Förslag till uppdragsdirektiv för uppdraget att utvärdera beredningsorganisationen Underlag till styrelsemöte 1-2 juni 2004

Till: Styrelsen
Från: Anja Persson
Datum: 30 juni 2004

Förslag till uppdragsdirektiv för uppdraget att utvärdera beredningsorganisationen

Bakgrund
Inför styrelseåret 2002/2003 fattade styrelsen beslut om att införa en ny beredningsorganisation. Utöver styrelsens strävan att bli mer strategisk och mindre operativ innebar de största förändringarna att styrelsens årscykel förändrades, att utskotten, inklusive arbetsutskottet (AU), togs bort och ersattes av uppdragsgrupper, samt att styrelsen lade en särskild vikt vid organisationsdialogen inom sektionen. Dessutom skapades en ny permanent grupp, den internationella kommittén (AIK), vars syfte är att bistå styrelsen i arbetet med de internationella frågorna.

Bakgrunden till den nya beredningsformen var dels ett årsmötesbeslutet om att tillsätta en utredning för att "se över styrelsens arbete i syfte att befria styrelsen från operativa arbetsuppgifter" (årsmötesbeslut 57:2001), dels själva utredningen som resulterade i 10 rekommendationer till styrelsen (ORG 53/006/2002).

Det huvudsakliga syftet med förändringen var att stärka styrelsens strategiska roll och minska dess operativa arbete. Förändringen syftade också till att minska antalet beredningsformer och få en samlad beredningsorganisation. Den främsta fördelen med uppdragsgrupper istället för utskott såg styrelsen i att uppdragen skulle komma att definieras av de aktuella frågorna och inte av utskottens definierade verksamhetsområden. Styrelsen bedömde också att det skulle bli lättare att rekrytera aktivister till en tillfällig grupp med uppdrag att behandla ett specifikt uppdrag än till de permanenta utskotten. De farhågor som fanns var främst att förändringen skulle medföra en ökad arbetsbelastning för sekretariatets personal, eftersom de skulle komma att tilldelas ansvar för det operativa arbetet med att tillsätta och samordna uppdragsgrupperna. Styrelsen såg också en risk i att antalet uppdrag skulle minska, och färre frågor därmed beredas, vilket kunde få konsekvenser för styrelsens beslutsfattande. Ett mindre antal uppdrag skulle då också leda till att färre aktivister engagerades i den nya beredningsorganisationen jämfört med det antal som arbetade i utskotten. Man såg också en risk i att den nya beredningsorganisationen kunde öka arbetsbelastningen inom styrelsen eftersom det bedömdes kräva ett större helhetstänkande av styrelseledamöterna för att kunna förbereda beredningen av enskilda frågor och för att kunna överblicka konsekvenserna av många fristående lösningar.

Då styrelsen inte bör utvärdera effekterna av sina egna beslut beslöt man i september 2002 att ge styrelse- och sekretariatsexterna personer i uppgift att genomföra en utvärdering av den nya beredningsorganisationen inom två år. För att snabbt kunna åtgärda eventuella brister i den nya beredningsformen genomförde dock Anja Persson (styrelse) och Dan Grundin (sekretariat) redan under hösten 2003 en mindre översyn som rapporterades på styrelsens decembermöte 2003. Rapporten (ORG 53/115/2003) visade att styrelsens arbete i flera avseende förbättrats som ett resultat av den nya beredningsorganisationen men att en hel del arbete återstår för att styrelsen skall fungera som en strategisk uppdragsstyrelse. Eftersom få uppdragsgrupper tillsattes under 2002 och det var för tidigt att redan hösten 2003 få en bra bild av hur arbetet i uppdragsgrupperna fungerat beslöt styrelsen att det i utvärderingen 2004 skall ingå en särskild utvärdering av uppdragsgruppernas arbete.

Syfte och formulering av uppdraget
Syftet med en utvärdering av den nya beredningsorganisationen är att uppdragsgruppen skall genomföra en utvärderande analys av den nuvarande beredningsorganisationen och sedan ge rekommendationer till styrelsen angående hur beredningen kan förbättras och förstärkas. I första hand bör uppdragsgruppen utvärdera de uppdrag som styrelsen har beslutat om under åren 2002-2004 samt utvärdera hur den permanenta uppdragsgruppen (AIK) har fungerat.

Metoder
Uppdragsgruppen föreslås genomföra en intervjuundersökning där de intervjuar några personer som var förtroendevalda i styrelsen under perioden 2002-2004, några aktivister som arbetat i uppdragsgrupper och i AIK, samt aktuell personal på sekretariatet. Uppdragsgruppen bör i utvärderingen i någon mån jämföra den nuvarande beredningsorganisationen med den tidigare beredningsformen med utskott. Syftet med jämförelsen är att utifrån den tidigare erfarenheten från utskotten tydliggöra vad som eventuellt saknas eller behöver förstärkas i den nuvarande beredningsorganisationen. Uppdragsgruppen kan förslagsvis utgå från följande frågeställningar:

Uppdrag
· Hur många uppdrag har definierats och hur många uppdragsgrupper har tillsatts?
· Har antalet uppdrag minskat eller ökat i förhållande till dem som tidigare fördelades till utskotten?
· Har alla uppdrag som styrelsen delegerat slutförts?