Förtydligande om verksamhets- och budgetmötet Underlag till styrelsemöte 1-2 mars 2011

Till: Styrelsen
Från: Sekretariatet
Datum: 4 mars 2011

Förtydligande om verksamhets- och budgetmötet

Bakgrund

Traditionen att anordna ett budgetmöte i sektionen sträcker sig tillbaka till 1980-talet och bottnar i att det fram tills dess var årsmötet som antog budgeten för sektionen. Genom att inrätta ett budgetmöte där representanter för distrikten skulle inbjudas ville man försäkra sig om att styrelsen förankrade sitt budgetförslag i organisationen. Det ursprungliga direktivet för budgetmötet var relativt detaljerat vad gäller utformning och innehåll.

Under en följd av år minskade intresset för budgetmötet vilket fick styrelsen att vända sig till årsmötet 2005 med ett förslag om ett mer öppet direktiv för budgetmötet enligt följande:

att ge styrelsen i uppdrag att årligen anordna ett budgetmöte med syftet att ge grupper och distrikt demokratiskt inflytande i budgetprocessen, samt

att förankra styrelsens förslag till budget, samtatt härmed återkalla alla tidigare årsmötesbeslut rörande budgetmötets utformning och innehåll.
(Årsmötesbeslut 60:2005)

Notera att årsmötesbeslutet fortfarande innebär att ett färdigt budgetförslag från styrelsen ska presenteras på budgetmötet.

Förändringen av budgetmötet

Efter några år av ökat deltagande på budgetmötet, bl a i samband med att redovisningsfrågan debatterades, sjönk deltagarantalet återigen i slutet av 2000-talet, vilket föranledde sekretariatet att i mars 2010 föreslå styrelsen att flytta budgetmötet från slutet av oktober/början av november till september, då mötet med distriktsombuden också hålls. En konsekvens av att flytta tidpunkten för budgetmötet på detta sätt är att det i september inte finns ett färdigt budgetförslag att ta ställning till, utan mötet måste istället fokusera på vad man vill att budgeten för det kommande året ska innehålla i form av verksamhet. Sekretariatets förslag var att kalla mötet för ett “verksamhets- och budgetmöte” och den främsta anledningen till att ha kvar termen “budgetmöte” var att vi enligt årsmötesbeslutet 2005 ska anordna ett sådant.

Från sekretariatets sida ser vi det som mycket positivt att medlemmarna kommer in i ett tidigare skede i planeringsprocessen och kan vara med och diskutera och komma med förslag på verksamhet.

Konsekvenser för Granskningskommittén (GK)

När styrelsen i mars 2010 beslutade att anta sekretariatets förslag om ett förändrat budgetmöte stod i GK:s dåvarande direktiv att de skulle

skriftligen rapportera om sin verksamhet, sina iakttagelser och slutsatser till årsmötet avseende det föregående verksamhetsåret och till budgetmötet såvitt avser sektionen, avseende det innevarande räkenskapsårets första och andra tertial.

Sekretariatets förslag var att GK skulle bjudas in att delta på verksamhets- och budgetmötet i september, men som tidigare lämna en rapport baserat på årets två första tertial i november, men att styrelsen då skulle vara mottagare av rapporten, inte budgetmötet. Detta för att det i september vid verksamhets- och budgetmötet inte finns någon andra tertialrapport. Den kommer först på novembermötet.

GK valde istället att föreslå årsmötet att förändra direktiven till följande lydelse:

skriftligen rapportera om sina iakttagelser och slutsatser för det innevarande räkenskapsårets första sex månader till budgetmötet samt avge rapport till årsmötet avseende det föregående verksamhetsåret (Ur årsmötesbeslut 52:2010)

Verksamhets- och budgetmötet 2010

Inför verksamhets- och budgetmötet tillsammans med distriktsombuden i september uppstod uppenbarligen ett missförstånd. GK inkom inte med någon rapport för de första sex månaderna till detta möte, inte heller till styrelsemötet i november inkom denna rapport.

Förslag på förtydligande

Sekretariatet föreslår därför styrelsen att på lämpligt sätt kommunicera ut till organisationen att det traditionella budgetmötet i slutet av oktober/början av november inte längre anordnas, utan tillsvidare har ersatts av ett verksamhetsmöte tidigare under hösten som har fokus på att diskutera det kommande årets verksamhet. Mötet kombineras med det årliga distriktsombudsmötet. Syftet med mötet är att ge medlemmarna möjlighet att i ett tidigt skede i sektionens planeringsprocess påverka kommande års verksamhet och budget.

Huruvida man bör lyfta frågan till årsmötet för att formellt upphäva årsmötesbeslutet från 2005 om budgetmötet, överlåter vi till styrelsen att avgöra. Från sekretariatets sida välkomnar vi så stor flexibilitet som möjligt när det gäller att framöver involvera medlemmarna i sektionens planering och tycker det är olyckligt att binda upp sig alltför hårt vid särskilda direktiv om när, var och hur detta ska göras.

GK:s direktiv från 2010 bör ändras och vi föreslår att direktiven enbart tar upp den rapport som GK ska avge till årsmötet avseende det föregående verksamhetsåret. Anledningen till att vi föreslår detta är att det efter ICM 2011 i samband med den process som kallas “One Financial Amnesty” kommer att utarbetas nya rapporteringssystem inom Amnesty International och vi vet i skrivande stund inte om sektionen kommer att arbeta med kvartals-, tertial- eller halvårsrapporter.

Utformning av mötet

Att årligen arrangera ett verksamhetsmöte i september ligger mycket bra ur planeringssynpunkt. Det är ändamålsenligt att mötet sker i anslutning till distriktsombuds- och styrelsemötet. Styrelsen och sekretariatet får därigenom värdefulla synpunkter från medlemmar om potentiella nya verksamheter som kan få budgetkonsekvenser. Därutöver ger det styrelsen en möjlighet att förankra förändringar i verksamheten utifrån GPS-förslag från det internationella sekretariatet samt framtida ändringar i sektionens tvååriga handlingsplan. Precis som tidigare bör GK, distriktsombud samt aktiva och intresserade medlemmar från distrikten ges möjlighet att delta. En tydlig fokusering på verksamhet kan även få en stärkande effekt på distrikten och dess verksamhet. Som tidigare bör mötet ske över en dag vilket ger styrelsen och distriktsombuden tid att diskutera övriga frågor på den andra dagen.

Förslag till beslut

att styrelsen med hjälp av sekretariatet årligen arrangerar ett verksamhetsmöte i syfte att väga in medlemmarnas synpunkter i samband med budgetprocessen. Mötet sker lämpligen i anslutning till distriktsombuds- och styrelsemöte i september,

att styrelsen föreslår årsmötet 2011 att ge styrelsen mandat att efter ICM 2011 i dialog med GK ändra GK:s direktiv avseende rapportering, med hänsyn till de nya rapporteringssystem som då kan föreligga.