterat, vilket då skulle kunna "täcka" det mesta av underskottet.

Jeanette Irekvist frågar om det med hjälp av hur de disponibla delarna används går att minska beroendet av Humanfondens börsutveckling, vilket hon ser som negativt. Denna uppfattning delas även av Sune Montán.

Jörgen Persson svarar att intäktsslaget testamenten som är relativt "slumpbetingade" har gått sämre än förväntat under årets första fyra månader men att den ekonomiska situationen skulle vara betydligt värre om dessutom Humanfonden som även den kan anses vara en "slumpbetonad" intäktskälla, också skulle gå sämre än förväntat. Humanfonden budgeteras medvetet lågt för att minimera risken för obehagliga överraskningar.

- Beslut om disponibla delar 2004

Jörgen Persson redogör för underlaget i frågan och sekretariatets förslag till beslut som baseras på en prognos där det sammanlagda underskottet vid årets slut uppgår till 238 tkr. Sekretariatet föreslår inga förändringar i de disponibla delarna eftersom "överreserven" anses vara tillräckligt stor för att parera underskottet.

Mot bakgrund av den redovisade tertialrapporten diskuterar styrelsen de ekonomiska förutsättningarna för de disponibla delarna i budgeten.

Christine Pamp konstaterar att det inte finns så stort utrymme under 2004 för omdisponeringar och att styrelsen får ta med sig informationen inför budgetarbetet för år 2005.

Beslut

att anta juni månads disponibla delar enligt sekretariatets förslag.


§ 25 Direktiv för budgetarbetet 2005

Jörgen Persson går igenom sekretariatets förslag till intäktsbudget 2005.

Jeanette Irekvist sammanfattar föregående års tillvägagångssätt där sektionen med ungefär samma resurser som det ser att bli inför 2005, valde att försöka spara sig ur "krisen". Jeanette Irekvist menar att den åtgärden inte gav tillräckligt bra resultat och att man i stället borde göra en medveten satsning i form av investeringar i fundraising för att bryta stagnationen.

Sune Montán instämmer och funderar även på om medlemsavgiften kan höjas för att på så sätt öka intäkterna, vilket man gjort i Danmark.

Erik Jennische konstaterar att svenska sektionens budget nu under flera år legat på mellan 35-36 mkr och undrar om det finns exempelvis en tioårsplan, där en femtio-procentig budgetökning kunde vara en målsättning att uppnå inom fem år. Erik Jennische frågar också om det finns några nya, potentiella och oprövade intäktskällor.

Jeanette Irekvist tycker att det är roligt med positiva förväntningar men har själv svårt att tro att en sådan målsättning skulle vara realistisk för Amnesty. Vidare informerar Jeanette Irekvist om att det finns en ekonomisk långsiktsplan inom den internationella rörelsen samt att styrelsen kommer att diskutera fundraisingstrategier vid septembermötet.

Dan Grundin anser inte att Erik Jennisches exempel vad gäller ekonomisk målsättning är orealistisk och gör en jämförelse med den danska sektionen som på senare år nått stora framgångar bland annat genom en stor ekonomisk satsning inom fundraisingområdet där man startade upp en egen nyrekryteringsverksamhet (s k in-house) i form av face-to-face-rekrytering. På så sätt lyckades man mer än fördubbla medlemsantalet.

Christine Pamp sammanfattar styrelsens syn och uppmanar sekretariatet att fortsätta att arbeta för att på lång sikt minska beroendet av Humanfonden och att inte låsa upp ekonomiskt överskott i verksamhet utan att istället satsa på fundraising, eventuellt genom att starta en egen face-to-face-rekrytering.

Beslut

att budgeten 2005 skall vara balanserad,

att budgetförslaget tills vidare skall omsluta omkring 36,3 Mkr,

att sekretariatet får i uppdrag att till styrelsen presentera ett förslag på insamlingsaktiviteter som om de genomförs under hösten 2004 kan ge utrymme för en större budgetram,

att arbetet bedrivs enligt den föreslagna tidsplanen,

att verksamheter för år 2005 enligt bilaga 2 godkänns.


