Protokoll septembermötet 2011 Protokoll från 1-2 september 2011

PROTOKOLL FÖR MÖTE MED SEKTIONENS STYRELSE 17-18 SEPTEMBER 2011

Tid: Lördag 17 september - söndag 18 september
Plats: Sekretariatet, Stockholm
Ordförande: Sofia Halth
Vice mötesordförande: Anton Lidström
Justerare: Andreas Bokerud

Närvarande

Ledamöter
Karin Armgren
Christer Arnrup
Andreas Bokerud
Michael Falk
Sofia Halth
Lisbeth Kohls
Anton Lidström
Gustaf Löfgren
Elisabeth Löfgren (personalrepresentant, § 41-65)
Tora Törnquist
Maja Åberg (personalrepresentant, § 61-67)

Sekretariatet
Lise Bergh
Annica Blidegård (§ 56 )
Miriam Isaksson (§ 61-65)
Fredrik Kron (§ 53, 56-64)
Hannah Laustiola

Övriga

Öjar Janhager, granskningskommittén
Stig Johnell, valberedningen (§ 56-57)
Maria Lindgren, valberedningen (§ 56-57)
Jan Nygren, granskningskommittén (§ 41-60)
Karin Tenner, valberedningen (§ 56-57)
Ett tjugotal distriktsombud (§ 56)

Frånvarande

Maria Eklund


§ 41 Mötet öppnas

Mötet öppnas av Anton Lidström.


§ 42 Fastställande av dagordningen

Beslut

att fastställa dagordningen.


§ 43 Protokoll från möte med sektionens styrelse den 11 - 12 juni 2011

Beslut

att lägga protokollet till handlingarna.


§ 44 Uppföljning av öppna beslut

Styrelsen går igenom listan över öppna beslut och stryker de som är åtgärdade.


§ 45 Utvärdering av föregående möte

Styrelsen går igenom utvärderingen från junimötet och konstaterar att många var mycket nöjda med mötet men mindre nöjda med underlagen.


§ 46 Rapport om per capsulambeslut

Följande beslut har fattats per capsulam i styrelsen forum sedan junimötet:

30 juni

Beslut

att årsmötet 2012 hålls i Sandviken.


18 juli

Beslut

att nominera Lisa Moraeus till medlem i Conflict Management Assistance Group (CMAG) för de kommande fyra åren.


22 augusti

Beslut

att nominera Karin Tomczak till medlem i internationella kvinnorättsnätverket (IWHRN).


§ 47 Rapport från sekretariatet

Lise Bergh föredrar. Bland höjdpunkterna sedan förra rapporten kan nämnas den nordiska ungdomskonferens som svenska sektionen var värd för då även en utåtriktad aktivitet om Syrien anordnades inom ramen för det pågående mobiliseringsprojektet. Båda aktiviteterna var mycket lyckade.

Annat värt att notera är bl a att en ny HBT-grupp har bildats i Stockholm, att antalet prenumeranter på vår e-postkommunikation har växt med drygt 7000 nya adresser under sommaren, att projektet med MR i skolan går bra samt att Turkietprojektet avslutas 2011 och diskussion pågår om och i så fall hur projektet ska fortsätta.

Som svar på en fråga i styrelseforum om nuvarande mångfaldsarbete berättar Lise Bergh även att sektionen har en mångfaldspolicy och en mångfaldsstrategi, samt en handlingsplan på området som löpte till 2010. Därför kommer en ny plan tas fram för 12-13 men hon förtydligar att frågorna arbetas aktivt med trots att det uppstod ett tidsglapp mellan handlingsplanerna.

Sofia Halth konstaterar att den globala fundraisingstrategin som omnämns i rapporten ses som operativ internationellt men undrar om det är riktigt att det finns strategiska vägval för styrelsen inom den. Lise Bergh förklarar att det är upp till varje sektion att avgöra vilka frågor man eventuellt vill att styrelsen ska ta ställning till och att det för svenska sektionens del kommer innebära att vissa frågor kommer upp inom ramen för arbetet med de kommande strategierna.

Christer Arnrup har noterat att IT-sektorn på sekretariatet just nu är trång, vilket påverkar en rad olika projekt, och undrar därför vad som kommer göras på det området, ser sekretariat exempelvis behov av att ta in någon externt. Lise Bergh meddelar att det pågår en rekrytering av en person som ska avlasta på IT samt diskussion om i vilken mån vi ska bygga egna system eller köpa in, vilket är en avgörande fråga för utvecklingen på området.

Lisbeth Kohls uttrycker viss oro över processen för CRM-systemet och efterfrågar en ordentlig genomgång framöver om status för projektet. Alternativt anser hon att en mer utförlig redogörelse skulle kunna tas in i sekretariatsrapporten. Lise Bergh förklarar att hon känner en trygghet med projektet och framhåller att ett avtal är skrivet med en konsultfirma som jobbar med det samt att det finns en plan för arbetet som följs.


§ 48 Rapport från Amnestys Internationella Kommitté (AIK)

Anton Lidström rapporterar att AIK jobbade intensivt inför ICM men har trappat ner på arbetet lite sedan dess på grund av att dokumentströmmen minskat av naturliga skäl efter ICM. Han själv ska tillsammans med Lisbeth Kohls göra en utvärdering av deras arbete och därefter sätta igång med nyrekryteringen för året.


§ 49 Rapport från styrelsemedlemmar

Styrelseledamöterna går igenom vad de har gjort sedan senaste mötet.


§ 50 Rapport från Amnestyfonden

Christer Arnrup meddelar att han har fört en diskussion med Amnestyfonden med anledning av de förändringar av styrelsens arbetsordning som diskuterades på junimötet, så att det blir möjligt att kunna ta del av deras styrelseprotokoll. Han har tagit fram ett förslag om ett mer aktivt utbyte av information som han kommit överens med Amnestyfonden om att testa under hösten. Vidare har Amnestyfonden uttryckt ett önskemål om en gemensam kväll med sektionsstyrelsen någon gång då det pågår styrelsemöten samtidigt. Den enda möjligheten för detta är den 17-18 mars 2012.

Vid senaste Fondmötet den 27-28 augusti fanns inget särskilt att rapportera.


