Bilaga 1: Arbetsordning för styrelsen Underlag till styrelsemöte 1-2 november 2010

Arbetsordning för styrelsen av svenska sektionen av Amnesty International

Antogs vid styrelsens möte den 12-13 juni 2010

[Utdrag ur sektionens stadgar antagna av årsmötet i Stockholm 2010:

10. STYRELSE
10.1 Styrelsen består av: ordförande, kassör och ytterligare sex ordinarie ledamöter, två suppleanter samt personalrepresentant med personlig ersättare. Personalrepresentanten har närvaro- och yttranderätt.
10.2 Ordförande och kassör väljs särskilt av årsmötet för en tid av två år med val av ordförande ena året och kassör andra året. Sex ledamöter väljs av årsmötet för en tid av två år med val av halva antalet ena året och halva antalet andra året. Två suppleanter väljs av årsmötet för en tid av ett år. Ledamöter och suppleanter kan återväljas. Vid vakans kan årsmöte eller extra medlemsmöte förrätta fyllnadsval.
10.3 Personalrepresentanten och dess suppleant väljs av personalen för en tid av ett år bland den personal, avlönad eller icke avlönad, som arbetar inom sektionens sekretariat sedan minst ett år och som är medlem av Amnesty International. Personalrepresentanten deltar ej i behandlingen av frågor som rör kollektivavtal eller stridsåtgärder eller i styrelsens beredning och beslut i frågor som kommer att förhandlas med de fackliga organisationerna. Personalrepresentanten deltar ej heller i beredning, beslut och uppföljning av de tjänstetillsättningar som styrelsen ej delegerat.
10.4 Styrelsen sammanträder på tid och plats den själv beslutar eller på kallelse av ordföranden.
10.5 Styrelsens suppleanter kallas till varje sammanträde och har där yttrande- och förslagsrätt. De inträder i ordinarie ledamöters ställe i den ordning de blivit valda och har då också rösträtt.
10.6 För styrelsebeslut fordras att minst fyra närvarande ordinarie ledamöter är ense. Vid lika röstetal gäller den mening som sektionens ordförande eller - vid dennes frånvaro - mötesordförande biträder.
10.7 Styrelsen utser inom sig vice ordförande och fördelar andra arbetsuppgifter.
10.8 Styrelsen äger att till sig adjungera en eller flera personer utan rösträtt.
10.9 Styrelsen äger att inom sig utse arbetsutskott.
10.10 Styrelsen bestämmer vilka som har rätt att teckna sektionens firma.]

Grundläggande rollfördelning

Svenska sektionen av Amnesty International är en del av en internationell rörelse.

Verksamheten regleras i sektionens stadgar. Enligt stadgarna är årsmötet sektionens högsta beslutande organ.

Styrelsen är svenska sektionens högsta beslutande organ mellan årsmötena. Styrelsen ansvarar för att säkerställa att organisationens verksamhet bedrivs i enlighet med organisationens vision och åtagande, grundläggande värderingar, samt arbetssätt. Styrelsen ansvarar också för att den interna kontrollen är tillräcklig och att verksamheten bedrivs på ett effektivt sätt.

En styrelseledamot har ett personligt ansvar och en sysslomannaliknande ställning i förhållande till organisationen. Det innebär att ledamoten är skyldig att ägna uppdraget den tid och omsorg och ha den kunskap som erfordras för att på bästa sätt tillvarata organisationens och dess intressenters intressen.

En styrelseledamot är förtroendevald på personligt mandat för att arbeta för sektionens övergripande mål och intressen och skall inte företräda enskilda delar i strukturen eller annan intressent eller organisation utanför sektionen.

Styrelsens ordförande har en särställning inom styrelsen med ett särskilt ansvar för att styrelsens arbete är väl organiserat och bedrivs effektivt och att styrelsen fullgör sina uppgifter.

Sekretariatet sköter den löpande verksamheten och ger medlemmarna stöd och service.

