Protokoll februarimötet 2012 Protokoll från 1-2 februari 2012

PROTOKOLL FÖR MÖTE MED SEKTIONENS STYRELSE 4-5 FEBRUARI 2012

Tid: 4-5 februari 2012
Plats: Sekretariatet, Alsnögatan 11, Stockholm
Ordförande: Sofia Halth
Vice mötesordförande: Lisbeth Kohls
Justerare: Anton Lidström

Närvarande

Ledamöter
Karin Armgren
Christer Arnrup
Andreas Bokerud
Maria Eklund
Michael Falk (§ 18-26)
Sofia Halth
Lisbeth Kohls
Anton Lidström
Elisabeth Löfgren (personalrepresentant, § 1-18)
Gustaf Löfgren
Tora Törnquist
Maja Åberg (personalrepresentant, § 1-17)

Sekretariatet
Lise Bergh (§ 1-23)
Dan Grundin (§ 6-16)
Miriam Isaksson (§ 7-16)
Fredrik Kron (§ 7-16)
Hannah Laustiola (§ 1-24)
Sara Ångström (§ 14)

Övriga
Öjar Janhager, Granskningskommittén (§ 1-15, 18-23)
Gill Widell, Granskningskommittén (§ 14-23)


§ 1 Mötet öppnas

Mötet öppnas av Sofia Halth.


§ 2 Fastställande av dagordningen

Fråga kring sekretessavtal för valberedningen samt en om en brevväxling mellan styrelsen och en medlem, läggs till övriga frågor.

Beslut

att fastställa dagordningen med nämnda tillägg.


§ 3 Protokoll från från förra styrelsemötet

Styrelsen går igenom protokollet från decembermötet.

Beslut

att godkänna protokollet från föregående styrelsemöte.


§ 4 Uppföljning av öppna beslut

Styrelsen går igenom listan över öppna beslut och stryker de som är åtgärdade samt kommenterar de som av olika skäl ännu ej är åtgärdade.


§ 5 Utvärdering av tidigare styrelsemöte

Styrelsen går igenom utvärderingen från föregående möte. Många var nöjda med att mötet förlades till det internationella sekretariatet (IS) men mindre nöjda med den tidsbrist som uppstod, det var dock få svarande.


§ 6 Rapport om per capsulambeslut

Följande beslut har fattats per capsulam sedan styrelsens senaste möte:

20 december

Beslut

att uppdra åt SG2 att identifiera strategiska vägval för styrelsen i arbetsgivarstrategin och presentera dem till styrelsens februarimöte 2012.

Detta har skjutits fram till styrelsens majmöte, vilket ska skrivas in i listan över öppna beslut.


§ 7 Rapport från sekretariatet

Lise Bergh redogör i korthet för rapporten. Aktionen för att uppmärksamma 10-årsdagen av fånglägret Guantánamo var mycket lyckad och andra sektioner har nu lånat konceptet. En särskild sida på webben om Mellanöstern och Nordafrika har skapats. Svenska sektionens påverkansarbete spelande troligen in i migrationsverkets beslut att stoppa avvisningar till Syrien. I december anordnade sektionen en stor brevskrivarkampanj på temat ”Skriv för frihet”. Med 108 deltagande grupper på 54 orter slog vi rekord i antalet grupper som deltog i en aktion och målsättningarna överträffades avsevärt. Det har varit en fantastisk mediamånad med mycket uppmärksamhet kring de fängslade svenskarna i Etiopien, Johan Persson och Martin Schibbye. Medlemssrekord slogs i år igen vid årsslutet. Amnestybutiken på nätet går väldigt bra, liksom samarbetet med Lundagrupperna.

Lisbeth Kohls noterar att mindre pengar samlas in via nya hemsidan än den gamla och undrar vad sekretariatet ser för orsaker till det. Sekretariatet förklarar att sektionen generellt ligger efter i jämförelse med andra sektioner när det gäller insamling på webben, som är ett stort utvecklingsområde, men att det även finns programmeringsproblem som försvårat betalning via webben. Sekretariatet jobbar på att åtgärda dessa.

Gustaf Löfgren frågar om den svårighet att rekrytera praktikanter som nämns i rapporten. Sekretariatet svarar att ansökningarna om praktikplatser brukar gå i vågor men tillägger att annonserna är aningen svåråtkomliga på den nya hemsidan samt att man kanske måste gå ut i fler kanaler med annonserna. Konkurrensen från liknande arbetsplatser har även blivit större. Sekretariatet tror dock att det är bra att vänta med att dra eventuella slutsatser till nästa termin för att se om det är trend som håller i sig eller bara en tillfällighet.

- Rapport om CRM-systemet

Dan Grundin svarar på frågor gällande den lägesrapport sekretariatet lämnat om utvecklingen av ett nytt CRM-system.

Andreas Bokerud undrar över kostnadsbilden för projektet vilken i rapporten nämns som ”2 mkr eller mer” och noterar att det ibland kan vara värt att ta större initialkostnader för att få en snabb process jämfört med att låta processen dra ut på tiden och riskera att kostnaderna skenar. Christer Arnrup konstaterar samtidigt att det är viktigt att inte invänta ett system som ska vara komplett från start, då detta oftast innebär en väntan förgäves, utan att istället göra systemförbättringar allteftersom. Karin Armgren undrar även om det finns någon risk att sektionen inte uppnår Svensk Insamlingskontrolls krav i det fall kostnaderna blir större än beräknat.