§ 51 Process för nytt förordnande av generalsekreterare

Sofia Halth föredrar. Lise Berghs förordnande går ut 2012 och underlaget behandlar den processfråga kring hur det nya förordnandet ska gå till. Enligt förslaget ska ordförande och vice ordförande till oktobermötet lämna ett förslag till styrelsen om huruvida Lise Bergh ska få förnyat förtroende att fortsätta som generalsekreterare eller om en ny rekryteringsprocess ska påbörjas. Bakgrunden till att de anser sig kunna lägga ett förslag relativt snabbt är att de tycker det finns tillräckligt bra underlag för att fatta ett beslut, via bl a de utvecklingssamtal som gjorts årligen med generalsekreteraren, vilka föregåtts av omfattande intervjuer med personalen.

Ingen i styrelsen har några invändningar mot förslaget.

Beslut

att ge Sofia Halth och Michael Falk i uppdrag att återkomma till oktobermötet med förslag till beslut om huruvida Lise Bergh ska få ett förlängt uppdrag eller om en ny rekryteringsprocess ska påbörjas.


§ 52 Rutiner för gruppernas insamlingstillstånd

Lise Bergh föredrar. I enlighet med tidigare årsmötesbeslut ska alla grupper och enheter lämna in bokslut senast den 15 februari varje år. Bakgrunden till att frågan är uppe nu är att det har funnits en del oklarheter kring hur och när en enhet (grupp eller distrikt) ska få tillbaka sitt insamlingstillstånd om de har fått det indraget. Som svar på frågor från styrelsen berättar Lise Bergh att beslut om ett indraget insamlingstillstånd i dagsläget blir effektivt omedelbart efter junimötet samt att även en grupp som förlorat sitt insamlingstillstånd och vill bli sektionsgrupp måste lämna redovisning eftersom den avser föregående år och sektionen fortfarande måste redovisa detta. Hon förtydligar även att sekretariatet inte kan bestämma status på en grupp, utan att det är upp till varje grupp att själv fatta beslut om att vara en redovisningsgruppens eller en sektionsgrupp.

Karin Armgren poängterar att det i årsmötesbeslutet från 2007 står att grupper förlorar rätt att bedriva insamling i Amnestys namn , oavsett om det är till den egna gruppen eller till sektionen, om de inte redovisar i tid och menar således att det inte borde vara möjligt för grupper att bedriva insamling till sektionen heller.

Anton Lidström menar att årsmötesbeslutet är bredare än så då det ger styrelsen mandat att gå så långt som att förbjuda en grupp att bedriva insamling helt och hållet men att underlaget till stor del grundar sig på praxis, som inte ser ut så. Ett tillägg föreslås i andra att-satsen om att insamling till sektionen är ok men däremot inte till den egna gruppen , för bättre överensstämmelse med underlaget.

Diskussion följer om när och hur ofta under året insamlingstillstånd ska återbeviljas. Bland annat framförs att många grupper inte har verksamhet i någon större utsträckning under sommaren men nystart på hösten och att det därmed inte blir vidare kännbart att tillståndet dragits in om det återbeviljas redan i september. Å andra sidan finns det grupper som har mycket goda skäl till varför de inte lyckats inkomma med redovisning i tid och att det för dessa grupper vore mycket olyckligt att tvingas vänta ännu längre med att komma igång med sin insamling. Olika tänkbara lösningar diskuteras och en del av den problematik som lyfts hänskjuts till den större diskussion om riskhantering i förhållande till insamling utanför 90-kontot som ska hållas på februarimötet nästa år.

Beslut

att sekretariatet årligen ger en sammanställd rapport för beslut på styrelsens majmöte om vilka enheter som inte har lämnat in sitt bokslut och därmed bör få sitt insamlingstillstånd indraget,

att grupper som förlorar sitt insamlingstillstånd kvarstår som redovisningsgrupper men förlorar rätten att samla in pengar till sin egen grupp,

att sekretariatet årligen till styrelsens septembermöte lämnar ett beslutsunderlag om vilka enheter styrelsen bör återbevilja sina insamlingstillstånd.


§ 53 GPS 2 och sektionens kommande tvåårsplan

Fredrik Kron beskriver den tänkta processen kring framtagandet av ny tvåårsplan för åren 2012-13, som ska basera sig på Global Priority Statement 2 (GPS2). Utkastet till ny GPS skiljer sig från tidigare version såtillvida att den bara innehåller MR-områden och därmed exkluderar områden som rör exempelvis tillväxt och organisation. Nuvarande plan har följt den förra GPS vilket därmed blir svårt i fortsättningen. Sekretariatet anser att det finns behov av starkare överensstämmelse mellan plan och Svenska Amnesty 2016, som är sektionens övergripande styrdokument. Tanken är därför att i den nya planen följa strukturen för Svenska Amnesty 2016 men med tillägg av en MR-portfölj. Processen är tänkt så att en mindre grupp på sekretariatet, med representanter från alla avdelningar, jobbar med att ta fram plan i nära dialog med SG3 samt i konsultation med övrig personal.

Måluppfyllelsen är tänkt att förbättras genom en ny struktur, uppdelad i 4 nivåer: övergripande mål, delmål, resultatmål samt aktivitetsmål. Flera i styrelsen tycker det är svårt att se den exakta skillnaden mellan resultatmål och aktivitetsmål och vissa undrar om inte färre nivåer skulle underlätta. Fredrik Kron menar att sektionen måste bli bättre på att skilja på vad som är en direkt följd av en aktivitet - exempelvis att 10 000 personer skriver på ett vädjande - och vad det i sin tur ledde till, resultatmålet. Annars finns en risk att vi bara avrapporterar aktiviteter alternativt bara gissar vad det vi har utfört åstadkommer för förändring. Vidare nämner han att det är tänkbart att någon av nivåerna tas bort i vissa portföljer för att anpassas bättre till just det arbetsområdet.

Karin Armgren noterar att arbetet för jämställdhet särskiljs i planen och undrar varför inte diskriminering är inkluderat också. Fredrik Kron förklarar att jämställdhet, eller arbetet med jämställdhetsintegrering (”jämtegrering”) är en uttalad prioritering i Svenska Amnesty 2016. Arbetet mot diskriminering kommer att lyftas som område inom ramen för MR-portföljen, då det är något vi jobbar med främst externt. Jämtegrering är däremot något som genomsyrar allt det interna arbetet.

På en fråga från Anton Lidström om hur framtagandet av planen hänger ihop med de strategier som ska tas fram samtidigt svarar Fredrik Kron att strategierna idealsikt sett borde ha varit klara före vi tog fram plan, men situationen går att hantera och strategierna löper över fler år än planen så de kommer vara aktuella även senare.