§ 26 Utvärdering och uppföljning av årsmötet/mr-konferensen 2004

Magnus Öhman går igenom delrapporten som baserats på en enkätundersökning från årets årsmöte/mr-konferens i Hallunda. Sammanfattningsvis konstateras att det vid årsmötena alltid är många som deltar för första gången, att deltagarnas intryck av årets årsmöte/mr-konferens i stort var positivt. Det som uppfattades som negativt var den vegetariska maten och att inte kaffe ingick i "matpaketet". En majoritet av årets årsmötesdeltagare ordnade eget boende. Vidare tyckte 85% av de tillfrågade att det är bra att hålla mr-konferens i samband med årsmötena. Många deltagare förordade också att årsmöten äger rum i större städer. Den nya beredningsformen Påverkanstorg uppfattades också som någonting positivt.


§ 27 Åtgärder med anledning av årsmötesbeslut

Styrelsen diskuterar hur det praktiska arbetet med att ta fram den slutgiltiga handlingsplanen för 2004-2010 utifrån årsmötesbesluten ska gå till, samt hur styrelsen ska utvärdera den förra handlingsplanen för 2000-2004 och vilka rutiner som behövs för framtida utvärderingar av handlingsplanen.

Beslut

att uppdra åt Anja Persson och Sune Montán att skriva om bakgrundstexten i styrelsens förslag till handlingsplan för 2004-2010 utifrån den internationella långsiktsplanen,

att uppdra åt sekretariatet att göra alla nödvändiga redigeringar avseende styrelsens förslag till handlingsplan för 2004-2010 i enlighet med årsmötesbeslutet, varefter styrelsen får tillbaka den för slutgiltigt godkännande per capsulam,

att uppdra åt sekretariatet att ge ut handlingsplanen för 2004-2010 i en lättläst och attraktiv form samt att också ta fram en kortversion av densamma,

att uppdra åt sekretariatet att göra den slutgiltiga versionen av handlingsplanen för 2004-2010 tillgänglig för sektionens medlemmar,

att uppdra åt sekretariatet att till årsmötet 2005 ta fram en rapport om arbetet med den förra handlingsplanen för 2000-2004,

att tillsätta en uppdragsgrupp som ska ta fram strategier och redskap för planering och utvärdering som ska användas för att utvärdera handlingsplanen för 2004-2010.


§ 28 Granskningskommitténs rekommendationer

Styrelsen diskuterar de rekommendationer till styrelsen som Granskningskommittén presenterade i sin rapport i samband med årsmötet/mr-konferensen 2004.

Dan Grundin går igenom underlaget som sekretariatet tagit fram angående detta.

Beslut

att uppdra åt reservpolicygruppen att diskutera Granskningskommitténs rekommendationer avseende budgetens utformning för 2005, fast och disponibel del,

att uppdra åt Sune Montán att meddela Granskningskommittén avseende kommitténs rekommendation att översätta årsrapporten där styrelsens uppfattning är att en översättning inte är nödvändig.


§ 29 Gruppernas ansvar för sektionens ekonomi

Jeanette Irekvist går igenom rapporten som bygger på en enkätundersökning och intervjuer med grupper. Rapporten syftar till att föreslå styrelsen hur grupperna kan uppmuntras till att ta ett större ansvar för sektionens ekonomi.

Jeanette Irekvist rapporterar om att det i många grupper finns ett ointresse för sektionens ekonomi men konstaterar samtidigt att de grupper som fungerar bra också samlar in mycket pengar till sektionen.

Sara Ångström exemplifierar problemet genom att nämna "insamlingsdagarna", en aktivitet som tidigare var kopplad till Amnestyfonden men som i och med sammanslagningen av insamlingsverksamheterna, överlåtits till sektionen. Resultatet sedan övertagandet har blivit att det samlas in betydligt mindre pengar, årets insamlingsresultat uppgick till 35.000 kr som kan jämföras med föregående år då Amnestyfonden fick in över 70.000 kr. Sara Ångström tror att årets dåliga resultat kan bero på att många grupper nu inte riktigt vet vad de samlar in till.

