Ekonomisk rapport för första tertialet 2002 Underlag till styrelsemöte 1-2 maj 2002

Till: Styrelsen, Granskningskommittén
Från: Sekretariatet
Datum: 2002-05-23


Ekonomisk rapport för första tertialet 2002
(5 bilagor)

Inledning
Sekretariatet har under flera år genomfört grundliga tertialgenomgångar med alla budgetansvariga handläggare. Genomgången omfattar en prognos för årets intäkter och kostnader. Därutöver lämnar handläggarna en förklaring till skillnader mellan prognostiserat utfall och budgeterade intäkter och kostnader. Tertialgenomgångarna utgör underlag för denna tertialrapport. Rapporten är inte något periodbokslut, hänsyn har alltså inte tagits till t ex upplupna lönekostnader.

Amnestys sätt att budgetera innebär att beslut om budgetens disponibla delar tas i december, juni och i september. Som bas för dessa beslut ska tertialrapporten ligga.

De bifogade bilagorna innehåller följande information:
1. Sammanfattning av utfallet; en sammanfattande tabell med de sex intäktsgrupperna och 4 kostnadsslagen med: ackumulerat utfall för året, årets budget (inkl alla dispdelar), årets prognos, utfall i % av prognos, ackumulerat utfall föregående år, förändring av ackumulerat i % av Intäkter och kostnader för aktuell period föregående år.
2. Intäktsuppföljning; med en helårsprognos för 2002.
3. Kostnadsuppföljning; en tabell där kostnaderna kopplas till handlingsplanen och inkluderande en helårsprognos för 2002.
4. Nyckeltal
5. Direkta samt fördelade programkostnader; ackumulerat utfall för året samt årets budget.

De ekonomiska förutsättningarna
I december 2001 beslutade styrelsen om en balanserad budget på 40 355 tkr och samtidigt togs ett beslut om den fasta verksamheten omfattandes 26 645 tkr och ett beslut om disp 1 och disp 2 omfattandes 12 967 tkr. På junimötet ska styrelsen ta ställning till om man ska sätta igång ytterligare verksamhet för 367 tkr. Denna tertialrapport ligger till grund för detta beslut.

Verksamhetsplan / Handlingsplan
Budget och sekretariatets verksamhetsplan är baserade på målen i sektionens Handlingsplan och de prioriteringar styrelsen beslutat om.

Beträffande första tertialets verksamhet och utfall är detta en ekonomisk rapport och beskriver framförallt hur budgeten följs och har därför inte en fullständig återkoppling till hur de olika målen i Handlingsplanen uppnåtts (vilket däremot kommer att beskrivas utförligt i verksamhetsberättelsen för året.)

Intäkter och kostnader för perioden januari till april 2002

Periodens intäkter (januari-april)

Intäkterna första tertialet (jan - april) uppgick till 16 534 tkr mot 14 494 tkr 2001 (+2 040 tkr), åren är inte helt jämförbara då utskick av medlemsavisering och givarbrev inte gått ut vid samma tider.

Insamlingsbreven har hitintills gått klart bättre än förra året och det har kommit in ett par stora testamenten. Därtill kommer att insamling via autogiro ger mer och att Lundagrupperna lämnat en större gåva som skall täcka lönekostnader för aktivistcentret i Skåne.

Avgifter, 9 881 tkr
Totalt uppgår årets intäkter från avgifter till och med april till 97 % av föregående år eller 338 tkr lägre.

Autogiroprojektet medför att en stor del av medlemsavgifterna betalas med en mindre summa varje månad istället för att hela medlemsavgiften betalas i början på året. Eftersom autogiroprojektet precis startat 2001 är en rättvis jämförelse med det året inte möjlig att göra. Till och med april i år uppgår inbetalda medlemsavgifter via autogiro till 788 tkr mot 403 tkr föregående år.

Största procentuella avvikelsen mot föregående år avser intäktsslaget Grupper . Det beror på att påminnelsen om betalning gått ut senare 2002 än tidigare år.

Försäljning, 141 tkr
Hitintills uppgår årets intäkter från intäktsgruppen Försäljning till 542 % av föregående år eller 115 tkr mer. Det beror på försäljning av annonsbilagor i Amnesty Press.

Prenumerationer, 362 tkr
Hitintills uppgår årets intäkter från intäktsgruppen Försäljning till 105 % av föregående år eller 16 tkr mer.

