Förslag till uppdatering av Styrelsens arbetsordning Underlag till styrelsemöte 1-2 februari 2012

Till: Styrelsen
Från: SG1 och SG3 (gällande arbetsordningen punkt 3 och 17) samt Christer Arnrup (punkt 24)
Datum: 24 januari 2012


Förslag till uppdatering av Styrelsens arbetsordning

SG1 har hanterat styrelsens beslut vid junimötet 2011 (kursiv text nedan) och återkommer här med förslag till hantering. I samband med dessa justeringar har vi uppmärksammat att det vore klokt att göra ytterligare några uppdateringar i arbetsordningen:

Den ena gäller generalsekreterarens roll i styrelsen som inte berörs i inledningen till Arbetsordningen – som är ett utdrag ur Stadgans text om styrelsen - utan endast i själva Arbetsordningen. Den andra gäller styrelsens ansvar i arbetsordningens punkt 3 och 17. Detta förslag till justering har utformats i samråd med SG3 som ansvarar för dessa frågor. Dessutom bör vi nu samtidigt hantera ICM-beslut 19:2011 om styrelseledamöters anställningsbarhet och ledande befattningshavares valbarhet och införa detta i förslag till stadgerevision och i arbetsordningen.

Styrelsens kontaktperson till Amnestyfondens styrelse, Christer Arnrup, fick på junimötet 2011 även ett särskilt uppdrag att se över den punkt i arbetsordningen som reglerar kontakten och informationsutbytet mellan de två styrelserna.

Uppdateringen är inte en komplett översyn av arbetsordningen, då det görs årligen vid styrelsens junimöte.


Beslut vid junimötet 2011:

att uppdra åt SG1 i uppdrag att till februarimötet se över formuleringarna i arbetsordningen gällande uppdrag till sekretariatet och gäster på styrelsemöten.

Gällande uppdrag till sekretariatet: Punkt 4. Sekretariatet

-Att byta ordning på orden budget och plan, så att ordet plan kommer före budget (eftersom verksamhetens mål och behov är överordnat budgeten), enligt följande:

Ett sekretariat under ledning av en generalsekreterare sköter den löpande verksamheten enligt plan, budget och direktiv från styrelsen samt genomför styrelsens beslut.

SG1 föreslår dessutom att det styrdokument som heter ”Sekretariatets uppgifter” som beslutades av styrelsen 1991 och 2000 och som övergripande beskriver sekretariatets uppdrag ses över av sekretariatet i samarbete med SG3 till majmötet.

Gällande gäster på styrelsemöten: Punkt 17. Ordinarie styrelsemöten

-Att komplettera sista stycket med en text om yttranderätt och rekommendation till anmälan enligt följande, tillägg markerat i fetstilt:

Styrelsemöten är öppna för alla medlemmar, dock utan yttranderätt . Styrelsens kalendarium och dagordning ska hållas lätt tillgängliga för medlemmarna, som rekommenderas anmäla sin önskan om deltagande i förväg. Styrelsen kan besluta att viss punkt på dagordningen är styrelseintern. Om möjligt ska detta anges i kallelsen till styrelsemötet.

Längre ned i detta dokument föreslås ändringar av strecksatserna i arbetsordningens punkt 3 och som en konsekvensändring föreslås även strecksatserna i stycke 2 i punkt 17 om styrelsens beslut ändras för att bättre stämma överens med punkt 3, enligt följande lydelse:

