Förslag till rapportering av speciella ansvarsområden Underlag till styrelsemöte 1-2 juni 2004

Till: Styrelsen
Från: Magnus Öhman
Datum: 16 september 2004

Förslag till rapportering av speciella ansvarsområden

Förutom distriktsansvaret så har styrelsen inom sig fördelat ett antal ansvarsområden. Arbetet med dessa fortgår löpande under året. Än så länge har rapportering skett på styrelsemötena i den mån det då funnits något att berätta.

Det skulle kunna vara en fördel om denna rapportering formaliserades något, samt gjordes skriftlig, som ett komplement till det man kan vilja ta upp på mötena. Dels skulle detta ge lättillgänglig information för styrelsemedlemmarna, nuvarande och kommande. Dessutom skulle informationen kunna spridas inom rörelsen, och därigenom öka insynen i vår verksamhet. En lämplig kanal för detta skulle kunna vara Styrelsens Hörna, som i dagsläget uppdateras ganska sällen.

Styrelsen beslutade i juni om följande ansvarsområden:

IT-frågor
Mångfaldsfrågor
Genusfrågor
SVAW
Representant i EU-föreningen
Representant i ABGs styrelse
Kontaktperson för specialgrupper
Kontaktperson för samordnare
Kontaktperson för Amnestyfonden
Kontaktperson för granskningskommittén
Kontaktperson för valberedningen
Kontaktperson för ungdomsrådet

Min bedömning är att åtminstone följande borde ingå i en dylik rapporteringsstruktur (för vissa av de andra är verksamheten kanske för oregelbunden):

Mångfaldsfrågor
Genusfrågor
Representant i EU-föreningen
Representant i ABGs styrelse
Kontaktperson för specialgrupper
Kontaktperson för samordnare
Kontaktperson för Amnestyfonden
Kontaktperson för ungdomsrådet

Jag ser följande alternativ för en rapportering av detta slag:

A) Inte alls
B) Rapport om alla ansvarsområden till alla styrelsemöten
C) Rapport om alla ansvarsområden 2- 4 ggr per år
D) Rapport om ansvarsområdena två ggr per år, enligt ett löpande schema som innebär att en eller två rapporter lämnas in varje månad.

Av dessa alternativ förespråkar jag alternativ D, av dessa skäl:

Enligt min mening kan rapporter av detta slag fylla en (om än blygsam) funktion. Jag ser ingen anledning att de specifikt ska komma in till styrelsemötena, då vi ändå har många papper att läsa. Frågor som dyker upp angående rapporterna kan tas i forumet. Det kan också vara en fördel om rapporterna inte kommer i klump, utan utspritt över året.

Förslag till innehåll:

· MAX 1 A4-sida. Vi vet från många källor att våra aktivister vill ha mer kortfattad information, och färre långa rapporter.
· Kort om ansvarsområdet och de främsta frågor man brottas med
· Vad har de som arbetar med ansvarsområdet gjort sedan sist
· Vad har den ansvarige i styrelsen gjort sedan sist
· Vad planerar man att göra under den kommande perioden

Styrelsen föreslås besluta:

Att införa en regelbunden skriftlig rapportering av de speciella ansvarsområdena. Ett detaljerat förslag tas fram av Magnus Öhman i samråd med sekretariatet varvid ett slutgiltigt beslut fattas i styrelsens forum.