Protokoll marsmötet 2011 Protokoll från 1-2 mars 2011

PROTOKOLL FÖR MÖTE MED SVENSKA SEKTIONENS STYRELSE

Tid: 19-20 mars 2011
Plats: Park Inn, Hammarby Sjöstad, Stockholm
Ordförande: Anna Nilsdotter
Vice mötesordförande: Lisbeth Kohls
Justerare: Christer Arnrup

Närvarande

Ledamöter
Christer Arnrup
Maria Eklund (§ 129-152)
Michael Falk (§ 129-147)
Sofia Halth
Lisbeth Kohls

Magnus Leivik
Anna Nilsdotter
Lars Olsson
Madelaine Seidlitz (personalrepresentant, § 148-154)

Sara Ångström (personalrepresentant, § 129-147)

Sekretariatet
Lise Bergh (§ 129-154)

Annica Blidegård (§ 139-147)
Miriam Isaksson (§ 139-147)
Fredrik Kron (§ 139-147)
Hannah Laustiola (§ 129 -154)

Övriga
Öjar Janhager – granskningskommittén (§ 129-154)
Ulrika Lagerqvist – medlem (§ 148-152)
Maria Lindgren – valberedningen (§ 152)

Frånvarande
Anton Lidström
Marie Norling


§ 129 Mötet öppnas

Mötet öppnas av Lisbeth Kohls.


§ 130 Fastställande av dagordningen

Christer Arnrup utses till justerare istället för Marie Norling. Suppleanterna Christer Arnrup och Magnus Leivik blir båda röstberättigade då två ordinarie ledamöter är frånvarande.

Beslut

att fastställa dagordningen med sagda förändring.


§ 131 Föregående mötesprotokoll

Styrelsen går igenom föregående mötesprotokoll som inte föranleder några kommentarer.

Beslut

att lägga protokollet till handlingarna.


§ 132 uppföljning av öppna beslut

Styrelsen går igenom listan med öppna beslut och stryker de som är åtgärdade.


§ 133 Utvärdering av tidigare styrelsemöte

Utvärderingen av mötet innan gås igenom utan anmärkningar.


§ 134 Rapport om per capsulambeslut

Beslut fattade per capsulam sedan styrelsens möte 5-6 februari:

7 februari 2011

Beslut

att AIK till september 2011 består av följande personer:

Linda Billfalk
Bengt Brülde
Sara Belfrage
Robert Tolonen
Karin Tomzcak



18 februari

Beslut

att styrelsen reviderar standardstadgarna för distrikten så att den nya lydelsen av § 3 lyder:

Medlem i distriktet är alla aktiva medlemmar i distriktets grupper och ungdomsgrupper, samt alla som är verksamma inom de grupper/funktioner på distriktsnivå som tillsatts av distriktsstyrelsen eller distriktets årsmöte. Medlem i distriktet ska även vara medlem i den svenska sektionen av Amnesty International.


15 mars

Beslut

att välja följande ICM-delegation för ICM 2011:

- Generalsekreterare
- Ordförande
- Kassör
- Anton Lidström
- Lisbeth Kohls
- Karin Tomczak
- Reserv: Michael Falk


§ 135 Rapport från sekretariatet

Lise Bergh föredrar och lyfter fram några punkter särskilt. Rapporten om exportkrediter som svenska sektionen nyligen släppte i samarbete med Diakonia, har fått stort genomslag och redan resulterat i förändringar. Exempelvis har nya direktiv till exportkreditnämnden antagits och frågor i riksdagen om det som rapporten tar upp har ställts bara en månad efter det att den släpptes. Amnesty och Diakonia har dessutom haft möten med alla tre exportorgan.

Den manifestation som hölls till stöd för mänskliga rättigheter i Nordafrika och Mellanöstern blev mycket lyckad och samlade 200 deltagare. Under perioden har det också varit mycket media kring händelserna i Nordafrika och Mellanöstern. Två välbesökta utbildningar har hållits, en för landsamordnare och en för ungdomsgrupperna. Den relativt nya e-postkommunikationen går bra liksom arbetet med att tillsammans med Lundagrupperna nylansera den virtuella Amnestybutiken till hösten.

Öjar Janhager från Granskningskommittén (GK) tycker att det vore bra om det i protokollet hänvisades mer till vad som görs för att ge en bättre bild av allt som händer. GK är imponerade av all verksamhet och konstaterar att många av målen som tas upp i planen redan är uppfyllda trots att det är mycket kvar av 2011 än.

Sofia Halth framhåller att det inte bara är de informella rapporterna från sekretariatet som beskriver verksamheten utan att även tertialrapporteringen visar på all verksamhet och att de dessutom finns tillgängliga för alla medlemmar på medlemssidorna.


§ 136 Rapport från styrelsemedlemmar

Styrelseledamöterna går igenom vad de gjort sedan senaste mötet.


§ 137 Rapport från Amnestys internationella kommitté (AIK)

AIK har många dokument på sitt bord inför Chairs Forum som de kommer att återkomma till styrelsen med synpunkter på framöver.


§ 138 Rapport från Amnestyfonden

Christer Arnrup, som är styrelsens kontaktperson med Amnestyfonden, har inte varit i kontakt med dem och har därför inget att rapportera.


§ 139 Årsredovisning 2010

Det uppstår diskussion kring att föra in styrelsens närvaro och kompetensprofil i årsredovisningen för att uppfylla kravet i FRII:s kvalitetskod fullständigt.

Magnus Leivik undrar om det behövs ett särskilt beslut om att lägga överskottet till det egna kapitalet. Anna Nilsdotter anser inte att det behövs eftersom styrelsen fattade beslut om överskottet redan vid decembermötet. Ett medsskick till sekretariatet till nästa år blir att undersöka ifall ett sådant beslut borde fattas separat i samband med årsredovisningen.