Intäkterna från prenumerationer på Amnesty Press ligger något lägre än förra året då prenumerationspriset sänkts samtidigt som intäkterna från Kortkampanjen ligger högre då prenumerationspriset höjts.


Gåvor och bidrag, 6 150 tkr
Hitintills uppgår årets intäkter från intäktsgruppen Gåvor och bidrag till 158 % av föregående år eller 2 247 tkr mer.

Gruppgåvor: I mars betalade Lundagrupperna in sin utlovade gåva till sektionen om 355 tkr. Denna skall gå till lön m m för aktivistcentret i Malmö. Frånräknat denna gåva överstiger intäktsslaget Gruppgåvor förra årets resultat för första tertialet med 159 tkr.

Företagssamarbete: Intäkter från detta intäktsslag uppgår t o m april till 46 tkr. Intäkterna avser ett samarbete med Bokningsbolaget.

Spontana gåvor: Intäktsslaget ligger i sin helhet fram till april 643 tkr bättre än förra året. Spontana gåvor delas in i tre delar: Spontana Gåvor < 10 tkr, Spontana Gåvor > 10 tkr och Testamenten.

-Utfallet för Gåvor < 10 tkr ligger 70 tkr under förra året. Förra året var dock ett ovanligt bra år för den här formen av gåvor och blir kanske svårt att överträffa. Ser man till 1999 och 2000 är utfallet så här långt mycket bra.

-Gåvor > 10 tkr består hittills i år av en gåva om 20 tkr som lämnades i mars av en privatperson. Sektionen har också utlovats en gåva om 50 tkr från en stiftelse.

-Till och med april har testamenten om 1 239 tkr betalts ut.

Insamlingsaktioner: Intäkterna uppgår hittills i år till 1 724 tkr vilket är 705 tkr mer än förra året. Utskicken av insamlingsbrev ligger inte i fas med 2001 men om man jämför med maj 2001 ligger insamlingsbreven ändå 308 tkr bättre.

Autogiro: Intäkterna uppgår hittills till 1 596 tkr vilket motsvarar inbetalningar om 400 tkr per månad.

Amnestysupporter: Intäkterna uppgår till 118 tkr.

Almanackan : Intäkterna uppgår till 276 tkr fram till april vilket är nästan exakt lika mycket som föregående år.

Speciella insamlingsprojekt: Intäkterna uppgår till 65 tkr.


Periodens kostnader
Kostnaderna uppgår efter fyra månader till 15 126 tkr inklusive flyttkostnader om 367 tkr, 37 % av den totala budgeten. Flyttkostnaderna ingår inte i budget.


Prognos för 2002
Intäktsprognos för 2002 och en jämförelse med budget
Flera intäktsslag beräknas gå något sämre än budget, sammanlagt innebär det att intäktsbudgeten riskerar att underskridas med 1 589 tkr. Nedan redogörs mer i detalj för de olika intäktsslagen.

Avgifter
Intäkter från intäktsgruppen Avgifter bedöms komma att uppgå till 12 622 tkr mot budgeterat 12 600 tkr (100 % av budget). Det innebär också att intäkterna från medlemsavgifter inte minskar jämfört med 2001.

Vid prognosen för intäkter från hel- och delbetalande medlemmar har en normal ökning om 8 % från maj till december förutsatts.

För intäktsslaget Autogiro prognosticeras med att budget överkrids med 220 tkr.

Medlemsavgifter från Grupper bedöms bli lika stora som 2001 då antalet grupper är oförändrat.

Försäljning
Intäkterna från intäktsgruppen Försäljning bedöms uppgå till 275 tkr mot budgeterade 300 tkr (92 % av budget).

Anledningen till att budget inte nås är att annonsintäkterna troligen blir något lägre än budgeterat.

Prenumerationer
Utfallet för hela 2002 beräknas uppgå till 408 tkr, 88 % av budget. Det är prenumerationer på Kortkampanjen som går sämre än budgeterat medan prenumerationsintäkter från Amnesty Press når budget.


Gåvor och bidrag
Utfallet för 2002 beräknas i sin helhet uppgå till 23 219 tkr, 94 % av budget.

Gruppgåvor: Intäkterna beräknas för hela året uppgå till 1 220 tkr vilket är 80 % av budget.