Sofia Halth förklarar att det underlag som presenteras på mötet från början var tänkt som en muntlig informationspunkt och inte som ett underlag för beslut. Det styrelsen har framför sig nu är därmed att betrakta som status för processen, beslut om strukturen för planen måste, som hon ser det, tas i styrelseforum eftersom processen inte kan vänta till oktobermötet och styrelsen måste få mer tid att sätta sig in i underlaget. Hon anser att det vore bra om SG3 fortsätter diskutera upplägget med sekretariatet.

Beslut

att uppdra åt sekretariatet fortsätta diskussionen om strukturen av planen med SG3 ,

att uppdra åt sekretariatet att därefter återkomma till styrelseforum med ett förslag på strukturen av planen före oktobermötet.


§ 54 Riktlinjer för valberedningens valberedning

Lise Bergh föredrar. Inför årets årsmöte noterades det att riktlinjer fattades för valberedningens valberedning och styrelsen uppdrog därmed åt sekretariatet att fram ett förslag på sådana.

Karin Armgren påpekar att riktlinjerna är väldigt tydliga på alla punkter utom när det gäller metod och undrar även om valberedningens valberedning kan tänkas behöva ytterligare stöd från sekretariatet utskrivna i riktlinjerna. Andreas Bokerud delar synpunkten och föreslår att rubriken om metod stryks, vilket resten av styrelsen håller med om.

Hannah Laustiola meddelar att sektionens valberednings riktlinjer är mycket detaljerade, medan dessa är utformade som en förenklad version och är tänkta att fungera som stöd i sig. Självklart kan valberedningens valberedning kontakta sekretariatspersonal för ytterligare stöd eller vid frågor, om behov uppstår.

Sofia Halth tillägger att problematiken med var valberedningens valberedning platsar i organisationen, och hur deras arbete ska bedrivas, har lyfts tidigare men då bedömdes vara en så pass stor fråga, då den hänger ihop med hela organisationsstrukturen, att den hänsköts i avvaktan på den då pågående organisationsöversynens resultat.

Beslut

att anta förslaget till riktlinjer för valberedningens valberedning med justeringen att paragrafen som rör metoder stryks.


§ 55 Årsmötet 2012

Hannah Laustiola redogör för det påbörjade förberedelsearbetet inför årsmötet 2012. Styrelsen fattade tidigare i år beslut om att årsmötet nästa år skulle hållas i Sandviken. Efter ett besök i Sandviken nyligen visade det sig dock att det var praktiskt svårgenomförbart på grund av en krock med företaget Sandviks 150-årsjubileum. Sekretariatet är fortfarande i kontakt med aktivsterna i Sandviken för att se om en lösning är möjlig men sannolikheten är stor att sekretariatet kommer att föreslå styrelsen att årsmötet 2012 hålls på annan ort. Hannah Laustiola kommer att uppdatera styrelsen om utvecklingen så snart mer information finns.

Ett per capsulam-beslut är inlett av ordförande i styrelseforum för att fatta beslut om årsmötesordförande för nästa år.


§ 56 Verksamhetsmöte med distriktsombuden

Åsa Jacobs, distriktsombud i Gästrikland leder mötet och hälsar alla välkomna.

Ordförande Sofia Halth inleder med en presentation som sammanfattar händelserna på årets internationella rådsmöte (ICM). Annica Blidegård från sekretariatet fortsätter med en presentation om hur sektionens ekonomi såg ut 2010 och ramarna för sektionens ekonomi för 2012. Introduktionen avslutas av Lise Bergh med en presentation om kommande Global Priority Statement 2, GPS 2.

Därefter följer gruppdiskussion utifrån tre frågeställningar på områdena kampanj och kommunkation, aktivism och tillväxt, samt organisation och infrastruktur. Vid återsamlingen presenteras resultatet och en rad medskick till styrelsen inför kommande framtagande av plan 2012-13 och budget för 2012 görs, se bilaga 1.


§ 57 Möte med valberedningen

Stig Johnell, Maria Lindgren och Karin Tenner från valberedningen besöker mötet.

Maria Lindgren meddelar att valberedningen tänkt sig att de i år ska bli ännu tydligare, bl.a. i den information som går ut till medlemmarna, med vad de söker för kompetenser till de olika posterna och vad det innebär att sitta i styrelsen. Därför tar de gärna emot styrelsens tankar kring vilka kompetenser som saknas i nuvarande styrelse samt vad de anser att valberedningen bör förmedla till kandidater om förväntad arbetsinsats, tidsåtgång och dylikt.

Maria Lindgren och Nina Virkkala kommer att vara styrelsens kontaktpersoner för frågor och synpunkter. Senare i höst kommer valberedningen att träffa alla ledamöter för enskilda samtal. Besked om fortsatt intresse av att sitta i styrelsen behövs från de vars mandat går ut (eller de som av andra skäl vill sluta), senast efter nyår.


§ 58 Rapport från ICM

Lisbeth Kohls rapporterar från ICM och sammanfattar veckans händelser. Anton Lidström redogör därefter för de viktigaste besluten som fattades. Bland anat lyfter han upp de beslut som var en direkt följd av de rekommendationer som gavs i den provisoriska rapport Dame Anne Owers lämnat angående utbetalningarna till Irene Khan och Kate Gilmore.

Gustaf Löfgren frågar om det fanns fler rekommendationer i rapporten som valdes bort och Anton Lidström svarar att i stort sett alla de rekommendationer som lämnades i rapporten antogs men med vissa modifikationer.

Andreas Bokerud konstaterar att man vid läsning av alla beslut förstår att det är stora förändringar som skett inom organisationen i och med Ett Amnesty och undrar om den tveksamhet som fanns på håll inom rörelsen sist det här diskuterades har ”landat” i organisationen nu. Han undrar även om det finns flera tänkta steg framöver inom samma process.

Anton Lidström menar att det finns två delar av processen, där det ena är det som bestäms på ICM om One Amnesty, vilket enligt hans uppfattning är mindre kontroversiellt nu än det var för två år sedan, dels för att det ”landat” inom rörelsen och dels för att vissa mer kontroversiella förslag har mildrats. Den andra delen är den process som initierats av Salil Shetty som innebär stora förändringar och som börjar nu i och med förslaget ”Moving Closer to the Ground”. Sofia Halth tillägger att de beslut som fattades på ICM 09 innebar den verkligt stora organisationsförändringen och att de beslut som fattades i år om One Amnesty mer är att betrakta som implementeringen av dessa, vilket också var anledningen till att de var mindre kontroversiella.