Styrelsen anställer en generalsekreterare, som ansvarar för och företräder sekretariatet inför styrelsen. Till generalsekreteraren delegeras arbetsgivaransvaret för övriga
sekretariatsanställda samt funktionen som sektionens främste talesman. Generalsekreteraren ansvarar för genomförandet av styrelsebesluten vad gäller sekretariatet.

Arbetsordningen reglerar i detalj arbetsfördelningen mellan styrelse och sekretariat.

Arbetsordning

1. Den internationella rörelsen, stadgarna och årsmötet
Svenska sektionen av Amnesty International är en del av en internationell rörelse. Sektionen följer internationella beslut och strävar att uppnå internationella mål.

Verksamheten regleras i sektionens stadgar. Enligt stadgarna är årsmötet sektionens högsta beslutande organ. Beslut fattade av årsmötet kan upphävas endast genom årsmötesbeslut.

2. Förhållningssätt till omvärlden
Som 90-kontoinnehavare är sektionen skyldig att följa de regler och riktlinjer som ställts upp av Stiftelsen för Insamlingskontroll (SFI). Som medlem i Frivilligorganisationernas Insamlingsråd (FRII) är sektionen skyldig att följa FRIIs kvalitetskod. Internationellt har Amnesty International även förbundit sig att följa "International Non Governmental Organisations Accountability Charter", som på ett övergripande sätt tar upp de principer som återfinns i FRIIs kvalitetskod. Sektionen har att följa Amnesty Internationals jävspolicy ”Conflicts of Interest and Conflicts of Duty-Policy and Rules” ORG 20/002/2004.

3. Styrelsen
Styrelsen ansvarar för att den internationella rörelsens och årsmötets beslut genomförs och har mellan årsmötena ett övergripande ansvar för sektionens ekonomi och verksamhet. Detta innebär att styrelsen ansvarar för:
- mål och visioner;
- verksamhetens utveckling;
- principiella frågor och policy;
- budget på förslag från sekretariatet samt ekonomisk uppföljning.

Styrelsen har också en roll som sekretariatets arbetsgivare, se även " 5. Generalsekreteraren ".

Andra styrelseledamöter än personalrepresentanterna ska inte vara anställda i organisationen men kan i undantagsfall ha avlönade uppdrag för organisationen utöver styrelseuppdraget.

Styrelseledamot ska agera på ett sådant sätt att en sammanblandning mellan olika intressen inte sker så att jäv eller jävsliknande situation uppstår eller kan uppfattas uppstå. Det är exempelvis inte tillåtet för styrelseledamot att samtidigt vara leverantör till organisationen och därvid ha personlig vinning i någon form av relationen.

Definitioner: Jäv innebär intresse-eller tjänstekonflikt.
Intressekonflikt uppstår när en beslutsfattares beslut eller bruk av information direkt påverkar hans/hennes finansiella eller materiella intressen eller kan leda till att han/hon kommer eller kan komma i åtnjutande av eller förlora något av värde.
Tjänstekonflikt uppstår när beslutsfattares beslut eller bruk av information påverkar annan person,organisation eller sammanslutning som han/hon har en relation till och där det kan uppstå krav eller förväntan på positiv särbehandling.

4. Sekretariatet
Ett sekretariat under ledning av en generalsekreterare sköter den löpande verksamheten enligt budget, plan och direktiv från styrelsen samt genomför styrelsens beslut.

5. Generalsekreteraren
Generalsekreteraren ansvarar för sekretariatets verksamhet inför styrelsen. Styrelsen tillsätter generalsekreteraren efter en extern rekryteringsprocess. Generalsekreterarens förordnande ska vara tidsbegränsat, normalt fem år, och kan förlängas efter beslut av styrelsen.

Generalsekreteraren har från styrelsen fått det delegerade arbetsgivaransvaret inklusive personalpolicy, anställning, lönesättning, befordran och avveckling av personal. Styrelsen fastställer dessutom riktlinjer angående sekretariatets bemanning i samband med budgetarbetet.

