Sekretariatets rapportering Underlag till styrelsemöte 1-2 februari 2012

Till: Styrelsen
Från: Sekretariatet
Datum: 20 januari 2012

Ny rapportering av ekonomi och verksamhet

Inledning

Styrelsen fattade i december 2011 beslut att uppdra åt sekretariatet att föra en dialog med SG3 om hur ofta och i vilken form rapportering av planen ska ske och återkomma till styrelsen med förslag senast på styrelsens februarimöte 2012

Vi anser att rapporteringen av ekonomi och verksamhet hänger ihop och eftersom vi kommer att gå över till kvartalsrapporter när det gäller ekonomin kommer vi att fr o m 2012 att behöva överge rapporteringen på tertialbasis.

Ekonomirapporter

Vi kommer utifrån de internationella rapportkraven i Cocoa fr o m 2012 att övergå från tertial- till kvartalsrapporter, d v s fyra rapporter per år.

Verksamhetsrapporter

Den internationella rapporteringen avseende verksamheten, både planering och uppföljning, kommer att ske på halvårs- och helårsbasis. Vi föreslår därför att sekretariatet rapporterar halvårsvis utifrån sektionens tvååriga verksamhetsplan. Rapporten ska fokusera på planens del- och resultatmål och innehålla “trafikljus” eller liknande för att övergripande sammanfatta sekretariatets bedömning av måluppfyllelse samt innehålla ett sammanfattande förord av generalsekreteraren.

Styrelsens möteskalender

Vi har diskuterat om den nya rapportordningen innebär stora förändringar för styrelsens möteskalender, men kommit fram till att tidpunkten för de olika styrelsemötena i princip kan bibehållas, men att innehållet på mötena delvis förändras. Styrelsens möteskalender fram till årsmötet 2013 skulle kunna se ut som följer vad gäller rapportering av ekonomi och verksamhet:

Mars 2012

- Årsredovisning 2011
- FRII:s kvalitetskod
- Tredje och sista tertialrapporten om verksamheten 2011 utifrån verksamhetsplanen 2010-2011, vilken också utgör en årssammanfattning

Maj 2012

- Ekonomisk rapport första kvartalet 2012

Juni 2012

- Inga formella rapporter om ekonomi och verksamhet

September 2012

- Ekonomisk rapport andra kvartalet 2012
- Första verksamhetsrapport utifrån plan 2012-2013, omfattande perioden januari-juni 2012

Oktober/November 2012

- Inga formella rapporter om ekonomi och verksamhet

December 2012

- Ekonomisk rapport tredje kvartalet 2012
- Ev revideringar av verksamhetsplanen 2012-2013

Februari 2013

- Inga formella rapporter om ekonomi och verksamhet

Mars 2013

- Ekonomisk rapport fjärde kvartalet 2012, årsredovisning 2012
- Andra verksamhetsrapport utifrån plan 2012-2013, omfattande perioden juli-december 2012, årssammanfattning

Maj 2013

- Ekonomisk rapport första kvartalet 2013

Förändring av styrelsemötenas innehåll

Septembermötet blir ett “tyngre” möte i denna ordning, eftersom det dels innehåller ett verksamhetsmöte med distriktsrepresentanter, dels ligger både ekonomi- och verksamhetsrapporter då. Ekonomirapporten bör dessutom innehålla en prognos inför 2013, som underlag till verksamhetsmötet och budgetprocessen nästkommande år.

Eftersom även decembermötet blir ett tyngre möte, finns det mycket som talar för att det bör vara ett tvådagarsmöte. Vi föreslår att sekretariatet till styrelsens marsmöte tar fram ett förslag på möteskalender för styrelseåret 2012/2013 med fokus på det huvudsakliga innehållet på respektive styrelsemöte. I det underlaget ska även föreslagna förändringar i sektionens budgetprocess finnas beskrivna.

Förslag till beslut

att sekretariatets rapportering vad gäller ekonomi fr o m 2012 övergår från tertial- till kvartalsrapporter,

att sekretariatets rapportering vad gäller verksamhet fr o m 2012 övergår från tertial- till halvårsrapporter,

att uppdra åt sekretariatet att ta fram ett översiktligt förslag till möteskalender 2012/2013 med fokus på det huvudsakliga innehållet på respektive styrelsemöte samt en beskrivning av sektionens budgetprocess.