Beslut

att godkänna årsredovisningen för 2010 med tillägget om styrelseledamöternas kompetensprofil och närvaro.


§ 140 Kommentar till det ekonomiska utfallet 2010

Annica Blidegård presenterar kommentarerna till det ekonomiska utfallet. Budgeten 2010 låg på 73 995 tkr, och utfallet blev 78 186 tkr, det vill säga ca 4 mkr över budget och detta trots att det stora arv sektionen väntar på inte hunnit betalas ut. Humanfonden slutade ca 3 mkr över budget och Postkodlotteriet ca 1 mkr över budget. Värt att notera är att medlemsrekord slogs förra året och att antalet medlemmar stadigt ökar. Gåvor via autogiro och givarbrev är också på uppåtgående. Medelgåvan är på 66 kr/månad och medlemmar och givare står alltjämt för en klar majoritet av sektionens inkomster. I dagsläget betalar drygt 83% av alla medlemmar sin medlemsavgift och eventuell extra gåva via autogiro. Jämfört med 2009 har intäkterna ökat med drygt 5 mkr.

De sammanlagda kostnaderna för 2010 uppgick till 76 518 tkr, vilket var ca 2 523 tkr över budget. Jämfört med 2009 har även kostnaderna ökat med drygt 6 mkr. Utöver det obligatoriska bidraget till den internationella rörelsen gav vi ett extra frivilligt bidrag om nästan 8 mkr, vilket var ca 4 mkr över budget. Ett bidrag gavs också till Rådgivningsbyrån för asylsökande och flyktingar på 600 tkr.

Enligt Svensk Insamlingskontrolls (f d SFI) nyckeltalsberäkning hamnade ändamålskostnaderna på 78% i förhållande till intäkterna. Motsvarande siffra för insamling och administration blev 20%. Sammanfattningsvis låg intäkterna ca 4,2 mkr över budget och kostnaderna på ca 2,5 mkr över budget.


Beslut

att lägga kommentarerna till det ekonomiska utfallet 2010 till handlingarna.


§ 141 Revisorernas rapport

Kassör Maria Eklund kommenterar revisorernas rapport. Styrelsen uttrycker ett önskemål om att punkten om revisorernas rapport lämpligen läggs till dagordningen varje år i mars i samband med bokslut.

Michael Falk meddelar att han vid läsningen av revisorernas rapport upptäckte att företaget BDO som utför revisionen är kunder till hans eget företag Agera PR. Han har inte någon relation till de revisorer som utfört revisionen men undrar ändå om jäv möjligen föreligger och hur detta i så fall bör hanteras.

Lisbeth Kohls tar upp en not från revisorerna om schablonberäkning av avgiften till det internationella sekretariatet (IS). I dagsläget görs en schablonberäkning av den avgift sektionerna betalar till IS och i noten skrivs att Amnesty rekommenderas införa en årlig uppföljningsrutin kring denna schablonberäkning efter det att IS under 2011 infört ett nytt beräkningssätt av avgiften. Sekretariatet kommer att säkerställa att en ny uppföljningsrutin kommer på plats från och med verksamhetsåret 2011.

Beslut

att lägga revisorernas rapport till handlingarna,

att uppdra åt Lise Bergh att återkomma till styrelseforum efter att ha rådfrågat jurister om Michael Falks relation till BDO,

att uppdra åt sekretariatet att följa upp revisionsrapportens notering 4.7.2 om IS-schablonens beräkning.


§ 142 Gruppernas redovisning

Annica Blidegård informerar om att per den 11 mars 2011 hade 78 redovisningsgrupper/enheter och 9 distrikt lämnat in redovisning, 28 grupper/enheter och 5 distrikt hade inte lämnat in redovisning (4 distrikt har varit vilande under 2010, ett distrikt förklarades vilande på februarimötet 2011). Det finns även 85 grupper/enheter som är sektionsgrupper utan egen ekonomi.

Anna Nilsdotter kommenterar att det fortfarande är många grupper som inte lämnar in en redovisning, i likhet med tidigare år. Styrelsen trodde det skulle bli bättre efter några år när rutinen med redovisning ”satt sig” men det verkar inte så. Annica Blidegård menar att en stor skillnad mot förra året är att samtliga grupper då skulle lämna in redovisning, även grupper som valt att bli sektionsgrupper, medan det i år enbart är redovisningsgrupperna som ska göra det. Därför håller sekretariatet inte med utan tycker tvärtom att det ser bättre ut i år än förra året.

Maria Eklund anser att förra årets deadline som sattes till den 31 mars var lite för snäv och strategigrupp tre (SG3) tycker att sekretariatet i år ska ges lite mer tid för att försöka få in alla redovisningar innan det blir aktuellt med ett indraget insamlingstillstånd.

Beslut

att uppdra åt sekretariatet att senast 20 april 2011 samtala med grupper och distrikt som inte inkommit med redovisning samt att beslut om att frånta grupper och distrikt rätten att samla in pengar i Amnestys namn tas på styrelsens majmöte.


§ 143 Tertialrapport 3:e tertialet samt måluppfyllelserapport för 2010

Lise Bergh inleder med att berätta om den nya modellen för att rapportera måluppfyllelsen med så kallade trafikljus för att markera tre olika nivåer motsvarande hur väl målen uppnåtts. Modellen har tagits fram av sekretariatet i samråd med SG2. Varje så kallad sektionsportfölj (innehållande 1-8 sektionsmål) bedöms i sin helhet och får därmed en färg som markerar måluppfyllelsen för portföljen sammantaget. Om målet/n i en portfölj inte är uppnådda och troligen inte kommer att uppnås under planeperioden (fram till slutet av 2011) blir portföljen röd, om målet/n troligen kommer att uppnås men inte är påbörjade eller avslutade inom den tid som anges i planen, av exempelvis resursskäl, blir portföljen gul och slutligen blir en portfölj grön om arbetet förlöper planenligt och målet/n har eller med stor sannolikhet kommer att uppnås innan periodens slut.