Generalsekreteraren är ständigt adjungerad med yttrande- och förslagsrätt i styrelsen och utser föredragande från sekretariatet till de olika punkterna på dagordningen. Generalsekreteraren kan delegera befogenheter till underställd personal. Vad gäller arbetsgivaransvar är det dock generalsekreteraren som fattar beslut om personalpolicy, avveckling av personal samt rapporterar regelbundet till styrelsen.

6. Arbetsbeskrivningar för styrelsen
Styrelsens ordförande
- leder styrelsens arbete;
- fastställer i samråd med vice mötesordförande förslag till dagordningen för styrelsemötena i samråd med generalsekreteraren samt sammankallar till styrelsemötena;
- ansvarar för att styrelsen arbetar som ett lag och att alla ledamöter görs delaktiga i styrelsens hela arbete;
- är ansvarig för löpande frågor genom att regelbundet ta del av styrelsens information och kommunikation. Dessutom ansvarar ordförande för att inkommande korrespondens och andra frågor tilldelas en ansvarig;
- håller regelbunden kontakt med generalsekreteraren;
- ser till att generalsekreteraren får förutsättningar att utföra sitt arbete;
- ansvarar för att styrelsens och generalsekreterarens arbete utvärderas och utvecklas;
- för organisationens talan i medlemsrelaterade frågor;
- deltar i övrigt i arbetet som övriga styrelseledamöter men har normalt inget särskilt ansvarsområde.

Styrelsens vice ordförande
- ger ordföranden stöd i uppgiften att leda styrelsen;
- fullgör ordförandes uppgifter när denne är förhindrad;
- deltar i övrigt i arbetet som övriga styrelseledamöter.

Styrelsens kassör
- för styrelsens talan i ekonomiska frågor;
- håller regelbunden kontakt med sekretariatet;
- deltar i övrigt i arbetet som övriga styrelseledamöter.

Styrelsens ledamöter och suppleanter
- tar del av denna arbetsordning och bidrar till att styrelsen kan uppfylla de krav den ställer på sig själv. Speciellt ska varje ledamot bidra till att styrelsen arbetar med relevanta, strategiska och principiella frågor;
- åtar sig och fullgör uppgifter inom ramen för styrelsens arbete;
- tar regelbundet del av styrelsens information och kommunikation. Om förhinder för detta föreligger meddelas styrelsen;
- meddelar styrelsen vid förhinder eller problem att utföra arbetsuppgift;
- deltar i samtliga styrelsemöten om inte särskilda skäl att utebliva föreligger;
- deltar som en del av styrelsen på årsmötet;
- håller regelbunden kontakt med tilldelade distrikt;
- utvärderar en gång om året sin verksamhet för att avgöra om arbetsordningen varit effektiv när det gäller att styra beslutsprocessen;
- vad som i denna arbetsordning sägs om ledamot gäller också suppleant om inte annat anges.

Personalens representant och dennes personlige suppleant
- är förtroendevalda av anställda och frivilliga på sekretariatet, på samma sätt som de andra ledamöterna är förtroendevalda av årsmötet;
- deltar ej i behandlingen av frågor som rör kollektivavtal eller stridsåtgärder eller i styrelsens beredning och beslut i frågor som kommer att förhandlas med de fackliga organisationerna;
- deltar i övrigt i arbetet som övriga styrelseledamöter.

7. Val av vice ordförande
Vice ordförande väljs på det konstituerande styrelsemötet. Till vice ordförande kan endast ordinarie ledamöter väljas. Valet sker genom att de styrelseledamöter som är intresserade av att kandidera till posten som vice ordförande kungör det på det konstituerande styrelsemötet. Om mer än en ledamot är intresserad får respektive person presentera sig kort. Därefter förrättas val genom sluten omröstning. Endast de ordinarie ledamöterna har rösträtt. Ordförande och kassör räknar gemensamt rösterna och samtliga röstsiffror presenteras därefter öppet. Vid lika röstetal har ordförande utslagsröst.