Företagssamarbete: För helhåret 2002 beräknas intäkterna uppgå till 100 tkr eller 34 % av budget.

Spontana gåvor: För helhåret 2002 beräknas intäkterna uppgå till 3 460 tkr eller 99 % av budget. Intäktsslaget delas in i tre delar: Spontana Gåvor < 10 tkr, Spontana Gåvor > 10 tkr och Testamenten.

-Normalt ökar intäkterna från Spontana gåvor < 10 tkr med 250 % från 1 maj till 31 december, prognosen sätts därför till 1 470 tkr (420 + (420 * 250 %)).

-Gåvor > 10 tkr, det är svårt att göra en prognos för denna typ av gåvor. Eftersom en nedgång skett de senaste åren beräknas intäkterna uppgå till utfallet föregående år d v s 250 tkr.

-Till och med april har testamenten om 1 239 tkr betalts ut. Efter genomgång av de testamenten som ligger för utbetalning beräknas ytterligare 500 tkr komma att betalas in under året. Prognosen slutar därmed på 1 740 tkr. För hela året 2001 fick Amnesty testamenten om 793 tkr och året före 2 012 tkr.

Autogiro: Inklusive intäkter från Amnestyguard erhålls 400 tkr per månad från autogirogivare. Om inga nya givare kommer in stannar intäkterna på 4 800 tkr för hela året mot budgeterat 5 830 tkr. En större värvningskampanj håller på att genomföras under våren/sommaren. Sammanlagt beräknas 1 500 givare värvas, därtill kommer en telemarketingaktivitet som beräknas ge 500 nya givare. När intäkterna från dessa aktiviteter räknas in i prognosen stannar den på 5 480 tkr eller 94 % av budget.

Amnestysupporter: För hela året beräknas 360 tkr samlas in vilket är 80 % av budget. Lågkonjunkturen bör ha medfört att det är svårare att samla in pengar från företag än beräknat.

Almanackan: År 2001 slutade på 756 tkr och eftersom resultatet hitills är detsamma som förra året så sätts prognosen till detta belopp, 89 % av budget.

S peciella insamlingsprojekt : För helåret beräknas intäkterna uppgå till 150 tkr eller 34 % av budget. Medel från intäktsslaget kommer att styras över till andra mer lönsamma projekt.

Den tänkta utdelningen för Humanfonden ligger 202 tkr över budget mot 1 873 tkr vid årets början. Nedgången för Humanfonden har därmed tyvärr fortsatt.

Tänkt utdelning från Hjälpfonden ligger per sista april på 366 tkr, 174 tkr under budget. Skandialink har nu tagit bort Hjälpfonden från sitt sortiment vilket troligen innebär att Banco avvecklar Hjälpfonden. Banco borde dock förhoppningsvis låta Hjälpfonden leva kvar över årsskiftet så utdelning kan lämnas till av sparare valda organisationer.


Kostnadsprognos för 2001
Vad gäller de totala kostnaderna för året kommer de, enligt en i samband med tertialgenomgången framtagen prognos, att hamna på 40 126 tkr (exkl flyttkostnader), vilket är 229 tkr lägre än den totalt beslutade budgeten inklusive alla disponibla delar.

Flyttkostnaderna som ligger utanför budget blir lägre än förväntat.

Direkta programkostnader
Nedan kommenteras kortfattat den kostnadsprognos som upprättats samt prognosen i relation till budgeten (inkluderande alla disponibla delar). Någon prognos som innefattar fördelade programkostnader per program har inte gjorts.

Utredning och aktioner
Aktioner och kampanjer: Något lägre kostnader än budget, bl a beroende på överbudgeterat porto.
Lobbyverksamhet : Ett extra EU-föreningsmöte som bestämdes efter att budgeten gjorts innebär ett mindre överdrag av budget.
Flyktingfrågor: Kostnaderna inom detta program avser i huvudsak avgift till Rådgivningsbyrån. Ingen avvikelse mot budget.