Styrelsemöten ägnas åt
Rapporter som normalt är skriftliga och läggs till handlingarna efter att styrelsen i förekommande fall kommenterat dem samt beslut fattade per capsulam.
Beslut
- i principiella eller strategiska frågor;
- rörande budget och riktlinjer för sekretariatets bemanning;
- gällande förslag till årsmöte;
- om förtroendeuppdrag och annan delegation (detta görs med fördel per capsulam);
- i frågor om vidare hantering av ärenden, t ex direktiv (detta görs med fördel per capsulam).
Beslut om:
- vision och övergripande mål och delmål
- övergripande strategier och policyer
- verksamhetens utveckling utifrån långsiktiga planer
- budget på förslag från sekretariatet samt ekonomisk uppföljning
- upplägg på och förslag till årsmötet
- förtroendeuppdrag och annan delegation (görs med fördel per capsulam)
- vidare hantering av ärenden, tex. direktiv (görs med fördel per capsulam)
Diskussioner som en del av den inledande beredningen av en fråga, som underlag för vidare strategiskt arbete, till stöd för generalsekreteraren, för särskilt ändamål tillsammans med annan del av rörelsen, t ex valberedning, distriktsombud eller specialgrupp eller i frågor av annan art som styrelsen finner vara av stor vikt.


Beslut vid junimötet 2011:

att uppdra åt SG1 i uppdrag att till februarimötet se över suppleanternas roll och hur de reserverar sig vid fattandet av per capsulam-beslut.

Punkt 26. Styrelsens arbete mellan styrelsemöte – beslut per capsulam

- Att komplettera punkten med följande stycke:

Styrelsens ordförande tar för sitt beslut hänsyn till suppleants röst (för eller emot) då tid för beslut föreligger och ordinarie röster inte räcker för att fatta beslut.

SG1 föreslår dessutom att ett förslag läggs till årsmötet 2012 om en stadgeändring av § 10.5 för att tydliggöra ovanstående ordning, enligt följande förslag:

Att komplettera stadgarnas § 10.5 med följande mening:
Suppleanter biträder även beslut som sker per capsulam genom att avge sin röst (för eller emot).


Beslut vid junimötet 2011:

att uppdra åt Christer Arnrup att återkomma i styrelseforum senast till februarimötet med ett förslag på hur informationsutbytet mellan sektionsstyrelsen och Amnestyfondens styrelse ska konkretiseras i arbetsordningen.

- Att ändra lydelsen enligt följande, ändringar markerade i fetstilt och genomstrykningar:

24. Kontakter mellan de bägge styrelserna för Amnestyfonden och sektionen
Amnestyfondens styrelse och sektionsstyrelsen utser varsin kontaktperson. Dessa ansvarar för fortlöpande informationsutbyte mellan styrelserna. Formerna för detta omfattar t ex :
- Varje kontaktperson ska inledningsvis under mandatperioden träffa den andra styrelsen.
- Sektionsstyrelsens kontaktperson ska inledningsvis under mandatperioden kontakta fondens kontaktperson för genomgång av arbetssätt.
- Inför varje styrelsemöte förser kontaktpersonerna varandra med dagordning samt relevanta underlag och diskuterar de punkter som kan vara av intresse.
- Inför varje styrelsemöte förser kontaktpersonerna varandra med dagordning via mail
- Vid varje styrelsemöte ska en rapportpunkt finnas. Om något ska diskuteras som är speciellt intressant eller relevant för båda styrelserna, bör båda kontaktpersonerna närvara.
- Senast två veckor efter varje styrelsemöte rapporterar kontaktpersonerna via mail om de viktigaste punkterna
- Efter varje styrelsemöte förser kontaktpersonerna varandra med protokoll från det egna styrelsemötet och diskuterar relevanta punkter.
- Efter varje styrelsemöte förser kontaktpersonerna varandra med justerat protokoll.
- Fondens justerade protokoll skickas till styrelsen via mail tillsammans med sekretariatets rapport.
- För behandling av frågor av stor principiell vikt kan särskilda samverkansgrupper bildas.


Ytterligare förslag till uppdateringar i Stadgan och Arbetsordningen – utöver SG1:s uppdrag ovan :

Stadgans paragraf 10
Utdraget ur stadgarnas § 10 ”Styrelsen” inleder styrelsens arbetsordning. I paragrafen står ingenting om att generalsekreteraren är adjungerad med yttrande- och förslagsrätt i styrelsen, något som däremot står i arbetsordningen. Att inte alls ha med något om generalsekreterarens roll blir konstigt när det i denna paragraf i stadgarna tydligt talas om personalrepresentanternas roll.