8. Process om någon ledamot är frånvarande eller avgår
Om någon styrelseledamot mer än tillfälligt är frånvarande eller förklarar sig ha avgått utses den suppleant som står närmast i tur till ordinarie ledamot. Om ordförande mer än tillfälligt är frånvarande eller förklarar sig ha avgått träder vice ordförande in som tillförordnad ordförande för sektionen. Om kassören mer än tillfälligt är frånvarande eller förklarar sig ha avgått väljer styrelsen en tillförordnad kassör. Till tillförordnad kassör kan endast ordinarie styrelseledamot väljas. Förändringar enligt denna punkt formaliseras genom att ordförande eller vice ordförande initierar beslut per capsulam, då beslutet är brådskande, eller genom beslut på nästkommande styrelsemöte.

9. Sektionens talespersoner
Generalsekreterare och ordförande har rätt att uttala sig i sektionens namn. Normalt är det generalsekreteraren som gör offentliga uttalanden och ordföranden som är talesperson för organisationen som medlemsorganisation. Generalsekreteraren kan delegera rätten att uttala sig i sektionens namn.

Den som uttalar sig samråder alltid med styrelsen eller av styrelsen utsedd person då policy ej föreligger eller är oklar.

Utgående officiellt sektionsmaterial såsom skrivelser, pressmeddelanden, annonser och foldrar ska godkännas av generalsekreteraren såvida de inte kommer från styrelsen.

Generalsekreteraren informerar styrelsen om uttalanden, artiklar, annat officiellt material eller händelser som kan förmodas väcka uppmärksamhet.

10. Sektionens roll i den internationella rörelsen
Styrelsen representerar sektionen gentemot den internationella styrelsen och andra sektioner och ansvarar för utarbetande av sektionens ståndpunkter i principiella frågor. Styrelsen ska utgå från beslut fattade av årsmötena och förankra sina ståndpunkter i rörelsen på lämpligt sätt.

Styrelsen ska diskutera frågor som rör den internationella rörelsen med generalsekreteraren. Generalsekreteraren ska deltaga i det internationella rådsmötet och i andra relevanta internationella möten.

Styrelsen utser en delegation till det internationella rådsmötet. Denna delegation äger rätt att fatta beslut å styrelsens vägnar under mötet.

Styrelseordföranden deltar i Chairs Forum.

Kassören deltar i International Finance Meeting.

Generalsekreteraren deltar i Directors Forum.

Den som å sektionens vägnar deltar i internationella möten ska återrapportera till styrelsen.

11. Befattningsbeskrivningar för sekretariatet
Styrelsen upprättar befattningsbeskrivning för generalsekreteraren. Styrelsens ordförande och vice ordförande håller utvecklingssamtal med generalsekreteraren. Generalsekreteraren svarar för att övrig personal har befattningsbeskrivning och att utvecklingssamtal hålls.

12. Sekretariatets rapportering och ekonomiska styrning
Sju dagar före ordinarie styrelsemöte ska generalsekreteraren tillställa styrelsen aktuell rapport om sekretariatets verksamhet.

Generalsekreteraren ansvarar för att verksamheten bedrivs i enlighet med av styrelsen angiven budget. Styrelsen ska regelbundet hållas informerad om den ekonomiska situationen.

Generalsekreteraren beslutar i frågor som rör omfördelning av budgeterade medel och tjänsteutrymme. Vid större förändringar ska samråd ske med ordförande och kassör.

13. Relationen mellan styrelse och sekretariat vid framförande av allvarligare eller principiell kritik
Styrelsen framför endast gemensamt kritik mot sekretariatet och då till generalsekreteraren. Detta utesluter inte ordförandes självklara huvudansvar för att hantera känsliga situationer och att bistå generalsekreteraren med råd och konstruktiv kritik.