Andreas Bokerud noterar att enorma organisationsförändringar av det slag som nu sker vanligen medför viss friktion och att det naturligt kommer möta motstånd på sina håll. Han anser att det är viktigt att tydligt förklara de förändringar som följer också inom den svenska sektionen för att minska risken att medlemmar inte känner igen sig i organisationen när den utvecklas.


§ 59 Organisationsdialogen

Sofia Halth berättar att det som kallas organisationsdialogen tidigare använts inom styrelsen består av en eller ett par frågor som styrelsen tycker är centrala att diskutera med medlemsrörelsen och därför väljer att organisera sin kommunikation kring på distriktsmöten. Underlag som kan vara till stöd för styrelsen brukar tas fram i de frågor som väljs ut. Dessa kan även användas i andra sammanhang där styrelsen möter olika medlemsstrukturer.

Hon föreslår att ett tema för organisationsdialogen är det globala Amnesty och det andra temat de två utredningar som inom kort ska sättas igång. Gällande tema 2 om att diskutera de två kommande utredningarna, är det inte tänkt att styrelsen ska samla in information till utredningarna. Det är snarare avsett som en informationspunkt och får stämmas av innehållsligt med uppdragsgrupperna när de är tillsatta.

Tora Törnquist menar att det är ett väldigt brett uppdrag och skulle föredra att utvecklingen för globala Amnesty (tema 1) är det enda som ingår i organisationsdialogen. Hon anser att det andra temat på ett enkelt sätt kan tas upp i exempelvis en presentation av vad styrelsen gör för tillfället. Sofia Halth förklarar att de ändå kommer vara vara upp till varje ledamot att avgöra vad som passar för det givna tillfället och tillägger man som styrelseledamot ibland bara har några minuter på sig och då inte hinner med båda.

Gustaf Löfgren tycker de två temana är bra så länge styrelsen är öppna för att distrikten kanske har andra önskemål om vad de vill att ledamoten ska ta upp. Han poängterar vikten av att man tillåts vara flexibel.

Beslut

att organisationsdialogen 2011- 2012 fokuserar på:

- det globala Amnesty (tillväxt i Syd/BRICS, utlokaliseringen av IS, den organisation vi är idag och är på väg att bli)
- Uppdragen om demokrati och utveckling av lokala grupper

att uppdra åt sekretariatet att i samråd med berörda SG ta fram underlag för organisationsdialogen senast den 15 oktober 2011.


§ 60 Nya styrelseforum

Hannah Laustiola presenterar styrelsens nya diskussionsforum på webben. Styrelsen menar att forumet inte svarar mot deras behov. Då frågan har varit uppe för åtgärd under en längre tid bestäms det att ett möte mellan ansvariga på sekretariatet, ordförande och SG1 bör hållas så snart som möjligt för att komma fram till en lösning. Tillsvidare fortsätter styrelsen använda det existerande webbforumet.

Beslut

att uppdra åt sekretariatet att kalla till ett möte mellan ordförande, generalsekreterare, SG1 samt berörda handläggare på sekretariatet,

att uppdra åt sekretariatet att presentera ett beslutsunderlag som resultat av mötet.


§ 61 Strategier

- Policys, strategier och riktlinjer

Lise Bergh redogör för det underlag som tagits fram för att bringa reda i styrdokumentens interna relation till varandra, det vill säga, vad sektionen har för olika styrdokument och vem som beslutar om vad. Det finns en del oklarheter inom organisationen, såväl internationellt som nationellt, med bl.a. inkonsekvent användning av termer.

Gustaf Löfgren tycker dokumentet är bra men efterfrågar en komplett förteckning av alla styrdokument som för närvarande används inom den svenska sektionen. Han får medhåll från flera i styrelsen och Lisbeth Kohls tillägger att ett klargörande över vilka dokument som finns är viktigt också för att veta vad man ska efterleva.

Andreas Bokerud föreslår att katalogen över styrdokument kan göras om till en HTML-sida så man kan klicka på varje dokument och uppdatera ca en gång per halvår, på så sätt blir det ett levande dokument som också kan användas av medlemmarna.

Sofia Halth anser att det fortfarande fattas klarhet i processhanteringen kring olika dokument, speciellt angående var styrelsen kommer in. Hon föreslår att styrelsen uppdrar åt SG3 att fortsätta processen med sekretariatet, inklusive att bevaka framtagandet av katalogen över alla styrdokument samt eventuellt en processbeskrivning. Lise Bergh meddelar att förteckningen av styrdokument redan har påbörjats på sekretariatet.

Lisbeth Kohls framhåller att det är av vikt att när detta görs också bestämma vilka begrepp som sektionen vill använda för att skapa mer konsekvens framöver och eventuellt även titta på framtagning av mallar som anger hur man bör formulera sig när man lägger upp ett nytt styrdokument.

Beslut

att uppdra åt sekretariatet att i samråd med SG3 fortsätta processen kring centrala styrdokuments interna relation och återkomma med ett underlag senast till majmötet 2012.


- Kommande strategier

Miriam Isaksson berättar om de två föreslagna strategierna som presenterades på junimötet och redogör för vad som har förändrats i det uppdaterade underlag som nu presenteras. En rättelse i underlaget är att mångfaldsstrategin fortfarande gäller samt att det ska tilläggas att det finns en mediastrategi från 2002 som också fortfarande gäller.

För att förtydliga styrelsens roll i processen föreslås att sekretariatet ska återkomma med vägvalsfrågor för styrelsen att ta ställning till på decembermötet och därefter presentera förslaget på färdiga strategier till styrelsens majmöte 2012. Hela processen ska ske i nära samarbete med SG3. För att klara de uppsatta målen om att jämställdhetsintegrera strategierna behöver sekretariatet mer tid på sig och föreslår att presentationen av de nya strategierna flyttas från februari till maj. Sekretariatet anser att det är viktigt att strategierna blir jämställdhetsintegrerade eftersom de ska gälla över lång tid och är centrala i allt arbete som bedrivs. Det kräver ett grundligt förarbete där en analys görs av varje verksamhetsdel.

