Översyn av styrelsens kärnuppgifter – delrapport Underlag till styrelsemöte 1-2 mars 2013

Till: Styrelsen
Från: Uppdragsgruppen (Ida Burlin, Lena Eriksson, Gustaf Löfgren, Hanna Roberts)
Datum: 8 mars 2013

Översyn av styrelsens kärnuppgifter – delrapport
En uppdragsgrupp med uppgift att genomföra en översyn av styrelsens kärnuppgifter tillsattes i oktober 2012. Av olika skäl kom gruppens arbete igång senare än vad styrelsen avsett och började arbeta först i januari 2013. Gruppen har haft telefonmöten och träffats i Stockholm. Uppdragsgruppen lämnar härmed delrapport till styrelsens marsmöte.

Uppdragsgruppen har fått i uppdrag att reflektera över vad som är och vad som bör vara styrelsens kärnuppgifter i Svenska Amnesty år 2012, och utifrån detta göra en översyn av styrelsens arbetsbörda och arbetsuppgifter. Dessutom ska gruppen föreslå förslag på förändringar av styrelsens arbete som bland annat säkerställer:

att styrelsen ges utrymme att vara mer visionär ; ha mer framåtsyftande och förutsättningslösa diskussioner om rörelsens framtid och utveckling samt vara ännu mer proaktiv vad gäller beslut om visioner, strategier och mål.

att de förändringar som skett, vad gäller förskjutandet av beslutsmakt till den internationella nivån , präglar styrelsens sätt att arbeta med och förhålla sig till den internationella rörelsen, och att strategiska frågor på internationell nivå hanteras av och diskuteras i styrelsen att fokus i styrelsearbetet ligger på rätt saker, och arbetet på rätt strategisk nivå.

Arbetet hittills
Uppdragsgruppen har gått igenom ett antal styrelseprotokoll och dagordningar från de senaste åren för att bilda sig en uppfattning om styrelsearbetets innehåll. Utredningen som 2001 tillsattes för att se över styrelsens arbete tog fram en uppskattning av hur mycket tid som lades på olika uppgifter. Uppdragsgruppen vill dock ha en mer aktuell sammanställning och har därför uppdragit åt styrelseledamöter att logga den tid de lägger på olika amnestyuppgifter under februari och mars 2013, utifrån följande kategorier:
Inläsning
Mail och telefon/kommunikation
Webforum
Strategiska gruppen
Styrelsemöten
Andra möten/övrigt
Resultatet kommer att bearbetas i arbetet framöver.

Uppdragsgruppen har utifrån direktiven ställt samman ett utkast till en tabell över vad som idag är styrelsens arbetsuppgifter (se bilaga 1). Genom att identifiera vilka arbetsuppgifterna är idag och utifrån direktivet genomgång av vad som bör vara i fokus i framtiden kommer uppdragsgruppen att utifrån en gap-analys kunna identifiera arbetsuppgifter som bör hanteras annorlunda och även ta fram förslag på hur styrelsen bör arbeta framgent.Gruppen har kontaktat och intervjuat ett antal personer från nuvarande styrelsen, tidigare styrelseledamöter samt sekretariatet för att få del av deras erfarenheter samt för att samla in förslag på förbättringförslag (se bilaga 2 för personer som intervjuats hittills).

Arbetet framöver
Gruppen kommer att hämta inspiration från hur andra Amnestysektioners styrelser arbetar. Sektioner som kommer att kontaktas är Danmark, Norge, Finland, Schweiz och Australien.

Ett stort antal andra svenska ideella organisationer i Sverige har kartlagts och uppdragsgruppen kommer att kontakta ett urval av dessa för att få mer detaljerad information om hur de har lagt upp sitt arbete kring specifika frågor (se bilaga 3).

Tidigare utredningsmaterial – framför allt översynen av styrelsens arbete från 2001 samt arvoderingsfrågan – kommer att analyseras djupare inför det kommande arbetet.Uppdragsgruppen kommer även att ta del av den internationella utredningen av den internationella styrelsens arbete (Independent Review of the IEC) och utvärdera vilka av dessa som kan vara av värde också för den svenska sektionens styrelse, samt utgå från de förslag till Core Standards for Governance – det internationella dokument som slår fast vilka krav som ställs på styrelserna inom Amnesty – i sitt arbete framöver.

Exempel på frågor som gruppen kommer att diskutera och eventuellt ge förslag kring är:
Hur säkerställer man att AI attraherar kvalificerade kandidater?
Hur kan sektionen mer effektivt ta del av och bidra till de internationella processerna?
Hur kan arbetsfördelning mellan sekretetariat och styrelse utvecklas?
Vilka åtgärder kan bidra till att styrelsen får den tid de behöver för visionära, framåtsyftande diskussioner?
Är arvodering eller annan ekonomisk ersättningsform en lösning?
Gruppen avser att se över styrelsens arbetssätt – t ex antal möten,mötenas längd, tidsåtgång, kalenderåret, mötesteknik, tekniska hjälpmedel, ordförandens roll, underlagens längd och sammansättning (valmöjligheter) samt styrelsens storlek och sammansättning (t.ex. adjungering).
Vilka beredningsformer finns (t ex webforum och strategigrupper) och hur används dessa? Behöver de kompletteras?
Uppdragsgruppen avser att komma med konkreta förslag till förändringar vad gäller styrelsens arbetsuppgifter och arbetsbörda som helhet. Grundförutsättningen är att styrelsens arbetsbörda som helhet inte får öka.
Gruppen har ett antal telefonmöten inbokade och kommer även att träffas i Stockholm i april 2013.

Tidsram
Uppdragsgruppen avser att inkomma med ett underlag som innehåller frågeställningar samt övergripande örslag till styrelsens septembermöte för vidare bearbetning och beslut till styrelsens decembermöte 2013.


Bilaga 1 – Styrelsens arbetsuppgifter