Sammanfattningsvis visar den aktuella måluppfyllelserapporten på åtta stycken ”gröna portföljer” sju stycken ”gula portföljer” samt inga ”röda portföljer”. Sekretariatet känner ingen oro eller stress över de portföljer som är gula, utan tror att de kommer att uppfyllas inom utsatt tid. Det kan konstateras att portföljerna om IT och strategier för digital kommunikation är extra viktiga eftersom de i hög utsträckning påverkar möjligheten till måluppfyllelse i andra portföljer. Med andra ord kan arbetet inom ramen för de portföljerna möjliggöra eller sätta käppar i hjulet för all annan verksamhet. I övrigt noteras ett mycket bra resultat för målen inom portföljen ”Utveckla och stödja aktivismen” med ett rekord i utåtriktade aktiviteter. Även inom portföljen ”Tillväxt” syns särskilt goda resultat. Omprioriteringar av resurser sker löpande inom samtliga portföljer när behov uppstår.

Avdelningscheferna redogör för måluppfyllelsen i respektive portföljer under deras ansvarsområde och styrelsen ges möjlighet att ställa frågor.

Christer Arnrup undrar hur den personliga faktorn och det långsiktiga arbetet kommer in i arbetet med kampanjen Fattigdom – en rättighetsfråga. Han undrar hur grupper kan jobba med individfall inom ramen för kampanjen, om de exempelvis kan bli en ”Dignity-Kenya-slum-grupp”. Andra i styrelsen delar synen att det vore bra om detta förtydligas och sekretariatet tar med sig frågan om hur man utöver IAR-fall kan jobba tematiskt med något av underområdena inom fattigdomskampanjen för att understödja ett mer långsiktigt arbete inom grupperna.

Utöver sakinnehållet i rapporten diskuteras formen för rapporteringen en hel del. Anna Nilsdotter menar att emedan rapporten enligt denna modell är ett stort steg framåt för att ge styrelsen vägledning, kvarstår en del brister. Exempelvis framgår det inte alltid tydligt varför färgen gul har satts på vissa portföljer. Beror det på resursbrist, strategier, en extern händelse etc. Nästa steg måste bli vad sekretariatets analys av utfallet är. Det är möjligt att det kan behövas en till del i rapporten som kommenterar vilka åtgärder som sätts in för att uppnå de mål som ännu inte uppfyllts och av ett eller annat skäl, vid tidpunkten för rapporten, inte bedöms göra det i tid.

Sofia Halth konstaterar att sekretariatet i sina bedömningar verkar ha utgått mycket från indikatorerna som tillhör respektive mål men poängterar att det inte går med säkerhet att säga att indikatorerna är rätt satta.

Frågan är huruvida de mäter det de avser att mäta. Hon undrar även om sekretariatet ser det som lämpligt
att ändra inte bara målen utan också indikatorerna löpande. Sekretariatet medger att en del indikatorer är bristfälliga och att det kommer att förbättras i och med framtagandet av nästkommande plan som påbörjas under hösten då sekretariatet även kan ta hänsyn till styrelsens övriga kommentarer. Fredrik Kron meddelar att indikatorerna inte ändras löpande då det skulle riskera bli för rörigt, men tillstår att det någon gång per år kan behövas en revidering av målen i planen, så som gjordes i december i fjol, och då kan indikatorerna komma att ändras som följd. Aktiviteterna som är kopplade till målen kan också de komma att ändras i samband med det.

Vidare ställer styrelsen en del frågor kring hur bedömningen gjorts av färgen på vissa specifika portföljer och sekretariatet utvecklar de motiveringar som endast kortfattat givits i underlaget. Anna Nilsdotter klargör att bedömningen av måluppfyllelsen görs över nuläget men i förhållande till vad sekretariatet tror om målets status innan planeperioden är slut. I vissa fall behöver man även studera indikatorerna och inte enbart målen för att förstå varför en viss portfölj bedömts som den gjorts.

Öjar Janhager påpekar att GK:s rapport till årsmötet hade blivit ännu mer positiv om de hade hunnit ta del av den tredje tertialrapporten.

Anna Nilsdotter anser att denna modell för redovisning av måluppfyllelsen borde presenteras vid samtliga tre tillfällen om året då tertialrapporten presenteras. På så sätt får styrelsen en mycket mer ändamålsenlig diskussion med bättre möjlighet till ansvarsutkrävande än vad som annars är möjligt.

Avslutningsvis ser styrelsen med stor tillfredsställelse på denna redovisningsmodell och de resultat som presenteras.


§ 144 FRII:s kodrapport

Lise Bergh föredrar och berättar att det i år är andra året sektionen lämnar in kodrapporten. Styrelsen ställer frågor kring vissa av de dokument det hänvisas till och anser att det i några fall behövs mindre justeringar/förtydliganden. Specifikt verkar rutinerna kring punkterna 5.4 om organisationens ansvar och 5.10 om återbetalning av gåva, vara något oklara. Sofia Halth lyfter också upp punkten 4.6.2.1 om riktlinjer kring ersättning till ledande befattningshavare, där det står att sådana ska finnas och att styrelsen är skyldiga att ta fram dessa. Lars Olsson påminner om händelserna kring den f d internationella generalsekreteraren Irene Khan och undrar om inte de problem som uppstod då delvis gjorde så för att sådana riktlinjer saknades. Lise Bergh meddelar att hennes ersättning är reglerad men att det saknas riktlinjer rörande de andra cheferna. Ett arbete med att ta fram direktiv/strategi för Amnesty som arbetsgivare pågår sedan förra året. Styrelsen undrar om det är möjligt att skynda på det arbetet för att fatta beslut om den del som FRII efterfrågar (ersättning till ledande befattningshavare) innan årsmötet och sekretariatet svarar att det är möjligt och att de ska återkomma med ett förslag.

