Förslag till ändringar i Arbetsordning för styrelsen av svenska sektionen av Amnesty International Underlag till styrelsemöte 1-2 maj 2002


    Till: Styrelsen
    Från: Hanna Roberts
    Datum: 2002-05-24

    Förslag till ändringar i Arbetsordning för styrelsen av svenska sektionen av Amnesty International

    Bakgrund till detta underlag är att förslaget om en ny beredningsorganisation, rutiner i mediahantering samt utvärdering av styrelseåret 2001/2002 medför ändringar i arbetsordningen. Styrelsen har att besluta om en ny beredningsorganisation och förändringsförslagen i detta dokument innebär antingen revidering av utskottsorganisationen (förändringsförslag A) eller en ny beredningsorganisation med uppdragsgrupper (förändringsförslag B). Dessutom tillkommer ett antal andra förändrings- och förbättringsförslag.

    Förslagen till förändringar läses lättast genom att parallellt läsa nuvarande Arbetsordning (ORG 10/004/2001) med detta förslag.

    Förslag till beslut:
    att anta den reviderade arbetsordningen för styrelsen av svenska sektionen av Amnesty International.

    Grundläggande rollfördelning

    Inga förslag till förändringar.

    Arbetsordning

    1. Den internationella rörelsen, stadgarna och årsmötet
    Inga förslag till förändringar.

    2. Styrelsen
    Inga förslag till förändringar.

    3. Sekretariatet
    Inga förslag till förändringar.

    4. Generalsekreteraren
    Inga förslag till förändringar.

    5. Kontorschefen
    Inga förslag till förändringar.

    6. Arbetsbeskrivningar för styrelsen

    Styrelsens ordförande
    Inga förslag till förändringar.

    Styrelsens vice ordförande
    Inga förslag till förändringar.

    Styrelsens kassör
    Förändringsförslag alternativ B) stryk:
    -är styrelsens ansvarige för det fasta utskott som ansvarar för ekonomiska frågor;
    Tilläggsförslag:
    -håller regelbunden kontakt med kontorschefen och ekonomiansvarig på sekretariatet ;

    Styrelsens ledamöter och suppleanter
    Förändringsförslag:
    -tar REGELBUNDET del av styrelsens information och kommunikation var fjärde dag . Om förhinder för detta föreligger meddelas styrelsen;

    Personalens representant och dennes personlige suppleant
    Förändringsförslag, stryk:
    överläggningar om alla frågor utom sådana som är föremål för förhandlingar;

    7. Sektionens talesmän
    Förändringsförslag:
    Offentliga uttalanden å sektionens vägnar görs av generalsekreteraren eller av denne utsedd person eller av styrelsen ORDFÖRANDEN . Den som uttalar sig samråder alltid med styrelsen ELLER AV STYRELSEN UTSEDD PERSON då policy ej föreligger eller är oklar. FRÅGOR AV STÖRRE KARAKTÄR ELLER VID KRIS SKALL HANTERAS AV STYRELSEN.

    8. Sektionens roll i den internationella rörelsen
    Inga förslag till förändringar.

    9. Befattningsbeskrivningar för sekretariatet
    Inga förslag till förändringar.

    10. Sekretariatets rapportering och ekonomiska styrning
    Inga förslag till förändringar.

    11. Relationen styrelse-sekretariat - normalt
    Inga förslag till förändringar.

    12. Relationen styrelse-sekretariat - kritik
    Inga förslag till förändringar.

    13. Organisationen av styrelsens arbete
    Förändringsförslag alternativ A) och B) stryk:
    Arbetsutskott, Vice ordförande samt representanter i fondstyrelsen utses av styrelsen på förslag av ordföranden och skall utses på konstituerande möte.

    Förändringsförslag alternativ B) stryk och ersätt:
    Styrelsen utser fasta utskott, arbetsgrupper och enskilda personer ansvariga för särskilda områden samt arbets UPPDRAGS grupper ad hoc .

    14. Styrelsens beslut och styrelselojalitet
    Inga förslag till förändringar.

    15. Styrelsens arbetsplan
    Inga förslag till förändringar.

    16. Ordinarie styrelsemöten
    Förändringsförslag:
    Ordförande sammankallar normalt till ordinarie styrelsemöte enligt kalendarium som antas på konstituerande möte. Sekretariatet ansvarar för att kallelse med tid och plats skickas ut tolv NIO dagar före mötet.

    17. Extra styrelsemöte
    Inga förslag till förändringar.

    18. Inledande beredning
    Förändringsförslag alternativ B) stryk:
    Ärenden bereds av sekretariatet, styrelsens fasta utskott eller annan av styrelsen utsedd arbetsgrupp eller person. Styrelsens beslutsunderlag består av bakgrundsinformation, problembeskrivning, resonemang och i förekommande fall förslag till beslut. Förslag till beslut skall möjliggöra uppföljning. När det gäller policy, riktlinjer och strategier skall underlaget klargöra hur beslutet skall kommuniceras och genomföras i organisationen.

    19. Styrelsens dagordning och slutlig beredning inför styrelsemöten
    Förändringsförslag, stryk:
    Styrelsen utser mötesordförande (normalt ordförande eller vice ordförande) för styrelsemöten ett styrelsemöte i förväg. Utsedd mötesordförande ansvarar i samråd med ordförande, generalsekreterare och kontorschef för att, omedelbart efter styrelsemöte , förslag till dagordning upprättas för kommande styrelsemöte. Förslag till dagordning skall innehålla namn på planerade underlag och vem som ansvarar för dem.