Gällande kostnadsbilden förklarar sekretariatet att exakta kostnader är svåra att sia om förrän sekretariatet avgjort om systemet ska upphandlas eller byggas i huset men bekräftar att intialkostnaderna kommer bli höga. Däremot ser sekretariatet inte något problem med att nå Svensk insamlingskontrolls krav även i det fall kostnaderna skulle öka.

Styrelsen anser att rapporten är bra men efterfrågar en kompletterande rapport till septembermötet med fokus på systemets strategiska aspekter och implikationer. Rapporten bör ta upp vad systemet förväntas ha åstadkommit eller bidragit med inom en treårsperiod, uttryckt i kvalitativa termer, snarare än tekniska.

Beslut

att uppdra åt sekretariatet återkomma till septembermötet med en rapport om vad CRM-systemet ska åstadkomma fram till 2016, utifrån de kritiska områden som är identifierade i februarimötets rapport.


- Rapport om åtgärdlista för IT-revision

Som svar på frågor om den rapport som lämnats meddelar sekretariatet att det enda som som de valt bort bland revisorernas rekommendationer är att skapa en testmiljö för det ekonomiska systemet. Sekretariatet känner sig trygga med att det nyinköpta Visma Business, som tillsammans med Hogia är störst på marknaden för mellanstora företag och organisationer, svarar mot sektionens behov. En testmiljö är väldigt kostsam att bygga upp och sekretariatet är övertygade om att det supportavtal sektionen har träffat är tillräckligt för det stöd som behövs. Sekretariatet förklarar även att rekommendationerna från revisorerna är att betrakta som en hjälp för organisationen i att identifiera områden för förbättring. Det finns inte någon risk för ”bakläxa” från revisorerna så länge sektionen inte bryter mot Bokföringslagen, vilket vi inte gör.

Styrelsen tackar för en bra rapport.


- Rapport om revidering och sammanfattning av plan

Sekretariatet redogör för de förändringar som gjorts till följd av de medsskick som lämnades vid föregående styrelsemöte, samt förklarar varför de i vissa fall har valt att inte genomföra föreslagna förändringar.

Maria Eklund framhåller att det är de övergripande målen och delmålen som är av strategisk karaktär medan resultat- och aktivitetsmålen främst är operativa. Hon föreslår således att styrelsen vid kommande rapportering på plan enbart fokuserar på de övergripande målen och delmålen. Hon föreslår även att den ordningen konkretiseras i arbetsordningen. Styrelsen beslutar att återkomma till frågan under punkten om sekretariatets rapportering.

Anton Lidström lyfter upp årsmötesbeslutet från 2011 om att ökat stöd till samordningar och specialgrupper ska beaktas i planen. Han har inte kunnat hitta det i den nuvarande planen. Sekretariatet meddelar att stödet finns med i planen på ett flertal ställen, men då integrerat med andra frågor och därmed inte utskrivet specifikt.

Sofia Halth noterar att målen under B4 i planen, utöver målet om införandet av uppförandekoden, inte blivit fler efter revideringen. Hon undrar om sekretariatet känner sig trygga med att dessa mål räcker för att uppnå det övergripande målet om att sektionen ska vara ett föredöme för den ideella sektorn 2016 på området transparens och riskhantering. Sekretariatet anser att de uppställda målen räcker men tillägger att fler mål eventuellt kan tillkomma i nästa plan. I övrigt menar sekretariatet att det inte är så mycket en resursfråga som en principfråga. En rad principbeslut skulle kunna fattas på området för att förbättra transparensen och riskhanteringen och därmed också uppnå det övergripande målet.

Rapporten läggs till handlingarna.


§ 8 Rapport från styrelsemedlemmar

Styrelseledamöterna går igenom vad de har jobbat med sedan senaste styrelsemötet.


§ 9 Rapport från Amnestys internationella kommitté (AIK)

Anton Lidström har lämnat en rapport i styrelsens webbforum. Ny tillsättning av AIK ska påbörjas inom kort, styrelsen uppmanas att föreslå namn på kandidater till Anton Lidström eller Lisbeth Kohls som är styrelsens ansvariga för AIK.


§ 10 Rapport från Amnestyfonden

Christer Arnrup rapporterar att Amnestyfonden jobbar med bokslutet och har meddelat att de kommer att klara Svensk Insamlingskontrolls mål för 2011 med marginal. IS planerar att strategiskt se över det samlade biståndet inom Amnesty, vilket kommer att involvera Fonden. Under slutet av mars kommer två ledamöter tillsammans med fondsekreteraren att följa med på IS mission till Nigeria där Fonden även har flera intressanta projekt som förhoppningsvis är på väg att starta upp.


§ 11 Rapport från utredningen om grupper

Styrelsen går igenom rapporten och konstaterar att det saknas en kontaktperson från styrelsen för gruppen.

Beslut

att utse Tora Törnquist till styrelsens kontaktperson för uppdragsgruppen om de lokala gruppernas utveckling.


§ 12 Rapport om medlemskap och aktivism

Sekretariatet har på styrelsens uppdrag lämnat en rapport angående hur sekretariatet ser på aktivism i förhållande till medlemskap. Styrelsen är mycket nöjd med rapporten som läggs till handlingarna.