Anna Nilsdotter frågar om sektionen har fått några frågor på kodrapporten sedan förra året. Vidare vill hon veta hur Amnesty står sig jämfört med andra organisationer avseende hur vi redovisar vår rapport. Hon framhåller att Amnesty ska vara i framkant på detta område enligt visionsdokumentet Svenska Amnesty 2016. Sekretariatet kan inte svara vid sittande bord hur det sett ut med frågor på rapporten men ska ta reda på det. När det gäller hur andra organisationer gör är det också något oklart, men en annan organisation sekretariatet jämfört med har en mer narrativ text som upplevdes rörig och bedömningen gjordes att det sätt Amnesty valt att redovisa på var tydligare.

Diskussion uppstår om hur detaljerade hänvisningarna i rapporten bör vara, om de borde nämna i vilka dokument och var en viss uppgift kan hittas eller om en mer generell kommentar (som det ser ut nu) är tillräcklig. Lise Bergh framhåller att vissa punkter inte kräver någon dokumentation överhuvudtaget. På vissa ställen i rapporten hänvisas till ”internt tillgänglig info” utan närmare specifikation. Sekretariatet har dock ett internt dokument som anger var dessa dokument finns och föreslår att det inte skrivs in i själva kodrapporten vilka dokumenten är och var man kan hitta dem. Detta eftersom riktlinjer/policys ändras fortlöpande och det därmed blir svårt att hålla rapporten uppdaterad. Istället föreslår sekretariatet att alla i styrelsen ges tillgång till det interna dokumentet och tillägger att de flesta andra organisationer i FRII gör på samma vis gällande hänvisningarna i rapporten.

Lisbeth Kohls menar att styrelsen borde verka för ökad öppenhet och gå i bräschen för ännu bättre transparens genom att på ett tydligare sätt specificera var informationen som det hänvisas till finns tillgänglig, även om det inte är ett krav från FRII. Hon får medhåll från Magnus Leivik. Övriga i styrelsen anser dock att den information som nu ges är tillräcklig med hänvisning till de krav FRII ställer och det argument sekretariatet framfört om svårigheten i att hålla dokumentet uppdaterat samt med tanke på att det finns ett internt dokument som specificerar var informationen finns. Michael Falk tycker dock att det interna dokumentet borde tillhandahållas styrelsen före mötet nästa år, istället för under mötet som nu är fallet. Lisbeth Kohls tillägger även att då rapporten sänds in i styrelsens namn, borde styrelsen få den tidigare innan mötet för att få möjlighet att granska den innan man skriver under den.

Anna Nilsdotter anser att även om de i styrelsen som hade föredragit en mer detaljerad hänvisning i rapporten är i minoritet, kan det vara bra att se över detta till nästa år för en mer ordentlig diskussion om hur vi refererar till information.

Beslut

att uppdra åt sekretariatet att ta fram riktlinjer för ersättning till ledande befattningshavare och återkomma till styrelseforum för beslut snarast möjligt,

att uppdra åt sekretariatet att förtydliga rutinerna för punkt 5.4 och 5.10 i FRII:s kodrapport,

att uppdra åt sekretariatet att återkomma till styrelseforum med information om hur andra organisationers rapporter ser ut samt om eventuella frågor vi fått om rapporten,

att uppdra åt sekretariatet att fortsättningsvis lägga fram FRII:s kodrapport till februarimötet istället för till marsmötet samt att föra in justeringen i arbetsordningens punkt 32.


§ 145 Budget- och verksamhetsmötets syfte

Lise Bergh föredrar. Efter en förändring i styrelsens mötescykel förra året tidigarelades budgetmötet till september då inget förslag till budget förelåg men då medlemmarna istället gavs chansen att komma in budgetprocessen tidigare. Det traditionella budgetmötet, där ett färdigt förslag till budget presenteras, finns alltså inte kvar, men däremot en reell möjlighet för medlemmarna att faktiskt påverka det förslag till budget som sedan presenteras för styrelsen till novembermötet.

Maria Eklund framhåller att det i det gamla årsmötesbeslutet från 2005 om budgetmötet står att budgeten ”ska förankras” bland medlemmarna och att styrelsen med nuvarande ordning inte uppfyller den delen av beslutet. Däremot uppfylls den första delen av beslutet om att ge grupperna demokratiskt inflytande mycket väl.

Sofia Halth föreslår att styrelsen till årsmötet lägger ett förslag som fastställer den nuvarande modellen med att låta medlemmarna komma in i processen tidigare men stryker delen om att förankra budgeten. Michael Falk håller med med hänvisning till att diskussionerna tenderar att hamna på detaljnivå annars medan nuvarande ordning möjliggör en diskussion på strategisk nivå, där den bör hållas.

Sofia Halth lyfter Anton Lidströms ursprungliga fråga från decembermötet om att det vore önskvärt att på ett bättre sätt kunna se medlemmarnas inflytande i förslaget till budget. Sekretariatet instämmer i styrelsens uppfattning.

Beslut

att styrelsen föreslår årsmötet 2011 att ge styrelsen mandat att efter ICM 2011, i dialog med GK, ändra GK:s direktiv avseende rapportering, med hänsyn till de nya rapporteringssystem som då kan föreligga,

att lägga fram ett förslag till årsmötet om det framtida budget- och verksamhetsmötet,

att uppdra åt sekretariatet att årligen i samband med budgetförslaget rapportera om hur medlemmarnas synpunkter har beaktats i budgetförslaget.