Stadgans paragraf 10 behöver också kompletteras med en punkt för att implementera ICM-beslut 19:2011 om styrelseledamöters anställningsbarhet inom Amnesty efter avslutat uppdrag, samt om ledande befattningshavares möjlighet till styrelseuppdrag efter avslutad anställning.

Med anledning av det vill SG1 föreslå att ett antal ytterligare stadgeändringar, utöver den tidigare föreslagna, läggs fram av styrelsen till årsmötet 2012.


Arbetsordningens punkt 3. Styrelsen
Styrelsens ansvar kan förtydligas en aning utifrån den diskussion vi, så här långt, haft om styrdokument och ansvarsfördelning. En ändring av strecksatserna om styrelsens ansvar föreslås därför.

Här behöver också göras ett förtydligande om styrelseledamöters anställningsbarhet efter avslutat styrelseuppdrag i enlighet med nyss nämnda ICM-beslut 19:2011.

Strecksatserna om styrelsens ansvar bör därför ändras enligt följande, ändringar markerade i fetstilt och med genomstrykning:

Styrelsen ansvarar för att den internationella rörelsens och årsmötets beslut genomförs och har mellan årsmötena ett övergripande ansvar för sektionens ekonomi och verksamhet. Detta innebär att styrelsen ansvarar för:
- mål och visioner;
- verksamhetens utveckling;
- principiella frågor och policy;
- budget på förslag från sekretariatet samt ekonomisk uppföljning.
- vision och övergripande mål och delmål
- övergripande strategier och policyer
- verksamhetens utveckling utifrån långsiktiga planer
- budget på förslag från sekretariatet samt ekonomisk uppföljning
- årsmötet

Ett nytt stycke bör införas mellan styckena tre och fyra med följande lydelse (som dock kan behöva korrigeras språkligt, se original-version nedan*) :

- Ordförande och medlemmar av styrelser i sektioner och strukturer få inte tillträda en senior befattning i sin sektion inom två år efter avslutat styrelseuppdrag.
- Senior befattningshavare av en sektion eller struktur får inte av medlemmarna föreslås till styrelsen i denna sektion eller struktur inom två år efter avslutad tjänst.
- Om detta i exceptionella fall skulle motverka intresset inom organisationen kan ett beslut tas av en ad hoc-grupp bestående av IEC:s och ICM:s ordförande och internationella generalsekreteraren.


Förslag till beslut:

att anta de föreslagna revideringarna av styrelsens arbetsordning,

att styrelsen föreslår årsmötet 2012 att stadgans § 10.1 kompletteras med en text om att generalsekreteraren är adjungerad i styrelsen med yttrande- och förslagsrätt,

att styrelsen föreslår årsmötet 2012 att stadgans § 10 kompletteras med en punkt 10.11 om styrelseledamöters anställningsbarhet inom Amnesty efter avslutat styrelseuppdrag i enlighet med ICM-beslut 19:2011,

att styrelsen föreslår årsmötet 2012 att stadgans § 10 kompletteras med en punkt 10.12 om ledande befattningshavares möjlighet till styrelseuppdrag efter avslutad anställning i enlighet med ICM-beslut 19:2011.



*ICM-beslutet 19:2011 i orginaltext:

CONFLICTS OF INTEREST
The International Council
REQUESTS that the International Executive Committee introduce the following rules:
_ Chairs and members of the board of Sections and Structures may not be
appointed to any senior salaried post in that Section for two years following
the end of their elective mandate;
_ Senior salaried staff of a Section or Structure may not stand for membership
elected Board positions in that Section or Structure for two years following the
end of office;
_ If a former Section leader, elected or salaried, is given a remunerated
assignment, by another Section or by the International Movement, the Section
of origin must first be asked for an opinion;
_ If it appears that, in exceptional situations, these provisions are contrary to the
interests of the Movement, a decision will be made by an ad hoc commission

AI Index: ORG 52/002/2011 | ICM Decisions 2011 19
composed of the International Executive Committee Chair, the Chair of the
International Council Meeting and the Secretary General.