§ 13 Sekretariatets rapportering

Dan Grundin föredrar. Uppdraget till sekretariatet handlade om att se över sekretatiatets rapportering av ekonomin men rapporteringen av verksamheten är nära sammanbundet med ekonomin och de två formerna av rapportering kan därför inte delas upp. Från internationellt håll finns det nu krav på sektionerna att lämna kvartalsrapporter utifrån vårt nya gemensamma redovisningssystem, Cocoa. Sekretariatet föreslår att svenska sektionen övergår till samma system, d v s att sekretariatet lämnar kvartalsrapporter över ekonomin. Det är dock inte möjligt att rapportera på kvartal gällande verksamheten, varför sekretariatet föreslår halvårsrapporter på verksamheten istället. Verksamhetsrapporterna lämnas med fördel vid samma tillfällen som de ekonomiska kvartalsrapporterna två och fyra. Vidare föreslår sekretariatet att s k trafikljus används som rapportform för de båda verksamhetrapporterna.

Den föreslagna nyordningen kommer få återverkningar på styrelsens möteskalender. Sekretariatet föreslår att styrelsen återkommer till den frågan på marsmötet då sekretariat kan utarbeta en förändrad möteskalender samt en beskrivning av sektionens budgetprocess.

Styrelsen har inga invändningar mot sekretariatets förslag att övergå till kvartals- och halvårsrapportering. Dock uppstår diskussion om styrelsens mötescykel och det framkommer ett behov av att i framtiden ta ett helhetsgrepp kring frågan med en mer omfattande diskussion om såväl mötenas längd, frekvens och utformning. Förslag läggs om att även jämföra hur andra Amnestysektioner eller liknande organisationer i Sverige har lagt upp sin mötescykel. Styrelsen enas om att en sådan diskussion kräver en längre process än vad som hinns med inför marsmötet. Förslaget till ny möteskalender på nästa möte kan därmed utgå från en ram med i stort sett samma antal mötestimmar och mötesdagar som i dagsläget.

Formen för rapporteringen diskuteras även kort och Maria Eklund föreslår en tilläggs att-sats för att fastslå att formen för rapporteringen sker på det sätt som det nämns i underlaget.

Beslut

att sekretariatets rapportering vad gäller ekonomi fr o m 2012 övergår från tertial- till kvartalsrapporter,

att sekretariatets rapportering vad gäller verksamhet fr o m 2012 övergår från tertial- till halvårsrapporter, rapporten ska fokusera på planens del- och resultatmål och innehålla “trafikljus” eller liknande för att övergripande sammanfatta sekretariatets bedömning av måluppfyllelse samt innehålla ett sammanfattande förord av generalsekreteraren,

att uppdra åt sekretariatet att ta fram ett översiktligt förslag till möteskalender 2012/2013, med fokus på det huvudsakliga innehållet på respektive styrelsemöte samt en beskrivning av sektionens budgetprocess till styrelsens marsmöte.


§ 14 Presentation av den globala fundraisingstrategin och den globala tillväxtsstrategin

Miriam Isaksson och Sara Ångström från sekretariatet föredrar de nya globala strategierna på områdena tillväxt och fundraising.

Sofia Halth undrar om sekretariatet ser några risker med målen om en kraftig tillväxt på kort tid samt om det inte finns en risk i och med det att de områden som är tacksamma att bedriva insamling på i ett internationellt perspektiv kommer att styra det vi bedriver kampanj på istället för tvärtom.

Sekretariatet förklarar att riskerna med en snabb tillväxt minskar när vi nu integrerar kampanj och fundraising i högre grad och ser inte någon risk i att det bara skulle bedrivas insamling på ”enkla” områden. Tvärtom menar sekretariatet att när hela rörelsen jobbar mer enhetligt kommer vi bli bättre på att kommunicera ut vad vi behöver våra insamlade medel till, hur vi använder dem och vad de gör för skillnad. För att det ska vara möjligt måste det ske i nära samarbete med kampanjsidan. Vidare måste allting Amnesty gör ses som en helhet för att vi ska komma framåt på alla områden och nå våra MR-mål.


§ 15 Vägvalsfrågor nya strategin

Lise Bergh föredrar. På junimötet fick sekretariatet i uppdrag att ta fram två nya övergripande strategier för verksamheten. När arbetet påbörjades blev vikten av att integrera det arbete som bedrivs tydligare och sekretariatet insåg att det vore bäst att slå ihop dem till en strategi. Strategins kärnfrågor är: Hur ska vi använda samt skapa resurser för att nå våra MR-mål och vilka metoder ska vi använda. Effektivt påverkansarbete för mänskliga rättigheter är det övergripande målet, resurser i tid och pengar ses som möjliggörare för detta.

Avdelningscheferna berättar kort om förutsättningarna på varje område i dagsläget och vilka vägval sekretariatet identifierat samt för- och nackdelar med alternativen. Styrelsen diskuterar därefter några av områdena.

- Företagssamarbeten:

Vägval: Bör vi trots de restriktiva riktlinjerna satsa på att utveckla företagssamarbeten eller ska prioriteringen vara att förvalta de samarbeten vi redan har, men inte utveckla kanalen?

Givet de risker som finns med företagssamarbeten och de resurser utökade samarbeten skulle kräva, är en majoritet av styrelsen för en fortsatt restriktiv hållning. Vikten av att hela rörelsen enas kring en sådan fråga och att den därmed behöver drivas internationellt, betonas av flera ledamöter. Görs inte det riskerar den svenska sektionens beslut få liten eller ingen effekt i ett globalt perspektiv. Speciellt viktigt är det ifall ett företag som Amnesty samarbetar med trampar i klaveret och Amnesty dras med. Då skulle hela rörelsen komma att drabbas oavsett de enskilda sektionernas policy i frågan. Företagssamarbeten jämförs med att ta emot offentliga bidrag och riskerna för trovärdigheten bedöms som likartade. Det är därför också angeläget att kommunicera ut vår restriktiva hållning, så att allmänheten och företagen känner till den. Styrelsen lyfter även behovet av att IS i framtiden står för screeningen som kunde gälla för hela rörelsen, åtminstone i fråga om globala företag, så att inte sektionerna tvingas till det i såväl tid som pengar mycket resurskrävande arbetet.