Karin Armgren undrar varför jämställdhet särskiljs i arbetet med strategierna liksom med planen, istället för att ta hänsyn till både mångfald och jämställdhet. Hon menar att det vore mer logiskt att välja att antingen peka ut båda de områden som behöver tas i särskilt beaktande eller bestämma att de ska genomsyra allt och att ingen av dem därför behöver pekas ut specifikt. Lise Bergh förklarar att arbetet med jämställdhetsintegrering är ett uppdrag från ICM såväl som från Svenska Amnesty 2016, samt att det är något som sträcker sig utöver det ”vanliga” jämställdhetsarbetet då det ska genomsyra allt arbete. Även mångfald ska göra det, och som påpekats gäller den nuvarande policyn till 2016, så också detta måste arbetas in i strategierna. Strategierna är ett av de områden, hemsidan är det andra, som sekretariatet beslutat att jämställdhetsintegrera i ett första skede. Men Lise Bergh framhåller även att intersektionalitet finns inbegripet i det internationella beslutet.

Anton Lidström undrar om det gjorts någon utvärdering av de strategier som nu löpt ut och sekretariatet meddelar att inga formella utvärderingar gjorts efter det att strategierna upphört men att arbetet har utvärderats löpande. Anton Lidström anser att utvärderingsbiten ofta kommer bort och föreslår därför att en att-sats läggs till som säkerställer att strategierna utvärderas på lämpligt sätt samt att det tilläggs i beslutet att arbetet ska ske i samråd med SG3. Gustaf Löfgren framhåller att inte enbart strategierna i sig utan även processerna för att ta fram strategier, kan vara värda att utvärdera.

Beslut:

att uppdra åt sekretariatet att i samråd med SG3 ta fram en strategi för tillväxt och en strategi för kommunikation och påverkan,

att uppdra åt sekretariatet komma med en rapport om det pågående arbetet och vägvalsfrågor till styrelsens decembermöte 2011,

att uppdra åt sekretariatet att inkomma med förslag på färdiga strategier till styrelsens majmöte 2012, inklusive med förslag på utvärderingsprocess för strategierna.


§ 62 Rutiner för face-to-face

Miriam Isaksson meddelar att underlaget tagits fram med anledning av ett årsmötesbeslut från i år angående att klargöra vilka rutiner sekretariatet har för att informera lokala Amnestygrupper då face-to-face besöker orten samt då annan personal besöker olika orter. Det har tidigare funnits önskemål om att face-to-face ska värva aktiva medlemmar men enligt styrelsebeslut är face-to-face en fundraisingmetod och inte till för att värva aktiva medlemmar även om personalen givetvis ska höra av sig till de lokala grupperna vid besök på deras ort. Enligt nuvarande rutiner åligger det de som ska ut på face-to-face turnéer eller liknande, att höra av sig till distriktsombudet/n på orten och den/de gruppsekreterare som finns där.

När sekretariatspersonal som inte arbetar inom face-to-face åker ut i landet är det oftast på uppdrag av grupper eller distrikt men kan även vara för seminarier etc. anordnade av externa arrangörer och i dessa fall saknas rutin för hur de lokala grupperna ska informeras. Utöver Stockholm, Uppsala (som ingår i den permanenta verksamheten, styrd från Stockholm), Malmö och Göteborg, är det enbart under sommarturnén och i vissa enskilda fall som värvare besöker andra orter runtom i landet.

Karin Armgren anser att det är viktigt att de rutiner som finns kommuniceras ut till medlemmarna, något som övriga ledamöter instämmer i.

Beslut

att uppdra åt sekretariatet att ta fram en rutin för hur lokala grupper ska informeras om besök/aktiviteter på orten av representanter för sekretariatet, exkluderat face-to-face där rutiner finns,

att uppdatera styrelsen i styrelseforum när kommunikation kring alla ovannämnda rutiner har gått ut till aktivisterna.


§ 63 Direktiv för uppdragsgrupp gällande utveckling av lokala grupper

Fredrik Kron föredrar förslaget till direktiv. En stor uppdragsgrupp föreslås eftersom uppdraget är både operativt och utredande. Metoden ses som en del av lösningen vilket är skälet till att sekretariatet föreslår att gruppen börjar jobba redan vid höstens aktivistseminarium och lämpligen återrapporterar till verksamhetsmötet 2012. Fyra områden är föreslagna som huvudfokus för undersökningen: rekrytering, medlemsutveckling, kommunikation och tillhörighet.

Styrelsen har många kommentarer på förslaget till direktiv, varav några åsikter är återkommande. Bland annat upplever ett flertal ledamöter att sekretariatet har tolkat årsmötesbeslutet på ett sätt som skiljer sig mot deras uppfattning av beslutet och den diskussion som fördes på årsmötet, samt det som uppfattas vara motionärens intention. Huvudinvändningen är att årsmötesbeslutet uppfattas som mer öppet och att det därmed finns en risk att det med dessa direktiv skulle kunna uppfattas som om styrelsen och sekretariatet föregår utredningen genom att redan ha pekat ut vilka områden grupperna uppfattar som problematiska. Flera personer tycker att sekretariatets förslag i sig är bra men efterfrågar en mer förutsättningslös undersökning av gruppernas behov , eftersom det är det som tolkas som centralt i årsmötesbeslutet.

Det framkommer också viss oro över att uppdraget kan vara för omfattande och därmed leda till för stor arbetsbörda för en uppdragsgrupp bestående av frivilliga medlemmar. Det uttrycks även viss skepsis inför att uppdragsgruppen själv ska pröva olika metoder. Tora Törnquist påpekar exempelvis att det förutsätter lösningar där aktivister får stöd av andra aktivister för att komma tillrätta med de problem gruppen har, och att möjligheten att bristen kanske ligger i det stöd (eller avsaknaden av stöd) som sekretariatet ger, därmed exkluderas. Hon föreslår att de förslag i direktivet som innebär att gruppen helt på egen hand ska testa olika metoder stryks.

Andra ledamöter menar att förslaget är bra och känner ingen oro över att direktiven ska uppfattas som alltför styrande, utan ser dem istället som en bra utgångspunkt. Med tanke på de flertal intresserade medlemmar, väl förankrade i organisationen och intresserade av frågan, som redan har anmält intresse att delta i uppdragsgruppen, borde den problematik som tagits upp kunna lösas av sig självt när gruppen börjar jobba.

