Insamling utanför 90-kontot - ett diskussionsunderlag Underlag till styrelsemöte 1-2 februari 2012

Till: Styrelsen
Från: Sekretariatet
Datum: 27 januari 2012

Insamling utanför 90-kontot - ett diskussionsunderlag
(4 bilagor)

Inledning

Sekretariatet fick på styrelsens möte i juni 2011 uppdraget att i samråd med SG3 återkomma till styrelsens februarimöte 2012 med ett diskussionsunderlag om redovisningsgruppers insamling utanför 90-kontot.

Bakgrund

Frågan diskuterades redan 2007 då dåvarande styrelse vid mötet i september 2007 bland annat fattade följande beslut:

att uppdra Jörgen Qwist, Sune Montán och Ebba Hagander att i samråd med sekretariatet arbeta fram ett förslag på hur sektionen i sin helhet, inklusive grupper och enheter, får full kontroll på redovisningen av insamlade medel.

Detta ledde så småningom till förslaget om redovisnings- och sektionsgrupper som beslutades av årsmötet 2009 (beslut 51) och som bland annat innehöll preliminära standardstadgar för redovisningsgrupper med formulerade revisionskrav kopplade till beloppsgränser. Styrelsen fastställde standardstadgarna för grupper i september 2009 och standardstadgarna för distrikt i januari 2010.

Information om redovisningsgrupperna

För att styrelsen bättre ska kunna ta ställning till riskerna rörande insamling utanför 90-kontot kommer här lite bakgrundsinformation om redovisningsgrupperna. Vi redovisar 2010 års siffror då 2011 års siffror ej sammanställts ännu. 2010 hade svenska sektionen 104 redovisningsgrupper, vilket inkluderar 18 distrikt varav 4 vilande. Från sekretariatets sida tycker vi oss se att trenden är att fler grupper väljer att bli sektionsgrupper, både bland befintliga grupper och nytillkomna.

De 104 grupperna samlade under 2010 tillsammans in ca 4 130 000 kr. Utav dessa intäkter utgjorde 3 154 000 insamling från fyra grupper; Distrikt Halland (inkluderar Byring & Bråte), Grupp 9 i Hörby, Lundagrupperna samt Distrikt Göteborg, varav ca 2,5 miljon kr skänktes till sektionen. Övriga grupper samlade tillsammans in ca 976 000 kr, deras kostnader uppgick till 989 100 varav 244 000 skänktes till sektionen (se bilaga 4). I bilagan framgår också vad de insamlade medlen användes till.

Hur själva insamlingen genomförs har sekretariatet väldigt varierande information om, beroende på vilken grupp det är och hur ofta den kommunicerar med sekretariatet. Generellt har sekretariatet mer kontakt med de redovisningsgrupper som samlar in mycket pengar samt distrikt. När det gäller övriga grupper sker de flesta insamlingar via bösskramling, bössor i exempelvis affärer samt vid aktioner. Sekretariatet har relativt liten kontroll över huruvida grupperna uppger telefonnummer samt adress vid insamling samt till vilket ändamål de anger att insamlade medel går till. De bössor som skickas ut från sekretariatet är enbart märkta med Amnesty International och logotypen. Sammanfattningsvis är sekretariatets kontakt med och information om redovisningsgrupperna varierande och baseras främst på personliga relationer, utöver den ekonomiska redovisning samt verksamhetsberättelse som redovisningsgrupperna måste lämna in. År 2010 var det två grupper som inte lämnade in sin redovisning, varav en lades ner och den andra valde att bli sektionsgrupp.

Andra organisationer

Det finns även en stor variation i hur andra organisationer med lokala föreningar har löst sin redovisning. Enligt både Svensk Insamlingkontrolls och FRII:s riktlinjer räcker det med att riksförbundet har 90-konto i de fall organisationen består av ett riksförbund eller motsvarande och ett antal lokalorganisationer. Däremot finns en informationsplikt gentemot givaren (se FRII:s kvalitetskod nedan). Vid kontakt med ett mindre antal organisationer med liknande uppbyggnad som Amnesty framkom följande:

Individuell Människohjälp (IM) har lokala insamlingar och det sker genom IM:s 90-konto. Naturskyddsföreningen har ingen lokal insamling. All deras insamling går genom deras 90-konto. UNICEF:s insamlingar som initieras av frivilliga går via UNICEF:s hemsida och man betalar in insamlade medel till UNICEF:s 90-konto. Frivilliga har inget gemensamt konto utan har pengar på sina personliga konton och för sedan över dem till UNICEF:s 90-konto. Rädda Barnens lokalavdelningar samlar in på RB:s 90-konto och sedan fördelas pengar ut till lokalavdelningarna efter ett visst system (denna information är från 2007 då diskussionen om redovisning startade i sektionen). En blandad bild således.