Diskussion uppstår kring möjligheten att motta gåvor från personal på företag som önskar skänka till oss och få sin gåva betald av företaget, s k gift matching, samt möjligheten att trots en restriktiv hållning erbjuda företag utbildning i MR. Angående det förra konstateras att gift matching är likställt med företagssamarbeten i Amnestys riktlinjer och därför innebär att det företag som betalar gåvan även måste screenas. Gällande det senare ställer sig flera i styrelsen positiva till att erbjuda företag MR-utbildning men noterar att också det kräver en hel del resurser som styrelsen måste fundera på om det är värt att lägga på det samt att då också ta ställning till om det är något som just Amnesty ska syssla med. Det konstateras dock att frågan passar bättre för separat diskussion då den inte ingår i det här beslutet.

Styrelsen är enig i att företagssamarbeten inte bör utvecklas inom ramen för den nya strategin men att status quo bör behållas, d v s att förvalta de samarbeten vi redan har. Det finns dock andra förslag på området och styrelsen kan tänka sig vidare diskussion i ämnet, där även internationell samordning bör tas upp.

Beslut

att i det fortsatta arbetet med den nya strategin inte satsa på att utveckla samarbeten med företag som intäktskälla.


- Från nyhetsbyrå till kampanjorganisation

Vägval: Vill vi fortsätta och möjligen i ännu större utsträckning spetsa till vårt arbete så att det går i linje med de internationella prioriteringarna för att uppnå våra mål givet att detta kan innebära nedprioritering av andra tematiska områden och stödet till aktiviststrukturer som arbetar med dessa områden?

Diskussionen kommer till stor del att handla om den andra vägvalsfråga som går under benämningen ”synen på aktivismen”. Aktivism som ett egenvärde eller som ett medel bland andra för att nå våra mål diskuteras intensivt, liksom vilket stöd som ska ges till aktivismen. Sekretariatet menar att det i mycket är en resursfråga där bredden eller spetsen i våra prioriteringar påverkar synen på hur stödet till aktivismen ska se ut. Med snävare prioriteringar blir stödet till aktivismen i högre grad inriktat på de som följer prioriteringarna medan övriga tillåts fortsätta med det de gör så läge det ligger inom ramen för mandatet, men då utan aktivt stöd från sekretariatets håll. Att stöd till aktivismen är högprioriterat är det dock ingen tvekan om.

Inom styrelsen råder det delade meningar i frågan. Diskussionen kretsar kring möjligheten att bedöma vilka metoder som är verkningsfulla respektive verkningslösa. Vissa menar att all aktivism inom ramen för mandatet måste ses som positiv aktivism och anser därför att beskrivningen av aktivism enbart som ett medel utan egenvärde således är alltför drastisk. Vidare menar de att gräsrotsaktivismen föder mer aktivism samt att det är svårt att bedöma effektiviteten i olika metoder och därmed att förutse följderna av olika typer av aktivism på lång sikt.

Andra menar att frågan till viss del är överspelad och att en snävare prioritering och ett stramare stöd är en naturlig konsekvens av de inriktningsbeslut Amnesty redan fattat, såväl internationellt som nationellt, med den senaste verksamhetsplanen som exempel. Någon resonerar att om vi kan påvisa att det finns metoder som är har liten eller obetydlig effekt för vårt MR-arbete, är det inte troligt att grupperna kommer vilja fortsätta med de metoderna och att det därför snarast är en hjälp till grupperna.

Det förs också fram att även om den svenska sektionen prioriterar snävare är det viktigt att det internationella sekretariatet behåller sin bredd så att den kompetens vi har som organisation inte går förlorad. Särskilt viktigt blir det i förhållande till det krisarbete som vi i högre grad ägnar oss åt numera och som kräver snabba omställningar och hög trovärdighet internationellt. Det konstateras därmed att det är viktigt att IS behåller sin breda utredningskapacitet även när sektionerna tillfälligtvis bedriver ett snävare prioriterat arbete.

Det finns trots vissa meningsskiljaktigheter en relativt stor samsyn inom styrelsen kring att personella resurser och medel ska gå till de prioriterade områdena. Styrelsen ser dock ett behov av att diskutera frågan ytterligare och eventuellt ta upp den med aktivisterna på årsmötet. På marsmötet kommer de vägvalsfrågor som styrelsen vid detta möte inte har tid att diskutera tas upp igen, samt eventuella vidare vägval som kommit upp under sekretariatets arbete med strategin. Presentationen av strategin skjuts fram till junimötet för att skapa mer tid för diskussion. Inga fler beslut i vägvalsfrågorna fattas.


