Riktlinjer för gruppernas insamlingstillstånd Underlag till styrelsemöte 1-2 september 2011

Till: Styrelsen
Från: Sekretariatet
Datum: 2 september 2011

Riktlinjer för gruppernas insamlingstillstånd

Bakgrund

Underlaget grundar sig i en diskussion på styrelsemötet den 5-6 maj 2011 då det beslutades:

att uppdra åt sekretariatet att ta fram riktlinjer för hur insamlingstillstånd för grupper dras in och sedan eventuellt beviljas på nytt, senast till septembermötet 2011,

att uppdra åt sekretariatet att återkomma till styrelseforum med information om hur motsvarande situation hanteras gällande distrikten.

Bakgrunden är det beslut som togs på årsmötet i Linköping 2007 om tydligare redovisningsregler för grupper/enheter. Utdrag ur protokoll från årsmötet i Linköping april 2007, paragraf 42:

att varje grupp/enhet som samlar in pengar i Amnestys namn skall göra bokslut varje år. Bokslutet skall upprättas enligt riktlinjer från sekretariatet. Bokslutet skall revideras av en revisor som gruppen utser.

att grupper/enheter som samlar in pengar i Amnestys namn skall skicka in sitt bokslut till sekretariatet senast 60 dagar efter kalenderårets slut.

att sektionens styrelse kan frånta grupper/enheter som inte följer riktlinjerna rätten att bedriva insamling i Amnestys namn.

På årsmötet i Lund 2009 togs beslut om gruppernas redovisning. Utdrag ur protokoll från årsmötet i Lund april 2009, paragraf 51: “gruppen ska inkomma med ett bokslut enligt ovan till sekretariatet senast den 15 februari varje år”.

Utifrån årsmötesbeslutet 2009 har vi har de senaste åren krävt in ekonomiska bokslut senast den 15 februari. Väldigt få grupper och enheter har lyckats skicka in sina bokslut till utsatt datum. En vanlig anledning till att grupper och framförallt distrikt inte skickar in sina bokslut i tid, är att de inte hunnit färdigställa bokslutet efter eventuella kommentarer från sina interna årsmöten.  

Sekretariatet har förståelse för att tiden mellan årsskiftet och den 15 februari är kort och har därför de senaste åren lagt ner ett stort arbete på att ge stöd och information till enheter och grupper för att undvika att grupperna/enheterna får sina insamlingstillstånd indragna vid styrelsemöte under våren. Det är därför en klok, tydlig och praktisk ordning att sekretariatet ombeds att till styrelsens majmöte lägga fram underlag om de grupper som inte kommit in med sin redovisning och därför bör mista sitt insamlingstillstånd. Detta ger sekretariatet tid att ha dialog med grupper som inte har inkommit med redovisning till den 15/2 och som i många fall har goda skäl för detta, samt att frågan inte behandlas löpande på olika styrelsemöten utan vid ett givet tillfälle. Detsamma gäller för möjligheten att återfå insamlingstillstånd som föreslås beslutas om, utifrån underlag, vid styrelsens septembermöte varje år.

Sekretariatet har inte uppfattningen att grupper och enheter som mister sitt insamlingstillstånd på något vis bör straffas eller få reprimander för sin situation, utan att de bör få tillbaka sitt insamlingstillstånd så fort de har fått kontroll på sin ekonomi och kan visa detta för sekretariatet. Under den tid som förflyter innan de kan få tillbaka sitt insamlingstillstånd kan gruppen fortsätta bedriva sin opinionsbildande verksamhet, utbildning samt insamling till sektionen men däremot inte till den egna gruppen.

Förlorade insamlingstillstånd bör återfås när sekretariatet och slutligen styrelsen gör bedömningen att aktuell enhet har kontroll över sin ekonomi och har lämnat in bokslut för föregående år.

Förslag till beslut

att sekretariatet årligen ger en sammanställd rapport för beslut på styrelsens majmöte om vilka enheter som inte har lämnat in sitt bokslut och därmed bör få sitt insamlingstillstånd indraget

att grupper som förlorar sitt insamlingstillstånd kvarstår som redovisningsgrupper men förlorar rätten att samla in pengar,

att sekretariatet årligen till styrelsens septembermöte lämnar ett beslutsunderlag om vilka enheter styrelsen bör återbevilja sina insamlingstillstånd.