Risker

Insamling utanför 90-kontot innebär ett flertal risker:

- Insamlingen står inte under kontroll av Svensk Insamlingskontroll och givaren har begränsade möjligheter att se hur pengarna används i förhållande till ändamålet (eftersom de insamlade medlen inte fördelas efter SFI:s krav om minst 75% till ändamål och max 25% till insamling och administration)
- Risken finns att givaren uppfattar att pengarna går till Amnesty svenska sektionen och inte till en enskild enhet om inte informationen är tillräcklig eller förstås av givaren
- Organisationen riskerar att framstå som oseriös om man bedriver insamling utanför 90-kontot vilket skadar varumärket och förtroendet för hur pengarna används
- Risken för bedrägerier ökar om insamling sker utanför 90-kontot, eftersom insynen i hur pengarna förvaltas och används generellt är sämre
- Det blir svårt för sekretariatet att bekräfta att det är ett “ok” post/bankgiro ifall någon kontaktar oss och frågar om det är ett Amnestykonto. Det skulle också kunna bli problem ifall den som står som ansvarig för kontot slutar
- Amnesty kan inte redovisa i sin helhet hur mycket som samlas in och hur pengarna används

Eliminera riskerna

Det finns inget annat sätt att helt eliminera riskerna med insamling utanför 90-kontot än att sluta med den typen av insamling. Det finns däremot ett antal sätt att minska riskerna.

Minska riskerna

En grupp/enhet inom Amnesty som ägnar sig åt insamling till eget konto, det vill säga utanför 90-kontot, bör vara helt införstådd med FRII:s riktlinjer inom området (se bilagor). FRII har dels tagit fram fem punkter som man som givare alltid bör ställa sig innan man ger, dels tagit fram tio punkter kallade “Givarens rättigheter”. Utöver detta finns det avsnitt inom FRII:s kvalitetskod som handlar om insamling. Om man läser dessa dokument noga och handlar utifrån dem kan man minska riskerna rejält.

Vad man som redovisningsgrupp måste tänka på

- Informera tydligt att svenska sektionen av Amnesty International har 90-konto och att gruppen arbetar inom svenska sektionen även om man som lokalgrupp inte har eget 90-konto.
- Informera tydligt vid insamlingstillfället hur insamlade medel kommer att användas.
- Informera tydligt om hur man kan kontakta gruppen för att få veta mer om verksamheten och hur de insamlade pengarna används.
- Vara beredd att lämna ut verksamhetsberättelse och ekonomisk redovisning eller motsvarande handlingar för gruppen till den som vill skänka en gåva. Dessutom att upplysa om att insamlingen inte följer Svensk Insamlingskontrolls riktlinjer rörande ändamåls- och administrations/insamlingskostnader.
- Vid bössinsamling: alltid se till att ha en korrekt och numrerad Amnestybössa och alltid vara beredd att legitimera sig.
- Se till att löpande sköta bokföringen och redovisa gruppens ekonomi genom att skicka in den till sekretariatet senast den 1 mars. Ett lättanvänt redskap är den elektroniska kassabok sektionen tillhandahåller via medlemssidorna på nätet.
- Förbereda svar till media om frågor runt insamlingen (tillsammans med pressekreteraren)

Diskussionsfrågor

Hur ser vi på riskerna med insamling utanför 90-kontot inom svenska Amnesty? Är det något vi fortsatt ska acceptera eller bör vi på sikt försöka få in all insamling till 90-kontot? Vad erbjuder vi i så fall dessa grupper i stället?

Finns det vissa former av insamling som redovisningsgrupperna bör undvika eller helt enkelt inte får ägna sig åt?

Hur kan vi försäkra oss om att alla redovisningsgrupper känner till de regler som gäller för insamling?

Vad, utöver att redovisningsgruppen inte inkommer med redovisning, skulle få styrelsen att besluta om att frånta en redovisningsgrupp rätten att samla in pengar i Amnestys namn?