Personal framför kritik mot styrelsen till generalsekreteraren eller personalrepresentanten eller sin fackliga företrädare.

Styrelsen har rätt att ta del av allt material, även arbetsmaterial, som rör organisationen.

14. Organisationen av styrelsens arbete

Styrelsen utser tidsbegränsade uppdragsgrupper, arbetsgrupper och enskilda personer ansvariga för särskilda områden. Där det är lämpligt söker styrelsen utanför styrelsen för att säkerställa erforderlig kompetens och utveckling av medlemmarna. Sekretariatet upprätthåller dokumentation över hur styrelsen på detta sätt organiserar sitt och sektionens arbete.

15. Styrelsens beslut
Styrelsens arbete regleras av internationella beslut, stadgarna och andra årsmötesbeslut, denna arbetsordning och andra egna principbeslut. Undantag från egna principbeslut måste
motiveras i beslutet och kan ej delegeras. Detta gäller särskilt avsteg från arbetsordningen. Styrelsen fattar beslut på styrelsemöten och per capsulam. I samband med beredning och allra senast vid beslutstillfället är ledamot skyldig att anmäla om jäv föreligger i något ärende. Vid beslut ska jäv antecknas till protokollet och ledamoten deltar inte i beslutet.

Beslut av styrelsen ska föregås av beredning enligt nedan. Styrelsens diskussioner och informella möten för utbildning eller reflektion ska också vara förberedda med skriftliga underlag.

Beslut i principiella frågor fattas aldrig utan att skriftligt förslag till beslut föreligger.

Beslut fattade av styrelsen kan endast avföras genom styrelsebeslut eller årsmötesbeslut.

När ett beslut fattats står hela styrelsen bakom det och verkar för dess genomförande. Ledamot som deltar i ett beslut kan reservera sig skriftligen och alla ledamöter och adjungerade kan begära och få protokollsanteckning, men det innebär inte att ledamot får undergräva styrelsens beslut i ord och handling.

16. Styrelsens arbetsplan
Sekretariatet ansvarar för att en generell årsplan för styrelsens arbete upprätthålls. Denna
ska täcka

- budgetarbetet;
- förberedelser inför årsmötet;
- sektionens deltagande i den internationella beslutsprocessen.

Årsplanen kompletteras med aktuellt kalendarium.

17. Ordinarie styrelsemöten
Ordförande sammankallar normalt till ordinarie styrelsemöte enligt kalendarium som antas på konstituerande möte. Sekretariatet ansvarar för att kallelse med tid och plats skickas ut fjorton dagar före mötet. Vid det första ordinarie styrelsemötet efter det konstituerande styrelsemötet ska en genomgång ske där var och en av ledamöterna redogör för de anknytningar man har till verksamhet eller personer i yrkeslivet eller ideellt vilka eventuellt kan innebära att jäv eller uppfattas som jäv. Uppgifterna ska protokollföras.

Styrelsemöten ägnas åt
Rapporter som normalt är skriftliga och läggs till handlingarna efter att styrelsen i förekommande fall kommenterat dem samt beslut fattade per capsulam.
Beslut
- i principiella eller strategiska frågor;
- rörande budget och riktlinjer för sekretariatets bemanning;
- gällande förslag till årsmöte;
- om förtroendeuppdrag och annan delegation (detta görs med fördel per capsulam);
- i frågor om vidare hantering av ärenden, t ex direktiv (detta görs med fördel per capsulam).
Diskussioner som en del av den inledande beredningen av en fråga, som underlag för vidare strategiskt arbete, till stöd för generalsekreteraren, för särskilt ändamål tillsammans med annan del av rörelsen, t ex valberedning, distriktsombud eller specialgrupp eller i frågor av annan art som styrelsen finner vara av stor vikt.

Styrelsemöten är öppna för alla medlemmar. Styrelsens kalendarium och dagordning ska hållas lätt tillgängliga för medlemmarna. Styrelsen kan besluta att viss punkt på dagordningen ska vara styrelseintern. Om möjligt ska detta anges i kallelsen till styrelsemötet.