§ 16 Insamling utanför 90-kontot

Lise Bergh föredrar, bakgrunden är den riskanalys som lämnades till styrelsens junimöte 2011. I dagsläget är redovisningsgrupper egna juridiska enheter som följaktligen samlar in till egna konton och inte till det gemensamma 90-kontot. Till 90-kontot hör kontroll och regler uppsatta av Svensk Insamlingskontroll och FRII för etisk insamling. Frågan har varit uppe till och från sedan 2007 och på årsmötet 2009 beslutades om nuvarande system, innebärande att grupper kan välja att vara en egen juridisk person eller inte. I det senare fallet blir de istället en s k sektionsgrupp med möjlighet att samla in pengar direkt till 90-kontot men inte till den egna verksamheten. Idag är ca hälften av sektionens grupper redovisningsgrupper. Distrikten kan dock inte välja utan är alltid ”redovisningsgrupper”. FRII:s riktlinjer medger i nuläget att en moderorganisation har ett 90-konto men att eventuella andra föreningar inom moderorganisationen inte har det. Däremot kommer de att se över den regeln eftersom den de facto innebär att man förlorar kontroll över delar av insamlingen. Enda sättet att eliminera de risker som finns med detta system är att helt ta bort insamling utanför 90-kontot. Däremot finns det sätt att minska riskerna på.

Styrelsen ser allvarligt på de risker som är förenade med redovisningsgruppernas insamling men är samtidigt måna om att behålla gruppernas handlingsfrihet. En del menar dock att det visserligen finns många risker med insamlingen i dagsläget men att sannolikheten att de skulle inträffa inte är vidare stor. Andra påpekar att även om så är fallet, är konsekvensen av det som kan inträffa till följd av riskerna, i form av förlorat förtroende från allmänheten, negativ press etc., så pass allvarliga att sannolikheten spelar mindre roll. Ett enda felsteg i en sådan här fråga kan få långtgående konsekvenser för år framöver. Å andra sidan finns det risker med all insamling, även den som sektionsgrupperna bedriver. Följaktligen kan riskerna med insamling aldrig elimineras helt så länge styrelsen låter grupperna samla in medel till sektionen överhuvudtaget. Någon poängterar att styrelsen fokuserat diskussionen på gruppernas kontroll över insamlade medel, men att det förmodligen inte är den som är det största problemet eftersom de flesta grupper har god kontroll. Snarare är det de mediala riskerna som väger tyngst, där granskningen från media idag är betydligt större än tidigare och där småfel lätt kan nosas upp och förstoras.

Flera i styrelsen är för att på sikt försöka driva insamlingen mot att enbart gå till 90-kontot men tycker att kompromissen från 2009 är bra och att det därför inte bör ske riktigt än. Alternativa sätt att få grupperna att känna handlingsfrihet trots att insamling bara skulle ske till 90-kontot diskuteras också. Även de i styrelsen som är mer skeptiska till att helt fasa ut insamling utanför 90-kontot delar uppfattningen att ett bra alternativ till nuvarande system vore att likt Röda Korset skapa ett system för någon typ av återbäring till grupperna för insamlade medel via ett centralt utbetalningssystem. Eventuellt behövs även skräddarsydda lösningar för de grupper som idag via second hand- och loppisverksamhet står för majoriteten av de medel som samlas in från grupperna.

Styrelsen är med vissa reservationer positiva till att på sikt fasa ut insamlingen till 90-kontot men poängterar att det i dialogen med medlemmarna är viktigt att visa upp de goda exempel som finns bland sektionsgrupper som bedriver insamling, har en väl fungerande verksamhet och känner handlingsfrihet. Att informera om riskerna och initiera en diskussion om dem tillsammans med alla enheter anser styrelsen vara den bästa vägen då beslut i frågan inte är aktuellt i nuläget. Frågan ska även diskuteras ytterligare i samband med årsmötespunkten för att se om det kan vara en bra idé att hålla ett seminarium om insamling på årsmötet.

- Beloppsgränser för enheternas revision

Kassör Maria Eklund berättar att två distrikt kontaktat styrelsen angående att ändra den nuvarande beloppsgränsen för årsintäkter avseende när enheter måste anlita en auktoriserad revisor. De två distrikt som hört av sig önskar att beloppsgränsen sätts till en högre nivå. Dan Grundin meddelar att revisorerna godkänner en höjd gräns från dagens 50 000 kr till 200 000 kr, då det är först vid intäkter på 1,5 miljoner som det är obligatoriskt med auktoriserad revision enligt bokföringslagen. Frågan gäller dock, precis som när gränsen sattes från början, vilken insyn sektionen vill ha i gruppernas ekonomi. Styrelsen har två frågor att ställning till, för det första om beloppsgränsen ska höjas och för det andra, om styrelsen beslutar så, huruvida det ska gå till årsmötet för beslut eller inte.

Maria Eklund föreslår att styrelsen lägger ett ändringsförslag till årsmötet om att höja beloppsgränsen men samtidigt höjer kraven på lekmannarevisorerna och underlättar för grupperna genom att tillhandahålla skatteverkets rekommendationer och instruktioner för lekmannarevision. Karin Armgren framhåller att de distrikt som lyft frågan ligger betydligt över den föreslagna nya gränsen och således kommer behöva anlita en auktoriserad revisor ändå.

Sofia Halth undrar vad som hände med diskussionen om att underlätta för enheterna genom att upphandla revisorer åt dem centralt. Dan Grundin svarar att sektionen kan ta kostnaden istället för distriktet men att det med den nuvarande revisionsfirman inte finns någon möjlighet att upphandla en revision för alla enheter inom sektionen. Han tillägger att i det fall styrelsen tar frågan till årsmötet, borde styrelsen även överväga att ändra gränsen så den avser utgående balans, och inte intäkter eftersom det finns enheter med stora summor pengar på kontot, som dock inte samlats in under föregående år.

Då fler fakta kommit i dagen i och med styrelsens diskussion beslutar styrelsen att fortsätta diskussionen på marsmötet och då även ta ställning till om ett förslag ska läggas till årsmötet eller inte.

