Direktiv för budgetarbetet 2003 Underlag till styrelsemöte 1-2 maj 2002

Till: Styrelsen
Från: Sekretariatet
Datum: 24 maj 2002


Direktiv för budgetarbetet 2003

Detta är sekretariatets förslag till riktlinjer för den fortsatta verksamhetsplaneringen och budgetarbetet avseende år 2003. Riktlinjerna avser

1. Verksamhetens inriktning
2. De ekonomiska förutsättningarna
3. Ekonomiska ramar
4. Tidplan för det fortsatta arbetet

1. Verksamhetens inriktning

Grunden för budgeten 2003 är sektionens handlingsplan 2000-2004, fastställd av årsmötet i Malmö 2000. Handlingsplanen pekar ut sex huvudmål prioriterade under perioden:

1. Bekämpa tortyr och dödstraffet

2. Arbeta mot övergrepp som drabbar kvinnor

3. Stärka asylrätten och flyktingars rättigheter

4. Agera för människorättsförsvarare

5. Öka aktivismen

6. Effektivare fundraising

Det åligger styrelsen att göra prioriteringar av handlingsplanens huvudmål under perioden 2001-2004. Vid styrelsemöte i juni 2000 beslutade styrelsen att dela in handlingsplanen 2000-2004 i två perioder där den första omfattar 2001-2002 och den andra 2003-2004.

För år 2003 har följande huvudmål högsta prioritet:

4. Agera för människorättsförsvarare
5. Öka aktivismen
6. Effektivare fundraising

Hög prioritet, men kräver endast begränsade resurser:
2. Arbeta mot övergrepp som drabbar kvinnor

Lägre prioritet:
1. Bekämpa tortyr och dödsstraffet
3. Stärka asylrätten och flyktingars rättigheter


2. De ekonomiska förutsättningarna

De ekonomiska ramarna för budgeten bestäms av hur mycket pengar som beräknas komma att kunna samlas in under budgetåret samt om budgeten skall vara balanserad eller inte. Om budgeten är balanserad är de budgeterade intäkterna lika stora som kostnaderna. Vissa år kan det vara lämpligt att ta av sektionens ekonomiska reserver (sparade medel) och därmed låta kostnaderna vara större än intäkterna medan man andra år väljer att bygga upp sektionens reserver och därför låter de budgeterade intäkterna vara större än kostnaderna.

Ett förslag till intäktsbudget finns i bilaga 1. Nedan redogörs för några av de viktigaste inslagen i förslaget.

Medlemsavgifter
Intäkter från medlemsavgifter har varit stadigt sjunkande de senaste åren, autogirosatsningen har stoppat den nedgången. För 2002 beräknas inte intäkterna från medlemsavgifter sjunka jämfört med tidigare år. För 2003 budgeteras med samma medlemsantal som 2002 men till följd av att delbetalande medlemmar beräknas gå över till autogiro och därmed bli helbetalande medlemmar kommer intäkterna bli något högre 2003 än 2002.

Gåvor och bidrag
Intäkter totalt från intäktsgruppen Gåvor och bidrag (exklusive Human- och Hjälpfondsutdelning) beräknas öka med 800 tkr jämfört med prognosen för 2002 men minska med 605 tkr jämfört med budgeten 2002. Eftersom Hjälpfonden antagligen kommer att försvinna 2003 och Humanfonden budgeteras mycket lägre än 2002 blir slutresultatet för intäktsgruppen att intäkterna budgeteras 2 740 tkr lägre än budget 2002.

Grupper och distrikt budgeteras något högre än prognosen för 2002 därför att Lundagruppens gåva 2003 blir högre än 2002 års gåva. Med tanke på sektionens ekonomiska situation bör det också vara lättare att förmå grupperna att öka sin insamlingsinsats.

Företagssamarbete budgeteras 200 tkr lägre än föregående år vilket överensstämmer med prognosen för 2002.

Intäktsslaget Spontana gåvor är mycket svårbudgeterat. Intäktsslaget har budgeterats till 3 500 tkr vilket motsvarar prognosen för 2002.

Intäktsslaget Insamlingsbrev har budgeterats till 5 400 tkr vilket motsvarar prognosen för 2002.