18. Extra styrelsemöte
Extra styrelsemöte kan sammankallas av styrelsemöte, styrelsen per capsulam eller ordförande. Beslut om extra styrelsemöte ska motiveras. ska styrelsen mötas fysiskt, ska mötet äga rum tidigast fem dagar efter att beslutet kommit alla styrelseledamöter tillhanda. Möts styrelsen per telefon, ska mötet äga rum tidigast två dagar efter att beslutet kommit alla styrelseledamöter tillhanda. Kallar styrelsemöte till extra styrelsemöte, kan det hållas tidigare. Förslag till dagordning och beslut ska vara styrelsen tillhanda dagen före mötet och hållas lätt tillgängliga för medlemmarna.

19. Inledande beredning
Ärenden bereds av sekretariatet eller annan av styrelsen utsedd arbetsgrupp eller person. Styrelsens beslutsunderlag består av bakgrundsinformation, problembeskrivning, resonemang och i förekommande fall förslag till beslut. Förslag till beslut ska möjliggöra uppföljning. När det gäller policy, riktlinjer och strategier ska underlaget klargöra hur beslutet ska kommuniceras och genomföras i organisationen.

20. Styrelsens dagordning och slutlig beredning inför styrelsemöten
Styrelsen utser mötesordförande (normalt ordförande eller vice ordförande) och vice mötesordförande för styrelsemöten ett styrelsemöte i förväg. Ordförande ansvarar i samråd med vice ordförande, vice mötesordförande och generalsekreterare för att ett förslag till dagordning upprättas för kommande styrelsemöte.

Ett arbetsmöte sammanträder per telefon före ordinarie styrelsemöte. I arbetsmötet ingår ordförande, vice mötesordförande, generalsekreteraren samt av generalsekreteraren utsedd personal. Arbetsmötets enda uppgift är att kvalitetssäkra underlag inför styrelsemötet.

Officiellt förslag till dagordning fastställs av ordförande och generalsekreterare senast fjorton dagar före styrelsemöte. Rapporter ska föreligga styrelsen senast sju dagar före styrelsemötet och besluts- och diskussionsunderlag senast 14 dagar före styrelsemötet.

Styrelsen kan göra undantag från dessa tidsfrister och är då medveten om de problem det innebär för beslutskvaliteten. Inför första styrelsemötet efter årsmötet kan man ofta vara tvungen att göra några sådana undantag.

21. Protokoll och uppföljning
Styrelsesekreterare för protokoll. Det justeras av särskilt utsedd justeringsperson och av dem som varit mötesordförande.

Generalsekreteraren ansvarar för att styrelsens beslut följs upp om inte annat framgår av beslutet.

22. Styrelsens kommunikation och information
Styrelsen och till styrelsen ständigt adjungerade kommunicerar mellan mötena med hjälp av styrelsens forum, e-post, och post.

Styrelsen tar också del av
- sekretariatets allmänna utskick till de olika medlemsstrukturerna;
- sektionens hemsida;
- sektionens medlemssidor.

23. Uppdragsgrupper
Styrelsen utser uppdragsgrupper för
- beredning av ärenden till styrelsen
- att bygga kompetens och kontinuitet
- särskilda uppdrag (t ex förankring i rörelsen).

För varje uppdrag utser styrelsen en kontaktperson inom styrelsen. Efter att styrelsen har formulerat direktiv för uppdragsgruppen, ges sekretariatet i uppgift att föreslå gruppens sammansättning. Varje uppdrag ska ges ett direktiv innehållandes:
- bakgrund/beslut
- syfte
- formulering av uppdraget/uppgifter
- metoder
- avgränsning
- tidsram
- budget
- uppdragsgruppens sammansättning
- kontaktperson i styrelsen

Styrelsen tar i beaktande eventuellt jäv enligt ovanstående definitioner i samband med att uppdragsgrupper utses.