Magnus Öhman ser en koppling mellan hur aktiva grupperna är och hur deras benägenhet till insamling ser ut och ger ett exempel på en lyckad aktivitet i "Värva-till-tusen"-kampanjen. Vidare anser Magnus Öhman att det är viktigt att grupperna känner till vad sekretariatet gör.

När det gäller gruppavgifterna tror Christine Pamp att det handlar om pedagogik och menar att avgifterna kanske skulle kunna samlas in via distrikten för att på sätt öka gruppernas betalningsvilja.

Sune Montán anser att grupperna måste få en morot för att se en mening i att betala in gruppavgifterna som ju är en mycket liten del av sektionens totala årsbudget.

Magnus Öhman ser problem i Christine Pamps förslag eftersom många distrikt är små, vissa utgörs exempelvis av endast en person, vilket skulle göra det problematiskt för denna/dessa att samla in gruppavgifterna.

Erik Jennische menar att sektionen genom praktiska exempel borde beskriva vad man använder gruppavgifterna till, för att på så sätt få grupperna att förstå att avgifterna är viktiga.

Beslut

att uppdra åt sekretariatet att ta med uppdragsgruppens rekommendationer i planeringen för budgetarbetet för nästa år.


§ 30 Arbetsgivarfrågor

Styrelsen diskuterade generalsekreterarens arbetsuppgifter inför det kommande utvecklingssamtalet som ordförande och kassör kommer att hålla med generalsekreteraren.


§ 31 Uppdragsgrupper 2004/2005

Styrelsen diskuterar pågående och kommande uppdrag samt vilka av styrelsens ledamöter som ska ansvara för att ta fram direktiv för respektive uppdragsgrupp.

Svenska Amnestys själ - Jeanette Irekvist och Christine Pamp
Planering och utvärdering (av Handlingsplanen 2004-2010) - Shirin Heidari och Erik Jennische i samråd med Sune Montán
Sektionens ungdomsarbete - Ida Burlin
Utvärdera beredningsorganisationen - Anja Persson
Distriktsansvar inom styrelsen - Sune Montán och Lisa Moraeus
Decentraliserad och utlokaliserad verksamhet vid distriktskontoren i Göteborg och Malmö - Magnus Brattgård
Gender Action Plan (GAP) - sekretariatet

Beslut

att de ansvariga inkommer med förslag på direktiv till styrelsens septembermöte.


§ 32 Styrelsens ansvarsfördelning

- Distriktsansvar

Södra Norrland och Västerbotten - Ida Burlin
Skaraborg och Norrbotten - Erik Jennische
Gotland och Halland - Anja Persson
Gästrikland/Dalarna och Uppsala - Magnus Öhman
Östergötland/Sö Sörmland och Mälardalen - Jeanette Irekvist
Kalmar och Jönköping - Shirin Heidari
Göteborg och Älvsborg/Bohuslän - Sune Montán
Skåne/Blekinge och Örebro - Lisa Moraeus och Christine Pamp
Värmland/Dalsland och Stockholm - Magnus Brattgård

Beslut

att anta fördelningen av distriktsansvar i styrelsen 2004/2005 enligt ovan.


- Övrig ansvarsfördelning

IT-frågor - Magnus Brattgård
Styrelseutbildning - Christine Pamp
Mångfaldsfrågor - Shirin Heidari
Genusfrågor - Lisa Moraeus
SVAW - Anja Persson
Representant i EU-föreningen - Erik Jennische
Representant i ABGs styrelse - Jeanette Irekvist
Kontaktperson för specialgrupper - Ida Burlin
Kontaktperson för samordnare - Magnus Öhman
Kontaktperson för Amnestyfonden - Lisa Moraeus
Kontaktperson för granskningskommittén - Sune Montán
Kontaktperson för valberedningen - Christine Pamp
Kontaktperson för ungdomsrådet - Ida Burlin

Beslut

att anta ansvarsfördelningen 2004/2005 enligt ovan.

att de som tilldelats övriga ansvarsområden inkommer med förslag på direktiv till styrelsens forum senast den 30 juni för per capsulambeslut.


