Styrelsens internkontroll - bilaga till FRIIs kvalitetskod Underlag till styrelsemöte 1-2 mars 2011

Styrelsens internkontroll – bilaga till FRIIs kvalitetskod 2010

Inledning
Som en del av den globala organisationen Amnesty International har den svenska sektionen åtagit sig att utöver FRIIs kvalitetskod följa de internationella riktlinjer som finns fastlagda i International Non-Governmental Organizations' Accountability (INGO) Charter. Amnesty International var en av initiativtagarna 2006 till dessa riktlinjer för internationella frivilligorganisationers arbete med kvalitet, ansvar, öppenhet och transparens.Styrelsen har det yttersta ansvaret för internkontrollen i den svenska sektionen, men har delegerat arbetsgivaransvaret samt det operativa ansvaret för verksamheten till generalsekreteraren som leder arbetet vid sektionens sekretariat. Hur detta ansvar delegeras och utövas finns reglerat i en särskild arbetsordning för styrelsen.

Löpande kontroll
Styrelsen får till varje styrelsemöte en skriftlig verksamhetsrapport från sekretariatet baserad på sektionens tvååriga verksamhetsplan. Verksamhetsplanen beskriver mål, aktiviteter och mått på måluppfyllelse inom de arbetsområden som prioriterats av den globala Amnestyrörelsen och den svenska sektionen. Var fjärde månad (tertial) får styrelsen en fördjupad verksamhetsrapport som i detalj redogör för det arbete som bedrivits under den aktuella perioden.Styrelsen får varje månad en översiktlig ekonomisk rapport och var fjärde månad (tertial) en fördjupad rapport vad gäller utvecklingen av intäkter och kostnader i relation till budget, på vilken en prognos för räkenskapsåret görs.Styrelsen får skriftliga rapporter från sektionens revisorer efter varje granskningstillfälle och en representant från styrelsen, vanligtvis kassören, deltar i det årliga bokslutsrevisionsmötet.

Granskningskommittén
I den svenska sektionen av Amnesty International finns utöver de auktoriserade revisorerna en speciell granskningskommitté på fyra personer (tre ordinarie och en suppleant), som väljs av sektionens årsmöte och vars uppgift är att “granska att verksamheten bedrivs i enlighet med Amnestys stadgar, med intentioner och mål i handlingsplanen, med årsmötesbeslut och med övriga beslut som är styrande för verksamhetens inriktning”. Granskningskommittén har mandatet att löpande rapportera sina iakttagelser och slutsatser till styrelsen och avger årligen en rapport till sektionens årsmöte avseende föregående verksamhetsår.

Kontroll av lokalföreningarnas verksamhet
Från 2010 har ett nytt redovisningssystem för lokala Amnestyenheter i den svenska sektionen införts. Systemet innebär att alla grupper/enheter aktivt måste välja om de ska utgöra självständiga juridiska personer (ideella föreningar) inom svenska Amnesty eller formellt vara en del av den juridiska personen svenska sektionen. De grupper/enheter som är egna ideella föreningar har antagit standardiserade stadgar där deras verksamhet, inklusive redovisningsskyldigheter, regleras. På detta sätt har kontrollen över de totala medel som samlas in i Amnestys namn i Sverige förbättrats avsevärt och styrelsen kan vidta konkreta åtgärder i den händelse en grupp/enhet inte kan uppfylla sina åtaganden.

Riskanalys
Under 2010 beslutade styrelsen om en modell för riskanalys för sektionen som den internationella Amnestyrörelsen tagit fram. Modellen delar in Amnestys verksamhet i sju huvudsakliga arbetsområden och utifrån dessa görs riskbedömningar och i förekommande fall åtgärdsplaner för att minimera riskerna. Styrelsen går årligen igenom den riskanalys som sekretariatet genomfört utifrån modellen. I samband med detta görs också en s k livscykelanalys av sektionens intäktskällor.

Utvärdering av det interna arbetet
Varje styrelsemöte utvärderas av styrelseledamöterna utifrån en speciell enkät. Vid styrelsens sista ordinarie styrelsemöte för verksamhetsåret görs en utvärdering av hela styrelseåret.Styrelsen genomför årligen utvecklingssamtal med generalsekreteraren. Inför detta utvecklingssamtal inhämtas synpunkter från avdelningscheferna och valda anställda på sekretariatet.

Övrigt
Under 2010 begärde styrelsen in kompletterande information eller rapporter gällande den interna kontrollen inom följande verksamhetsområden:
- Riktlinjer och rutiner vid tillsättning av specialgrupper inom sektionen.
- Sektionens planerings- och budgeteringsprocess.
- Översyn av sektionens utlokaliserade postorderverksamhet
- Sektionens arbete med riskhantering.
- Andra förtroendeuppdrag som kan orsaka jäv eller jävslika förhållanden.
- Sekretariatets framtida utveckling.- Sekretessförbindelse för styrelsen.
- Kostnadsersättning för styrelsen.

Styrelsen genomgick under året en utbildning i internkontroll under ledning av PWC.