24. Kontakter mellan de bägge styrelserna för Amnestyfonden och sektionen
Amnestyfondens styrelse och sektionsstyrelsen utser varsin kontaktperson. Dessa ansvarar för fortlöpande informationsutbyte mellan styrelserna. Formerna för detta omfattar t ex:
- Varje kontaktperson ska inledningsvis under mandatperioden träffa den andra styrelsen.
- Inför varje styrelsemöte förser kontaktpersonerna varandra med dagordning samt relevanta underlag och diskuterar de punkter som kan vara av intresse.
- Vid varje styrelsemöte ska en rapportpunkt finnas. Om något ska diskuteras som är speciellt intressant eller relevant för båda styrelserna, bör båda kontaktpersonerna närvara.
- Efter varje styrelsemöte förser kontaktpersonerna varandra med protokoll från det egna styrelsemötet och diskuterar relevanta punkter.
- För behandling av frågor av stor principiell vikt kan särskilda samverkansgrupper bildas.

25. Styrelsens arbete mellan styrelsemöten - korrespondens
All korrespondens till styrelsen ska diarieföras och kopior ska arkiveras av styrelsesekreteraren, även sådan som tillställs enskild styrelseledamot. Kopia ska hållas i styrelsedatabasen utom då styrelsen klassat korrespondensen som styrelseintern eller då den som skriver brevet uttryckligen begär att det ska vara styrelseinternt. Med korrespondens avses inte styrelsens interna kommunikation eller kommunikation med annan del av organisationen som är att betrakta som arbetsmaterial. I alla oklara fall ska samråd ske med resten av styrelsen. Styrelsens ordförande föreslår hur inkommande korrespondens hanteras. Brev ställt till enskild styrelseledamot besvaras av denne men ska diarieföras.

26. Styrelsens arbete mellan styrelsemöten - beslut per capsulam
I frågor
- om förtroendeuppdrag och annan delegation;
- om vidare hantering av ärenden, t ex direktiv;
- som på annat sätt är av mindre principiell vikt;
- av principiell vikt när styrelsen redan behandlat beslutsunderlaget på styrelsemöte eller när frågan är brådskande kan styrelsen fatta beslut per capsulam med hjälp av styrelsens forum.

Efter en diskussion i styrelsens forum eller på styrelsemöte föreslår ordförande ett beslut och de ordinarie ledamöterna avger sina röster på samma sätt. Beslut är fattat när en majoritet av de ordinarie ledamöterna bifallit. Stadgarnas punkter 10.5 och 10.6 gäller även för beslut fattade per capsulam. I de fall som beskrivs under punkt 8 i denna arbetsordning har även vice ordförande möjlighet att initiera ett beslut per capsulam.

Sekretariatet upprätthåller dokumentation över på detta sätt fattade beslut. Om en ledamot motsätter sig att en fråga behandlas per capsulam flyttas frågan till styrelse. Denna form av elektronisk per capsulam är den enda form av per capsulam som styrelsen använder.

(10.5 Styrelsens suppleanter kallas till varje sammanträde och har där yttrande- och förslagsrätt. De inträder i ordinarie ledamöters ställe i den ordning de blivit valda och har då
också rösträtt.
10.6 För styrelsebeslut fordras att minst fyra närvarande ordinarie ledamöter är ense. Vid lika röstetal gäller den mening som sektionens ordförande eller - vid dennes frånvaro - mötesordförande biträder. Detta är utdrag ur stadgarna)

27. Överlämning och introduktion av nya styrelseledamöter
Sekretariatet ansvarar för att nya ledamöter snarast efter årsmötet erhåller grundläggande dokumentation och blir delaktiga i styrelsens informations- och kommunikationssystem. Ordförande kontaktar snarast nya ledamöter för att informera om viktiga aktuella frågor. Styrelsen utser överlämningsansvariga mellan avgående och tillträdande styrelse.

