Ekonomisk rapport för andra tertialet 2007 Underlag till styrelsemöte 1-2 oktober 2007


Till: Styrelsen
Från: Sekretariatet
Datum: 3 oktober 2007



Utskriftsformat:
[Ekonomisk rapport fr andra tertialet 2007.doc]

Bilaga:
[Ekonomisk rapport fr andra tertialet 2007, bilaga 1-4.xls]




Ekonomisk rapport för andra tertialet 2007

Inledning
Den här tertialrapporten innehåller följande huvudområden:

  • Ekonomiskt utfall för perioden januari till augusti
  • Prognos för 2007 och en jämförelse med budget
  • Reglerna från Stiftelsen för Insamlingskontroll (SFI)
  • Eget kapital och reservernas storlek

Rapporten bygger på genomgångar med de anställda på sekretariatet som har budgetansvar. Kommentarer lämnas för alla större budgetavvikelser. Rapporten är inte något periodbokslut, hänsyn har alltså inte tagits till exempelvis upplupna lönekostnader.

Amnestys sätt att budgetera innebär att beslut om budgetens disponibla delar tas i december, juni och i september. Som bas för dessa beslut ska tertialrapporter ligga. Det fanns inga disponibla delar för beslut i september.

De ekonomiska förutsättningarna
Fram till och med junimötet har fattats beslut om en balanserad budget om 52 840 tkr.

Verksamhetsplan/Handlingsplan
Budget och sekretariatets verksamhetsplan är baserade på målen i sektionens handlingsplan och de prioriteringar styrelsen beslutat om. Detta är en ekonomisk rapport och beskriver framförallt hur budgeten följts. I en separat tertialrapport beskrivs hur sektionens etappmål har uppnåtts.


Ekonomiskt utfall för perioden januari – augusti 2007

Periodens intäkter och en jämförelse med föregående år ()
Bilaga 2

Fram till och med augusti uppgår sektionens intäkter till 30 735 tkr (28 416 tkr). Det innebär en intäktsökning med 2 319 tkr. Största skillnaderna mot föregående år är att Medlemsavgifter och Gåvor via autogiro går bättre. Detta kommenteras mer utförligt i prognosavsnittet.

Chart
Diagrammet visar ackumulerade intäkter t o m augusti


Periodens kostnader (januari till augusti)

Periodens totala kostnader
Bilaga 3

Kostnaderna uppgår efter åtta månader till 31 360 tkr, 59 % av den totala budgeten.
Kostnaderna berörs mer utförligt under kostnadsprognos för 2007.

Direkta samt fördelade programkostnader
Bilaga 4

Eftersom en stor del av sektionens kostnader är lön och sekretariatskostnader är det intressant att se hur programredovisningen påverkas när dessa kostnader fördelas ut på programmen. Exempelvis har ett programområde som Arbetsgrupper relativt låga direkta kostnader (programkostnader). Samtidigt arbetar många med programmet och när därför lönekostnaderna fördelas ut får man en mer rättvisande bild av hur mycket resurser sektionen satsar på programområdet.
Nyckeln för fördelningen av direkta programlönekostnader och administration är förhållandet mellan tjänster med direkt programanknytning och det totala antalet tjänster, samt den använda tiden för respektive program. Detta innebär att om mycket tid läggs ned på ett delprogram tilldelas detta också en större andel av de administrativa kostnaderna.

Chart
Diagrammet visar totala kostnader inklusive lön och administration för de olika programgrupperna.




Prognos för 2007 och en jämförelse med budget ()

Sammanfattning av prognosen
Bilaga 1

Sammanfattning
Prognos
Budget
Intäkter
54 674
52 840
Kostnader
-50 380
-52 840
Överskott/underskott
4 294
0



Prognosen visar på ett överskott om 4 294 tkr att jämföra med ett budgeterat nollresultat. Intäkterna beräknas bli 54 674 tkr (52 840 tkr enligt budget) och kostnaderna 50 380 tkr (52 840 tkr).