Gåvor via autogiro budgeteras till 7 000 tkr att jämföra med prognosen 2002 om 5 480 tkr. Anledningen till ökningen är att nya autogirogivare värvas in under 2002 samt att ytterligare direktdialogkampanjer planeras 2003.

Almanackan föreslås läggas ned 2003. Det medför att inga intäkter från denna budgeteras 2003. De minskade intäkterna motsvaras av en lika stor kostnadsbesparing.

Speciella insamlingsaktioner budgeteras till 0 då några sådana inte planeras genomföras under 2003. Istället kommer de pengar som normalt går till detta intäktsslag att satsas på att få över fler medlemmar till autogirobetalning.

Amnestysupporter budgeteras till i stort sett samma belopp som prognosen 2002.

Humanfonden har budgeterats till 70 % av beräknad utdelning i april 2002 i enlighet med styrelsebeslut från januari 2000. Budgeterad intäkt om 4 132 tkr kan jämföras med budget 2002 om 5 727 tkr och budget 2001 om 8 500 tkr. Jämfört med budgeten 2001 budgeteras alltså Humanfonden 4 368 tkr lägre 2003!

Hjälpfonden kommer antagligen inte att leva kvar 2003 då Skandialink tagit bort den ur sitt sortiment. Jämfört med budget 2002 innebär det en minskning med 540 tkr. Förhoppningsvis kommer många som haft Hjälpfonden att fortsätta sitt sparande i Humanfonden.

Kostnaderna
När det gäller kostnaderna följer vi den sedan några år antagna budgetprocessen (budgetprocessen kan man läsa om i styrelseunderlagen "Svenska sektionens planering och budgetprocess", ORG 53/051/1997, och "Ny budgetmodell", ORG 53/249/1999, vilken innehåller kompletteringar till budgetmodellen, ytterligare förändringar beslutades vid styrelsemötet den 2 - 3 maj 2002. I budgeten görs en uppdelning av kostnaderna i fasta och disponibla. Den fasta delen kommer i stort att vara sig lik från år till år och ska innehålla kostnader som är nödvändiga för att svenska sektionen ska kunna upprätthålla en "miniminivå" på arbetet. Övriga kostnader klassificeras som disponibla. Vad gäller den disponibla delen av budgeten fattar man under året beslut om denna vid tre tillfällen.

Programmen grupperas i sex programområden som följer de långsiktiga målen i såväl den internationella som svenska handlingsplanen: stärka utrednings- och aktionsstrategierna, få människor att agera, främja mänskliga rättigheter, vidareutbilda människor och utveckla organisationen, förbättra information och kommunikation, samt garantera ekonomisk stabilitet och tillväxt. Programområdena indelas i ett antal program. Programmen delas sedan in i delprogram, och det är på den nivån det konkreta budgeteringsarbetet görs. Man kan säga att det är delprogrammen som utgör budgetens byggstenar.

De direkta kostnaderna inom ovan nämnda sex programområden benämns programkostnader. Förutom dessa finns även kostnadsslagen: IS-avgiften, sekretariats-, och personalkostnader. Denna uppdelning har funnits i många år och bör finnas kvar för att kunna göra jämförelser över åren.

Prognos 2004 och framåt
Vid ett beslut om en budget skall vara balanserad eller inte är det viktigt att man även försöker se till åren efter budgetåret. Stora kostnadsökningar kommande år innebär exempelvis kanske att man vill budgetera med ett överskott för att ha sparade medel som kan möta kostnadsökningarna.

En intäkts- och kostnadsprognos för 2004 är ännu inte klar men kommer att läggas fram i samband med styrelsemötet. Därutöver kommer en intäktsprognos för de närmaste fem åren att presenteras.

3. Ekonomiska ramar

Den ekonomiska ramen för intäkterna baseras på det beräknade utfallet 2003 vilket i sin tur baseras på prognosen för 2002. Av prognosen för 2002 framgår att intäkterna beräknas uppgå till 36 683 tkr. För 2003 bedöms intäkterna uppgå till 35 740 tkr. Humanfonden har då budgeterats till 70 % av det tänkta utfallet i april 2002.

