Rapport från Budgetgruppen Underlag till styrelsemöte 1-2 maj 2002

Till: Styrelsen
Från: Budgetgruppen
Datum: 23 maj 2002

Bakgrund

På styrelsens möte i september 2001 framkom under diskussion om budgeten 2002 följande:

"Styrelsen uttrycker stor oro inför det aktuella ekonomiska läget och diskuterar eventuella neddragningar i de fasta kostnaderna för 2003. Riktlinjer för budgetarbetet 2003 bör snarast fastslås med fokus på kostnadssidan och sekretariatet ombeds att tillsammans med Henrik Zetterquist se över de disponibla delarna i budget 2002 samt de fasta kostnaderna för 2003."

Styrelsen fattade följande beslut (§62):

" att uppdra åt sekretariatet att tillsammans med kassören dels se över de disponibla delarna i budget 2002 och att se över de fasta kostnaderna för 2003 samt

att gruppen återkommer till styrelsens möte i december 2001 och senast juni 2002 med eventuella rekommendationer."

Orsaken till styrelsens beslut var det svaga resultat som prognosticeras 2001 tillsammans med ett behov att delvis använda de fria reserverna 2002 och 2003.

Gruppen (Budgetgruppen) tolkar sitt uppdrag så att man skall ansvara för att sektionen inte kommer i ett ekonomiskt läge där sektionens bundna reserver måste tas i anspråk och därmed ett extra medlemsmöte utlysas. Vidare skall gruppen bevaka att sektionens fria reserver som delvis kan behöva användas 2002 och 2003 skall återställas så snart det kan ske.


Den förväntade ekonomiska situationen 2002 och 2003

Budgetår 2002
Prognosen för 2002 visar på ett underskott om 1 749 tkr (efter budgetneddragningar i disponibla delar, inkl flyttkostnader).

Den fria reserven bör enligt gällande beräkningsgrunder uppgå till 3 596 tkr. Det prognostiserade resultatet innebär att 1 846 tkr av den fria reserven tas i anspråk, kvar blir 1 750 tkr.

Det har visat sig svårt att göra prognoser för intäkterna. Osäkerhetsmoment i nuvarande prognos är främst om Hjälpfonden kommer att få finnas kvar och vad Humanfondsutdelningen kommer att bli. Historiskt har även övriga intäktsslag visat sig svåra att prognosticera. I juni 2001 prognostiserades det årets resultat till -267 tkr, i september till -3 100 tkr (p g a börsfall m m) och slutliga utfallet blev - 2 442 tkr.

Budgetgruppen anser att det bör finnas en säkerhetsmarginal till dess den bundna reserven måste tas i anspråk. Prognosen bör inte visa på ett sämre resultat än att 2 100 tkr av den fria reserven finns kvar vid årets slut.

För att uppnå detta krävs att kostnadsbesparingar om 350 tkr görs utöver de neddragningar som redan gjorts.


Budgetår 2003
Budgetgruppen har upprättat en preliminär kostnadsbudget/kostnadsprognos för 2003 baserad på verksamhetens omfattning 2002. I budgeten har förutsatts att fyra nummer av Amnesty Press ges ut, att almanackan läggs ned och att sektionen inte lämnar något bidrag till Rådgivningsbyrån utöver medlemsavgift. Sekretariatet föreslår i dokumentet "Direktiv för budgetarbetet 2003" att även ett bidrag om 100 tkr lämnas till Rådgivningsbyrån. Om så sker försämras alla siffror nedan med samma belopp.

Kostnadsprognosen kommer då att omfatta 38 273 tkr. Intäktsprognosen omfattar 35 740 tkr vilket innebär ett underskott på 2 533 tkr. Ett underskott av denna storlek skulle innebära att sektionens fria reserver helt togs i anspråk samt att 512 tkr av de bundna reserverna användes. Budgetgruppen menar att det är nödvändigt att budgeten är balanserad.

För att nå en balanserad budget är det inte tillräckligt att göra neddragningar bland programkostnaderna då dessa redan minskat kraftigt i 2002 års budget. Det återstår då att minska sekretariats- och personalkostnaderna. Den största posten bland sekretariatskostnader är hyran. Sekretariatet har nyligen flyttat in i nya lokaler och ett treårigt hyreskontrakt har tecknats. De nya hyreskostnaderna är 400 tkr lägre än det maximala belopp för hyra som styrelsen godkänt. Ytterligare besparingar bland sekretariatskostnaderna är svåra att göra. Det blir därför nödvändigt att dra ned på personalkostnader.

Om en minskning av personalkostnaderna görs samtidigt som budgeten i sin helhet minskas blir behovet av reserver mindre. En balanserad budget 2003 och ett resultat 2002 om -1 749 tkr skulle innebära att de fria reserverna vid 2003 års utgång uppgår till 2 351 tkr, 366 tkr av de fria reserverna har då använts.

Om de besparingar som föreslås under avsnittet Budgetår 2002 genomförs kommer reserverna vid 2003 års utgång att vara intakta.


Budgetgruppens förslag

-Att i 2002 års budget ytterligare besparingar om 350 tkr görs. En möjlighet att genomföra dessa är att tidigarelägga de nedskärningar som måste göras 2003. En beredskap för ytterligare kostnadsbesparingar måste finnas ifall ett ytterligare intäktsfall skulle inträffa.

-Budgeten för 2003 skall vara balanserad, det innebär kostnadsbesparingar om drygt 2 500 tkr jämfört med 2002 års verksamhetsnivå. Budgetgruppen föreslår att en minskning av personalkostnaderna görs. Arbetet med detta måste börja snarast. Budgetgruppen vill inte föreslå hur många tjänster som måste tas bort då minskningen exempelvis till en del kan göras genom vakanshållande under tjänstledigheter. Det blir generalsekreterarens uppgift att tillsammans med sekretariatets personal göra nödvändiga neddragningar.