Beslut

att uppdra åt SG3 att återkomma till marsmötet med ett förslag angående beloppsgränser för enheternas revision.


§ 17 Revidering av styrelsens arbetsordning

Styrelsens olika strategigrupper (SG) har samarbetet om förslagen till reviderad arbetsordning under ledning av SG1.

Diskussion följer om att förtydliga suppleanternas roll i forum avseende fattande av PC-beslut. Även förändringar i arbetsordningen till följd av ICM-beslut diskuteras och innebär som följd att förslag om stadgeförändring av § 10 borde läggas fram till årsmötet.

Beslut

att andra stycket i punkten 26 i styrelsens arbetsordning, ersätts med följande stycke:

Efter en diskussion i styrelsens forum eller på styrelsemöte föreslår ordförande ett beslut och de ordinarie ledamöterna avger sina röster på samma sätt. Per capsulam-beslut ska vara öppna minst tre dagar och efter det är beslut fattat när en majoritet av de ordinarie ledamöterna bifallit. En ordinarie ledamot som inte har avgett sin röst under de tre första dagarna anses vara frånvarande och suppleanter kliver då in i deras ställe som vid övriga beslut. Stadgarnas punkter 10.5 och 10.6 gäller även för beslut fattade per capsulam. I de fall som beskrivs under punkt 8 i denna arbetsordning har även vice ordförande möjlighet att initiera ett beslut per capsulam.

att anta de föreslagna revideringarna av styrelsens arbetsordning,

att styrelsen föreslår årsmötet 2012 att stadgans § 10.1 kompletteras med en text om att generalsekreteraren är adjungerad i styrelsen med yttrande- och förslagsrätt,

att styrelsen föreslår årsmötet 2012 att stadgans § 10 kompletteras med en punkt 10.11 om styrelseledamöters anställningsbarhet inom Amnesty efter avslutat styrelseuppdrag i enlighet med ICM-beslut 15:2011,

att styrelsen föreslår årsmötet 2012 att stadgans § 10 kompletteras med en punkt 10.12 om ledande befattningshavares möjlighet till styrelseuppdrag efter avslutad anställning i enlighet med ICM-beslut 15:2011.


§ 18 Framtida arbete med abortfrågan

Tora Törnquist föredrar bakgrunden till att abortfrågan är uppe på styrelsens bord och redogör för huvudalternativen för styrelsens del. Frågan som hänsköts från decembermötet har varit uppe på flera årsmöten de senaste åren och styrelsen har fått i uppdrag av årsmötet att driva en utvidgning av Amnestys nuvarande abortpolicy. En plan för abortarbetet 2011-13 (inför nästa ICM) har antagits av styrelsen men behöver uppdateras.

De alternativ som står till buds innebär i korthet: 1) lågintensivt arbete med bevakning av det som sker internationellt för att se om styrelsen längre fram kan nå ett mer strategiskt läge att driva frågan, 2) medelintensivt arbete med en satsning på att sektionerna till fullo ska implementera den nuvarande policyn för att först därefter kunna driva frågan om utvidgning samt; 3) högintensivt arbete med fokus på att driva en utvidgning av policyn fram till och på ICM 2013.

Ledamöterna får i tur och ordning uttrycka sin inställning i frågan och vilket alternativ de förordar. En klar majoritet av styrelsen är för alternativ två. De argument som framförs för detta är:
- Att tredje alternativet, med det splittrade läget inom rörelsen i åtanke, inte verkar vara en framkomlig väg för tillfället och att alternativ två därför är mest rimligt och det är där sektionen har störst chans att nå resultat.
- Att det finns mycket att göra innan nuvarande policy är implementerad inom hela rörelsen och att det därför inte är troligt att de sektioner som inte jobbar på nuvarande policy kommer vilja gå ännu längre. Av den anledningen är det bättre att satsa på full implementering av nuvarande policy inom hela rörelsen som ett första steg. Även i Sverige finns det både medlemmar och icke-medlemmar som i nuläget inte delar Amnestys uppfattning i abortfrågan, således finns det mer att göra även inom vår egen sektion.
- Att det är ett väldigt konkret alternativ som behåller nuvarande kompetens inom sektionen och samtidigt behåller frågan på dagordningen och visar att svenska sektionen inte gett upp i frågan.
- Den policy vi redan har räcker relativt långt för att driva kampanj i frågan.
- Det var en uppslitande process internationellt när nuvarande policy antogs och det kan därför vara klokt att låta frågan vila lite för att inte, i värsta fall, riskera en tillbakagång.

De argument som framförs för övriga alternativ är:
- Att de som jobbar med frågan riskerar att tröttna om arbetet, efter redan många års ihärdigt jobb, aldrig når nästa nivå.
- Att diskussionen fokuserar för mycket på strategiska argument snarare än på själva sakfrågan. Det kan vara viktigare att stå fast vid principfrågan och signalera inför medlemmarna att styrelsen tar årsmötets beslut på allvar. En konsekvens av det vore att driva frågan internationellt inför och på nästa ICM, oavsett förväntat resultat.
- Alternativ två kan uppfattas som en kompromissväg som inte leder någon vart. Sannolikheten är därmed större att frågan kommer komma tillbaka till styrelsen gång på gång tills det är genomfört på det sätt årsmötet önskar.
- Om Amnestys policy är snävare än andra MR-organisationers policy på området kan vi internationellt uppfattas ligga efter snarare än i framkant, vilket kan skada vårt anseende som ledande MR-organisation.

Styrelsen enas om att gå på alternativ två och diskuterar även hur beslutet ska återrapporteras till årsmötet.

