Centrala styrdokuments interna relation Underlag till styrelsemöte 1-2 september 2011

Till: Styrelsen
Från: Sekretariatet
Datum: 9 september 2011

Centrala styrdokuments interna relation

Bakgrund
Vid styrelsemötet i juni 20111 uppkom en diskussion inom styrelsen, som förts tidigare vid olika tillfällen om ett klargörande av definition av och relation mellan olika styrdokument och beslutsordningen (vem beslutar vad).

Våra centrala internationella styrdokument
Vision - Mission -ISP - GPS - EPS - ISOP

Vision
övergripande måldokument,beslut av ICM( International Council Meeting)

Mission
övergripande styrdokument som beskriver vårt arbetssätt, beslut av ICM

ISP (Integrated Strategic Plan)
Övergripande 6-årig handlingsplan för hela rörelsen, beslut av ICM

GPS (Global Priority Statement)
prioritering för två år och utgår från ISP:n. Beslut av IEC, International Executive Committée efter konsultation med sektioner och IS, Internationella Sekretariatet. GPS:n anger de prioriterade arbetsområden som alla enheter inom AI ska arbeta med. Primär användare är IS och sektioner/strukturer.

ISOP (International Secretariat Operative Plan)
Tvåårig handlingsplan för IS, beslut av IEC på förslag av S-G, interantionella Secretary-General och utgör en prioritering av IS arbete för de kommande två åren. Primär användare är IS.

Utöver dessa styrdokument finns ett antal strategier, policies och guidelines(riktlinjer)

Strategier
Strategier finns på styrande nivå och på operativ nivå. Som exempel på en strategi på styrelsenivå är Growth Strategy/Tillväxtstrategi. Och som exempel på en strategi på operativ nivå är Fundraisingstrategin. Strategier är ofta tidsbestämda och de på operativ nivå handlar om hur man ska nå uppsatta mål, men de kan också innehålla vägvalsfrågor som är strategiska för organisationen och därmed hamnar på styrelsenivå.

Exempel på strategier:
Growth Strategy, övergripande tillväxtstrategi som styr alla enheter inom AI, beslut IEC

Policies
Policies är styrdokument som oftast inte är tidsbestämda. Policies handlar om att reglera vårt förhållningsätt / handlande på ett visst område, både externt i förhållande till omvärlden och internt inom sekretariatet som arbetsgivare. Policydokument kan innehålla praktiska riktlinjer för hur vissa policyfrågor ska hanteras och riktlinjerna är då operativa.

Exempel på policies:
Policy för att skydda Amnestys varumärke
Policy för Managing to Protect AI's Image AI Index: FIN 21/005/2003
Översättning av Managing to Protect AI's Image AI Index: FIN 21/005/2003
Lönepolicy
Arbetsmiljöpolicy

Guidelines (int)/ Riktlinjer (nat.)
Riktlinjer är ett styrdokument som på samma sätt som en policy kan vara på styrande nivå eller på operativ nivå. Ofta är dokumentet inte tidsbestämt och anger tillvägagångssätt , ibland steg för steg, i behandlingen av olika frågor, exempelvis hur vi ska handskas med diskriminering på arbetsplatsen liksom inom medlemskåren eller hur vi ska bedöma samarbetspartners etc. Riktlinjer borde i teorin vara mer operativa än vad policies är men i praktiken ser Amnestydokumenten inte alltid ser ut så, då vissa dokument benämnda riktlinjer mer liknar policies.

Skillnaden mellan policys och riktlinjer är, eller borde vara, att det första anger förhållningssätt och det andra tillvägagångssätt och därmed att det första borde vara mer strategiskt och det senare mer operativt.

Exempel på guidelines/riktlinjer:
Internationella riktlinjer för samarbete med företag - AI index: ORG 20/001/2008
Reviderade föreslagna riktlinjer för mottagande av ekonomiskt
stöd och fundraising i Amnesty International


Våra centrala nationella styrdokument
Svenska Amnesty 2016 - övergripande strategier - tvåårig handlingsplan - specifika strategier - planer - riktlinjer och policies

Svenska Amnesty 2016
Övergripande styrdokument för att nationellt bryta ner och prioritera i ISP. Gäller hela handlingsplaneperioden. Beslut av årsmötet. Primär användare, hela sektionen.

Övergripande strategier
Övergripande färdriktning för ett område och svarar på frågor om hur vi ska arbeta för att för att uppnå målen i Svenska Amnesty 2016, gäller oftast under en ISP-period. Fungerar därutöver som styrdokument till prioriteringar för sektionens tvååriga handlingsplan. Beslut av styrelsen. Primära användaren sekretariat och styrelse.

Tvåårig handlingsplan
Nationellt prioriteringsdokument som styr verksamheten de kommande två åren och utgör en nationell implementering av GPS men svarar även mot nationella strategier samt Svenska Amnesty 2016. Beslut av styrelsen. Primära användare sekretariatet, styrelsen samt aktivister.

Andra styrdokument

Strategier
Exempel:
S trategi för MR-utbildning i gymnasieskolan 2011-2016
Ungdomsstrategi Svenska Sektionen
Mångfaldsstrategi för Svenska Sektionen av Amnesty International

Policicies
Exempel
Policy för internationella samarbeten
Arbetsmiljöpolicy och arbetsmiljöplan
Drogpolicy
Jämställdhetspolicy och jämställdhetsplan
Lönepolicy
Rehabiliteringspolicy

Rekryteringspolicy

Riktlinjer
Exempel:
Riktlinjer för språkanvändning inom svenska sektionen
Riktlinjer för valberedningen i den svenska sektionen av Amnesty International
Riktlinjer för svenska sektionens arbete i flykting- och migrationsfrågor
Riktlinjer för alkoholförtäring vid medlemsarrangemang inom svenska sektionen av Amnesty International


Utöver detta finns en rad andra styrdokument som styr sektionens arbete som t.ex. en specifik strategi för en kampanj (t.ex Väck politikerna) en specifik policy (t.ex gällande alkohol) eller riktlinjer (t.ex om utbildningsuppdrag). Dessa dokument tas fram vid behov och gäller för olika lång tid. Beslut av GS i de flesta fall men ibland av styrelsen om frågan anses strategisk.

Avslutande diskussion
När det gäller strategier handlar det oftast om att bestämma hur man ska uppnå ett mål. Det kan vara kampanjstrategier, mediastrategier, fundraisingstrategier. De är i huvudsak operativa dokument men kan också innehålla vägvalsfrågor. De operativa delarna ska inte styrelsen fatta beslut om, men däremot kan vissa vägvalsfrågor vara styrande för den operativa verksamheten och då bör styrelsen fatta beslut. Det kan hanteras så att sekretariatet anger vilka vägvalsfrågor som finns i en strategi och som styrelsen bör fatta beslut om. Det står förstås alltid styrelsen fritt att anse att andra frågor är frågor som styrelsen bör fatta beslut om.

Generellt kan man säga att en policy som styr organisationens förhållningssätt/handlande ska beslutas av styrelsen. Det gäller också riktlinjer som ofta motsvarar ett policydokument. Här kan man diskutera om vi ska ena oss om en typ av dokument; policy är då att förorda för det anger att det är ett styrdokument. Riktlinjer kan förbehållas rent praktiska anvisningar och som ofta finns inom ramen för ett policybeslut. Se policy för mobiltelefoner; riktlinjer för internationella samarbeten(som bör vara en policy med praktiska riktlinjer/anvisningar)