§ 146 Rapport om vilande distrikt

Fredrik Kron föredrar. Rapporten om tillståndet i distrikten genomsyras av skillnaden mellan funktionalitet och formell organisation. Formell organisation är inte per automatik samma sak som fungerande verksamhet. Det betyder alltså att det finns distrikt med fungerande verksamhet som saknar formell organisation.

Bedömningen av vilande distrikt i detta underlag är gjord utifrån ett verksamhetsperspektiv. Med det menas att de är vilande i betydelsen att de saknar ett formaliserat ansvarstagande för verksamheten. I praktiken gör sekretariatet bedömningen att vi har sex stycken sådana vilande distrikt. Ur ett ekonomiskt perspektiv har vi däremot bara fyra stycken vilande distrikt eftersom det perspektivet ser till vilka distrikt som saknar egen ekonomi och därmed inte lämnat in någon redovisning. Viktigt att poängtera är dock att det i vissa av de distrikt som formellt är förklarade som vilande ändå förekommer viss verksamhet.

Slutsatsen är att i de distrikt där formell organisation saknas men funktionalisering finns, det vill säga någon form av ansvarsfördelning, brukar det ändå gå bra för distriktet. Utan detta blir det däremot svårt. Deltagande i nationella utbildningar ger också högre grad av aktivitet inom ett distrikt jämfört med de distrikt som inte eller sällan deltar. Deltagande i projektledarutbildningar och ledarskapsprogram ger även det bra effekter för aktivismen i distrikten.

Magnus Leivik konstaterar att det i årsredovisningen framkommit att outnyttjade resurser vad gäller posten aktiviststöd uppgick till drygt 80% av budgeten och undrar vad beror det på. Sekretariatet ber att få återkomma i den frågan men framhåller dels att mycket ryms inom den budgetposten, exempelvis stöd till specialgrupper, dels att det till största delen beror på det som nämns i kommentarerna till det ekonomiska utfallet om att distrikt och grupper inte utnyttjat det som var avsatt för aktivitets- och verksamhetsstöd i så hög grad som väntat.

Lars Olsson anser att det vore önskvärt att det i rapporten framöver anges datum för när ett distrikt blivit förklarat vilande, även för de distrikt där det enbart gäller verksamheten, så att det blir lättare att följa upp. Fredrik Kron menar att det egentligen inte är så intressant om de är vilande i formell mening annat än ur ett ekonomiskt perspektiv så länge det trots det finns verksamhet i distriktet. Lars Olsson tycker ändå att det vore bra om till exempel när det senast hölls ett årsmöte i distriktet kunde föras in i rapporten för att få en uppfattning om tidsramen. Han vill också skicka med att det som skrevs in i dokumentet Svenska Amnesty 2016 om långsiktiga medlemsstrukturer också gärna får tas in som en del i rapporten.

Maria Eklund undrar om sekretariatet funderat något på att införa möjligheten för distrikt att bli ”sektionsdistrikt” liksom grupperna och istället för att ha en egen ekonomi kunna få verksamhets- och aktivitetsbidrag. Hon påpekar att det i den tidigare organisationsutredningen ingick att distrikt skulle kunna bli frivilliga. Fredrik Kron svarar att det utifrån ett strikt arbetsperspektiv, det vill säga för de tjänstemän som jobbar med aktivism, förmodligen skulle fungera bra. Lise Bergh framhåller däremot att vi har en ordning som efter att den stora organisationsöversynen avslutades, slog fast att distrikten inte skulle vara frivilliga. Det är således en organisationsfråga som styrelsen för inte alltför längesen sagt nej till. Maria Eklund vill dock öppna upp för den möjligheten. Hon poängterar att om ett distrikt skulle kunna bli ett ”sektionsdistrikt” betyder det att det inte är en egen juridisk person, utan en frivillig struktur. Miriam Isaksson betonar att invändningen från sekretariatet tidigare gällde juridiska aspekter kring vad som händer med ett distrikt som har olika typer av grupper under sig, både sektionsgrupper och redovisningsgrupper. Lisbeth Kohls föreslår att frågan kan läggas in i den demokratiutredning styrelsen kommer att föreslå årsmötet och Christer Arnrup instämmer. Anna Nilsdotter avråder från det eftersom demokratiutredningen enligt diskussionen på februarimötet ska fokusera på andra frågor. Hon håller dock med om att frågan om distrikten inte löstes genom den förra organisationsöversynen och att det är en fråga som behöver tas upp på nytt framöver.

Magnus Leivik frågar huruvida distrikten har givits en chans att komma med feedback när det gäller beskrivningen av dem och vilket stöd de behöver, och i det fall de inte har det om det är möjligt. Han menar att det vore intressant att se vilken bedömning distrikten själva gör och om de stämmer överens med sekretariatets bedömning. Sekretariatet meddelar att distrikten inte delgivits underlaget i förväg. Sofia Halth föreslår att distrikten i alla fall tillkännages att underlaget finns.


§ 147 Inför årsmötet 2011

-
Förslag till årsmötesdagordning

Årsmötesdagordningen gås igenom och sekretariatet redogör för en del mindre uppdateringar.

- Förslag till beredningsgrupper och yttranden över inkomna motioner

Styrelsen diskuterar ingående förslagen på svar till samtliga inkomna motioner. Förslaget till indelning i beredningsgrupper gås också igenom och styrelsen anser att det behöver justeras något.

Beslut

att uppdra åt sekretariatet att revidera förslagen till yttranden utifrån diskussionen och återkomma snarast möjligt i styrelseforum,

att uppdra åt sekretariatet att revidera förslaget till beredningsgrupper och återkomma snarast möjligt till styrelseforum.


§ 148 Styrelsens förslag till årsmötet 2011

- Medlemsavgifternas storlek

Inga invändningar mot sekretariatets förslag att behålla medlemsavgifterna för 2012 oförändrade.