Någon Humanfondsreserv finns inte kvar att lösa upp 2003. Sektionens fria reserver beräknas vid 2002 års utgång uppgå till 1 750 tkr vilket är 1 846 tkr under den rekommenderade nivån. Om en balanserad budget läggs bör de fria reservena uppgå till 2 350 tkr 2003 vilket är 370 tkr under den rekommenderade nivån. Anledningen till minskningen av behovet av fria reserver är att de beräknas efter hur stor kostnadsbudgeten är och denna minskar från 2002 till 2003.

Eftersom den beräknade fria reserven vid 2003 års utgång inte når upp till den rekommenderade nivån kan det ifrågasättas om inte budgeten bör visa ett överskott. Mot detta kan invändas att Humanfonden budgeteras så försiktigt att den ett normalår ger ett utfall som är väsentligt större än budgeterat utfall. Överskottet kan användas för att bygga upp sektionens reserver.

2002 års ekonomiska ram
Vi föreslår en balanserad budget omslutande omkring 36 000 tkr.



5. Tidplan för det fortsatta arbetet

- På styrelsemötet den 1-2 juni fastställs de allmänna riktlinjerna för det fortsatta budgetarbetet.

- På styrelsemötet den 19 oktober fastställer styrelsen ett budgetförslag, som sedan går ut till rörelsen och som är underlag för budgetmötet.

- Den 16 november hålls budgetmötet.

- Ett förslag till definitiv budget - baserad på den preliminära budgeten, eventuella förslag från budgetmötet och förändringar föranledda av den ekonomiska utvecklingen - presenteras styrelsen inför mötet den 7 december. Definitiv budget fastställs.


Förslag till beslut

Med hänvisning till ovanstående föreslås styrelsen besluta

att budgeten skall vara balanserad och omsluta omkring 36 Mkr.

att arbetet bedrivs enligt den föreslagna tidsplanen.

att verksamheter för år 2003 enligt bilaga 2 godkänns.






Bilaga 2

Verksamhet 2003 för beslut 2002

Nedanstående verksamheter är av det slaget att styrelsen redan på sitt junimöte bör fatta beslut om verksamheten ska bedrivas under 2003. Anledningen till det kan vara att vi aviserar om förnyad prenumeration, påbörjar ett omfattande planeringsarbete, material produceras eller att det tar tid att avveckla en verksamhet vid ett beslut om att verksamheten inte ska bedrivas. Notera dock att ingen budget för verksamheterna nedan ännu upprättats, det rör sig om principbeslut.

-Kortkampanjen

-Amnesty Press
sekretariatet föreslår att det budgeteras för fyra nummer

-RGB-stöd
kostnaden för avgift till Rådgivningsbyrån uppgår till 100 tkr och därutöver föreslås att ett bidrag lämnas om 110 tkr. Rådgivningsbyrån har stora ekonomiska problem och riskerar stora nedskärningar i verksamheten om inte medlemsorganisationerna kan öka sitt stöd

-EU-föreningen

-Årsrapporten
(sekretariatets förslag är att årsrapporten ej översätts 2003, sekretariatet bedömer heller inte att det finns något ekonomiskt utrymme för någon kortversion)

-Almanackan
sekretariatet föreslår att almanackan läggs ned då insamlingsresultatet från denna numera inte täcker produktionskostnaderna

-Medlemsvärvning (medlemsåret 2003 startar i samband med Amnestyveckan i oktober 2002)

-Personal
Styrelsen har tillsatt en arbetsgrupp (Budgetgruppen) som fått i uppdrag att se över sektionens kostader så att de anpassas till intäkterna och sektionens bundna reserver därmed inte riskerar att behöva tas i anspråk. Budgetgruppen har lämnat en rapport till styrelsemötet. Budgetgruppen anser att besparingar på drygt 2 500 tkr måste göras för att en balanserad budget 2003 skall kunna läggas. I stort sett hela denna besparing föreslås gälla personalkostnader.

Med anledning av rapporten föreslår sekretariatet att en minskning av personalkostnaderna jämfört med förra året görs. Detta innebär en minskning av antalet tjänster. Sekretariatet vill inte i nuläget föreslå hur många tjänster som måste tas bort då minskningen av personalkostnader exempelvis till en del kan göras genom vakanshållande under tjänstledigheter. Det blir generalsekreterarens uppgift att tillsammans med sekretariatets personal göra nödvändiga neddragningar.