Bilaga 1. FRII:s fem punkter

När du som givare står i begrepp att skänka, tänk på - innan du öppnar plånboken:

1. Ger organisationen ett vederhäftigt intryck?
2. Har organisationen 90-konto? Dvs börjar på 90 - inte 91, 92 etc
3. Finns ett fungerande telefonnummer angivet?
4. Har organisationen uppgivit en gatuadress till sitt kontor, inte bara en boxadress?
5. Vid bössinsamling - kan insamlaren legitimera sig?

Svarar du nej på någon av dessa frågor - ge inga pengar!


Bilaga 2. Givarens rättigheter

Dessa Givarens rättigheter har antagits av FRIIs årsmöte 4 maj 1999.

En bidragsgivare till en ideell organisation kan vara en fysisk eller en juridisk person. Bidragsgivaren är den viktigaste personen för att den ideella organisationen skall kunna genomföra sin verksamhet. Utan bidragsgivare äventyras hela verksamheten. Givarens gåvor är frivilliga och spontana och kan när som helst upphöra. De utgår från givarens engagemang.
Sviktar förtroendet för en organisation leder det till problem även för andra. För att vara öppna och tydliga och för att värna om allmänhetens förtroende har FRIIs medlemsorganisationer enats om tio punkter kallade Givarens rättigheter.

1. Organisationens material skall vara tydligt och vederhäftigt samt klart ange till vilket ändamål insamlade medel skall användas
2. Insamling skall som regel alltid ske till 90-konto (plus/bankgiro som börjar på 90-, ej 91-, 92- etc). I de fall organisationen består av ett riksförbund eller motsvarande och ett antal lokalorganisationer räcker det att riksförbundet har 90-konto
3. Givaren skall när som helst kunna ställa frågor till organisationen och förvänta sig snabbt och tillförlitligt svar
4. Givaren skall kunna vara förvissad om att insamlade medel används till det ändamål för vilket de samlats in. Vill organisationen ändra användningsområde skall givaren först kontaktas
5. Organisationen skall på lämpligt sätt tacka för mottagna gåvor
6. Vill en givare vara anonym skall detta respekteras. Givarens namn skall aldrig publiceras utan givarens medgivande. Likaså skall organisationen respektera om en givare inte vill bli kontaktad. Organisationen skall normalt inte lämna givarens namn vidare till annan organisation eller företag.
7. Givaren skall när som helst kunna få reda på namn och adress på organisationens förtroendevalda samt på dess ledning. Givaren har rätt att få reda på om den som ber om bidrag till organisationen är frivillig, anställd eller extern konsult.
8. Givaren skall fritt kunna ta del av organisationens senaste verksamhetsberättelse och reviderat bokslut
9. Givaren skall kunna förvänta sig ett korrekt och professionellt bemötande från organisationens representanter och får aldrig utsättas för press
10. Uppstår tvivel om huruvida en gåva är frivillig skall den - om så begärs - återges till givaren. Om givaren knutit villkor till gåvan som inte kan uppfyllas av organisationen skall givaren kontaktas.


Bilaga 3. FRII:s kvalitetskod

Ur FRII:s kvalitetskod, kapitel 5 Insamling.

5 Insamling

Insamling av pengar bland allmänheten för goda ändamål kallas här insamling (ofta även kallat fundraising). Insamling för goda ändamål sker även av begagnade kläder och föremål, av andra produkter och av tjänster. I Sverige förekommer även försäljning av varor samt lotterier till förmån för goda ändamål. I denna kod avses normalt med begreppet insamling den insamling av pengar som idéburna organisationer inom FRII bedriver i vårt land bland allmänhet och företag till förmån för goda ändamål inom eller utanför Sverige. Koden gäller dock även för andra former av insamling som organisationen tillämpar, exempelvis klädinsamling, lotterier eller spel. Det finns inga lagar i Sverige som särskilt reglerar hur insamling av pengar hos allmänheten skall ske. Det finns heller inte några restriktioner för vem som samlar in eller till vilket ändamål. Däremot styr lagar som marknadsföringslagen (2008:486), personuppgiftslagen (1998:204) samt lotterilagen (1994:1000) organisationernas arbete.

90-konto
5.1 FRIIs medlemsorganisationer skall inneha av SFI utfärdat kontrollgirokonto och följa de regler och föreskrifter som gäller för detta. Kontonummer skall finnas angivna i årsredovisningen. I de fall organisationen består av ett riksförbund eller motsvarande och ett antal lokalorganisationer räcker det att riksförbundet har 90-konto. Vid insamlingssamarbeten där ett flertal organisationer är förmånstagare skall samtliga organisationer ha 90-konto och samtliga bör vara medlemmar av FRII.