Sekretariatet tillägger att det i direktiven står att det inte går att utesluta att gruppen under arbetets gång kommer fram till att också andra områden måste tas med i utredningen. När det gäller tolkningen av årsmötesbeslutet menar sekretariatet att man har sett motionärens vilja om ökad ”tillväxt och avknoppning” för grupperna som centralt och tagit fasta på det, t.ex. genom att föreslå rekrytering som ett område att undersöka. Det är sekretariatets bedömning att det är möjligt för en tillräckligt stor grupp att med stöd från sekretariatet utföra uppdraget. Sedan får det vara upp till gruppen att avgöra om alla uppgifter hinns med eller inte. Sekretariatet framhåller dock att det vore bra för gruppen att dra nytta av det pågående mobiliseringsprojektet. Vidare tror sekretariatet det vore ett misstag att överge de i underlaget identifierade områdena, men ser inga problem i att omformulera uppdraget så som styrelsen önskar för att göra direktiven mer öppna.

Efter omfattande diskussion kommer styrelsen slutligen fram till att skriva om direktivet till uppdragsgruppen före aktivistseminariet (då gruppen förväntas kunna påbörja sitt arbete) och därför hänskjuta beslutet om direktivet till styrelseforum. Styrelsen kommer överens om att de föreslagna att-satserna i direktivet bör strykas och skrivas in i brödtexten där de istället ska presenteras som förslag till gruppen. Även det förslag som Christer Arnrup lämnade i styrelseforum före mötet om att ändra rubriken för det andra området till ”medlems- och grupputveckling” bifalls av styrelsen, liksom förslaget om att stryka de bitar som talar om vad gruppen ska göra på egen hand, utan sekretariatsstöd. Styrelsen tydliggör även att det är upp till uppdragsgruppen i vilken utsträckning de även ska ha en operativ roll.

Beslut

att uppdra åt sekretariatet att i samråd med SG2 uppdatera underlaget enligt diskussionen på styrelsemötet och återkomma i styrelseforum med förslag till beslut.


§ 64 Kommunikationsplattformen

Miriam Isaksson föredrar. Det som svenska sektionen valt att kalla ”kommunikationsplattformen”, kallas internationellt för Global Identity 2 och har efter en lång process, där sektionerna konsulterats, slutligen antagits. Den gäller för hela Amnesty globalt och den svenska översättningen är en tolkning anpassad till en svensk kontext. Viktigast är den slogan som lyder ”Tillsammans – för mänskliga rättigheter, mot orättvisor” samt det fyra s k ”värderingar” (values på engelska) som fastslagits: Öppen, Intelligent, Uppfinningsrik, Beslutsam.

De strategiska implikationer kommunikationsplattformen kan väntas få om alla använder sig av den globalt, blir att Amnesty får en tydligare globalt identitet, där vi kan sticka ut gentemot andra organisationer och få bättre genomslag. Fokus är på vår identitet som medlemsorganisation, vilket skiljer Amnesty från exempelvis Human Rights Watch. Det är också viktigt att vi ska inspirera mer genom att använda känslor och ingjuta hopp samt lyfta fram resultat i högre utsträckning. Sekretariatet ser inga problem för svenska sektionen att implementera och efterleva kommunikationsplattformen. Nästa steg i processen blir att invänta de grafiska delarna som kommer att komplettera kommunikationsplattformen. Därefter ska det spridas ut till hela sektionen, genom att ta fram handledningsmaterial, bl a en grafisk manual och utbildningspass.

SG1 framför att de inför mötet diskuterade frasen ”våra värderingar” och konstaterar att de saker som nämns snarare utgör egenskaper än värderingar, och menar att det är en lite märklig översättning. Miriam Isaksson berättar att sekretariatet delar den uppfattningen, och förklarar att ordet kommer från den engelska versionens ”values” och att det var svårt att hitta en bättre översättning. Efter viss fortsatt diskussion om ordens innebörd, lämnar styrelsen bedömningen om ordet ”värderingar” ska ändras eller inte till sekretariatet att avgöra. Sekretariatet åtar sig att gå vidare med frågan om ”values” och ”värderingar” men inget formellt beslut fattas.

På en fråga om styrelsen har någon fortsatt roll att spela gällande kommande steg i processen, svarar sekretariatet att plattformen ska genomsyra de två strategier som ska tas fram och att det då kan hända att något vägval för styrelsen blir aktuellt att ta ställning till, exempelvis om något som står i plattformen skulle komma att krocka med målen i Svenska Amnesty 2016.

Avslutningsvis påminner Lisbeth Kohls om att kommunikationsplattformen är ett styrdokument som bör tas med i den sammanställning av dessa som ska göras.


§ 65 Förslag om utredning av Amnesty Press (AP)

Sofia Halth inleder med att berätta att frågan varit uppe för diskussion inom styrelsen men däremot inte varit en formell punkt på ett styrelsemöte tidigare. Att frågan tas upp nu är alltså på initiativ av henne själv som ett sätt att formalisera diskussionen. Lise Bergh fortsätter med att förklara att det underlag som tagits fram gäller ett förslag till beslut om att ta fram direktiv för en kommande utredning. Styrelsen har alltså att ta ställning till om en utredning ska göras eller inte, direktiven i sig blir en senare fråga.

Amnesty Press är en fristående tidning och inte en medlemstidning i traditionell mening. Chefredaktören sköter arbetet med tidningen utan generalsekreterarens inblandning och har så kallad redaktionell självständighet. De frågor som nämns i underlaget som exempel på vad en utredning kan titta på gäller tidningens främsta syfte, hur den ska spridas, redaktionellt ansvar etc.

Gustaf Löfgren undrar om det gjorts någon internationell benchmarking eller liknande som visar hur andra Amnestysektioner gjort med sina tidningar. Miriam Isaksson säger att det inte har gjorts och menar att det bör ingå i en utredning. Hon förklarar att det ser väldigt olika ut i de olika sektionerna och påpekar att Sverige överlag har en annan syn på utgivaransvar och att det därför kanske kan vara mer relevant att göra en jämförelse med andra organisationer i Sverige.

Flera i styrelsen frågar vad redaktören för AP anser om förslaget och sekretariatet framför att han inte har något emot att en utredning görs i sig men däremot har väldigt bestämda uppfattningar i de frågor en eventuell utredning skulle ta upp. Många ledamöter anser att det är viktigt att direktiven tas fram i samråd med redaktören och att han hörs när utredningen sedan genomförs, även om alla kommer överens om att det är bra om utredaren är en extern person.