Intäktsprognosen från tertial 1 har dragits ned. Främst är det intäkterna från medlemsavgifter och gåvor via autogiro som räknats ner. Men även Humanfonden, testamenten och Amnestyakademin beräknas få lägre intäkter än vad prognosen tertial 1 visade på.

Prognosens intäktsdel måste betraktas som osäker. Framförallt är storleken på Humanfondsutdelningen svår att bestämma. Hur mycket pengar vi får från Humanfonden avgörs först per sista december 2007. De prognoser vi får från Banco varierar med börsens svängningar och skiljer ofta med stora belopp mellan månaderna.

Nedan kommenteras intäkts- och kostnadsprognosen utförligare.


Intäktsprognos för 2007 och en jämförelse med budget
Bilaga 2

Intäkterna beräknas bli 54 674 tkr (52 840 tkr), det är 103 % av budget (+1 834 tkr).
Den största skillnaden är den beräknade utdelningen från Humanfonden där prognosen är 2 510 tkr över budget.
Chart
Diagrammet visar sektionens intäkter fördelade på de största intäktsslagen.

Nedan redogörs mer i detalj för de olika intäktsslagens beräknade resultat.

Avgifter
Intäkter från intäktsgruppen Avgifter (medlemsavgifter och gruppavgifter) bedöms komma att uppgå till 15 960 tkr (16 110 tkr), 99 % av budget.

Intäktsslaget helbetalande medlemmar beräknas komma att uppgå till 3 800 tkr, vilket är 840 tkr över budget. Delbetalande medlemmar uppskattas till 190 tkr (170 tkr).

Intäkterna från medlemmar via autogiro beräknas till 11 680 tkr (12 660 tkr), 980 tkr under budget. Främst är det svårigheter med att anställa personal till F2F som lett till ett lägre resultat än budgeterat. Kostnaderna har därmed också minskat. Antal värvade medlemmar per timme i storstäder har också gått ner eftersom konkurrensen är mycket större i år. Vi har dock fortfarande bra resultat utanför storstäderna.

Enligt den nya nyckeltaldefinitionen som gäller fr.o.m. 2007 så presenterar vi totalt antal medlemmar och givare i stället för enbart medlemmar. Den sista augusti var antalet medlemmar och givare 72 330 st (66 182 st medlemmar och 6 148 st enbart gåvogivare). Andelen medlemmar och gåvogivare som betalar via autogiro är 70 %.

Försäljning
Intäkterna från intäktsgruppen Försäljning bedöms uppgå till 375 tkr (890 tkr).
I intäktsgruppen ingår Amnestyakademin som beräknas uppgå till 200 tkr mot budget
690 tkr. Anledningen är att färre deltagare än budgeterat har deltagit i kurserna och att rabatter på kursavgifter har lämnats. Till viss del motsvaras intäktsbortfallet av kostnadsminskningar men en stor del av kostnaderna är fasta och får ses som uppstartskostnader.

Prenumerationer
Intäkterna för 2007 beräknas uppgå till 450 tkr mot budget 510 tkr. Försäljningen av Kortkampanjen har gått sämre än budgeterat.

Gåvor och bidrag
Utfallet för 2007 beräknas i sin helhet uppgå till 37 659 tkr (35 100 tkr) 107 % av budget. Intäktsgruppen är uppdelad i flera intäktsslag som kommenteras nedan.

Gåvor från Grupper & distrikt: Intäkterna beräknas nå budget. Intäkterna t o m augusti uppgår till drygt 900 tkr. Byring & Bråtes och Grupp 9 i Hörbys bidrag kommer från försäljning i andrahandsbutiker.


Chart
Diagrammet visar intäkter från olika grupper fram till sista augusti.


Gåvor från organisationer : Avser till stor del gåvor från kyrkor (kollekter). Prognosen är lika med budget.

