Arbetsdokument: Översyn av styrelsens arbete Underlag till styrelsemöte 1-2 maj 2002

Till: Styrelsen
Från: Dan Grundin & Hanna Roberts
Datum: 24 maj 2002

Arbetsdokument: Översyn av styrelsens arbete

Rekommendation Styrelsens åtgärd Ansvarig Tidsplan/status
1. Styrelsen bör inleda ett medvetet utvecklingsarbete för att sätta de strategiska frågorna i fokus. Inte minst gäller det att styrelsen diskuterar och tydliggör sin roll som strategisk ledning av svenska sektionen av Amnesty och skapar utrymme för de strategiska diskussionerna. Rapporten om översynen presenterats styrelsen i januari 2002. I anslutning till detta fattade styrelsen beslut om att genomföra förä ndringar utifrån de 10 rekommendationerna. Åtgärderna under 2-9 kommer att visa vad som gjorts.

Målet är att kunna genomföra åtgärder, och starta upp nya rutiner i de fall rekommendationerna avser kontinuerligt agerande för att kunna slutrapportera till årsmötet 2003.

Styrelsen Löpande, efter beslut i januari 2002 fram till årsmötet 2003.
2. Underlagen för styrelsens beslut bör vara utformade för att underlä tta strategiskt beslutsfattande och utvecklingsarbete. Styrelsen diskuterade sektionens riktlinjer för styrelseunderlag på januarimötet 2002. Denna fråga behandlas tillsammans med rekommendation 9, där både styrelsens underlag och mö tesupplägg planeras utifrån ett strategiskt beslutsfattande.

Skriftligt direktiv till alla berörda beredningsinstanser och varje ny styrelse går noggrant igenom dem för uppdaterad kunskap om rutinerna.

Sekretariatet ansvarar för att underlag från sekretariatet och andra beredningsinstanser håller god kvalité och att alla berörda erhåller de skriftliga direktiven kring underlag och mötesupplä gg. Löpande.
3. Beredningen av styrelsens arbete bör förenklas och koncentreras i ett samlat beredningsuppdrag där sekretariatet ges i uppdrag att bereda styrelsens arbete i samverkan med aktuella grupper av förtroendevalda (utskott m m). Härvid bö r ordningen att styrelseledamöter ska leda och ingå i utskotten kunna upphöra. Även andra tidigare krav på personsamband mellan styrelse och andra grupperingar inom Amnesty bör ses över. Förslag till ny beredningsorganisation beslutas av styrelsen på junimötet 2002. Styrelsen och sekretariatet. Löpande, efter beslut i juni 2002.
4. Frågor om rollfördelningen mellan styrelse-sekretariat bör hållas levande och tas upp för genomgång med varje ny styrelse. Genomgång av sektionens arbetsordning görs vid styrelsens fö rsta möte i juni varje år. Ordförande och generalsekreteraren. Löpande.
5. Styrelsen bör än tydligare utvecklas till att vara en uppdragsstyrelse - där arbetet koncentreras till strategiska frågor och att lägga ut tydliga uppdrag till operativt ansvariga samt att noga följa upp verksamhetens utveckling. Styrelsen fattade i mars 2002 beslut om en ny årscykel med en tydligare strategisk indelning av verksamhetsåret. Beslut om en ny beredningsorganisation beslutas på junimötet 2002. Styrelsen. Löpande, efter beslut i juni 2002.
6. Styrelsen bör mer självständigt styra hanteringen av de strategiska frågorna och utvecklingsfrågorna genom inrättandet av en mer flexibel beredningsorganisation där arbetet i utskotten kompletteras med särskilda utredningar och projektgrupper och arbetsgrupper i viktiga frågor. Alternativt avskaffas utskottsorganisationen helt så att det berednings- och utvecklingsarbete som behövs utöver sekretariatet helt bemannas i särskild ordning beroende på de aktuella behoven. I en sådan ordning kan det vara aktuellt att på särskilda områden inrätta rådgivande kommittéer med förtroendevalda för att säkerställa att särskild kompetens tillförs sekretariatet (t ex policykommitté). Förslag om en ny beredningsorganisation beslutas på junimötet 2002. Förslaget innehåller bl a förslag på en internationell kommitté inom sektionen. Styrelsen och sekretariatet. Löpande, efter beslut i juni 2002.
7. Styrelsen har en nyckelroll för att stärka organisationsdialogen inom den ideella rörelsen Amnesty . Det betyder att det är väl använd tid att styrelseledamö ter deltar i olika möten och aktiviteter i den lokala verksamheten. Samtidigt bör de lokala gruppernas ansvar att på eget initiativ ta kontakt med "sin" styrelseledamot understrykas. Möten för strategisk dialog inom hela sektionen bör ses över och fö rstärkas. Styrelsen analyserar sin roll inom organisationen och föreslår nya former för hur enskilda ledamöter bäst kan bidra till en stä ;rkt organisationsdialog. Vidare skall styrelsen, när den på sitt junimöte, beslutar om det kommande verksamhetsåret, fö reslå lämpliga områden och metoder för att stärka den strategiska dialogen inom sektionen. Styrelsen. Med start på junimötet 2002.
8. Styrelsen bör särskilt se över och utveckla sina arbets- och mötesformer så att arbetssättet vid sammanträdena på bästa sätt stöder inriktningen att fokusera de strategiska frågorna. Den nya årscykeln ger ett initialt stöd för detta, se rekommendation 9.

Styrelsen bör inför junimötet 2002 se över sin arbetsordning och sina arbets- och mötesformer, bland annat genom att utvärdera styrelseåret 2001/2002. Dessutom bör styrelsen dra lärdomar från andra ideella organisationer i sin översyn.

Styrelsen. Inför junimötet 2002 vad gäller utvärdering och genomgång av arbetsordningen. Inför septembermötet 2002 vad gäller lärandet från andra organisationer.
9. Styrelsens årscykel behöver ses över och tydliggöras för att skapa en bättre rytm och större effektivitet i styrelsearbetet. Styrelsen fattade i mars 2002 beslut om en ny årscykel. Styrelsen. Åtgärdad
10. Stödet till styrelsens arbete och för styrelsens utveckling bör förstärkas. En särskild utvecklingsinsats för att genomföra de här redovisade förslagen bör planeras. Styrelsen fattade i januari 2002 beslutet att påbörja ett fö rändringsarbete utifrån rekommendationerna i rapporten, detta anknyter direkt till åtgärden under rekommendation 1. ovan. Styrelsen Löpande med slutrapportering till årsmötet 2003.