Riktlinjer för bokföring och redovisning av pengar Underlag till styrelsemöte 1-2 oktober 2007

Till: Styrelsen och Budgetmötet
Från: Sekretariatet
Datum: 5 oktober 2007


Riktlinjer för bokföring och redovisning av pengar

Nedanstående riktlinjer gäller alla grupper, ungdomsgrupper, distrikt, specialgrupper, samordningar och andra som bedriver insamlingsverksamhet inom ramen för svenska sektionen av Amnesty. Riktlinjerna är relativt kortfattade. För utförligare instruktioner hänvisar vi till Handbok för aktiva Amnestymedlemmar .

1. Vad ska insamlade pengar användas till?
Amnestys pengar ska användas så att de gynnar vårt arbete för mänskliga rättigheter och/eller stärker vår organisation. Som exempel på vanligt förekommande utgifter kan nämnas:
* Kampanjmaterial och kostnader i samband med gruppens egna aktiviteter
* Resor, kost och logi i samband med möten och utbildningar
* Avgifter och gåvor till svenska sektionen eller distriktet

Vad gäller kostnadsnivåer måste strävan givetvis vara att hålla kostnaderna nere, men man måste också beakta vad som är praktiskt och rimligt. Vad som är rimligt måste bedömas från fall till fall. Några övergripande principer:
* Resor bör ske med billigaste rimliga färdsätt. Ingen ska dock behöva komma trött till ett möte eller en utbildning för att han/hon tvingats till en lång utmattande resa.
* Inget hindrar att Amnesty bekostar fika eller måltider i samband med möten och utbildningar. Däremot ska Amnesty inte täcka kostnader för alkohol.
* Boende bör ske i dubbelrum och så billigt som det är rimligt möjligt. Det är dock även viktigt att beakta trivsel, bekvämlighet och säkerhet

2. Bokföring
Alla som bidrar med pengar till Amnestys verksamhet har rätt att veta hur pengarna har använts. Alla intäkter och kostnader ska bokföras. Det ska finnas verifikationer (kvitton) för alla utlägg, och det ska framgå hur pengar har samlats in. Observera att kostnader endast bör ersättas mot originalkvitton, inte kopior! Varje grupp eller distrikt ska utse en kassör som ansvarar för bokföringen. Inget hindrar att t.ex. flera grupper på samma ort går ihop och sköter sin bokföring och redovisning tillsammans. Vad gäller att öppna och administrera ett konto för gruppen/enheten, så finns rekommendationer i Handbok för aktiva Amnestymedlemmar.

Fr.o.m. verksamhetsåret 2008 rekommenderar vi alla grupper/enheter att sköta sin bokföring via den kassabok som finns på medlemssidorna på internet.

3. Bokslut
I början av varje år ska ett bokslut upprättas för det föregående året. Verksamhetsåret ska vara 1 januari-31 december. Bokslutet ska innehålla:
* Ingående balans , hur mycket pengar gruppen hade vid föregående års början.
* Intäkter under året, grupperat efter intäktskälla (t.ex. bidragsgivare, insamlingar, försäljning, övrigt)
* Kostnader under året, grupperat efter kostnadsslag (t.ex. avgifter och gåvor till sektion och distrikt, utbildningar och möten, frimärken, material, övrigt)
* Årets resultat (intäkter - kostnader = årets resultat)
* Utgående balans , hur mycket pengar gruppen hade vid föregående års slut (ingående balans + intäkter - kostnader = utgående balans)

4. Granskning/revision
Alla grupper/distrikt som bedriver insamling i Amnestys namn är skyldiga att utse en revisor som granskar att bokföringen är korrekt och att pengarna använts till Amnestys ändamål. Så snart revisionen är genomförd, och eventuella korrigeringar har åtgärdats, bör bokslutet formellt godkännas av gruppen/distriktet.

Gruppens bokslut, samt en kopia på revisionsberättelsen, ska sändas till sekretariatet senast den 1 mars i enlighet med de instruktioner som går ut i Grupptrycket.

Styrelsen kan som en yttersta åtgärd besluta att upplösa den grupp som inte tar ansvar för sina ekonomiska åtaganden (i enlighet med sektionens stadgar, paragraferna 5.2 och 6.2).

5. Hantering av ekonomiskt överskott
Alla grupper/enheter behöver en buffert för att inte stå utan pengar. Det går inte att fastslå en summa eller en procentsats som reglerar hur stor denna buffert får vara, då detta är beroende av verksamhetens omfattning. Utgångspunkten bör dock vara att Amnestys pengar så långt som möjligt ska arbeta - inte ligga passiva på konton. Om gruppen/enheten förfogar över pengar som inte kommer att användas inom överskådlig tid, bör dessa sändas vidare till sektionen.

6. Vikten av att riktlinjerna efterlevs
Krav på förbättrad redovisning, granskning och rapportering har framförts både från Amnestys internationella rörelse och från Frivilligorganisationernas Insamlingsråd (FRII). Ytterst är det dock vi själva som bör ställa de hårdaste kraven. Vår verksamhet tar stor skada om vi inte ser till att hantera våra pengar på ett effektivt och ansvarsfullt sätt. Ytterst handlar det om vår trovärdighet.

Vid frågor eller oklarheter kring dessa riktlinjer, kontakta aktivistteamet på sekretariatet, tel. 08-729 02 00.

Styrelsen föreslås besluta
att anta riktlinjerna för grupper och distrikts redovisning av pengar.

att uppdra till sekretariatet att skicka ut riktlinjerna till berörda grupper/enheter via Grupptrycket i november 2007.