Policy/riktlinjer för insamling
5.2 Varje organisation skall ha en insamlingspolicy eller riktlinjer som styr insamlingsarbetet. I policyn/riktlinjerna skall organisationens olika insamlingsformer samt insamlingsmetoder liksom hantering av gåvor beskrivas.

Förtroende
5.3 Insamlingen skall ske på ett förtroendegivande sätt. Information i samband med insamlingen skall vara saklig och korrekt.

Organisationens ansvar
5.4 Organisationen skall kunna beskriva, förklara och motivera sina handlingar. Varje organisation skall ha rutiner för hur man hanterar frågor och klagomål.

Insamlingens ändamål
5.5 Insamlingens ändamål skall tydligt framgå.

Återrapportering
5.6 Organisationen skall på tydligt sätt rapportera om hur insamlade medel använts.

Kostnader
5.7 Organisationen skall tydligt kunna redogöra för sina kostnader i sitt arbete och hur mycket som går till ändamålet. Organisationen skall ha skäliga kostnader och följa FRIIs definitioner av verksamhetsintäkter och -kostnader.

Respekt för givaren
5.8 En gåva är per definition alltid frivillig. Organisationen skall visa sin respekt för givarens integritet.

Gåvor till särskilda ändamål
5.9 Varje gåva som skänkts till ett särskilt ändamål skall användas för just det ändamålet. Om detta inte är möjligt skall givaren vidtalas.

Återbetalning av gåva
5.10 Om en givare, inom rimlig tid, kräver tillbaka en gåva eller tar tillbaka ett löfte om gåva skall detta i största möjligaste mån respekteras. Om en insamlingsorganisation mottar en gåva som uppenbarligen är avsedd för annan mottagare skall gåvan omgående överföras till den andra mottagaren. I tveksamma fall skall givaren kontaktas för att utröna vem som skall ha gåvan.

Att tacka nej till gåv a
5.11 Organisationen har rätt att tacka nej till gåvor eller samarbeten som inte överensstämmer med organisationens värderingar eller arbetssätt.

Bild och text i insamlingsarbetet
5.12 Om bild- eller textmaterial ingår som en del av insamlingsarbetet och materialet inte kan relateras till den faktiska situationen som beskrivs och som inryms i ändamålet för insamlingen, måste organisationen upplysa om detta. Människor skall i bild och text skildras på ett värdigt sätt av organisationen och dess samarbetspartners. Om möjligt skall tillstånd för att använda bilden ges av den avbildade personen. Extra hänsyn skall tas till minderåriga samt till särskilt utsatta människor.

Minderåriga i insamlingsarbetet
5.13 Organisationen skall överväga att vidta särskilda åtgärder då minderåriga deltar i insamlingen. Insamlingskampanjer direkt riktade till barn under 16 år får inte förekomma.

Marknadsföring
5.14 Insamlingsorganisationen skall inte i sin utåtriktade information använda formuleringar som påstår att det i insamlingen saknas administrations- och insamlingskostnader och därmed ge intryck av att insamlingen sker kostnadsfritt. Det betyder att det inte är förenligt med denna kod att t ex skriva "ditt bidrag går oavkortat till ändamålet", "varenda krona går fram" eller att utfärda en slags gåvogaranti om att hela gåvan går till ändamålet. En första begäran om bidrag får inte ges i formen av en faktura. Inte heller får en vara skickas ut med faktura eller inbetalningskort till någon som inte har beställt varan. Det sist sagda gäller även om mottagaren upplyses om att gåvan är frivillig och att varan kan kastas eller återsändas om mottagaren inte vill behålla den. När en vara säljs till allmänheten av ett externt företag eller annan extern part med uppgift
att ett belopp går till organisationens verksamhet eller visst projekt skall det anges hur stort belopp som tillfaller organisationen eller går till det särskilda ändamålet. Normalt skall inte insamlande organisation lämna eller sälja givarens namn vidare till annan organisation eller företag. Sker så skall givaren ha informerats i förväg och ha givits möjlighet att bli undantagen. Vid insamling genom tredje part, t ex insamlingsportaler på Internet skall givaren informeras om tredje part sparar namn- och adressuppgifter och huruvida berörda
insamlingsorganisationer får tillgång till dessa uppgifter eller ej.

Hantering och avyttring av gåvor i form av fast egendom
5.15 Varje medlemsorganisation bör anta egna riktlinjer för hantering och avyttring av gåvor i form av fast egendom, bostadsrätter, värdepapper, lösöre mm.