Allmänna arvsfonden : Intäkterna från Allmänna arvsfonden och Olof Palme Internationella Center avser projekten Sneställt, Angeläget och MR-projektet i Turkiet. Intäkterna motsvaras av lika stora kostnader och medlen intäktsförs efterhand som de förbrukas. Något överskott kommer inte att uppstå utan eventuell oanvänd del återbetalas.
Prognosen visar på större intäkter än budgeterat eftersom Allmänna Arvsfonden beslutat att bidra till en fortsättning av Angeläget-projektet. Intäkterna ökar därför samtidigt som kostnaderna ökar med samma belopp.

Villkorade bidrag : För att kunna skilja ut bidrag som inte kan användas fritt av Amnesty utan är ”öronmärkta” för en viss aktivitet har dessa fått en egen rubrik. Öronmärkta bidrag skall inte ingå fullt ut i underlaget för IS-bidraget. Dessa intäkter skall inte heller delas med Amnestyfonden. Största delen av intäkterna kommer från teaterföreställningar i samband med Sneställt-turnén. Dessa intäkter får endast användas för att täcka kostnader i samband med turnén.

Företagssamarbete: Intäkterna kommer från Bokningsbolaget och Nudie Jeans.

Företagsgåvor : Flertalet gåvor kommer från Amnestysupporters vilket är ett autogirogivande för företag.

Insamlingsbrev: Prognosen för 2007 är 3 400 tkr (3 500 tkr).

Gåvor via autogiro: Prognosen är 21 460 tkr (22 130 tkr) vilket är 670 tkr under budget. Även här påverkar F2F att vi ligger under budget. När det gäller Telemarketing, TM, så har vi inte hunnit ringa alla inom uppgraderingen så tidigt som vi trodde vilket innebär att intäkterna kommer in senare och då det är ett månatligt givande påverkar det den totala budgeten.

Övriga insamlingsaktiviteter : Intäkterna beräknas bli 1 250 tkr (1 050 tkr). Här bokförs intäkter från alla andra aktiviteter som SMS-aktivist, gåvor via foldrarna, givarrekryteringar, minnesgåvor, internetbetalningar etc.

Humanfonden : Prognosen baseras på vad vi skulle ha fått om utdelningsdag varit 31 augusti. Utdelningen skulle då ha blivit 7 620 tkr (5 110 tkr). Anledningen till att Humanfondsutdelningen beräknas överstiga budget med så mycket är att den budgeteras försiktigt. Hur mycket vi slutligen kommer att få avgörs av kursen den 31 december.

Chart
Diagrammet visar hur Humanfondens preliminära utdelning varierat över året. Observera att tabellen börjar vid 6 000 tkr.


Antalet sparare i Humanfonden fortsätter att sjunka. En aktivitet med Banco planeras senare i år för att öka antalet sparare.


Chart
Diagrammet visar antalet sparare i Humanfonden per sista augusti .


Hjälpfonden: Hjälpfonden skulle om utdelningsdag varit 31 augusti givit 344 tkr mot budgeterat 330 tkr.

Testamenten: Intäkterna beräknas bli 1 200 tkr, 400 tkr lägre än budget.
Ett större testamente om 850 tkr har utbetalats under året. Utöver detta har några mindre testamenten och legat erhållits.

Ospecificerade gåvor: Intäkterna bedöms bli 1 700 tkr mot budget 750 tkr. En anonym gåvogivare har skänkt 650 tkr fördelat på 13 inbetalningar om vardera 50 tkr.

Amnestyfondens andel: Amnestyfondens andel utgörs av 11 % av intäktsgruppen Gåvor och bidrag. Enligt avtalet med Amnestyfonden får fonden ingen del av villkorade/öronmärkta bidrag.
Eftersom intäktsgruppens utfall beräknas bli bättre än budgeterat ökar också Amnestyfondens andel av intäkterna till 4 443 tkr (4 170 tkr).

Kostnadsprognos för 2007
Bilaga 3

De totala kostnaderna för året kommer enligt prognosen att hamna på 50 380 tkr (52 840 tkr), 95 % av budget.
Nedan kommenteras kortfattat den kostnadsprognos som upprättats samt prognosen i relation till budgeten (inkluderande alla disponibla delar). Någon prognos som innefattar fördelade programkostnader per program har inte gjorts.

