Process och upplägg av plan 2012-13 Underlag till styrelsemöte 1-2 september 2011

Till: Syrelsen
Från : Sekretariatet
Datum: 15 september 2011

Process och upplägg av plan 2012-13

Bakgrund
Den tvåårsplan som vi för närvarande arbetar med går ut 31/12-2011, det är således hög tid att komma igång med arbetet att producera planen för 2012-2013. Planen är det verktyg som styr sekretariatets och sektionens arbete. Planen utgår primärt från aktuell GPS, EPS och Svenska Amnesty 2016, vilket är den svenska sektionens prioritering av ISP.

I denna översyn av planen har sekretariatet identifierat ett antal frågor som har betydelse för strukturen av nästa plan. Dessa är bland annat:

- GPS innehåller bara MR-områden och den tidigare strukturen med flaggskepp mm har övergivits.
- Vi har upplevt nuvarande plan som relativt svåranvänd och otydlig och därmed svår att avrapportera genom uppdelningen på mål - aktivitet - indikatorer. Vi tror att det behövs en tydligare struktur och avläsning av måluppfyllelse.
- Nuvarande plan är alltför omfattande och vi anser att det föreligger behov av prioritering.
- Planen behöver som helhet vara ett arbetsverktyg för hela sekretariatet och ska motverka arbete enbart avdelningsvis.
- Det måste finnas en tydligare överensstämmelse mellan Svenska Amnesty 2016 och planen.

Process
För att kunna presentera ett genomarbetat förslag till plan på styrelsens decembermöte behöver sekretariatet komma igång med arbetet omedelbart. Förslaget till ny struktur och skäl för det har presenterats och diskuterats vid sekretariatets planeringsdagar 6-7 september.

Till skillnad från arbetet med föregående års plan vill sekretariatet skapa en mindre arbetsgrupp från samtliga avdelningar som arbetar med planen, för att säkerställa att den blir ett fungerande arbetsverktyg för sekretariatet som helhet men också för att underlätta nödvändiga prioriteringar. Arbetet kommer därför drivas av en mindre kärngrupp i vilken samtliga avdelningschefer ingår. Till sin hjälp kommer kärngruppen ha en referens/resursgrupp som återför viktiga diskussioner och överväganden till respektive avdelning eller till avdelningsöverskridande grupper.

Tanken är att vi, liksom vid framtaganet av nuvarande handlingsplan, samverkar med SG3 på så sätt att kärngruppen skriver fram planen och har löpande avstämning med SG3. Det processuella upplägget, om det fungerar tillfredsställande, kan därefter med fördel behållas till hösten 2012 då det sannolikt kan bli aktuellt med revideringar av plan inför 2013.

Upplägg av plan
Sekretariatet menar med hänsyn till ovan angivet om strukturen av den nya planen att den bör kopplas tydligare till Svenska Amnesty 2016, utöver till aktuell GPS och EPS. Vi föreslår därför att den kommande handlingsplanen ska följa strukturen av Svenska Amnesty 2016 med tillägg av ett avsnitt om MR arbetet. Planens övergripande rubriker föreslås då vara nedanstående och under varje rubrik kan det ligga en eller flera portföljer. Som exempel kommer område 1 innehålla flera portföljer.

1. Mänskliga rättigheter
2. Tillväxt och medlemsvärvning
3. Kommunikation och trovärdighet
4. Arbete för jämställdhet
5. Aktivism, aktivt deltagande och partnerskap
6. Demokrati och organisationsutveckling

Som vi angivit anser vi att det är viktigt att planen är tydligare i målstyrningen och att planens struktur per portfölj bör ha ett annat upplägg än idag med: Mål - aktiviter - indikatorer.

Efter interna diskussioner och externa konsultationer anser sekretariatet att planen istället bör ha följande målstruktur i varje portfölj:
- Övergripande mål (för hela portföljområdet. Besvarar frågan: Vad är det för övergripande förändring vi vill få till stånd? )
- Delmål (Besvarar frågan: Vad ska hända i samhället/åstadkommas i organisationen under de kommande två åren? )
- Resultatmål (Besvarar frågan: Vad är resultatet av våra aktivitet? )
- Aktivitetsmål (Besvarar frågan: Vad är den direkta följden av vår aktivitet? )

Fördelen med denna modell är att målkedjan är tydlig samt att det kräver utvärderingsbara mål. Det blir dessutom betydligt enklare att rapportera måluppfyllelse.

Ett delvis fiktivt exempel under området Mänskliga rättigheter och portfölj Fattigdom en rättighetsfråga åskådliggör hur det skulle kunna se ut:

Fattigdom en rättighetsfråga

Övergripande mål/vision (för hela portföljen/arbetsområdet. Vad är det för övergripande förändringar vi vill få till stånd)
-Få ett slut på människorättskränkningar som leder till och håller kvar människor i fattigdom

Delmål 1 (vad ska hända i samhället under planperioden?)
-Sverige ska ratificera tilläggsprotokollet till ESK-konventionen (ESK TP)

Resultatmål 1 (resultat av vårt arbete)
- Tre motioner under 2012 från borgerliga riksdagsledamöter om behovet av ratifikation
- Enskilda riksdagsledamöter från samtliga borgerliga partier uttalar offentlig sitt stöd för ESK TP
- Fem dagstidningar tar upp ESK TP på ledarsidan och propagerar för en ratificering

Aktivitetsmål 1 (direkt följd av vårt arbete)
- 10 000 personer skriver under Amnestys upprop på webben om ratifikation av ESK TP
- 100 personer deltar på Amnestys MR-konferens
- 40 riksdagspolitiker har haft enskilt samtal med Amnesty om ESK TP