- Tillsättning av uppdragsgrupp i demokratifrågan

Strategigrupp 1 redogör för sitt förslag och styrelsen diskuterar texten. Lars Olsson föreslår att det som i underlaget presenteras som påståenden kunde omformuleras till frågor för att slå an en mer öppen ton och visa att styrelsen välkomnar olika synvinklar och förslag. Styrelsen bifaller förslaget.

- Resolution till ICM om statliga bidrag

Styrelsen går igenom förslaget till årsmötet som baserar sig på den resolution svenska sektionen sänt in till ICM 2011 och som styrelsen söker årsmötets godkännande för. Mindre justeringar i texten diskuteras och styrelsen föreslår en del tillägg.

- Förslag från styrelsen om uppdaterade riktlinjer för diskrimineringsombuden

I enlighet med styrelsens diskussion i styrelseforum har sekretariatet lagt fram ett förslag om en mer begränsad roll för diskrimineringsombuden framöver. Lars Olsson föreslår att diskrimineringsombudens roll läggs in i arbetsordningen istället för som separata riktlinjer. Anna Nilsdotter tillägger att deras roll skulle kunna föras in som ett stycke i årsmöteshandboken till nästa år om styrelsens förslag går igenom. Ytterligare några små justeringar av texten i förslaget diskuteras.

Beslut

att uppdra åt sekretariatet att i samråd med SG3 göra mindre justeringar i ICM-resolutionen om statliga bidrag inför årsmötesutskicket,

att uppdra åt sekretariatet att revidera styrelsens förslag om uppdaterade riktlinjer för diskrimineringsombuden och återkomma till forum för vidare diskussion,

att uppdra åt ordförande att slutgodkänna samtliga reviderade förslag innan utskick till årsmötesdeltagare.


§ 149 Rutiner vid diskriminering

Lise Bergh föredrar det uppdaterade underlaget från sekretariatet som reviderats i enlighet med styrelsens diskussion vid föregående möte.

Lars Olsson påpekar att det vore bra om det förtydligades i styrelsens arbetsordning vad som gäller vid fall av diskriminering eftersom det inte finns med i den nu. Han har lagt ett förslag i styrelsens forum om hur det skulle kunna formuleras men föreslår att det kan föras in arbetsordningen till junimötet när den ändå gås igenom.

Beslut

att anta/godkänna de beskrivna rutinerna för diskriminering, trakasserier och kränkande behandling i medlemsorganisationen Amnesty International.

att uppdra åt styrelsen att lägga ett förslag till årsmötet om förändrat uppdrag för diskrimineringsombuden,

att uppdra åt sekretariatet att efter årsmötet uppdatera dessa rutiner i enlighet med årsmötets beslut om diskrimineringsombudens roll,

att uppdra åt Lisbeth Kohls och Michael Falk att föreslå uppdatering av arbetsordningen till styrelsens junimöte.


§ 150 Plan abortfrågan till 2013

Beslut

att bordlägga frågan om abortplan samt uppdra åt Sofia Halth att återkomma till styrelseforum snarast möjligt för beslut.


§ 151 Rapport om romer i asylprocessen

Madelaine Seidlitz föredrar. Bakgrunden till den studie som för närvarande håller på att avslutas är ett årsmötesbeslut från 2009 om att se över om romer får en rättssäker asylprocess i Sverige. Camilla Sjödahl har projektanställts fem månader på heltid för att sammanställa studien som även kommer att presenteras på årsmötet. Det kommer inte att bedrivas kampanjarbete på studien eller göras aktivt utåtriktade aktiviteter men den kommer att presenteras för Migrationsverket som även bistått med mycket information. Därutöver kommer studien att presenteras för andra organisationer. Studien har begränsats till att undersöka processen i första instans, det vill säga Migrationsverket, som är den centrala utlänningsmyndigheten. Fokus har varit på omedelbara avvisningar, beslutsmotiveringarna i ärendena samt själva utredningarna. Ärenden har studerats och ett antal djupintervjuer har gjorts med både asylsökande och några beslutsfattare på Migrationsverket och några mottagningsenheter. Eftersom det inte är en jämförande studie har det funnits en svårighet i att avgöra vad som utgör särbehandling av romer i asylprocessen och vad som beror på strukturella problem. En annan svårighet har varit att få in tillräckligt med fall eftersom romerna ofta utvisas snabbt. Särskilt svårt har det varit att få tag i kvinnliga asylsökande liksom att få träffa dem utan manliga följeslagare. Studien innehåller inga rekommendationer i egentlig mening.

Styrelsen ges tillfälle att ställa frågor och undrar då:
A) Kommer studien släppas till media? B) Vad finns det för planer framöver, vad kan göras på sikt? C) Kommer resultaten presenteras särskilt för de romska organisationer vi samarbetat med och kommer den delges internationellt till exempelvis EU-kontoret samt om det påverkar Rådgivningsbyråns arbete? D) Har någon likartad studie gjorts i andra sektioner eller är det tänkbart att andra sektioner tillsätter liknande utredningar?

Madelaine Seidlitz svarar enligt följande:
A) Nej, sektionen kommer inte aktivt att gå ut med studien till media men om vi får frågor på den kan vi släppa den. Syftet med rapporten är inte främst medialt genomslag och opinionsbildning utan den är snarare avsedd för de personer som jobbar med frågorna.

B) Det finns inga speciella planer i nuläget men sekretariatet kommer att fortsätta jobba med enskilda ärenden. Sekreatariatet hoppas även att andra tar vid, t ex har Röda Korset varit inne på detta spår och Amnesty skulle kunna samarbeta mer med dem. UNHCR gör en omfattande utredning kring hur asylprocessen i Sverige ser ut generellt och beroende på resultatet av den kanske sektionen kan jobba mer med migrationsverket och fortsätta bevaka frågan, vara s k watch-dogs. Det kan också hända att det kommer kampanjer från IS om romer i Europa, att ta in EU-medborgare som är romer i Sverige, men det är ännu osäkert. Lise Bergh tillägger att det kanske kan bli en fråga till nästa handlingsplan.