Beslut

att uppdra till sekretariatet att till styrelsens möte i oktober 2011 ta fram direktiv för en utredning om Amnesty Press.


§ 66 Direktiv för uppdragsgrupp gällande demokratin

Lise Bergh föredrar. Bakgrunden är ett årsmötesbeslut fattat efter ett förslag från styrelsen. Utgångspunkten för utredningen föreslås bli de fyra frågor styrelsen presenterade för årsmötet, frågan om gruppröstning som ska utredas enligt tidigare beslut, möjligheten till röstning på nätet, samt ungdomars inflytande som också ska inkluderas enligt tidigare beslut. Årsmötesbeslutet poängterade vikten av att medlemmar inkluderas i processen och därför föreslås även att det skapas ett webbforum för debatt. Benchmarking ses också som viktigt, både gentemot andra Amnestysektioner och gentemot andra organisationer i Sverige.

Anton Lidström framhåller att det finns ett stycke i protokollet från februarimötet då demokratifrågan diskuterades, som heter ”nyckelfrågor att ta med i en utredning”. De frågor som nu står som utgångspunkt för direktivet är inte dessa utan istället de som i februarimötets protokoll står under rubriken ”problembeskrivning”. Han menar att de frågor som nu står i direktivet är för ledande och ser hellre att enbart de frågor som styrelsen tog fram som nyckelfrågor i februari används, eller åtminstone läggs till.

Flera i styrelsen menar att de frågor styrelsen gick till årsmötet med också bör finnas med i direktiven men anser att nyckelfrågorna kan läggas till. Styrelsen enas om att göra så och lägga in dessa i stycket efter problemformuleringen tillsammans med en inledande mening, enligt följande:

”Styrelsen är öppen för en mångfald av lösningar. Följande frågor identifierades vid styrelsen februarimöte 2011 som nyckelfrågor för en kommande utredning att beakta: [nyckelfrågorna]”.

Formuleringen av syftet diskuteras vidare och styrelsen kommer även överens om att förändra lydelsen något, se bilaga 2. Anton Lidström påpekar också att referensen till den internationella utredningen blivit felaktig i underlaget och istället ska vara: beslut 10:2009 ICM.

Tora Törnquist undrar vilket stöd uppdragsgruppen ska få i sitt arbete och sekretariatet meddelar att de kommer att ge administrativt stöd men att vissa uppdrag även kan läggas ut på konsulter, t.ex. benchmarking.

Beslut

att anta förslaget på direktiv för demokratiutredningen med nämnda justeringar,

att uppdra åt sekretariatet att tillsätta uppdragsgruppen senast i mitten av oktober 2011,

att utse Andreas Bokerud till kontaktperson för uppdragsgruppen.


§ 67 Övriga frågor

- Hanteringen av rekommendationer från verksamhetsmötet

Sofia Halth tar upp frågan med anledning av att medsskicken till styrelsen från verksamhetsmötet inte blev så konkreta som tänkt och frågan därför uppkom om hur ska de hanteras i protokollet. Styrelsen diskuterar frågan kort och enas om att den osorterade listan med samtliga synpunkter som framfördes ska bifogas protokollet i en bilaga. I enlighet med tidigare styrelsebeslut kommer sekretariatet även att redovisa till styrelsen hur de tagit hänsyn till diskussionen från mötet i utformningen av kommande verksamhet och budget.

- Utbildning

Sofia Halth påminner styrelsen om att man som ledamot kan få utbildning om man behöver kompetensutveckling. Styrelsesekreteraren brukar skicka ut information om detta när det inkommer erbjudanden men det går bra att på eget initiativ signalera till henne om det är någon utbildning man vill gå.


§ 68 Utvärdering [styrelseintern]

Styrelsen gör en muntlig utvärdering av mötet.


§ 69 Mötet avslutas

Sofia Halth avslutar mötet.





Sofia Halth
ordförande





Anton Lidström
vice ordförande





Hannah Laustiola
sekreterare





Andreas Bokerud
justerare






Förklaringar:
1FA – One Financial Amnesty, Ett finansiellt Amnesty
AIK – Amnestys Internationella Kommitté - en arbetsgrupp som bistår styrelsen i det internationella arbetet
CRM – Customer Relations Management, ny medlemsdatabas
DO – distriktsombud
GK – Granskningskommittén
GPS – Global Priority Statement
ICM – International Council Meeting, det internationella rådsmötet
IEC – International Executive Committee, den internationella styrelsen
IS – Internationella Sekretariatet
ISP – (Integrated Strategic Plan) den internationella strategiska planen som omfattar en period på sex år
Jämtegrering – sammandragning av ordet jämställdhetsintegrering, att integrera ett jämställdhetsperspektiv i all verksamhet
Per Capsulam – beslut som tas av styrelsen mellan styrelsemöten i deras interna forum på internet
PKL – Postkodlotteriet
SG – Strategigrupp


Bilaga 1. Distriktombudens synpunkter från verksamhetsmötet 2012

Följande är samtliga åsikter som redovisades under verksamhetsmötet. Dessa åsikter är således inte framröstade av verksamhetsmötet i sin helhet, utan representerar enbart de synpunkter som de olika grupperna kom fram till i sina diskussioner och återges här utan rangordning.

1. Kampanj och kommunikation
a) Finns det påverkansmetoder, kanaler och kommunikationsverktyg som vi behöver utveckla mera?
b) Innehåller GPS områden som vi bör prioritera framför andra?

A)
-Kortfilmer bra.
-Vardagsvärvning, varje medelm vara Amnesty hela tiden, inte bara i givna amnestysammanhang, och tänka på att värva indirekt genom diskussioner med de man möter. Som led i det: Amnestyvisitkort för medlemmar.
-Belöna trogna medlemmar, någon som varit medlem länge kan få någon användbar sak (ej pin och dyl.) som visar att man är Amnestymedlem.
- Går att utveckla det med filmer mer, bra sätt att nå ut.
- Sociala medier, webbkunskapen inom organisationen skulle kunna bli bättre på gruppnivå så fler använder det.
-Ungdomar utanför storstadsområden kan satsas på mer.
-Puffar: idag finns vi med i många tidningar, men finns många andra sätt att synas i andra media, t.ex. är kalendarier i lokalradion gratis.
-Mediautbildning för att öka det lokala utrymmet i lokala media
-Skolsajt
-Studiecirklar i MR-frågor: Mellanösterna och Nordafrika (MENA), kan man ha interna och externa sådana för att bygga vidare på det som händer
-internkommunikation: intern återkoppling i flera olika kanaler efter kampanjer.