Beslut

att anta alternativ 2 som styrelsens fortsatta bas för arbetet med abortfrågan,

att SG2 återkommer till marsmötet med förslag på hur abortfrågan tas till årsmötet 2012.


§ 19 Rapport från demokratiuppdragsgruppen

Sammankallande i demokratiuppdragsgruppen, Christine Pamp, föredrar via telefon den delrapport gruppen lämnat till styrelsemötet.

Christine Pamp inleder med att berätta att gruppen ännu inte hunnit med den viktigaste uppgiften, att konsultera medlemmarna, men att det kommer göras under våren. Slutsatserna i delrapporten bygger därmed enbart på uppdragsgruppens egna funderingar och arbete. Det kan därmed komma att bli färre eller fler rekommendationer i slutrapporten.

En knäckfråga för gruppen har varit årsmötets legitimitet. Gruppen har ställt sig frågan: Om årsmötets legitimitet ifrågasätts på grund av att det som enda beslutsfattande organ enbart har ca 250 medlemmar som representerar drygt 90 000, vad krävs då för att det ska anses legitimt? Även om 1 % av alla medlemmar deltog skulle det vara för många för att årsmötet skulle gå att genomföra praktiskt. Istället har uppdragsgruppen kommit fram till att årsmötet måste ses som legitimt när alla som vill också kan delta.

Gruppen har också tagit ställning till ett representativt system men kommit fram till att man i dagsläget inte tänker föreslå det. När förslaget om ett representativt system lades av den dåvarande uppdragsgruppen 2001 var det ett kompromissförslag som föll på att sektionen inte hade den organisatoriska strukturen som krävdes för att bygga det systemet på och situationen är den samma idag. Uppdragsgruppen utesluter det dock inte som en möjlig väg i framtiden men då krävs en total organisationsstrukturförändring. Istället har gruppen valt att fokusera på att lägga förbättringsförslag inom ramen för det nuvarande direktdemokratiska systemet.

Uppdragsgruppen menar att stora demokratiska vinster kan göras om vi ökar Amnestys digitala mognad och kultur. Före beslut fattas i olika frågor behöver de förankras och förberedas i mer substantiella diskussioner inom sektionen. En hel del förslag kommer därför att läggas på det området. Det är uppdragsgruppens uppfattning att det går att öka deltagandet även bland dem som inte kan/vill vara fysiskt närvarande, exempelvis genom att ta in åsikter från medlemmar via nätet, eller välja styrelse via nätet. Då ges medlemmarna reellt inflytande i demokratin även oavsett fysisk närvaro vid årsmötet eller ej. Det mest konkreta förslaget uppdragsgruppen kommit fram till så här långt är att årsmötet 2012 bör ta bort gruppröstningen som är en hybrid mellan två system och inte passar in i en direktdemokrati.

Styrelsen ställer följdfrågor till Christine Pamp och enas om att diskutera förslaget om att avskaffa gruppröstningen under påföljande årsmötespunkt.


§ 20 Inför årsmötet

Hannah Laustiola lämnar en lägesrapport om årsmötesförberedelserna. Ett första utkast på årsmötesdagordning presenteras. Sekretariatet behöver besked om styrelsen kan godkänna start- och sluttiden för årsmötet då mycket av det övriga innehållet kan komma att ändras framöver. Styrelsen resonerar kring för- och nackdelar med att börja årsmötet tidigare respektive senare på eftermiddagen och kommer med synpunkter på sekretariatets förslag. De föreslagna tidsramarna för årsmötet godkänns.


§ 21 Styrelsens förslag till årsmötet

Olika förslag som tidigare lyfts på styrelsemöten eller i styrelseforum diskuteras.

- Begränsat mandat för förtroendevalda

Sofia Halth förklarar att det i många sektioner finns ett begränsat mandat för hur länge man får sitta som förtroendevald och menar att det vore en bra idé att införa det även i den svenska sektionen för alla poster som väljs på årsmötet. Frågan gäller då både hur många mandatperioder i rad man får bli omvald, hur lång en mandatperiod ska vara samt om det ska gå att bli omvald igen vid ett senare tillfälle eller om det ska finnas ett tak för hur många perioder man får sitta totalt.

Styrelsen diskuterar för- och nackdelar med att införa ett begränsat mandat för förtroendevalda. De argument som förs fram är att det inte behöver ha något att göra med ett omsättningsproblem utan snarare är en principfråga, något som är en del i en god demokratisk sed, samt att det är sunt med viss rotation. Att vi idag har ett system med i de flesta fall enbart en kandidat per plats, bidrar även till ett system med liten granskning av sittande ledamöter. Den som en gång valts in på en förtroendepost har lätt att bli omvald så länge hon/han själv vill sitta kvar. Det kan också tänkas öka incitamentet att hitta nya personer och fylla på med nya kunskaper. Slutligen poängteras att den internationella styrelsen (IEC) har begränsat tiden en ledamot kan sitta i styrelsen till max åtta år i rad.

Som nackdel lyfts det fram att problemet för valberedningens del snarast brukar vara att hitta personer att fylla alla poster med och att förslaget därmed riskerar försvåra deras process ytterligare. Att viktig kompetens och kontinuitet i styrelsen kan gå förlorad om personer ”tvingas” kliva av när deras tid gått ut, tas också upp som ett potentiellt problem. Det ifrågasätts också om det är vettigt att lägga ett förslag angående något som i dagsläget inte har påtalats som ett problem.