C) Ja, vi kommer att delge studien med de individer vi samarbetat med och med den organisationen, likaså med EU-kontoret och IS. För Rådgivningsbyrån kommer studien säkerligen att vara användbar men den utgör inte ett av deras prioriterade områden.

D) Studien har endast gjorts i Sverige eftersom den var ett resultat av ett beslut på den svenska sektionens årsmöte men det är trots det tänkbart att andra sektioner kan komma att göra liknande studier i framtiden.


§ 152 Valberedningens förslag till årsmötet

Sammankallande Maria Lindgren föredrar valberedningens förslag till årsmötet via telefon.


§ 153 Inför Chairs Forum (CF)

- Dagordningen

Anna Nilsdotter informerar om att mycket kommer att handla om att gå vidare med Ett Amnesty-agendan samt diskussioner om händelserna kring utbetalningar till f d generalsekreteraren Irene Khan och hennes biträdande generalsekreterare Kate Gilmore. Sofia Halth påminner om att det står inskrivet i styrelsens plan för arbetet i abortfrågan att ordföranden ska nätverka internationellt på CF i syfte att lobba för den svenska sektionens uppfattning. Hon frågar om Anna Nilsdotter bedömer att det kommer att finnas tid för det i år med tanke på de stora diskussioner som kommer att föras. Anna Nilsdotter tror att det är möjligt men tillägger att det beror på var man lägger ambitionsnivån.

Sedan tidigare finns ett styrelsebeslut om att Anna Nilsdotter ska ställa frågor på CF om hur processen kring framtagandet av Amnestys nya globala identitet (GI2) gick till. Sammanfattningsvis finns alltså ett antal frågor som ordföranden väntas lyfta under CF, dessa är:

- Abortfrågan
- Processen kring framtagandet av GI2
- Lobba för styrelsens förslag om att förbjuda statliga bidrag inom Amnesty
- Frågor kring utbetalningarna till Irene Khan och Kate Gilmore (se nedan)

- Brev från Peter Pack

Sedan utbetalningarna till Irene Khan och Kate Gilmore kom sektionen tillkänna har den svenska styrelsen efter diskussion i styrelseforum publicerat ett brev till alla medlemmar på medlemssidorna. I brevet förklaras det vad som hänt tillsammans med den svenska styrelsens reaktioner. Bifogat till detta finns även ett brev från den internationella ordföranden för Amnesty International, Peter Pack, samt ”Frågor & Svar” från den internationella styrelsen (IEC).

Styrelsen går en runda runt bordet för kommentarer kring det inträffade för att få fram vilka frågor styrelsen har och vad ordföranden borde ta upp på CF till IEC.

Sammanfattningsvis vill styrelsen se att följande punkter tas upp av ordföranden på CF om möjligt:
- Vad finns det för policys kring bonus och övertid?
- Hur såg avtalens exakta utformning ut?
- Hur ser brittisk lagstiftning ut på området arbetsrätt?
- Innebar det kontraktsbrott att Khans kontrakt inte förlängdes?
- Hur ser den nuvarande internationella generalsekreteraren Salil Shettys avtal ut?
- Hur såg Kate Gilmores avtal ut, hade hon kunnat omplaceras?
- Varför valdes förlikning istället för process i domstol?
- Hur ser avtalet ut kring den bok Irene Khan skrev för Amnesty och intäkterna från dessa?
- Vad är IEC:s mandat att tillsätta en utredning, finns det en instans internationellt motsvarande FRII som skulle vara bättre lämpad?
- Krishanteringen har sett olika ut i olika delar av världen, borde förebyggas genom gemensam krishanteringsstrategi.
- Klargörande om AI Ltd och organisationens uppbyggnad.

Styrelsen kommer överens om att ny information ska gå ut till medlemmarna om den nytillsatta utredningen i Styrelsen informerar och efter CF även på medlemssidorna.

- Utlokalisering av IS

I samband med den utlokalisering av det internationella sekretariatet som nyligen påbörjats uppstod en schism mellan arbetsgivaren och facket. Lise Bergh meddelar att ledning och fack nu är överens och att utlokaliseringen av IS fortskrider enligt planerna.


§ 154 Övriga frågor

Under mötets gång har Christer Arnrup varit i kontakt med Amnestyfonden och lämnar nu rapporten från dem som uteblev under punkten ”Rapport från Amnestyfonden”.

Vid Amnestyfondens senaste möte berättade styrelseledamöterna Emil Johanssons och Poa Westrup om sin uppföljningsresa till en organisation Fonden stödjer i Bangladesh som arbetar för kvinnors och flickors rättigheter. Det stöd som Fonden ger till organisationen går framför allt till projekt som avser att göra kvinnor medvetna om sina rättigheter, ge dem utbildning samt också göra unga pojkar och män medvetna om kvinnors rättigheter. Under mötet gick Fondstyrelsen igenom rapporter som ett led i den uppföljning av projekt de stödjer.

Amnestyfondens styrelse beviljade också ett antal ansökningar, bl.a. en ansökan från en organisation i Argentina som ger stöd till anhöriga som har "försvunnit" och en ansökan från en organisation i Kambodja som ska utbilda MR-aktivister på gräsrotsnivå om deras rättigheter i samband med tvångsvräkningar, gruvdrift och olika byggnadsprojekt. På mötet gick Fonden också igenom ett utkast till riktlinjer för bistånd (mindre summor) som olika team som arbetar för Amnestys internationella sekretariat kan söka från Fonden i samband med utredningsresor. Slutligen hade Fonden också ett kortare telefonmöte den 27 februari men då gick de endast igenom utkast till ovannämnda riktlinjer för bistånd och planerade inför årsmötet.