B)
-Företagsansvar viktigt eftersom man kan göra aktiva val i vardagen, inte handla från de företagen.
-MENA, rida på det intresse som kommer från media
-Mödradödlighet viktigt att fortsätta med eftersom många kan relatera till det
-Diskriminering av romer, många har många fördomar, måste stävja det.
- MENA viktigast, företagsansvar nära efter.


2. Aktivism och tillväxt
a) Hur kan vi förbättra arbetet för att öka aktivismen bland såväl medlemmar som icke medlemmar?
b) Finns det former av aktivism som spelat ut sin roll och som bör bortprioriteras?
c) Hur tillgodoser vi att ökad ekonomisk tillväxt innebär en ökad aktivism?

A)
-Uppgiften måste vara att i första hand satsa på medlemmar, därnäst icke-medlemmar
-Bra material viktigt
-Bli mer konkret i hur man kan jobba när man presenterar aktiviteter för grupper, kan bli förlamande med för många aktiviteter.
-Enkel handledning till grupperna om vilka aktiviteter man kan välja på, rikt utbud kan också ha förlamande effekt på grupperna.
-Inte enbart elektronisk info, en del via ”vanlig post” också.
-Positiv feedback och återkoppling viktigt, vad blev konkret resultatet av aktioner/kampanjer,
-Hålla fram att det är kul och viktigt att vara med, vi gör skillnad och VI HAR KUL! Vad missar du genom att inte vara med. Inte vara rädda för att ha kul även om vi jobbar med tunga frågor.

B)
-All aktivism värd att satsa på, behöver ej bortprioriteras, självdör om ingen vill jobba med det.
-Koppla ihop alternativa arbetsformer med varandra, det behöver inte vara ömsesidigt uteslutande att jobba i en grupp och göra nåt på nätet, bra med ett mjukare insteg, gradvis ökning i engagemanget.

C)
-Bli mer tydlig med att informera om rekryteringskvällar vid face-to-facevärvning och TM.
-Göra nåt geografiskt för att nå flera aktivister, kanske fler lokalkontor eller fler på sekretariatet som är ansvariga för ett geografiskt område likt distriktssamordnarna, även om de inte sitter på just den orten.


3. Organisation och infrastruktur
a) Vilket stöd och infrastruktur behöver vi utveckla för att bättre kunna arbeta med aktivism, kommunikation och påverkan?
b) Finns det specifika stödfunktioner som bör prioriteras? T.ex IT, registerhantering, aktivistsamordning.
c) Står vi inför nödvändiga organisatoriska förändringar för att bättre kunna uppnå våra MR-mål?

A)
-Hur kan man nå bättre samarbete mellan grupper inom distrikten: webbaserade forum för distrikten där de kan kommunicera och informera om aktiviteter.
-Bra att hemsidesmall kommer komma sen till grupperna.
-Om man inte kan träffas fysiskt är filmer bra medel för att sprida information.
-Föredrag från MR-försvarare kan livestreamas.
-Om det fattas nivåer i strukturen blir det svårt att jobba, då måste grupperna försöka lösa det.

B)
-Stöd från sekretariatet fungerar mycket bra.
-Saknas utbildning, måste spridas bättre, uppdateringar i vad som erbjuds i stödet måste gå ut.
-Inspirerande filmer bra.
-Förslag på rekryteringsmentorer från sekretariatet som hjälper till vid rekryteringar av nya medlemmar, och vid uppstart av nya grupper, både på distriktsnivå och gruppnivå. Nätverka av mentorer på riksnivå.

C)
_




Bilaga 2. Direktiv för uppdragsgrupp som utreder demokratin inom Amnesty

Antagna vid styrelsens septembermöte 2011.

Bakgrund
Årsmötet 2011 fattade, utifrån ett förslag från sektionsstyrelsen, beslut (§ 47) att tillsätta en uppdragsgrupp som ska utreda demokratin inom svenska Amnesty enligt följande:

att ge styrelsen i uppdrag att tillsätta en uppdragsgrupp för att komma med förslag om hur vi kan utveckla och stärka det demokratiska deltagandet inom sektionen i enlighet med visionen i svenska Amnesty 2016,

att styrelsen löpande inkluderar och konsulterar medlemmarna i den processen,

att styrelsen återrapporterar till årsmötet 2012.

Därefter fick sekretariatet på styrelsens junimöte 2011 i uppdrag att föreslå direktiv för denna uppdragsgrupp och därefter tillsätta den.

I det förslag styrelsen lämnade till årsmötet utgick problemformuleringen från fyra huvudfrågeställningar:

- Kan vår direktdemokrati innebära legitimitetsproblem, eftersom vi är en så pass stor organisation och det är en relativt liten andel som deltar i demokratin?
- Hur kan vi lösa den risk för kupper på årsmötet som finns i och med nuvarande system?
- Finns det oklarheter i ansvarsutkrävande och förankring av beslut i och med att vi har många nya deltagare på varje årsmöte? Och kan det leda till en bristande kontinuitet i beslutsfattandet?
- Ska vi ha kvar systemet med gruppröstning? Hur kan vi i så fall inkludera de alltfler medlemmar som är aktiva utanför ramen för gruppen?

Styrelsen är öppen för en mångfald av lösningar. Följande frågor identifierades vid styrelsen februarimöte 2011 som nyckelfrågor för en kommande utredning att beakta:

- Upplevs årsmötet som demokratiskt och inkluderande?
- Vilken typ av demokratiskt system skulle passa AI?
- Hur upplever medlemmarna sina möjligheter att delta och påverka?

- Hur vill vi att det demokratiska inflytandet ska se ut i nya (Ett) Amnesty och var ligger vår ambitionsnivå – hur förverkligar vi vår vision 2016? (Är det rimligt att kräva 86 000 medlemmars engagemang?)

- Påverkar vårt demokratiska system kvaliteten på besluten?

- Vilka former för inflytande finns idag och känner medlemmarna till dessa?

- Hur stor kontinuitet i styrningen med många förstagångsdeltagare är eftersträvansvärt?