Kampanjer
Förutom kampanjkostnader innefattar programgruppen sektionens kostnader för flyktingarbete.
Prognosen visar på kostnader om 1 901 tkr (1 828 tkr), 4 % över budget. Överdraget beror på att sommarkampanjen blev dyrare än beräknad.

Information och kommunikation
Programgruppen innefattar lobby, mediaarbete, MR-info, Amnesty Press, Amnestyakademin och Allmänna Arvsfondsprojekten.
Prognosen visar på kostnader om 4 613 tkr (4 968 tkr), 93 % av budget. Största avvikelsen mot budget visar Amnestyakademin där kostnaderna beräknas bli 505 tkr mot budget 833 tkr.
Kostnaderna för Allmänna Arvsfondsprojekten motsvaras av lika stora intäkter.

Stöd till aktivism
Prognosen visar på kostnader om 1 123 tkr (1 349 tkr), 83 % av budget.
Anledningen är att ungdomssamordnartjänsten tillsattes senare än budgeterat.

Medlemmar och organisation
Inom programgruppen redovisas kostnader för Amnestys demokratiska process.
Prognosen visar på kostnader om 1 084 tkr (1 380 tkr), 79 % av budget.
Kostnaderna för mångfaldsarbet blir lägre än budgeterat eftersom projekttjänsten kommer att tillsättas tidigast i december.

Insamlingsarbete
I denna programgrupp redovisas kostnaderna för medlemsvärvning, insamling och marknadsföring. Prognosen visar på kostnader om 7 927 tkr (9 190 tkr), 86 % av budget. Kostnaderna för F2f-värvning beräknas bli 907 tkr lägre än budgeterat vilket hänger ihop med att vi har haft färre rekryterare än budgeterat. Kostnaderna för TM (telemarketing) blir ca 350 tkr lägre än budget eftersom vi har utvecklat ett TM-system internt istället för att köpa in ett färdigutvecklat.

Gemensamma kostnader
De gemensamma kostnaderna innefattar hyra, IT-stöd men också personalkostnader.
Prognosen visar på att de gemensamma kostnaderna hamnar på 18 356 tkr (19 125 tkr).
Personalkostnaderna beräknas bli 14 258 tkr mot budgeterade 14 985 tkr. Anledningen till de lägre personalkostnaderna är att ett antal tjänster av olika anledningar blivit senarelagda; GS, flyktinghandläggartjänsten, distriktssamordnartjänsten. Resp ej tillsatt; GS-assistenten.

Internationella rörelsen
IS-bidraget är det obligatoriska bidrag vi betalar till det internationella sekretariatet. Avgiften beräknas efter hur stora intäkter vi har efter avdrag för insamlingskostnader. Kostnaden för 2007 utgörs av tre delar:
  • Faktiskt bidrag att betala baserad på avgiftsunderlaget 2004 och 2005.
  • Reserv från 2005 att upplösa.
  • Reservering för IS-bidraget 2009 baserad på avgiftsunderlag 2006 och 2007.

I programgruppen ingår även ett utbildningsprojekt om mänskliga rättigheter som riktar sig till lärare i Turkiet. Projektet bekostas med bidrag från Olof Palme Internationella Center och är ett samarbete med den turkiska sektionen.



Reglerna från Stiftelsen för Insamlingskontroll (SFI)

SFI avgör vilka insamlingsorganisationer som får ha 90-konto. Enligt SFI:s regler måste minst 75 % av en 90-kontohavares insamlade medel gå till organisationens ändamål (75 % regeln). Omvänt får alltså som mest 25 % av insamlade medel gå till insamlings- och administrationskostnader (25 % regeln). SFI gör sin bedömning över flera år och tar hänsyn till de förklaringar en organisation kan lämna vid ett tillfälligt överskridande av gränserna.