§ 155 Uppföljning av utvecklingssamtal med generalsekreteraren
[styrelseintern]

Styrelsen följer upp det årliga utvecklingssamtal med generalsekreteraren som hållits sedan det senaste mötet.


§ 156 Mötet avslutas

Mötet avslutas av Lisbeth Kohls.








Anna Nilsdotter
Ordförande





Lisbeth Kohls
Vice mötesordförande





Hannah Laustiola
Sekreterare





Christer Arnrup
Justerare





Förklaringar:
AIK - Amnestys Internationella Kommitté - en arbetsgrupp som bistår styrelsen i det internationella
arbetet
CF – Chairs Forum
GI2 – Global Identity 2
GK – Granskningskommittén
ICM (International Council Meeting) - det internationella rådsmötet
IEC – (International Executive Committee) Internationella styrelsen
IS - Internationella Sekretariatet
Per Capsulam - beslut som tas av styrelsen mellan styrelsemöten i styrelsens interna forum på hemsidan
SG - Strategigrupp




Bilaga: Rutiner vid fall av diskriminering, trakasserier eller annan kränkande behandling

1. Fysiska aktiviteter anordnade av sektionen eller av annan juridisk person inom svenska Amnesty.

Om en medlem inom svenska sektionen  under eller i anslutning till aktiviteter anordnade av sektionen  beter sig på ett sådant sätt mot en annan medlem eller en grupp medlemmar att det upplevs eller det kan upplevas som eller anses vara fråga om diskriminering eller trakasserier eller annan kränkande behandling, beter sig på ett sådant sätt mot en annan medlem eller en grupp medlemmar att det upplevs eller kan upplevas som eller anses vara fråga om diskriminering eller trakasserier eller annan kränkande behandling, ska vi som organisation omedelbart agera genom att

1. informera oss om händelsen och vilka som varit inblandade,
2. tala med de inblandade om vad som hänt och höra både den/de som upplevt att hon/han/de blivit diskriminerade, trakasserade eller på annat sätt kränkta
(A) och den/de som påstås diskriminera, trakassera eller på annat sätt kränka (B),
3. höra med B om hon/han/de förstår att beteendet uppfattats som diskriminerande, trakasserande eller på annat sätt kränkande, informera om Amnestys värderingar och fråga om B trots detta står fast vid sitt beteende,
4. höra med A vad som skulle behövas för att personen ska känna att den fått upprättelse,
5. om B, trots informationen om Amnestys ståndpunkt, vidhåller sitt beteende, som en yttersta åtgärd föreslå styrelsen att utesluta B som medlem. B har då möjlighet enligt stadgarna att överklaga detta beslut vid nästkommande årsmöte.
6. dokumentera och följa upp anmälda händelser och hantering. Uppföljning ska ske inom en månad.

Ansvarig för punkterna 1-4 och 6 är den sekretariatsanställde som ansvarar för det aktuella arrangemanget. 
Ansvarig för punkt 5 är generalsekreteraren.

I det fall den ansvarige för aktiviteten beter sig på ett sådant sätt mot en annan medlem eller en grupp medlemmar att det upplevs eller kan upplevas som eller anses vara fråga om diskriminering eller trakasserier eller annan kränkande behandling ska anmälan göras till berörd avdelningschef eller till generalsekreteraren. Denne ansvarar för att åtgärder enligt 1-4 och 6 vidtas.

Om en medlem i svenska sektionen  under eller i anslutning till aktiviteteranordnade av en annan juridisk person inom svenska Amnesty (t ex redovisningsgrupp eller distrikt) beter sig på ett sådant sätt mot en annan medlem eller en grupp medlemmar att det upplevs eller kan upplevas eller anses vara frågan om diskriminering, trakasserier eller annan kränkande behandling, ska vi som organisation omedelbart agera på samma sätt som ovan. Skillnaden är den att medlemmarna, om de inte har möjlighet att lösa situationen själva, då ska vända sig till grupp- och distriktsansvarige på sekretariatet.

2. Online-aktiviteter anordnade av sektionen eller av annan juridisk person inom svenska Amnesty

När det gäller publicering av kommentarer på Amnesty.se och andra officiella Amnestyforum på webben där även andra än medlemmar befinner sig (som t ex Facebook, Twitter och YouTube) finns det särskilda uppföranderegler i kombination med respektive webbplattforms villkor och riktlinjer. Exempelvis för publicering på Amnesty Sveriges Facebooksida gäller följande:

Amnesty förbehåller sig rätten att radera inlägg och kommentarer med följande innehåll från Amnestys sida:
- Uttalanden som strider mot svensk lag, inklusive lagen (1998:112) om ansvar för elektroniska anslagstavlor,
- Inlägg och kommentarer som inte har koppling till Amnestys verksamhet,
- Inlägg med ovårdat språk och stötande formuleringar,
- Inlägg om reklam och länkar med koder för personlig vinning.

Användare som lägger upp inlägg och kommentarer med sådant innehåll på Amnesty sida riskerar att blockeras från pagen. Inlägg och kommentarer med olagligt innehåll kan komma att bli föremål för polisanmälan. Meddela gärna Amnesty om olämpligt innehåll på pagen genom att skicka ett mail till [email protected]

I händelse av att en medlem gör en anmälan om upplevd diskriminering eller trakasserier eller annan kränkande behandling av en annan medlem på Amnesty International Sveriges Facebook-sida ska reglerna ovan under 1-6 tillämpas. Ansvarig i första hand är de som ansvarar för sociala medier på sekretariatet.