§ 33 Samarbetsavtal mellan sektionen och Amnesty Business Group

Carl Söderbergh och Jeanette Irekvist informerar om arbetet som bedrivs inom Amnesty Business Group (ABG) arbete samt går igenom samarbetsavtalet mellan sektionen och ABG.

Beslut

att godkänna samarbetsavtalet mellan sektionen och Amnesty Business Group.


§ 34 Gender Action Plan (GAP)

Lisa Moraeus går igenom förslaget från uppdragsgruppen Mångfald och jämställdhet om hur den svenska sektionen ska arbeta med GAP. Styrelsen anser att underlaget är bra men att det behöver kompletteras av sekretariatet.

Beslut

att uppdra åt sekretariatet att utarbeta ett mer detaljerat förslag utifrån uppdragsgruppens fyra rekommendationer och sedan återkomma till styrelsen för beslut.


§ 35 Distriktens utveckling

En diskussion förs angående hur styrelsen på bästa sätt ska arbeta med frågor rörande distriktens utveckling. Delar av styrelsens septembermöte kommer att hållas gemensamt med distriktsombuden.

Beslut

att uppdra åt Sune Montán att inför septembermötet - tillsammans med distriktssamordnaren på sekretariatet - förbereda en gemensam diskussion mellan sektionen och distriktsombuden kring distriktens behov och önskemål.


§ 36 Övriga frågor

- Årsmötet 2005 i Uppsala

Styrelsen diskuterar vid vilket datum som årsmötet 2005 bör hållas.

Beslut

att uppdra åt Magnus Öhman att föreslå styrelsen datum för årsmötet 2005 varefter beslut fattas per capsulam.


- Ungdomsrådet 2004-2005

Anja Persson och Lisa Moraeus redogör för underlaget där det bland annat föreslås att undgomsrådet från och med nästa år ska utses av årsmötet istället för av styrelsen. Flera personer i styrelsen ställer sig tveksamma till detta och pekar på en rad svårigheter som en sådan förändring skulle medföra.

Vidare konstaterar styrelsen att det är olyckligt att det endast är tjejer som kandiderat till de fyra platserna i ungdomsrådet.

Beslut

att tillsätta ett ungdomsråd bestående av Malin Bergman, Vännäs (omval), Klara Lundberg, Umeå (omval), Anna Ljunggren, Göteborg (nyval), Jenny Andersson, Jönköping (nyval) och Stina Nilsson, Lund (nyval),

att ungdomsrådet inom sig utser sammankallande,

att ungdomsrådet inkommer med en rapport om sin planerade verksamhet till styrelsens septembermöte,

att ett nytt ungdomsråd tillsätts av styrelsen i juni 2005,

att uppdra åt Ida Burlin att väga in underlaget "Förändring av ungdomsrådet" när nya direktiv avseende ungdomsrådet tas fram.


- Ideell Arena

Dan Grundin informerar om ett styrelsesymposium som Ideell Arena kommer att hålla den 20-21 augusti i Sigtuna.

Beslut

att anmäla Christine Pamp och Jeanette Irekvist till att delta vid styrelsesymposiet.


- Mentorskap inom styrelsen

Christine Pamp föreslår att alla nya styrelseledamöter ska ha varsin mentor i styrelsen. Styrelsens ledamöter parar ihop sig två och två och fungerar under styrelseåret som mentorer åt varandra.

Beslut

att införa ett mentorsystem i styrelsen.


- Styrelsemöte den 16 oktober

Christine Pamp föreslår att i samband med styrelsemötet den 16 oktober förlägga en dags utbildning och teambuilding för styrelsen.

Beslut

att förlägga en utbildningsdag för styrelsens medlemmar den 17 oktober.


§ 37 Mötet avslutas

Sune Montán tackar mötesdeltagarna och avslutar mötet.






Christine Pamp Sune Montán
Mötesordförande Mötesordförande







Ida Burlin Fredrik Mattsson
Justerare Sekreterare