Förra året klarade Amnesty SFI:s nyckeltal. Ett extra bidrag till den internationella rörelsen på 1 600 tkr innebar att vi nådde upp till kravet på att minst 75 % av insamlade medel ska gå till ändamålet.

En prognos för nyckeltalen 2007 bygger på en rad antaganden som än så länge får anses som osäkra. Framför allt gäller det utdelningen från Humanfonden.
Om intäkterna blir de prognostiserade så måste ändamålskostnaderna öka för att vi ska nå SFI:s nyckeltal om att 75 % av insamlade medel ska gå till ändamålet.


2004
2005
2006
Prognos 2007
Verksamhetsintäkter
37 953
43 967
50 281
54 674
Ändamålskostnader
27 646
28 898
37 709
39 512
Insamlingskostnader
7 377
7 647
7 715
6 980
Administrationskostnader
2 924
3 089
3 411
3 887
Ändamålskostnader 75 % regeln
73%
65%
75%
72%
Insamling & administration 25 % regeln
27%
24%
22%
20%




Eget kapital och reservens storlek

I budgetmanualen sägs: " Svenska Amnesty har, genom årsmötesbeslut (senast maj 2003), valt att dela in det egna kapitalet i två delar; en reserv och en resterande del (ibland kallad "överreserven")”. Fördelningen mellan dessa två delar görs vid årets början utifrån kommande års budgeterade kostnader.
Reserven ska enligt styrelsebeslut i maj 1998 följa den internationella normen så att den omfattar 75 % av personalkostnader och 25 % av övriga kostnader, vilket tolkas som sekretariatskostnader inkluderande avskrivningar. Skillnaden mellan det som ska finnas i reserven och det totala egna kapitalet blir en "överreserv".

Förutsatt att 2007 års resultat blir det som prognosen utvisar kommer det egna kapitalet vid årets utgång att uppgå till 20 251 tkr.
Enligt reservpolicyn bör den budgetbaserade reserven 2007 uppgå till 11 226 tkr.
Enligt reservpolicyn skall en avsättning till Humanfondsreserven göras om resultatet är positivt och Humanfondsutdelningen blivit större än budget. Hela årets beräknade skillnad mellan budget och prognos om 2 510 tkr sätts därför av till Humanfondsreserven. Humanfondsreserven blir 3 936 tkr, där 1 426 tkr avser 2006 års avsättning.

Amnestys kapital beräknas vara tillräckligt stort för att tillgodose reservpolicyn. Den önskvärda reservnivån överskrids dessutom med 5 089 tkr (20 251 tkr – 11 226 tkr –
3 936 tkr).

Chart




Slutord
Prognosen visar på ett överskott om drygt 4 000 tkr mot ett budgeterat nollresultat. Intäkterna beräknas bli högre än budget tack vare att utdelningen från Humanfonden beräknas överstiga budget med drygt 2 500 tkr. Kostnaderna beräknas bli lägre än budgeterat och det är främst insamlings- och personalkostnaderna som beräknas understiga budget. Vid årets slut kommer sektionen att ha mer reserver än de interna reglerna föreskriver.
För att nå SFI:s nyckeltal om att 75 % av insamlade medel ska gå till ändamålet måste en del av det prognostiserade överskottet användas till att uppfylla vårt ändamål.










Bilagor:
  1. Sammanfattning resultatrapport; en sammanfattande tabell med de sex intäktsgrupperna och fyra kostnadsslagen med: ackumulerat utfall för året, årets budget (inkl disponibla delar), årets prognos, utfall i % av prognos, ackumulerat utfall föregående år, budget 2006, förändring av ackumulerat i % av intäkter och kostnader för aktuell period föregående år.
  2. Intäktsrapport; med en helårsprognos för 2007.
  3. Uppföljning av programkostnader; en tabell där kostnaderna visas på programnivå och inkluderande en helårsprognos för 2007.
  4. Direkta samt fördelade programkostnader, lönekostnader och administrativa kostnader fördelade på program