Medlemsaktiviteter
Specialgrupper: Kostnaderna för delprogrammet beräknas hamna något under budget.
Arbetsgrupper: Årets kostnader bedöms överensstämma med de budgeterade.
Distrikt: Årets kostnader bedöms överensstämma med de budgeterade.
Samordningsgrupper: Årets kostnader bedöms överensstämma med de budgeterade.
Medlemsutbildning: Kostnaderna beräknas understiga budget med 45 tkr. Genom att hålla kurserna på sekretariatet istället för i hyrda lokaler har kostnaderna kunnat hållas nere.
Blixtaktioner: Årets kostnader beräknas understiga budget med 15 tkr. Lägre portokostnader än budgeterat då portot inte höjts så mycket som budgeterat samt att internet i större utskräckning utnyttjas för utskick.
Kortkampanjen: Kostnaderna beräknas understiga budget med 60 tkr. Portokostnaderna ser ut att bli lägre än budgeterat. Pengarna för marknadsföring av Kortkampanjen har inte använts.

Främja de mänskliga rättigheterna
MR-undervisning: Årets kostnader bedöms överensstämma med de budgeterade.

Medlemmar och organisation
Kostnaderna för programmen bedömms överensstämma med budget. Enda undantaget är Årsmötet där kostnaderna beräknas understiga budget med 93 tkr. Kostnader för resor, mat och logi har kunnat hållas nere.

Information och kommunikation
Massmediearbete: Årets kostnader beräknas överstiga budget med 33 tkr. Kostnader för presskonferens och utskick när årsrapporten släpps har inte budgeterats. Ett extra pressekreterarmöte i Italien har inte budgeterats. Pressklippskostnaderna blir dyrare än budgeterat.
MR-info: Årets kostnader bedöms överensstämma med de budgeterade.
Amnesty Press: Kostnaderna för Amnesty Press beräknas överstiga budget med 60 tkr. Tryck- och papperskostnaderna har blivit högre än beräknat. Kostnader för annonsbilagor har inte budgeterats. Även layout- och portokostnaderna har varit något underbudgeterade.
Marknadsföring och Infomaterial: Årets kostnader bedöms överensstämma med de budgeterade.

Finansiell stabilitet och tillväxt
Medlemmarna: Bedöms dra över budget något p g a att ett ej budgeterat utskick till autogirogivare har gjorts.
Insamlingsarbete: En inbesparing av ett budgeterat givarbrev till gamla ej aktiva givare kan komma att ställas in vilket sparar 180 tkr. En ej budgeterad inkät i AP ökar programmets kostnader med 40 tkr.
Försäljning: Delprogramkostnaderna beräknas understiga budget något.
Almanackan 2002: Utfallet beräknas bli något under budget.

Sekretariatskostnader (inkl avskrivningar)
Enligt prognosen kommer Sekretariatskostnaderna (exkl flyttkostnader) understiga budget med 312 tkr. Årets hyra blir 288 tkr lägre än budget då sektionens nya sekretariatslokaler blev billigare än beräknat. Kostnaden för kontorsmaterial beräknas bli 75 tkr lägre än budgeterat då en ny billigare leverantör hittats. Portokostnaderna beräknas överstiga budget med 30 tkr. Transportkostnaderna beräknas bli 35 tkr högre än budget p g a nya högre kostnader för att hämta post.

ADB-kostnaderna Årets kostnader bedöms överensstämma med de budgeterade.

Kostnaderna för tryckeriet bedöms överensstämma med de budgeterade.

Flyttkostnader
Flyttkostnaderna har lagts utanför budget. Flyttkostnaderna uppskattades i samband med budgetarbetet till 500 - 600 tkr. De verkar nu stanna på 390 tkr. Bland annat har ingen ny datakabel behövts dras vilket sparat mycket pengar.

Observera att i bilaga 1 "Sammanfattning av utfallet" och i bilaga 3 "Kostnadsuppföljning" ingår flyttkostnaderna bland sekretariatskostnaderna. Jämförelsen med budget blir därför inte helt rättvisande.


Personalkostnader
Personalkostnaderna uppgår efter fyra månader till 3 521 tkr, 32 % av total budget. Denna kostnad är en av de få som är rätt jämnt fördelad över året, en mer exakt beräkning kan därför göras. Om inga personalförändringar görs bedömms årets kostnader uppgå till 10 803 tkr mot budgeterade 10 384 (+419 tkr). I budgeten har förutsatts att tjänster kunnat hållas vakanta. Så har hittills inte skett i den utsträckning som behövs för att budgeten inte skall överstigas.