28. Utbildning
Styrelsen håller i samband med sitt första ordinarie möte efter det konstituerande en utbildning som omfattar
- styrelsens ansvar och arbetsordning;
- budgetprocessen;
- organisation.

29. Konflikt- och krishantering inom organisationen
Generalsekreteraren ansvarar inför ordföranden för hanteringen av konflikter inom sekretariatet och mellan medlemmar och sekretariat, i det senare fallet i samråd med styrelsen om konflikten är av allvarlig karaktär.

Styrelsen ansvarar för att lösa konflikter mellan medlemmar eller medlemsstrukturer.

Konflikter och allvarligare kritik inom styrelsen ska diskuteras med ordförande eller vice ordförande och därefter behandlas av styrelsen.

30. Utvecklingssamtal med generalsekreteraren
Ordförande ansvarar för att årliga utvecklingssamtal hålls med generalsekreteraren. Den årsmötesvalda styrelsen ska före och efter generalsekreterarens utvecklingssamtal diskutera generalsekreterarens arbete men delegerar till ordförande och vice ordförande att hålla samtalet. Före samtalet ska de inhämta avdelningschefernas syn på generalsekreterarens ledning av sekretariatet.

Under utvecklingssamtalet, som ska fokusera på gemensamt identifierande av problem och konstruktiv kritik, ska följande avhandlas:
- Amnestys mål och verksamhet med tonvikt på generalsekreterarens roll och uppgift;
- generalsekreterarens arbetssituation och förutsättningarna för arbetet. Speciellt diskuteras
relationen till styrelsen;
- uppfyllelse av tidigare satta mål;
- möjligheter och problem med avseende på arbetsordning och arbetsbeskrivning, speciellt
verkställande av styrelsebeslut;
- generalsekreterarens utveckling;
- gemensamt sättande av nya mål. Dessa dokumenteras styrelseinternt.

31. Utvecklingssamtal med styrelseledamöterna
Ordförande ansvarar för att ordförande, vice ordförande eller kassören håller årligt utvecklingssamtal med styrelsens ledamöter. Ordförande håller utvecklingssamtal med vice
ordförande och kassören. Följande ska avhandlas:
- Amnestys mål och verksamhet med tonvikt på styrelsens roll och uppgift;
- styrelsens arbete och arbetsordningen;
- arbetsklimatet i styrelsen;
- ledamotens personliga ansvar och åtagande;
- ordförandes ledning av styrelsen;
- ledamotens utveckling i styrelsen.

Ordförande upprättar en styrelseintern åtgärdsplan när samtliga samtal är avslutade.

För sin egen del bör ordförande ingå i ett nätverk med t.ex. ordföranden i andra sektioner, andra frivilligorganisationer eller andra personer med gedigen folkrörelseerfarenhet.

32. Styrelsens kontroll
Sekretariatet lämnar rapporter som underlag för genomlysning av verksamheten. Generalsekreteraren väljer inriktning efter samråd med styrelse. Målsättningen är att genomlysa
väsentliga områden som styrelsen har ansvar för men som delegerats. Detta kan t ex vara:
- arbetsgivaransvar och personalpolicy enligt lag och internationella riktlinjer;
- arbetsmiljöfrågor;
- kompetenssäkring;
- ekonomisystem, attestinstruktion och delegationsordning;
- organisationens fysiska säkerhet;
- informationssystemens säkerhet;
- försäkringsskydd.

33. Strategigrupper
Styrelsen är organiserad i tre strategigrupper, vilka är tilldelade olika tematiska ansvarsområden. Strategigruppernas sammansättning och deras sammankallande bestäms av styrelsen på förslag från ordföranden. Arbetet med dessa fortgår löpande under året och rapporteras muntligen vid mötena.

34. Visionsmöten
Styrelsen ska vid två möten per år avsätta tid för visionsdiskussioner. Det är önskvärt med en visionsdiskussion under hösten och en under våren. Inför visionsdiskussionen ska det finnas ett skriftligt diskussionsunderlag