Många ledamöter ställer sig positiva till förslaget. Samtidigt poängterar flera att det i ett sådant förslag är en bra idé att en förtroendevald vars gräns för antal mandatperioder är nådd, ska kunna återväljas igen efter viss tid utan en post. Styrelsen är också eniga om att ett eventuellt förslag enbart ska gälla för förtroendevalda på riksnivå och inte lokalt ute i distrikt och grupper. Alla verkar också eniga om att det är viktigt att bibehålla erfarenhet inom styrelsen och att det därför är viktigt att perioderna inte är alltför korta. Det konstateras vidare att det är viktigt att ett förslag också säkerställa en bra övergång för att undvika att hela styrelser måste avgå.

Sammanfattningsvis kommer styrelsen fram till att det är svårt att definitivt ta ställning i frågan förrän ett exakt förslag är utformat, då detaljerna är avgörande. Strategigrupp två åläggs att utforma ett förslag för vidare diskussion på marsmötet.

– Revisorskrav grupper/enheter

Maria Eklund tar upp gårdagens fråga om beloppsgränser för revision för enheterna. Ny information tillkom i frågan och den behöver således diskuteras ytterligare inom styrelsen på marsmötet.

– Gruppröstning

Efter viss diskussion om möjliga argument mot att lägga ett förslag om att ta bort gruppröstningen, vilka främst bygger på att uppdragsgruppens slutrapport bör väntas in, är dock en majoritet av styrelsen för att lägga ett förslag till årsmötet 2012 om att avskaffa gruppröstningen.

– Stadgeändringar § 10

Frågan knyter an till de revideringar av arbetsordningen som disktuterades under gårdagen, där strategigrupp ett ser att det behövs kompletterande stadgeändringar som måste läggas som årsmötesförslag. Det diskuteras även om det behövs stadgeförändringar för att tydliggöra hur man kan lösa situationer likt den som uppstod på årsmötet 2011 då en kandidat till sektionsstyrelsen hoppade av i sista stund.

Styrelsen diskuterar eventuella övriga förslag till årsmötet men nöjer sig tillsvidare med ovanstående förslag.

Beslut

att uppdra åt SG2 att arbeta med ett förslag om begränsade mandatperioder för förtroendevalda som väljs på årsmötet, för att eventuellt lägga fram som årsmötesförslag,

att uppdra till SG3 att återkomma till marsmötet med förslag angående eventuell ändring av kriterier för enheters revision samt eventuellt förslag om detta till årsmötet,

att uppdra åt SG2 att till marsmötet ta fram ett årsmötesförslag om avskaffande av gruppröstningen,

att uppdra åt sekretariatet att i samråd med SG1 till styrelsens marsmöte ta fram ett förslag på stadgeändringar i § 10, och i det se över eventuella ändringar i hanteringen av vakanser.


§ 22 Seminarier och anföranden på årsmötet

Hannah Laustiola berättar om de seminarier och anförande som sekretariatet föreslår samt vilket utrymme det finns för styrelsen att arrangera egna seminarium.

Styrelsen diskuterar olika möjligheter och kommer med synpunkter på det upplägg sekretariat presenterat. Bland annat diskuteras möjligheten att hålla ett seminarium om insamlingskontroll, kanske i kombination med ett om synen på aktivismen. Styrelsen föreslår även att den föreslagna paneldebatten inleder årsmötet utan konkurrens av andra seminarier. Slutligen är det styrelsens önskan att alla seminarier med organisationskoppling hålls samtidigt under den ena dagen och alla seminarier med MR-koppling hålls samtidigt den andra dagen.

Beslut

att uppdra åt sekretariatet att med hänsyn till den förda diskussionen om seminarier och anföranden på årsmötet samråda med SG1 om dess utformning.


§ 23 Riktlinjer för tolkning av anföranden på årsmöten

Lise Bergh föredrar sekretariatets förslag och styrelsen diskuterar de alternativ som presenterats samt ett antal förändringsförslag gällande riktlinjernas utformning. Styrelsen är ense om att årsmötet 2012 inte ska konsekutivtolkas, i övrigt är det upp till sekretariatet att följa de nya riktlinjerna i fråga om avgörande av tolkningsmetod.

Beslut

att anta riktlinjerna för tolkning av anföranden på annat språk än svenska vid årsmöten.


§ 24 Övriga frågor [styrelseintern]

Styrelsen diskuterar sekretessavtal för valberedningen samt korrespondens med en medlem.


§ 25 Inför utvecklingssamtalet med generalsekreteraren [styrelseintern]

Under ledning av styrelseordföranden förbereder sig styrelsen inför utvecklingssamtalet med generalsekreteraren.


§ 26 Mötet avslutas

Mötet avslutas av Lisbeth Kohls.



Sofia Halth
ordförande




Lisbeth Kohls
vice mötesordförande




Hannah Laustiola
sekreterare




Anton Lidström
justerare





Förkortningar:
AIK – Amnestys Internationella Kommitté - en arbetsgrupp som bistår styrelsen i det internationella arbetet
Cocoa – Common Chart of Accounts, gemensamt redovisningssystem för hela Amnestyrörelsen
CRM – Customer Relations Management, ny medlemsdatabas
FRII – Frivilligorganisationernas Insamlingsråd
GK – Granskningskommittén
GS – Generalsekreterare
ICM – International Council Meeting, det internationella rådsmötet
IEC – International Executive Committee, den internationella styrelsen
IS – Internationella Sekretariatet
MENA – Mellanöstern och Nordafrika
Per Capsulam – beslut som tas av styrelsen mellan styrelsemöten i deras interna forum på internet
SG – Strategigrupp