Internationella rörelsen
IS-avgiften beräknas överensstämma med den budgeterade. Kostnaden för 2002 utgörs av tre delar:

1. Faktisk avgift att betala baserad på avgiftsunderlaget 1999 och 2000.
2. Reserv från 2000 att upplösa.
3. Reservering för IS-avgiften 2004 baserad på avgiftsunderlag 2001 och 2002.

Punkt 1 och 2 påverkas inte av det beräknade försämrade resultatet 2002. Inte heller punkt 3 påverkas då det inte budgeterats med någon reservering för 2004 enligt gällande reserveringsgrunder.


Direkta programkostnader + fördelade programkostnader (bilaga 5)

Eftersom en stor del av sektionens kostnader är lön och sekretariatskostnader är det intressant att se hur programredovisningen påverkas när dessa kostnader fördelas. Exempelvis har ett programområde som Medlemsaktiviteter relativt låga direkta kostnader (programkostnader). Samtidigt arbetar många inom programmet och när därför lönekostnaderna fördelas ut får man en mer rättvisande bild av hur mycket resurser sektionen satsar på programområdet.

Nyckeln för fördelningen av direkta programlönekostnader och administration är förhållandet mellan tjänster med direkt programanknytning och det totala antalet tjänster, samt den använda tiden för respektive program. Detta innebär att om mycket tid läggs ned på ett delprogram tilldelas detta också en större andel av de administrativa kostnaderna.


Eget kapital och reservens storlek
I budgetmanualen sägs:

" Svenska Amnesty har, genom årsmötet, valt att dela in det egna kapitalet i två delar; en bunden reserv och en fri reserv. Fördelningen mellan dessa två delar görs vid årets början utifrån kommande års budgeterade kostnader. Den totala reserven ska enligt styrelsebeslut maj 1998 följa den internationella normen så att den omfattar 75% av personalkostnader och 25% av övriga kostnader, vilket tolkas som sekretariatskostnader inkluderande avskrivningar. Den bundna reserven skall uppgå till 13 procent av kommande års budgeterade kostnader. Återstoden av det egna kapitalet räknas till de fria reserverna. Den bundna reserven får endast användas efter särskilt årsmötesbeslut. Om den ekonomiska utvecklingen blir sådan att sektionens reserver sjunkit till en nivå där det är nödvändigt att ta bundna reserver i anspråk skall extra medlemsmöte utlysas. "

De fria reserverna skall användas av styrelsen för att utjämna oväntade variationer i intäkter och kostnader.

Förutsatt att 2002 års resultat blir det prognosticerade kommer det egna kapitalet vid årets utgång att uppgå till 6 996 tkr.

Enligt Amnestys reservpolicy bör den totala reserven 2002 uppgå till 8 842 tkr. Varav den bundna reserven till 5 246 tkr och den fria reserven till 3 596 tkr.

Amnestys kapital kommer inte att vara tillräckligt stort för att tillgodose reservpolicyn. Den fria reserven måste tas i anspråk med 1 846 tkr (8 842 - 6 996) och uppgår därmed till 1 750 tkr.

Om en balanserad budget läggs 2003 kommer utnyttjad del av den fria reserven att minska till 366 tkr. Detta då en minskad budget innebär minskade reserveringskrav.

Sammanfattning
Prognosen för 2002 visar på ett resultat om -1 749 tkr (inkl flyttkostnader). Under budgetarbetet för 2002 beräknades 2002 års underskott bli -600 tkr (inkl flyttkostnader).

Intäkterna beräknas understiga de budgeterade med 1 589 tkr. Flera intäktsslag går något sämre än budget och det kompenseras inte av att något intäksslag överträffar budget.

Årets kostnader beräknas bli 40 126 tkr mot budgeterade 40 355 tkr, d v s 229 tkr lägre än budgeterat. Personalkostnaderna blir högre än budgeterat då det inte gått att vakanshålla tjänster som planerat. Hyreskostnaderna, årsmöteskostnader och insamlingskostnaderna blir däremot lägre än budgeterat.

Flyttkostnaden blir 200 tkr lägre än beräknat.

Sektionens reserver är tillräckligt stora för att klara underskottet men den fria reserven krymper till en oroväckande låg nivå. En fortsatt resultatförsämring kan innebära att hela den fria reserven kommer att användas. Det är viktigt att så stora kostnadsbesparingar som möjligt nu görs i budget för att undvika en sådan situation.