    Förändringsförslag alternativ A) och B) stryk:
    Arbetsutskottet sammanträder minst tolv dagar före ordinarie styrelsemöte. Förslag till dagordning för arbetsutskottets möte och samtliga underlag för detta och det kommande styrelsemötet skall tillställas styrelsen åtta dagar före arbetsutskottets möte. Styrelsen diskuterar underlagen i styrelsedatabasen fram till styrelsemötet. Arbetsutskottet går igenom styrelsemötets dagordning och underlag och kan begära kompletteringar.

    Förändringsförslag :
    Officiellt förslag till dagordning fastställs av ordförande och generalsekreterare elva NIO dagar före styrelsemöte. Samtliga underlag skall föreligga åtta SJU dagar före styrelsemötet.

    20. Protokoll och uppföljning
    Förändringsförslag alternativ A) och B) stryk:
    Kontorschefen ansvarar för att styrelsens och arbetsutskottets beslut följs upp om inte annat framgår av beslutet. Arbetsutskottet följer upp beslut som rör styrelsens arbete.

    21. Styrelsens kommunikation och information
    Inga förslag till förändringar.

    22. Arbetsutskott
    Förändringsförslag alternativ A) och B) stryk:
    Arbetsutskottet utses av och inom styrelsen och består av ordförande, vice ordförande, kassören och minst två andra ledamöter ORDFÖRANDERESERVEN . GENERALSEKRETERAREN OCH KONTORSCHEFEN ÄR ADJUNGERADE SÅSOM TILL STYRELSEMÖTEN. Arbetsutskottets uppgifter är att
    - gå igenom styrelsemötets dagordning och underlag och eventeullt begära kompletteringar.
    - bereda styrelseärenden inför styrelsemöte;
    -följa upp och planera styrelsens arbete;
    -fatta beslut
    -i frågor av mindre principiell vikt som av något skäl ej kan beslutas per capsulam ;
    -i frågor av principiell vikt när styrelsen delegerat frågan eller när frågan är brådskande;
    -vara ett stöd för generalsekreteraren och kontorschefen.

    Beslut av arbetsutskottet gäller som styrelsebeslut. Beslut av styrelsen i dess helhet gäller före beslut av arbetsutskottet.

    Arbetsutskottet är beslutsfört när fyra av dess ledamöter är närvarande. Nästa styrelsemötes ordförande är alltid adjungerad med rösträtt och är mötesordförande, och generalsekreteraren och kontorschefen är adjungerade som till styrelsemöten. Kallelse, protokoll mm hanteras som för styrelsemöten med följande undantag

    -ordförande sammankallar till arbetsutskott;
    -möten med arbetsutskottet är slutna och hålls normalt per telefon;
    -protokollet justeras endast av mötesordförande;
    -arbetsutskottet fattar ej beslut per capsulam .

    23. Styrelsens fasta utskott (Förändringsförslag alternativ B) stryk rubriken, byt till uppdragsgrupper)
    Förändringsförslag alternativ B) stryk:
    Styrelsens fasta utskott ansvarar inom sina områden för

    -beredning av ärenden till styrelsen;
    -att följa debatten och processerna i den internationella rörelsen;
    -identifiering av möjligheter och problem och att föreslå styrelsen strategier och nya utredningar;
    -att bygga kompetens och kontinuitet;
    -särskilda uppdrag (till exempel förankring i rörelsen).

    För varje utskott utser styrelsen en ansvarig inom styrelsen. Styrelsen utser sammankallande i utskottet att i nära samråd med styrelsens ansvarige leda utskottets arbete (det kan vara samma person). Styrelsen fastställer utskottens sammansättning. Till varje utskott adjungerar generalsekreteraren en anställd att bistå med fakta och bakgrund.

    Styrelsen utser uppdragsgrupper för

    -beredning av ärenden till styrelsen;
    -att bygga kompetens och kontinuitet;
    -särskilda uppdrag (till exempel förankring i rörelsen).

    För varje uppdrag utser styrelsen en kontaktperson inom styrelsen. Efter att styrelsen formulerat direktiv, tidsram och budget för uppdragsgruppen, ges sekretariatet i uppgift att komma med förslag på sammansättning.

    24. Styrelsens arbete mellan styrelsemöten - korrespondens
    Inga förslag till förändringar.
    Diskussionsfråga: vad göra med epost-brev tillsänd enskild ledamot?

    25. Styrelsens arbete mellan styrelsemöten - beslut per capsulam
    Inga förslag till förändringar.

    26. Introduktion av nya styrelseledamöter
    Inga förslag till förändringar.

    27. Utbildning
    Förändringsförslag, stryk:
    Styrelsen anordnar årligen en särskild utbildningshelg.

    28. Konflikt- och krishantering
    Inga förslag till förändringar.

    29. Utvecklingssamtal med generalsekreteraren
    Inga förslag till förändringar.

    30. Utvecklingssamtal med styrelseledamöterna
    Inga förslag till förändringar.

    31. Styrelsens kontroll
    Inga förslag till förändringar.